物业业户服务指引模板.doc
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1、物业业户服务指引业户接待与联系1.1接待与联系形式1.1.1设立接待“窗口”,由专人负责接待业户的咨询、投诉、接洽,提供各类物业服务,管理费等费用的收取工作,受理报修、租售等。1.1.2设立热线电话,全天候24小时开通,受理业户的报修,政策咨询,受理业户的投诉,接受业户的监督等。1.1.3定时走访业户,主动征求和收集业户对管理与服务等方面的建议或意见.应注意在征求业户建议或意见后,要及时给业户一个满意地答复,以维护公司的信誉。征求和收集建议或意见可使用表格的方法,给业户答复可实行回访的方法。1.1.4不定时召开业户座谈会,召开业户座谈会可依据管理服务上的实际状况邀请代表或以自愿参加的形式进行。
2、通过座谈会把物业管理工作中一些状况相互沟通,增进理解,使业户参加小区的管理工作,协作和支持物业工作的开展。1.1.5定时发放业主(住户)建议或意见征询表,请业户对物业管理服务一个阶段的工作进行评议、评价,提建议、提建议或意见,从而使管理部门了解管理工作的薄弱环节及业户的需求,不断提高管理服务水平。1.2接待与联系要求1.2.1接待与联系的语言必需规范,主动向业户征询,态度热情,耐心细致解答业户的问题并做好接待与联系的工作记录。1.2.2实行365天的业户接待制度,365天24小时的报修接待制度。1.2.3投诉电话24小时开通,接受业户的投诉,投诉电话的接听人员要认真接听,做好记录,24小时内赐
3、予答复。有效投诉要监控在年0.5以下。1.2.4管理部门支配人员每月3次走访业户,倾听业户建议和建议或意见,及时满意业户的合理要求,采纳业户合理的建议。1.2.5实行修理修缮服务回访制度,回访处理率达100,凡属平安设备修理修缮2天内回访,属房屋渗漏水项目修理修缮3天内回访;其他修理修缮项目1周内回访,凡回访中发觉问题12小时内书面通知修理修缮人员整改。1.3来访接待1.3.1服务人员应主动招呼,热情接待来访业户。1.3.2业户来访时,应马上起立,面带微笑招呼。1.3.3礼貌询问业户的姓名、住处,请业户入座并双手端上茶水。1.3.4认真、耐心地听取业户来访原因,做好来访记录,能处理的项目当即落
4、实解决,未能处理的项目当天交部门负责人,由部门负责人确定处理方法,并交相关人员履行。处理终止后,在接待记录表上填写处理状况。1.3.5职工或员工日常用语(1)问候语:你好!早晨(早上)好!(2)祝贺语:节日好!节日欢乐!恭喜发财!祝您好运!万事胜意!一路顺风!(3)欢迎语:欢迎!欢迎光临!欢迎指导!(4)见面语:请进!请坐!请用茶!(5)致歉语:对不起!请原谅!请谅解!(6)祈请语:请关照!请指正!请稍候!请稍等!请留步!(7)致谢语:感谢!多谢关照!多谢指正!(8)辞别语:再见!Bye-bye!晚安!1.4来电接待1.4.1应保证热线电话畅通。1.4.2在电话铃响3次前,应马上接听电话。1.
5、4.3接听电话时,讲话声音要清晰悦耳,讲话速度要适当。1.4.4接听电活时,应先问候对方“您好”;其次告知对方本公司本部门名称,如“物业”、“某某物业项目”再报出接听人员本人姓名;同时,做好记录筹备。1.4.5做好来电接待记录。1.4.6如来电业户要找的服务人员不在,接听人应做好转告记录,并及时告知该服务人员。1.5走访与回访1.5.1依据工作需要,适时走访业户。1.5.2走访面谈时,应耐心听取业户的建议或意见和细致解答业户的问题,并做好记录。1.5.3对业户的投诉及时处理并回访,做好回访记录。对于短期内无法处理的问题,应做好说明工作。1.5.4及时争论解决方案;必要时上报公司,共同确定解决方
6、案。1.5.5急修项目、房屋渗漏水项目修理修缮后,应做跟踪回访。1.5.6急修项目修理修缮后24小时内回访,2天后再做1次回访。1.5.7房屋渗漏水项目修理修缮后,3天内回访,雨天后再做1次回访。1.6报修及服务接待1.6.1对业户的报修及服务要求,应及时在修理修缮(服务)汇总表上做好记录,填写修理修缮(服务)任务单,并用对讲机通知修理修缮(服务)人员携单在商定时间上门修理修缮、服务。1.6.2修理修缮(服务)人员上门后,应先了解修理修缮或服务内容,依据规定的收费标准向业户报价,在征得业户认可后开始工作。修理修缮(服务)完毕后,由修理修缮(服务)人员依据事先商定的收费标准在单子上填写金额,请业
7、户在修理修缮(服务)单上签字确认,修理修缮(服务)人员不得直接向业户收费。1.6.3修理修缮(服务)人员将业户签订的修理修缮(服务)任务单交业户服务部,业户服务部应将修理修缮(服务)状况在报修(服务)汇总表上履行相应栏目的注记,每月15日将业户确认的收费费用填入付款请求书送交业户,并请其于20日前付费,逾期由业务员上门收款,并将收取的费用登记入账。1.6.4以下项目应按急修处理(1)电梯失控与困人。(2)房屋结构性损毁而发生危急的排险解危,室内线路故障而引起的停电和漏电,水泵故障和进水表以内的水管爆裂造成的停水和龙头严峻漏水。(3)楼地板、扶梯踏步断裂和阳台、扶梯等各种扶手、栏杆活动、损毁。(
8、4)钢门窗、玻璃、外墙渗水即将坠落。(5)其他涉及危急的项目。1.7业户投诉接待1.7.1本着对业户负责的精神,认真听取投诉建议或意见。1.7.2对于所在部门管辖范围内出现的问题,本部门处理的,应在第一时间做出妥善支配,解决问题。1.7.3本部门处理不了的问题,要及时上报,并召集关于责任人迅速解决。1.7.4要做到让业户满意为止,并应在事后与业户保持联系,及时沟通。1.7.5处理结果要做记录,每周进行统计和总结。1.7.6投诉部门:所有目、办公室。1.7.7投诉电话:白天:晚间:修理修缮单处理2.1处理标准2.1.1修理修缮单由总值班员接到业户投诉后填写签发,总值班员应尽快通知相关处派人取单。
9、2.1.2接到总值班室通知后,关于各处应迅速到总值班室取单,任何人不得以任何理由延误或拒取修理修缮单。2.1.33.各处接到修理修缮单后应尽快处理并及时向总值班室报告处理结果。一般状况要求3天内回单,若因客观条件限制无法及时解决问题,应及时告总值班室,由值班员按程序处理。2.1.4总值班室收到回单后用电话对业户做回访,了解修理修缮状况,征询业户建议或意见,在修理修缮单上做记录。将业户建议或意见及时反馈给关于部处,必要时直接报告公司领导。2.1.5因缺材料或备件延误修理修缮单的处理,各处主任要及时向总值班室反映状况(接到投诉单3天内),并及时填写请购单向供应部门申报。采购员在接到请购单3天内,因
10、故买不到所需材料,要向供应处主任汇报,并向相关处主任及工程部主管、大厦管理部经理讲明状况。2.1.6每月最后1天,所有处理过的修理修缮单,须全部送交总值班室。退单送交工程部经理或大厦管理部经理签署建议或意见后,返还总值班室。2.1.7每月末最后2天发生的修理修缮单,属下个月范畴。2.1.8下列状况属紧急状况,要及时处理:(1)超过一个房间范围的关于停水、停电、停空调、停电话的投诉。(2)电梯故障。(3)跑水、火情、匪情。遇紧急状况,各部处接到通知后须马上派人赶往现场处理,不必取单;处理完后补办关于手续。2.2处理用图表见附附:用户修理修缮委托单物业修理修缮报告单部门:日期:归档编号:返修申请表
11、用户名称用户办公地址小区栋楼号联系电话保修项目预约修理修缮时间记录时间记录人接单时间工程三管修理修缮项目用户确认修理修缮项目及计费签名开工时间时分修理修缮工时完工时间时分修理修缮人员使用修理修缮材料名称材料提供方规格数量单价计价(元)备注服务费(元)合计大写:(单元:元)项目经理修理修缮人员修理修缮记录表序号时间住户单位住户姓名电话修理修缮内容修理修缮单号接受人记录人修理修缮人备注便民服务3.1便民服务制度3.1.1精神面貌细心、周到,要体现项目职工或员工高尚的精神境界。3.1.2上班纪律上班时每天必需先到项目报到,然后外出工作,工作终止后,必需及时到项目签到。上班时必需穿工作服,佩带工作证,
12、以便接受居民监督。3.1.3服务质量依据居民的要求,按质、按量、及时履行,以保证居民满意。在工作中严禁向居民索取钱物及吃、拿等不良行为,一经发觉,马上作辞退处理,情节严峻者还将追究法律责任。3.1.4对外服务内容(1)无偿服务项目提供信息查询。包括:餐饮单位信息。家政服务公司信息。搬家公司信息。家居装饰公司信息。礼仪公司及礼仪服务信息。车、船、火车、飞机航运信息。就业信息。各种培训信息。各种医院信息。保险公司资料文件资料。处理二手货单位资料文件资料。提供紧急救援服务。帮助业户审核房屋装修图纸,联系推举经评价合格的装修施工队。长期进行医疗卫生、防灾减灾等各种居家常识介绍。开办图书杂志阅览室。开办
13、妇女活动室,配备缝纫机、针线、裁剪工具,用于家庭主妇处理日常缝补事宜。为业户代理交纳各种费用。提供羽毛球、门球、篮球等场地。不定时举办公益性义务活动:为业户修理修缮家电、进行健康普查、为孤寡老人和残疾人士做家务等。向进行结婚典礼的业户送祝贺鲜花。在小区各处设便民箱(常用工具、打气筒、针线等)。不定时举办二手货交易市场。(2)有偿服务项目家政类提供钟点工(家务、清洁、护理、照顾小孩或老人)家教服务,提供接送小孩入托上学、学校生中餐、幼儿定时代管服务。提供家庭绿化服务。医疗类正规医院联合,开设社区健康服务中心,为业户提供日常保健、健康咨询,一般性疾病治疗及康复治疗服务。开设家庭病床,送医送药、护理
14、到家。家庭修理修缮、装修服务提供家电修理修缮安装服务(电视、电脑、音响、洗衣机、空调机)等。修理修缮室内水电线路管道。室内墙、门、地、窗装修。自行车、摩托车保管、汽车停放,洗车、修车、汽车美容服务。票务服务:订购车、船、机票。文体类提供网球场、游泳池、乒乓球室、卡拉OK舞厅、电影厅等娱乐设备。提供租用书、VCD、CD碟服务。不定时举办文化、科技知识讲座、培训班,如电脑基础知识讲座、信息网络技术培训、各种新式软件操作、培训、会计、房地产经营、儿童电脑资讯的培训课程、中学校生各类补习班、成人教育助学班、英语、日语学习班等。举办各类爱好班:家居布置、插花、气功、美容化妆,儿童算术、语言、拼音、绘画、
15、书法、乐器演奏、舞蹈、摄影等。3.1.5附件便民服务项目一览表。3.2便民服务程序3.2.1目的保证为业户提供及时、方便、满意的服务。3.2.2适用范围适用于项目为业户提供的、管理协议规定以外的长期服务。3.2.3职责(1)公司经理负责审批便民服务项目及价格表。(2)项目负责人负责拟定便民服务项目及价格表,确定便民服务过程中发生的重大问题。(3)物业管理员负责提供或支配人员提供便民服务,监督服务质量,沟通协调处理便民服务过程中的一般问题。(4)财务内勤人员负责收取服务费用。3.2.4程序(1)项目负责人每年月份依据上一年度的访问业户记录总结和业户请求记录总结,衡量提供某种长期便民服务的必要性和
16、可行性,依照保本微利的原则,拟定项目本年度便民服务项目及价格表,报公司经理审批。(2)公司经理批准的便民服务项目及价格表由项目负责人指派物业管理员以相宜的方式公告业户。公告方式可为下列一种:在项目醒目位置张贴。在小区宣扬栏内张贴。(3)便民服务项目,可包括但不限于下列几种:代理物业出租。代购代送煤气。代理申请安装电话、有线电视。代送小孩入学、入托。(4)物业管理员将要求提供长期服务的业户姓名及栋号、房号、服务项目登记于接受长期服务业户名单,并要求业户在名单上签名确认。(5)按便民服务项目及价格表规定需预交服务费用或押金的,物业管理员告知业户向财务内勤人员缴交关于费用。(6)物业管理员按接受长期
17、服务业户名单向业户提供服务或支配服务人员向业户提供服务并收取服务费用。(7)物业管理员或其支配的服务人员在便民服务过程中应遵循便民服务工作管理规定。(8)物业管理员或其他服务人员将收取的服务费用交财务内勤人员。(9)财务内勤人员收取费用时应按收费运作程序进行。(10)物业管理员按便民服务工作管理规定监督便民服务质量,处理便民服务过程中发生的一般问题,并将难以处理的重大问题报告项目负责人。(11)项目负责人确定便民服务过程中发生的重大问题的处理措施,并指派物业管理员执行。(12)业户对便民服务的投诉,按业户投诉处理程序进行处理。(13)物业管理员在业户提出停止接受某项服务时,需问明原因并修订接受
18、长期服务业户名单。(14)物业管理员在因接受某项长期服务业户削减至未能保本的数量时,应向项目负责人提出,由项目负责人确定处理措施。(15)项目负责人在某项服务未能保本经营时,可实行如下措施:设法增加接受长期服务的业户人数。在下一年度的便民服务项目及价格表公告时提高该服务项目价格。与尚在接受该项服务的业户协商,提高价格或停止提供服务。其他相宜的措施。3.2.5记录(1)最新的便民服务项目及价格表正本由项目负责人保存,副本由公司经理、财务内勤人员和物业管理员保存。(2)接受长期服务业户名单由物业管理员保存。3.3小区便民服务一览表小区便民服务一览表序号项目步骤责任人备注1信息查询(1)信息输入。(
19、2)业务开放。2建立紧急援救系统(1)和正规医院联合,开设社区健康医疗服务中心。(2)配备急救专车。(3)建立呼救信息网络,确定具体运作方式。(4)向居民发放紧急救援系统使用说明书。(5)系统投入使用。3审核装修图纸、推举/联络装修施工队(1)联络并确定510家经评价合格的装修施工队作小区装修队。(2)依据小区不同户型,设计多套样板房装修方案。(3)在入住期间开展工作。4图书、杂志阅览服务(1)设置、布置图书阅览室。(2)购买图书、杂志、报刊。(3)对外开放。5知识宣扬建立宣扬栏、墙报、开办物业管理报。每月协作物业管理工作,举办12次知识传播小报。6公益性义务劳动依据不同的节日,举办相关活动。
20、7二手货交易(1)二手货交易场地选址,并经关于部门批准。(2)确立交易规则、运作方式、管理方法。(3)与居民联系二手货交易具体事宜。(4)视业务进展状况,确定交易日。8设立便民箱确定便民箱布局及各点配备的器具,修订便民箱管理规定。制作便民箱。(3)投入使用。9设立便民商业网点引入三产服务业资源,饮食、便利店、免税店、洗衣店、发廊、书店、百货超市等合理布局。对引入的各类便民店进行经营资格/资质、业绩评价,每类服务至少选两家引入竞争机制。(3)条件成熟者先开业。3.4有偿便民服务一览表有偿便民服务一览表类别序号项目步骤细目价格备注家政类1钟点工服务(1)设立社区服务中心、履行办点的装修、布置。(2
21、)关制度和程序、进行前期筹备工作。(3)组织家政服务队伍并培训人员。(4)正式开展业务。1.打扫室卫生。2.长期打扫室内卫生、做饭。3.在家看护小孩,集中看护小孩。4.在家看护病人,行动不便老人。10元/时或25元/时面议10元/时6元/时15元/时危重病人加10元/时2接送小孩入托、提供中餐、晚餐1.接送小孩上下学(托儿所)(每天两次)2.小孩中餐(带接送上下学或托儿所)100元/月或5元/人天(区内)36岁250元/月712岁320元/月3家庭绿化1.室内绿化养护服务(花木养护)2.室内摆花服务20元/次视品种、数量面议区外面议4洗衣服(代送、取)(1)设立洗衣代办点,并修订制度、程序。(
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