银行法人客户授信档案管理办法.docx
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1、x银行法人客户授信业务档案管理办法第一章 总则第一条 为加强我行法人客户授信业务档案管理，确保授信业务档案的安全、规范与完整，保障我行授信资金安全，有效地为经营管理服务，根据中华人民共和国档案法和人民银行、银监会及我行相关规定，特制定本办法。第二条本办法所指的授信业务档案是指各分支机构在授信业务受理与调查、审查、审批、出账和授信后管理过程形成的、记录和反映授信业务的重要文件和凭据，主要包括相关合同（契约）及凭证、客户基本资料、授信业务资料、担保资料、银行综合管理资料等组成。按照档案资料的载体分为纸质资料和多媒体资料。第三条本办法所称授信业务包括各类本外币贷款、承兑、保函、信用证等表内外授信业务
2、。第四条授信业务档案管理应严格执行有关保密制度。第五条 授信业务档案的管理遵循按流程归集、集中管理的原则。按流程归集是指：按照受理与调查、审查、审批、出帐、授信后管理等业务流程要求和相关管理办法分别由客户经理、授信审查人员、出帐前审核人员、授信后管理人员等负责收集、整理和向档案管理人员移交授信资料。集中管理是指各分行应设授信业务档案管理部门或岗位，集中对授信业务档案进行保管，并统一编号，集中存放。第六条档案管理人员应在各授信业务经办与管理部门密切配合下，加强档案管理，确保授信业务档案完整、规范、系统。完整是指立卷、归档卷宗必须包含在授信业务经办与管理过程中形成的全部资料，且要件齐全。规范是指立
3、卷、归档卷宗的文件手续完备，签章齐全、时间准确、质量符合要求。22系统是指立卷、归档卷宗按其形成时间和内在联系有序存放，分类准确、放置得当。第七条 各分行应合理配备授信业务档案管理人员负责本行授信业务档案管理工作。授信业务档案管理人员应具备一定银行或档案管理工作经验、了解授信业务流程、工作责任心强。第二章 授信业务档案的分类与归集第八条 授信业务档案分三类（一）基础资料档案：指在日常授信工作中所收集、整理的包括受信人、担保人的客户基本资料以及授信前调查、审查审批过程中形成的相关资料。（二）业务资料档案：按性质分为权证类、要件类、管理类三种。 1、权证类主要指：担保方式为抵押或质押等方式的授信业
4、务中所涉及的重要权利凭证或重要法律文件。2、要件类主要指：用于证明授信业务法律行为的基本要件以及授信业务操作环节的相关凭证等。3、管理及其它类主要是指：受信人及担保人需提供与授信相关的重要文件， 出帐前审核表及其它资料。（三）授信后管理档案是指在授信业务出帐后的管理过程中形成的相关资料。以上各类档案具体内容和要求详见附件一。第九条 归档授信业务档案统一使用 A4 纸，留存的如为复印件，需由资料出具方加盖公章，并由该业务主、辅客户经理或核实人逐页签名确认。抵质押物品权利凭证入库单、借款凭证、照片等影像资料可粘贴在 A4 纸上。第十条 授信业务档案应严格按调查、审查、出账、授信后管理等操作流程进行
5、归集，多媒体资料应有电子格式。（一）客户经理按照授信业务流程要求和相关管理办法负责对承办授信业务过程中所形成的资料进行收集、整理并及时上报。（二）授信审查人员应督促客户经理整理、完善相关授信申报、审查审批资料，并在授信业务经有权人审批后五日内将授信申报资料以及审查、审批过程中形成的资料移交档案管理人员。（三）出账前审核人员应督促客户经理及时整理、完善出帐过程中的相关资料，并在出账后五日内将客户经理上报的出帐申报资料和出帐前审核、实施出帐过程中形成的相关资料移交给档案管理人员。（四）授信后管理人员应督促客户经理及时整理、完善授信后管理过程中的相关资料，并将客户经理上报的授信后管理资料及授信后管理
6、过程中形成的相关资料在季度结束后一个月内移交给档案管理人员。（五）客户经理对上报授信资料的真实性、完整性和规范性负责。授信审查人员、出账前审查人员、授信后管理人员应保证及时、如实移交相关档案资料， 对移交授信业务档案的完整性、规范性负责。第十一条 授信业务档案的移交时，必须填写授信业务档案（资料）移交清单（见附件二），接收人员应对照清单当场清点资料。清点无误后，接收人员应在移交清单上签字并接收资料。移交清单一式两份，交接双方各一份，其中档案管理员留存的一份应归档。第三章 授信业务档案的立卷与归档第十二条 档案管理人员对收到的档案资料应及时整理、立卷和装订。对在整理过程中发现资料要件不齐或不符合
7、要求的，有权要求移交方补充、完善。移交方未按要求办理的，档案管理员应及时向部门负责人报告。档案管理人员对立卷、归档档案的完整性和规范性负责。第十三条 授信业务档案的立卷授信业务档案按户建档，档内按基础资料档案、业务资料档案、授信后管理资料档案分类立卷，并填写卷内文件目录（参见附件三），卷内按目录顺序放置， 填写档案盒封面和脊背封面（见附件四），以客户为单位分类装入档案盒保管。若有多笔授信的，在客户档内按授信时间先后顺序放置。（一）基础资料档案按户立卷，单独装订，装入档案盒保管。基础资料立卷后，客户情况变动情况说明材料应由客户经理及时收集、整理后移交给授信后管理人员，由授信后管理人员审核，填写客
8、户资料变动清单（见附件五），向档案管理人员移交。档案管理人员应及时装入档案盒中，待归档时连同其他资料一并密封装订。客户变动情况说明材料是指授信业务存续其间客户由于相关变动需补充提供的相关文件。（二）业务资料档案按单笔合同立卷、装订，装入档案盒保管。同一授信项下有多笔业务的按时间发生顺序分笔立卷，统一装入档案盒集中保管。多笔授信业务对应同一份资料，该资料可存放在一笔授信业务资料中，其他笔授信业务资料中应加以注明该资料存放处。授信业务结清后，客户经理要及时收集、整理相关还款或结清凭证，移交给出帐审核人员，由出帐审核人员审核后，移交档案管理员，档案管理员应立即装入档案盒妥善保管，待归档时连同其他资料
9、一并密封装订。（三）授信后管理档案按户立卷，收集档案管理的相关资料直到授信业务结清为止，单独装订成册，以客户为单位装入档案盒中保管。第十四条授信业务档案装订授信业务档案立卷后应及时进行装订，其中基本资料档案应在授信业务经有权部门审批后十个工作日内装订；业务资料档案应在授信业务出帐后十个工作日内装订；授信后管理档案可按季度装订或在每次检查结束后十个工作日内装订。立卷档案进行装订时，档案管理人员必须在档案资料的有效张页每页的右上角使用打码机编号，不得缺号、跳号，并对立卷卷宗加封面（见附件五）、封底，卷内资料按卷内目录清单顺序放置，三孔一线装订成册。应注意装订前须去除金属物，全部资料边线要对齐，装订
10、线外有重要信息的应加宽边，破损的文件应裱糊，档案装订要结实牢固，不易松散。立卷档案装订后，如补充档案资料，应按收到资料时间先后顺序放置在档案盒中，并按时间顺序添加编号，待归档时一同密封装订。第十五条授信业务执行完毕的档案应及时归档，按户分类、集中存放。第十六条授信业务档案归档授信业务结清后一个月内，档案管理人员应将授信业务档案归档。要将基础资料档案、业务资料档案和授信后管理档案按户集中归档，密封装订，统一装入档案盒，填写归档档案卷内目录（见附件六）、档案盒封面及脊背封面，在档案盒封面上加盖“结清”章，转入归档区按户集中存放。一盒容不下的，可分盒装， 并在档案盒封面和脊背标明档案盒顺序号。授信业
11、务结清是指同一基础资料档案对应的所有授信业务全部执行完毕，同一基础资料档案项下有一笔或多笔业务未结清的，一律不得归档。第十七条授信业务档案编号档案管理人员应对管辖内授信业务档案统一编号管理，立卷档案编制立卷号，归档档案编制归档号，具体编号规则见附件七。第十八条授信业务档案的登记档案管理人员应建立立卷档案登记簿和归档档案登记薄（见附件八），对其所管理的所有授信业务档案进行登记。第四章 授信业务档案的保管与销毁第十九条授信业务档案的保管（一）各分行应设置专门的授信业务档案室（库），配备专门档案柜用于存放档案，确保授信业务档案的安全性。档案室（库）应配备必要的设施，具备防盗、防火、防水、防虫、防腐、
12、防光、防潮、通风等功能。档案室内应划分为立卷区和归档区分别存放立卷档案和归档档案。对归档档案按年度存放保管。（二）授信业务档案室（库）由档案管理员专人管理，档案室（库）钥匙原则上实行双人保管，建立监督制约机制。第二十条对多媒体资料，应由档案管理人员定期（不超过一个月）刻录到不可擦写式光盘，并与纸质档案分开保管。（一）多媒体资料主要包括录像、录音、调查报告、审查报告、评级报告、授信后管理报告、档案登记簿、销毁清册等。（二）档案管理人员应对刻录的光盘装入档案袋密封保管，每盘一袋，并在封面上粘贴资料目录清单（附件三），并由责任人签字。（三）档案管理人员应对刻录的光盘编号并建立多媒体档案登记簿（附件八
13、）。第二十一条 如归档档案需要移交分行档案综合管理部门保管的，授信业务档案管理人员必须按本办法第十一条规定与分行档案综合管理部门办理好档案移交手续。第二十二条 业务资料档案的权证类原件必须提交会计部入库，由会计部部门对业务档案权证类原件进行保管；复印件及入库单原件归入授信业务档案保管。第二十三条 授信业务档案的保管期限：自授信业务结清后次年的1月1 日起，保管 5 年；呆坏账核销的授信项目档案应长期保管，自客户清偿完全部本息后次年的 1月 1 日起再保管 5 年；档案登记薄和销毁清单、清册等为永久保管；多媒体档案自授信业务结清后次年的1月1 日起，保管 10 年。第二十四条授信业务档案的销毁：
14、对保管期满的授信业务档案，按照以下程序销毁：（一）档案管理部门提出销毁意见，逐户编制授信业务档案销毁清单（附件九），报行长审批。（二）档案管理部门、稽核部门及其他职能管理部门要共同派员监销。监销人员认真按照销毁清单上所列内容清点核对后，以粉碎或安全燃烧方式进行安全销毁，销毁后在销毁清单和授信业务档案销毁清册（附件十）上签名签章， 并将销毁情况报告行长。第五章 其他第二十五条 授信业务档案的调阅。授信业务档案只能现场调阅（当该笔业务涉及诉讼需向法院提交档案资料原件时除外），一律不许外借。授信业务档案管理员应建立授信业务档案调阅登记薄（见附件十一），对档案调阅进行管理。业务档案的调阅应填写授信业务
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