中文邮件的格式范文_电子邮件中文范文-.docx

《中文邮件的格式范文_电子邮件中文范文-.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《中文邮件的格式范文_电子邮件中文范文-.docx（19页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、中文邮件的格式范文_电子邮件中文范文?篇一：电子邮件书写格式 商界人士在运用电子邮件对外进行联络时，应当遵守肯定的礼义规范，如何正确运用电子邮件，撰写规范的商务Email，顺当的进行对外联络。下面做具体介绍。 撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。 三种方式各有所长，但在撰写格式方面都一至分为四点：收件人，抄送，主题，内容。 一、收件人 1.确认传送讯息的对象，并将人数降至最低。 2.传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰和笑话。 二、抄送 1.在必要和确定的状况下，抄送给相应须要知道进展状况的人员(比如项目经理)。 2.一般状况下不要给一般客户抄送。 3.确认

2、抄送讯息的对象，并将人数降至最低，以免造成不必要的困扰和笑话。 三、主题 电子邮件肯定要注明主题，因为有很多网络运用者是以主题来确定是否接着详读信件的内容(网络的世界什么都有 广告最厌烦但是带来的收入是相当可观的 呵呵)。 此外，主题要明确、精练与内容相关，表达出对方须要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。 四、内容 在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、庆贺词等，在在线沟通时都可以省略。但称呼，正文，结束，落款/签名四点要尽量完整。 1、称呼 1)假如有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加

3、友好。 2)若知道对方的性别可以用：XX先生、XX小姐、XX女士 3)假如知道对方的身份可以用：XX总经理、XX经理、XX董事长、X总、X董、X经理 2、正文 正文做到主题明确，语言流畅，内容简洁。在撰写正文时还应留意以下几点，以示礼貌和敬重，以免造成不必要的困扰。 1)在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写以示强调,全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采纳加粗等方式。 2)不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。 3)回复信件时,有必要加上部分的原文,以便利对方了解回信内容。 4)若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后, 5)在收件人明白其意时,才可运

4、用俚语或缩写。 6)假如有附件，应当在正文处说明附件的内容和用途; 3、结束 1)假如可供应好的选择,应在结尾处提出。 如: 请您考虑，有任何须要询问，请电话或EMAIL联系我. 2)最好的结尾要着眼将来： 如：希望我们能够达成合作 3)结尾应显示恳切： 如：感谢您抽空洽谈 4、落款/签名 目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了多数的无聊的电子邮件，甚至是生疏人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会奢侈自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事，鉴于此，在商务邮件中应当有落款/签名，以示身份。 在网络如此发的的今日，大部分人每天都会用邮件处理各种业务，因此撰写一个规范、合格的

5、电子邮件就显得异样重要。我特地总结了一篇关于如何撰写比较规范的商务信函或者电子邮件的文章，以帮助大家提高商务电子信函的写作水平。 1. 称呼 不要认为你和对方很熟识就在给对方的邮件中遗忘写个称呼，因为不加称呼是商务信函之大忌，是没有受过正规商务信函培训的表现。为什么要加称呼呢？因为假如不加称呼，对方就不知道这封信是写给自己还是抄送给自己的，对于每天要处理许多邮件的人来说，一般只回复那些写给自己的邮件，不回复那些抄送给自己的邮件。因此，当一个特别劳碌的人收到了一份没有称呼的邮件时，必需化时间细致辨别这封邮件是否须要回复，进而降低了工作效率！至于称呼，对待熟人、同事可以按欧美习惯直呼起名，但是对待

6、客户就特别讲究了，最好不要直呼其名，正规的做法是看对方名片上的职务或者职业，比如：对方名片上的职务是总经理，就叫“X总”；对方的职务是主任，就叫“X主任”；假如没有职位就叫“X老师”比较稳妥。另外，对于须要群发的邮件也不例外，也须要加有称呼，比如：各位同仁，各位专家，各位领导等。总之，一份落落大方的商务信函是从称呼起先的，这肯定是良好人际交往的第一步，是最基本的商务礼仪。 2.标题 （主题） 一封email的标题很重要，不但因为这是收信人对这封信内容的第一印象，更因为一两个月过后，假如收信人想查找关于某件事的往来邮件的时候，确定会从搜寻/归类标题入手，因此，假如想要尽快查到一个邮件的话，最有效

7、的方法是这封邮件的标题特别清晰，假如没有清楚的标题或者无标题，则又增加的时间，降低的效率。而最常见的情景是：大多数公司的员工们会常常遗忘给自己的邮件写标题，或者干脆用过去的往来邮件的标题回复。有的邮件回复的次数多了，就连邮件的内容完全不同了，还是用的过去的标题呢。总之，对于接一个每天处理许多封的邮件顾问来说，最好的方法是为自己发的每封邮件起一个和邮件内容比贴切的标题。不仅是工作效率问题，而且发一个没有标题的邮件以及用过去标题的邮件简单给对方带来困扰，从商务礼仪来讲也是没有效率和不礼貌的，正确的做法是：写邮件肯定要留意运用正确的标题。 3.正文 正文的要求就三点，语言得体、内容清楚、保持冷静。所

8、谓语言得体，写商务邮件的时候肯定要规范用词，不要用太多的口语，假如写商务邮件太口语化，会给客户造成特别不好印象，甚至影响顾问的形象；内容清楚指的是：假如回复的邮件或者写的邮件事情既多又困难的时候，内容肯定要用数字1,2,3标出来，一个数字回答一个问题，或者写一个类型的问题，写清楚，以免遗漏或者遗忘引起误会。另外，正文的格式也应当值得留意，比方商务上的邮件往来，就须要比较正式，全文尽量不要用超过两种字体，超过两种颜色，并且段落分明，条分缕析；保持冷静是什么意思呢？工作生活中，都会有许多人许多事让你不爽，带着这种不爽的心情，你可能干脆就回了一封看法很糟糕的信。这样的事情发生之后，一百零一分之九十的

9、可能，其次天你再翻出这封信会懊悔不已！最要命的是，email是可以保存的，这样的信可能给你带来不必要的麻烦。另外，一个没经过检测的邮件假如错字连篇。对客户也是一种不礼貌，因此，把内容写好是一个邮件的根本。 4.落款 落款在商务信函上也是特别重要的，一个受过商务礼仪培训的人是不会忽视这个环节的。但是，许多人不是不知道须要落款，而是因为忙，或者自己邮件有签名档等缘由不留名的。当然，还有相当数量的人不在邮件结尾署名的缘由是因为对方是自己熟识的客户或同事、挚友。其实，无论什么缘由发送一份不署名的邮件，这在商务礼仪上都属于一种不礼貌的行为。另外，在邮件的结尾，加上一句“感谢”“拜托“”祝大家周末开心”等

10、语言无疑是一种涵养和礼貌，所谓“礼多人不怪”就是这个道理一个落落大方的人不仅领导喜爱，同事喜爱，自然客户也会观赏你的。 5.签名档 签名档其实还是有点用的。首先，把你的姓名、单位、联系方式和公司网址写在签名档里，它不仅能够告知对方你是谁，还可以让客户随时与你保持联系，一个有特别规范签名的顾问才是一个成熟的、高效率员工。有些公司市场部统一设计员工的签名档，运用统一的企业标识和CI，给客户留下良好的印象。 6.附件 有许多人在发出去邮件后常常发觉遗忘将附件加上了，有的甚至发错了附件，因此，假如须要在发邮件前发将要发的附件的最新版本单独放在一个文件夹，并发邮件前细致检查一下是否加上了附件再点击发送键

11、。 7.抄送 一个重要的文件发送的时候，最好将这个邮件抄送给项目经理或者主管经理，因为发邮件的人邮箱或者收件人的邮箱有可能有问题，这时候发件人正好又没有上网条件，因此，同事刚好的帮助是必要的，因此，养成将业务邮件抄送给主管的习惯无疑是件利人利己的好习惯，关键是不耽搁工作。 篇二：中文书信格式 中文书信格式 我国历史文化悠久，是出名的礼仪之邦，人们的社会产交往和思想感情沟通，大多通过肯定的礼仪形式和肯定的文化活动方式来进行。在实际生活中，每个人都常常运用到一系列的应用文，如传统的书信、名片、柬贴、启事、题诗题词、对对联等，现代的如电报、传真、特快专递、电子邮件等。这些应用写作包含着丰富的礼仪内容

12、，具有中华民族深厚的文化色调。 第一节 书信简述 书信是一种向特定对象传递信息、沟通思想感情的应用文书。“信”在古文中有音讯、消息之义，如“阳气极於上，阴信萌乎下”（扬雄：太玄经应）；另外，“信”也有托人所传之言可信的意思，不论是托人捎的口信，还是通过邮差邮递的书信，以及近年出现的邮寄录音带、录像带、电子邮件等都具有这种含义。 用语言文字向特定对象传递信息和进行思想感情沟通的信，一是有运用文字述说事情原委和表达自己思想感情的实力；二是具备相应的书写工具；三是有人进行传递。亲笔给亲戚挚友写信，不仅可以传达自己的思想感情，而且能给受信人以“见字如面”的亲切感；科技不断进步，又相继出现了电话、电报、

13、邮寄录音带、录像带、电子邮件等沟通信息的手段，可以预见，将来电子邮件这一新兴的手段会被越来越多的人运用。 随着社会的发展，人与社会的关系也在进行重新建构，书信的运用除传统用法，即公函私函之外，一个新的发展动向便是原先私函类中因为个人须要而向政府机构、企事业单位、知名学者等个人所发的事务性的信件，这一类信件的运用量渐渐增多，值得留意。我们将其称为个人公文。 二、书信的构成 书信由笺文积封文两部分构成。 笺文即写在信笺上的文字，也就是寄信人对收信人的招呼、问候、对话、祝颂等等。笺文是书信内容的主体，书信的繁简、俗雅及至其他方面的风格特征，几乎都由内容主体确定。 封文即写在信封上的文字，也就是收信人

14、的地址、姓名和寄信人的地址、姓名等等。封文是写给邮递人员看的，使邮递人员知道信从哪里来，寄往哪里去；万一投递找不到收信人，还能将信退给寄信人。 完整的书信应当是笺文封文俱全，并且将笺文装入写好封文的信封内，然后将口封好付寄的。 三、书信的写法 书信虽然是一种个人性很强的运用文，写法上也比较敏捷，但书信还是应当遵循肯定的要求，最基本的可概括为以下二点：（）必需合乎规范 书信写作规范突出地表现为两个方面，一是书写格式的规范，二是书信语言的礼仪规范，这两种规范都必需严格遵守，否则就会出乱子，闹笑话。 （二）言之有物，通情达理 “信”字本身含有信任之义，这要求书信不论写给谁看，所述之事都要实在，所表之

15、情都要率真，所讲之理都要通达。 其次节 书信笺文的写作 一、信笺的款式 现在通常运用的信笺有横竖两种款式。 竖式信笺，又称中式信笺，是我国传统的信笺款式。竖式信笺的选用有日渐削减的趋势，尤其是青少年中，已很少运用，但是在年长者的书信往来中还经常运用，在港、台等地区及海外侨胞的中文书信中，竖式信笺仍运用很普遍。 横式信笺，又称“西式”信签，是今日常用的款式。 二、笺文的结构及其写作规范 笺文事实上是一种书面谈话，既然是谈话，就要先向谈话对象打招呼，打招呼要讲礼貌；接着要说两句对对方表示敬重成敬爱的话；接下来要有几句应酬语自然地引出谈话的正题；再接下来才是正文；正文完了之后，还要说上几句结束谈话的

16、应酬语；然后向受信人报自称并署名；最终写明谈话的时间。就总体来讲，笺文的结构如下表所示： （）称谓 称谓，是寄信人对受信人的称呼，它表示双方的关系，在信笺第一行起首的位置书写。我国习俗素来重视人伦、名分，所以，在交际活动中应当特殊重视称谓妥当，写信时尤其如此。笺文中的称谓包括名字（或号）、公职位、私关系（包括血统关系及亲戚关系）、尊词等等。上述四者，在有的信中单独运用，如“主席”、“妈妈”、“大哥”、“爷爷”等；在有的信中则两项联合运用，如“希哲老师”、“母亲大人”、“王涛先生”、“春生儿”等等。在实际运用中，四者如何结合，值得留意。1关于名、字、号的选用 受信人是晚辈，信可以称名。除此以外，

17、凡有字号的，都要称“字”或“号”；也可以从受信人的字号中选一个字，下面加一个“公”或“翁”、“老”等。 依照习俗，对名、字、号的选用有下列原则： 1. 对儿女称名不称字号；称学生可称字，也可称名或号。 2. 对尊亲不称名号，直写表示关系的称呼，有的在称呼下加尊词“大人”。 3. 对尊长以称字号为敬，字号下加书职位、称呼或尊词。 2关于公职位称谓的选用 公职位，即在社会（包括国家机关，社会企、事业单位及社会团体、企业公司等）中的职务、职称、地位。如主席、总理、部长、局长、校长、主任、经理、董事、会长、秘书长、理事等等。假如受信人有过两种以上的职务（或职衔），甚至同时身兼数职，这就须要选择一个适当

18、称呼。选择的原则是视书信内容与受信人的哪个职位关系亲密。如受信人从前是寄信人的老师，现在当了局长，而寄信人的书信重点叙师生情意，那么这封信的称谓就应以表示师生关系为宜。在此须要说明的是，中国人的社交礼仪非常重视师生、同学、同乡等早年的情意，民间习俗无论对方职位、境遇有何变迁均以早年交情为重点，如上例中的受信人虽然是局长，但因为曾经有过师生关系，写信人哪怕是公事，选用“老师”作为公职称谓的习俗依旧非常流行。3关于私关系称谓的选用 所谓私关系的称谓，即表示发信人与受信人之间在家族、亲戚、世交领域内相互关系的称呼。如祖父母、曾祖父母、父母亲、叔、伯、兄、弟、姐、妹、姑、舅、姨、岳父母、内兄、内弟、外

19、祖父母、世伯、世侄等。对上述这些称呼选用的原则有二：一是准确表示受信人与发信人之间的关系；二是要合于习俗，令受信人感到自然、亲切。 家族关系称谓表 篇三：关于电子邮件格式 商务电子邮件格式 一、关于主题 1. 肯定不要空白标题。 2. 标题要简短，不要让outlook用.才能显示完标题。 3. 最好写上来自*公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。时间可以不用注明，一 般邮箱会自动生成，写了反而累赘。 4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌运用含义不清的标题。 5. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。 6. 可适当用运用大写字母字符（如“* ！”等

20、）来突出标题，引起收件人留意，但应适度， 特殊是不要随意就用“紧急”之类的字眼。 7. 回复对方邮件时，应当依据回复内容须要更改标题，不要RE一大串。 8. 最重要的一点，主题千万不行出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前 遗忘检查主题。 二、关于称呼与问候 1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度。 2. 邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的状况下可以称呼大家、ALL。 关于格式，称呼是第一行顶格写。 3. Email开头结尾最好要有问候语 最简洁的开头写一个HI, 中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。 结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您

21、顺当”之类的。若是尊长应运用“此致敬礼”。 留意， 在特别正式的场合应完全运用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺当”和“敬礼”为再换行顶格写。 三、正文 1. Email正文要简明扼要，行文通顺。 若对方不相识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必需通报的以示对对方的敬重，点名身份应当简明扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺当地理解邮件来意。 Email正文应简明扼要的说清晰事情，假如详细内容的确许多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行具体描述。 正文行文应通顺，多用简洁词汇和短句，精确清楚的表

22、达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。 2. 留意Email的论述语气 依据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 敬重对方，请、感谢之类的语气要常常出现。 3. Email正文多用1234之类的列表，以清楚明确。 假如事情困难，最好1、2、3、4的列几个段落进行清楚明确的说明。保持你的每个段落简短干练。 4. 一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清晰，说精确。 5. 尽可能避开拼法错误和错别字，留意运用拼法检查 这是对别人的敬重，也是自己看法的体现。在邮件发送之前，务必自己

23、细致阅读一遍，检查行文是否通顺，拼法是否有错误。 6. 合理提示重要信息 7. 合理利用图片，表格等形式来协助阐述。 对于许多带有技术介绍或探讨性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清晰。可以协作图表加以阐述。 四、附件 1. 假如邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。 2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，便利收件人下载后管理。 3. 正文中应对附件内容做简要说明，特殊是带有多个附件时。 4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。 5. 假如附件是特别格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响运用。 6. 假如附件过大（不宜超过2MB），应分割成几

24、个小文件分别发送。 五、语言的选择和汉字编码 1. 只要必要的时候才运用英文邮件。 2. 敬重对方的习惯，不主动发起英文邮件。 3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议运用中文，精确表达邮件中涉及的问题。 4. 选择便于阅读的字号和字体。 中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字号用五号或10号字即可。 不要用稀奇怪异的字体或斜体，最好不要用背景信纸，特殊对公务邮件。 六、结尾签名 1. 签名信息不宜过多。 电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多， 一般不超过4行。 2. 不要只用一个签名档 对内、

25、对私、对熟识的客户等群体的邮件往来，签名档应当进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，敏捷调用。 3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。 七、回复技巧 1. 刚好回复Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不行少的， 这是对他人的敬重，志向的回复时间是2小时内，特殊是对一些紧急重要的邮件。 对每一封邮件都马上处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。假如事情困难，你无法刚好准确回复，那至少应当刚好的回复收到，说明正在处理。 假如你正在出差或休假，

26、应当设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。 2. 进行针对性回复 当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。 3. 回复不得少于10个字 4. 不要就同一问题多次回复探讨 假如收发双方就同一问题的沟通回复超过3次，这只能说明沟通不畅，说不清晰。此时应采纳电话沟通等其他方式进行沟通后再做推断。电子邮件有时并不是最好的沟通方式。 对于较为困难的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过长不行阅读。此时应马上对之前的探讨的结果进行小结，删减不必要的内容，突出有用信息。 5. 要区分Reply和Reply All （区分单独回复和回复全体） 假如只须要

27、一个人知道的事情只需单独回复。 假如你对发件人提出的要求做出结论响应，应当reply all, 让大家都知道，不要让对方帮你完成这件事情。 假如你对发件人提出的问题不清晰，或者有不同的看法，应当与发件人单独沟通，探讨好了再告知大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。 点击“回复全部”之前，要一再确定。 6. 主动限制邮件的来往 为避开无谓的回复，奢侈资源，可在文中制定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无须行动”、“仅供参考，无需回复”。 八、正确运用发送、抄送、密送。要区分TO和CC 还有BCC（区分收件人、抄送人、密 送人） 1. TO的人是要受理这封邮件所涉及的

28、主要问题的，理应对邮件予以回复响应。 2. 而CC的人则只是须要知道这件事情，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然假如CC 的人有建议，当然可以回复。 3. 而BCC是密送，即收件人不知道BCC为何人。用在特别状况。 4. TO,CC中的各个收件人的排列应遵循肯定的规则。比如按部门、按等级从高到低或从低 到高都可以。 5. 只给须要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 6. 转发邮件要突出信息 第19页 共19页第 19 页 共 19 页第 19 页 共 19 页第 19 页 共 19 页第 19 页 共 19 页第 19 页 共 19 页第 19 页 共 19 页第 19 页 共 19 页第 19 页 共 19 页第 19 页 共 19 页第 19 页 共 19 页