媒体接待流程人力资源商务礼仪_人力资源-商务礼仪.pdf

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1、 媒体接待流程 Prepared oil 22 November 2020 邀请、确认邀请的媒体；重要的媒体（参加 Interview 的媒体）需确认 2 遍.并适时 对媒体进行必要的 Brief 和良好的沟通，为此后的报道做好准备。同时向财务部门 申请相应的媒体的车马费用 会前要提前 2-3天勘察现场，具体包括：确认会议厅的大小、位置、桌椅摆放 确认 VIP 休息室的具体位置（亲自体验会议厅之间的往来时间）确认媒体接待处的（正确的）具体位置，包括具体的细节问题：台花、银盘、台 布等 与做会展的 Vendor 做好会前沟通：了解其具体的布展时间、形式、联系人等。注意:如果媒体只是参会的一部分人

2、员的话，请事先划分出媒体区域；并设较为明 显的指示牌指示路径。组织有关人员准备 Media Kits,同时准备媒体签到时所需用品：签到笔、签到簿、人员名片 会议当天应提前 1-2小时到达现场，再次确认接待处所需物品并最后完善 Media Kits,做好准备工作。注意：此时还应该接待好提前到场的客户 VIP,安排好休息室，看管好 VIP 的衣物 及手提物品 签到时（特别是媒体到达的高峰时段），不要慌乱，要做到有序、清晰；特别是有 财务部门的人员跟随的时候，一定要保持冷静，不要慌乱。平面媒体和电视媒体应 分开由指定人员接待 的报道做好准备同时向财务部门申请相应的媒体的车马费用会前要提前天勘察现场具

3、体包括确认会议厅的大小位置桌椅摆放确认休息室的具体位置亲自体验会议厅之间的往来时间确认媒体接待处的正确的具体位置包括具体的细节问人员的话请事先划分出媒体区域并设较为显的指示牌指示路径组织有关人员准备同时准备媒体签到时所需用品签到笔签到簿人员名片会议当天应提前小时到达现场再次确认接待处所需物品并最后完善做好准备工作注意此时还应该接序清晰特别是有财务部门的人员跟随的时候一定要保持冷静不要慌乱平面媒体和电视媒体应分开由指定人员接待签到后的媒体记者应发给相应的资料带提醒座位要尽量靠前座如果时间允许的话要进行必要的寒暄注意此时有些媒体会签到后的媒体记者应发给相应的资料带，提醒座位要尽量靠前座。如果时间允

4、许的 话，要进行必要的寒暄 注意：此时有些媒体会提出约稿的要求，要随时记下，会后及时发给相应的媒 体。会议开始后，除一名媒介人员留守外，其他人员应进入会场做on-site Support:处 理即时的问题，媒体提问时传递话筒，随时保持与客户之间的联系 Interview 流程 Event 中含有的 Interview:Event 中的专访要事先和参访的媒体确认，并进行必要的沟通和事先提供相应的会 前资料。有采访提纲的媒体要尽量提前与客户沟通 签到时要及时提醒参加专访的媒体记者，会后及时组织记者到专访地点。注意：此时要拿好参访媒体记者的车马费用，专访时所需的 Q&A 资料 事前要进行仔细的“采点

5、”工作，具体如下：专访的 VIP Room 离会场有多远 最简捷的路线怎么走 房间的装饰与座位的摆放 提供的饮品要注意要避免声响（小瓶矿泉水为佳，以具体情况定）人员安排要合理，客户方面的 VIP 和参加专访的媒体记者都需要专人带领 要有简单的开场白（客户在时由其决定）。开始后要注意力集中，避免负面的问题 产生；同时安排做好专访纪要，拍摄照片；会后应在最短时间内整理后发给专访的 媒体 的报道做好准备同时向财务部门申请相应的媒体的车马费用会前要提前天勘察现场具体包括确认会议厅的大小位置桌椅摆放确认休息室的具体位置亲自体验会议厅之间的往来时间确认媒体接待处的正确的具体位置包括具体的细节问人员的话请事

6、先划分出媒体区域并设较为显的指示牌指示路径组织有关人员准备同时准备媒体签到时所需用品签到笔签到簿人员名片会议当天应提前小时到达现场再次确认接待处所需物品并最后完善做好准备工作注意此时还应该接序清晰特别是有财务部门的人员跟随的时候一定要保持冷静不要慌乱平面媒体和电视媒体应分开由指定人员接待签到后的媒体记者应发给相应的资料带提醒座位要尽量靠前座如果时间允许的话要进行必要的寒暄注意此时有些媒体会注意收集媒体报道，尤其是参加专访媒体的大篇幅报道 第一时间以最清晰的方式传给客户 Event 结束后 30-45 天完成项目报告，内含 Interview 的报告（现场情况、简报分 析、精彩图片等）Retai

7、ner 中规定的 In terview:根据客户的要求每月组织针对不同部门、不同媒体的 Interview。首先客户方面确认被专访 VIP 的姓名、职务及时间地点 媒介部拟出参加专访媒体记者的名单，由客户确认后进行邀请 邀请及确认参访媒体人员（姓名、职务及具体联系方式）。同时对此次专访的内 容、人物、背景及目标做深入沟通。了解媒体的需求，把提前拿到的媒体采访提纲 提供给客户，使客户方面做好充足的准备 当天应提前 20-30 分钟到达专访场地，做必要的会前准备工作；签到时应在明显处 接应参访媒体；媒体到齐后，通知 VIP 到场 简单的开场白（简要说明此次专访的内容、目的和人物，客户在时由其决定）

8、；专 访开始（同时做好现场后勤工作）。同时安排人员做好专访纪要、拍摄图片 结束后，感谢被访的客户、参访的媒体记者；并送双方人员离开。及时整理专访纪要、挑选图片等资料提供给参访媒体。并及时进行事后的沟通，从 多角度开发报道的内容。关注媒体，及时收集剪报；第一时间提供给客户最新报道 专访结束第二天，向客户方面提供“专访 On-site Report 时间 Event 中含有的 Interview Retainer 中规定的 Interview 的报道做好准备同时向财务部门申请相应的媒体的车马费用会前要提前天勘察现场具体包括确认会议厅的大小位置桌椅摆放确认休息室的具体位置亲自体验会议厅之间的往来时间

9、确认媒体接待处的正确的具体位置包括具体的细节问人员的话请事先划分出媒体区域并设较为显的指示牌指示路径组织有关人员准备同时准备媒体签到时所需用品签到笔签到簿人员名片会议当天应提前小时到达现场再次确认接待处所需物品并最后完善做好准备工作注意此时还应该接序清晰特别是有财务部门的人员跟随的时候一定要保持冷静不要慌乱平面媒体和电视媒体应分开由指定人员接待签到后的媒体记者应发给相应的资料带提醒座位要尽量靠前座如果时间允许的话要进行必要的寒暄注意此时有些媒体会前期 Event 中的专访要事先和 参加的媒体确认，并进行 必要的沟通和事先提供相 应的会前资料。有采访提 纲的媒体要尽量提前与客 户沟通 根据客户的

10、要求每月组织 针对不同部门、不同媒体 的 lnterviewo 首先客户方面确认被专访 VIP的姓名、职务及时间 地点 事前要进行仔细的“采点”工 作，具体如下：专访的 VIP Room 离会场 有多远 最简捷的路线怎么走 房间的装饰与座位的摆放 提供的饮品要注意要避免 声响（小瓶矿泉水为佳，以具 体情况定）媒介部拟出参加专访媒体 记者的名单由客户确认 后进行邀请 邀请及确认参访媒体人员（姓名、职务及具体联系 方式）。同时对此次专访 的内容、人物、背景及目 标做深入沟通。了解媒体 的需求，把提前拿到的媒 体采访提纲提供给客户，使客户方面做好充足的准 备 注意:人员安排要合理，客户方 面的VIP

11、 和参加专访的媒 体记者都需要专人带领 现场 签到时要及时提醒参加专 访的媒体记者，会后及时 组织记者到专访地点。当天应提前20-30分钟到 达专访场地，做必要的会 前准备工作；签到时应在 明显处接应参访媒体；媒 体到齐后，通知 VIP 到场 要有简单的开场白（客户 在时由其决定）。开始后 要注意力集中，避免负面 的问题产生；同时安排做 好专访纪要，拍摄照片；会后应在最短时间内整理 后发给专访的媒体 简单的开场白（简要说明 此次专访的内容、目的和 人物，客户在时由其决 定）；专访开始（同时做 好现场后勤工作）。同时 安排人员做好专访纪要、拍摄图片 注意:结束后，感谢被访的客 户、参访的媒体记者

12、；并 送双方人员离开。后续 注意收集媒体报道，尤其 是参加专访媒体的大篇幅 报道 第一时间以最清晰的方式 传给客户 的报道做好准备同时向财务部门申请相应的媒体的车马费用会前要提前天勘察现场具体包括确认会议厅的大小位置桌椅摆放确认休息室的具体位置亲自体验会议厅之间的往来时间确认媒体接待处的正确的具体位置包括具体的细节问人员的话请事先划分出媒体区域并设较为显的指示牌指示路径组织有关人员准备同时准备媒体签到时所需用品签到笔签到簿人员名片会议当天应提前小时到达现场再次确认接待处所需物品并最后完善做好准备工作注意此时还应该接序清晰特别是有财务部门的人员跟随的时候一定要保持冷静不要慌乱平面媒体和电视媒体应分开由指定人员接待签到后的媒体记者应发给相应的资料带提醒座位要尽量靠前座如果时间允许的话要进行必要的寒暄注意此时有些媒体会