集团采购部流程人力资源绩效管理_人力资源-绩效管理.pdf

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1、集团采购部流程：（一）、请购 1、五金电器设备、固定资产及设备、劳保用品、包材 的请购：一般是由请购部门的内勤在 OA 系统上填写靖江 区请购单，经各相关领导审批，最后交采购部门进行采购；办公用品的请购原则上是按照各部门上报办公用品采购的 月计划由行政部统一请购，如果在月计划之外的采购则由请 购部门的内勤在 0A上提交靖江区请购单。特别说明：在请购市值超过 5 万元人民币以上（含 5 万 元）的固定资产，请购部门需同时提交华东区管委会出具的 相关审核意见书，方可进行请购申请，采购部给予采购。2、原辅料的请购：一般是由生产部按照销售订单制定 生产计划，经生产部领导审批后，原料交由进出口部采购，辅

2、料交由采购部门进行采购。3、食堂用品的请购：由食堂负责人（管理员）负责提 出请购。4、紧急请购：原则上不允许进行紧急请购，如有紧急 请购，则有请购部门直属领导审批签字后打印纸版的请购单 交由采购部直属领导、靖江区主管领导、靖江区负责人签字 确认后交由采购部门进行采购。5、大型成套设备及大宗商品的采购：原则上需要由 2 名采购员协同进行采购。（二）、采购物资的核对 采购员应根据收到的请购单，及时与请购部门联系，以确定所请购物品的具体性能参数及使用要求等信息，力求 采购工作的正确无误。（三）、询价、比价 根据核对后请购单，及时寻找合适的供应商，进行 相关信息的收集，对各供应商的报价本着“同等质量比

3、价格；同等价格比质量”的原则进行比价、核价、上报、批示。（四）、供应商的选择及评价 1、供应商信息资料的收集。2、对供应商进行初审，初审合格后，先由品控部、生 产技术部、采购部等相关部门进行评审并出具意见。对于产 品质量、企业状况都符合要求的，最后由主管领导签字同意 后，建立合格供应商的档案并报公司备案。3、对于合格供应商要定期（半年）进行评价，对供货 质量下降的供应商，相关部门应书面通知，要求期限整改，再根据相关部门的评价结果决定是否继续订货。对于不及时 配合我公司处理问题的供应商，采购部将取消合格名单，并 报相关领导审核。（五）、订单/合同的制定 1、低值办公用品、食堂采购的蔬菜、肉类、禽

4、蛋、调 料、大米等物资无需签订采购订单/合同。采购员需定期 了解市场行情的变化并及时向部门经理汇报，以便及时调整 供应商。2、包材、生产辅料、五金机电设备、大型设备、高价 值办公设备、劳保用品等产品均需签订 采购订单/合同（金 额小于 1 万元的，需签订采购订单；金额大于等于 1 万 兀的，需签订采购合靖江区请购单经各相关领导审批最后交采购部门进行采购办公用品的请购原则上是按照各部门上报办公用品采购的月计划由行政部统一请购如果在月计划之外的采购则由请购部门的内勤在上提交靖江区请购单特别说明在请购市值超采购部给予采购原辅料的请购一般是由生产部按照销售订单制定生产计划经生产部领导审批后原料交由进出

5、口部采购辅料交由采购部门进行采购食堂用品的请购由食堂负责人管员负责提出请购紧急请购原则上不允许进行紧急请购如人签字确认后交由采购部门进行采购大型成套设备及大宗商品的采购原则上需要由名采购员协同进行采购二采购物资的核对采购员应根据收到的请购单及时与请购部门联系以确定所请购物品的具体性能参数及使用要求等信息力求采同。（六）、采购订单/合同的审核与签订 1、采购订单 采购员根据询价结果拟完采购订单 后，交由采购部经理审核签字，由采购部内勤加盖采购章，再经供应商签字盖章，采购订单即可生效并转入执行阶 段。2、采购合同 采购员根据询价结果初步制定采购 合同后，按照以下流程进行合同的审核：合同管理部审核法

6、务部审核采购部经理审核 审计部审核财务部副总经理审核华东区负责领导审 核。经过上述审核流程后，合同再交由供应商签字盖章，最 后交我公司财务部盖章生效并转入执行阶段。（七）、合同的跟踪 对于转入执行阶段的采购订单/合同，采购员应及 时跟踪并了解采购订单/合同的执行情况，以减少意外 状况和不确定因素的发生，进而保证物资的及时到位。（八）、验收、入库 1、包材、生产辅料等产品到货后，应在第一时间将到 货产品的相关信息录入 ERP 系统，再由品控部门进行产品检 验，在品控验收合格并出具检验合格报告单后及时通知仓库 办理入库手续，仓库凭品控部的检验报告单办理入库手续。原则上不合格的产品拒绝入库，如有紧急

7、放行，需相关部门 经理级以上的领导审批。2、五金机电设备类物资到货后，应在第一时间将到货 产品的相关信息录入 ERP 系统并通知请购部门的相关人员对 产品进行验靖江区请购单经各相关领导审批最后交采购部门进行采购办公用品的请购原则上是按照各部门上报办公用品采购的月计划由行政部统一请购如果在月计划之外的采购则由请购部门的内勤在上提交靖江区请购单特别说明在请购市值超采购部给予采购原辅料的请购一般是由生产部按照销售订单制定生产计划经生产部领导审批后原料交由进出口部采购辅料交由采购部门进行采购食堂用品的请购由食堂负责人管员负责提出请购紧急请购原则上不允许进行紧急请购如人签字确认后交由采购部门进行采购大型

8、成套设备及大宗商品的采购原则上需要由名采购员协同进行采购二采购物资的核对采购员应根据收到的请购单及时与请购部门联系以确定所请购物品的具体性能参数及使用要求等信息力求采收确认，在产品准确无误后，通知库管收货并办 理产品的入库手续。在验收入库的过程中出现不合格产品，仓库有权拒绝入库，由采购部与供应商联系退货或者调换。3、大型设备到货后，由供应商与请购部门办理设备交 接手续。在供需双方对设备进行调试及试用后确认产品的无 质量问题后办理相关的产品合格验收证明。4、劳保用品、办公用品到货后，由行政部的相关人员 进行验收入库，并开具入库单，由采购部和行政部共同签字 确认。在验收入库的过程中出现不合格产品，

9、行政部有权拒 绝入库，由采购部与供应商联系退货或者调换。5、食堂物资到货后，由食堂负责人负责验收，对到货 物资的数量、质量进行检验并签字确认。食堂负责人在验收 过程中发现菜品有质量问题的可拒收，并通知相关采购员与 供应商联系退货或者调换。（九）、核对发票 对于已入库的合格采购物资，应及时核对发票、入库单、订单/合同等资料。发现票据、单据有问题的应及时排查原 因，以杜绝将不完整的票据资料流转到下一流程。（十）、报销 1、签订采购订单/合同的产品报销：采购员根据请 购单，将核对好的订单/合同、入库单（地磅单）、检验报告 以及对方开具的合法发票，交给采购部内勤报销，然后交给 财务办理付款。靖江区请购

10、单经各相关领导审批最后交采购部门进行采购办公用品的请购原则上是按照各部门上报办公用品采购的月计划由行政部统一请购如果在月计划之外的采购则由请购部门的内勤在上提交靖江区请购单特别说明在请购市值超采购部给予采购原辅料的请购一般是由生产部按照销售订单制定生产计划经生产部领导审批后原料交由进出口部采购辅料交由采购部门进行采购食堂用品的请购由食堂负责人管员负责提出请购紧急请购原则上不允许进行紧急请购如人签字确认后交由采购部门进行采购大型成套设备及大宗商品的采购原则上需要由名采购员协同进行采购二采购物资的核对采购员应根据收到的请购单及时与请购部门联系以确定所请购物品的具体性能参数及使用要求等信息力求采2、

11、不签订采购订单/合同的产品报销：采购员根据 情况说明、请购单，入库单，对方开具的合法发票交由采购 部内勤报销，然后交给财务办理付款。（十一）、已入库产品的退货 对于已入库的产品，生产领用部门在使用过程中发现产品不 合格的，应及时通知品控部再次对这批产品进行检测。再次 检测结果确不合格的，应出具相应退货通知，由品控部 领导和生产部领导签字确认。仓库人员凭退货通知通知 采购员。采购员首先应将质量事故情况向采购部经理汇报，并根据与供应商签订的相关产品采购合同之规定及公司关 于相关物品退货之规定提出处理意见，经采购部经理同意后 及时办理退货手续。处理完后还应及时向采购部经理及相关 领导汇报处理结果，并

12、且在供应商考核时，将此供应商做降 级处理，情况严重的将取消其合格供应商资格。另外，采购 员在办理退货时，还应及时向财务了解相应的货物发票是否 已入账。如发票尚未入账的，则将货物发票一并退还给供应 商；如果发票已经验票通过，则由财务部相关人员到当地税 务机关开具相关证明，由采购员交给供应商开具相应的红 票。红票应在月底结账前交给财务，以便及时冲账。靖江区请购单经各相关领导审批最后交采购部门进行采购办公用品的请购原则上是按照各部门上报办公用品采购的月计划由行政部统一请购如果在月计划之外的采购则由请购部门的内勤在上提交靖江区请购单特别说明在请购市值超采购部给予采购原辅料的请购一般是由生产部按照销售订单制定生产计划经生产部领导审批后原料交由进出口部采购辅料交由采购部门进行采购食堂用品的请购由食堂负责人管员负责提出请购紧急请购原则上不允许进行紧急请购如人签字确认后交由采购部门进行采购大型成套设备及大宗商品的采购原则上需要由名采购员协同进行采购二采购物资的核对采购员应根据收到的请购单及时与请购部门联系以确定所请购物品的具体性能参数及使用要求等信息力求采