房地产公司公文处理办法模版.docx

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1、公文处理办法第一章 总 则 第一条 为加强房地产集团有限公司(以下简称公司)的公文管理工作，提高公司内部沟通和外部联系的有效性，确保公文品质和公文处理规范，特制定本办法。 第二条 本办法中的公文，是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式的文件。 第三条 本办法中的公文处理，是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条 公文处理应当坚持“实事求是、精简高效”的原则，做到及时、准确、安全。 第五条 公文处理过程中必须注意保密，确保公司利益不受损害。 第六条 综合管理部为公文处理的归口管理部门，负责公司的公文处理工作。公文内容涉及的业务部门为该项公文

2、的主办部门，如涉及其他部门的，该部门为此项公文的会办部门。第七条 本办法适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股项目公司、专业公司参照执行。第二章 公文种类第八条 公司的公文种类主要有：(一)命令(令)适用于人员任免和嘉奖。(二)决议适用于股东会、董事会、监事会讨论后做出的重要决定事项。(三)决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销分、子公司不适当的决定事项。 (四)通知 适用于批转分、子公司的公文，转发政府机关或行业管理部门的公文，传达要求公司所属部门及分、子公司办理和需要有关单位周知或者执行的事项。 (五)通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重

3、要精神或者事项。 (六)报告 适用于向政府机关或行业管理部门汇报工作，反映情况，回复政府机关或行业管理部门的询问，适用于部门和分、子公司向公司报告。 (七)请示 适用于向政府机关或行业管理部门请求批示、批准；也适用于部门和分、子公司请示公司有关事项。 (八)批复 适用于答复公司所属部门及分、子公司的请示事项。 (九)意见 适用于对公司所属部门及分、子公司的相关问题提出见解和处理办法。 (十)函 适用于相互平行的单位或不相隶属的单位之间商洽工作，征询和答复问题，请示批准和答复审批事项。 (十一)会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第九条 公司公文按照行文关系、文件去向划分，可分为上行

4、文、平行文和下行文三种。 上行文是指向政府部门和行业管理部门的发文；平行文是相互平行的单位或不相隶属的单位之间的发文；下行文是指对公司所属部门及分、子公司的发文。第三章 公文格式第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、发文单位、撰稿、核稿、打字等部分组成。 (一)涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数。 (二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。 (三)发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办

5、单位排列在前。 (四)发文字号应当包括公司代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。 (五)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，其结构包括：发文单位、事由和文种三部分。公文标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不用标点符号。 (六)主送单位指公文的主要受理对象，受理单位应当使用全称或者规范化简称、统称。主送单位写在正文之前，标题的下面。 (七)公文附件说明应附在正文后、发文单位前，并注明附件顺序和名称。 (八)公文应当加盖印章。联合上报的公文，由办文单位加盖印章。 (九)成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。 (十)公文如有

6、附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。 (十一)公文应当标注主题词。 (十二)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送单位列在文件末页下端，于两条等长的平行细实线内书写。 抄送单位的写法：抄送给领导单位或领导，可写“呈报”某某；抄送平级单位，可写“抄送”某某；抄送给下属单位，可写“抄发”某某。 (十三) 章程等规定性文件，不写收文单位，在颁发时另加一个命令或通知。 第十一条 公文用纸一般采用国际标准A 4型(210mm297mm)，左侧装订。第四章 行文规范 第十二条 行文应当确有必要，注重效用。 第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确

7、定，一般不得越级请示和报告。 第十四条 公司各部门依据部门职权可以向分、子公司或相关业务部门行文，一般以函的形式商洽工作、询问或答复问题及审批事项。 第十五条 同级分、子公司的各部门可以联合行文。 第十六条 向分、子公司或者公司系统的重要行文，可以同时抄送行业管理部门。 第十七条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送分、子公司。 “报告”不得夹带请示事项。 第十八条 受双重领导的公司向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。第五章 发文办理 第十九条 发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发 (会签)、校对、复核、缮印、用

8、印、登记和分发等程序。 第二十条 公司各部门要以公司名义对外行文，须经综合管理部审核，报请分管领导审批后办理。 第二十一条 草拟公文应当做到： (一)符合国家的法律、法规及其他有关规定； (二)情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、篇幅力求简短； (三)公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定； (四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度； (五)人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当写明具体的年、月、日； (六)结构层次序数，第一层为“一”，第二层“(一)”，第三层

9、为“1”，第四层为“(1)”，结构层次序数可跳开但不能颠倒使用； (七)应当使用国家法定的计量单位； (八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称； (九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 第二十二条 拟制公文应使用公司统一的拟稿纸(见附件1)。 第二十三条 涉及其他部门会签或职权范围内的事项，主办部门应当主动与相关部门协商，取得一致意见后交综合管理部核稿；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与相关部门会签后报请

10、上级部门和领导协调或裁定。 第二十四条 公文送负责人签发前，应当由综合管理部进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。 第二十五条 公文必须经过发文单位负责人签发。以各部门及各分、子公司名义行文的公文，由所在单位负责人签发；以公司名义行文的公文，一般可由分管副总经理签发；涉及全局的综合性公文，由总经理签发；决策性的重要公文由董事长签发。经领导人签发的文稿，如必须改动，应报签发人同意。 第二十六条 签发后的公文原稿应送交综合管理部进行编号，并由综合管理部负责填写发文登记簿。 第二十七条 公文正式印制前，拟稿人应事

11、先校对，再由综合管理部进行复核，复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 第二十八条 打印好的公文须到综合管理部监印人处盖章后才能分发。急、密件要在信封上加盖急、密戳记。第六章 收文办理 第二十九条 收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、，审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 第三十条 收到分、子公司上报需要办理的公文，综合管理部应安排文秘进行审核。审核的重点是：是否应由公司部门办理；是否符合行文规则；涉及其他部门或公司职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。 第三十一条 公司所有收文均由综合管理部负责拆阅审核。审核后，对符合本

12、办法规定的公文，再印盖收文章登记编号并粘贴收文处理单(见附件2)，及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。 收文日期以收文当天日期为准。 第三十二条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回综合管理部并说明理由。 第三十三条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级部门和领导协调或裁定。 第三十四条

13、 审阅公文时，对有具体请示事项的，主批人和其他审阅人都应当明确签署意见、姓名和审批日期；没有请示事项的，签署表示已阅知。 第三十五条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，综合管理要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 第三十六条 综合管理部在公文处理时要及时准确，事后落实和监督应到位，在公文流转过程中要注意保密和保管；文件处理完毕，要及时准确注办，包括领导批示和部门处理落实的意见。所有部门之间不得将收文横向传递，必须经综合管理部进行流转。第七章 公文归档 第三十七条 公文办理完毕后，应及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。 第三十八条 公司发文归

14、档时，应保证文件不少于两份，便于备份查阅。 第三十九条 归档的外部收文应具有一定的政策指导意义或行业管理内容，与公司经营发展无关的外部收文原则上不作归档。 第四十条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，便于保管和查找利用。 公司内部制发公文的整理根据文种划分；外部收文在编号后，应根据收文类别分别进行登记。 第四十一条 联合办理的公文，原件由主办部门整理、归档，其他部门保存复印件或其他形式的公文副本。 第四十二条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。传真件不得直接作为文件归档，应将复印件归档。第八章 公文管理 第四十

15、三条 公文由综合管理部统一收发、传阅、审核、用印、归档和销毁。 第四十四条 公文翻印需经综合管理部负责人批准，绝密级和注明不准翻印的公文除外。 第四十五条 公文被撤销，视作自撤销之日起不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。 第四十六条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合管理部负责人批准，可以销毁。 第四十七条 部门或分、子公司合并时，全部公文应当随之合并管理。部门或分、子公司撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交综合管理部存档。 员工调离工作岗位时，应将由本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、归还。第九章 附 则第四十八条 本办法由综合管理部负责解释和修订。第四十九条 本办法自印发之日起施行。附件1 房地产集团有限公司拟 稿 纸编号：GT/QR01-03 修改状态：B/1发文： 字 号签发：核稿：会签：主办部门和拟稿人：主办部门负责人：标题：附件：受控 非受控 审批人 机密等级： 保密期限： 紧急程度：打字： 校对： 共印： 份 年 月 日发主题词：呈报：主送：抄送：附件2房地产集团有限公司收 文 处 理 单来文单位：收文号：来文标题及文号：收文日期：拟办意见：领导批示：传阅栏 处理意见：备注：