中南分公司物资设备采购租赁招标管理办法.docx

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1、中南分公司物资设备采购（租赁）招标管理办法第一章总则第一条 制定目的。提高集中采购效果，推动物资集中采购 持续发挥降本增效作用，做大做强物资集采与价控管理，优化流 程，摒除无效环节，结合分公司实际情况，特制定本办法。第二条实施原则。除集团公司战略采购外，分公司物资设 备招标采购工作按照“统一领导、两级负责”的原则，分为分公 司和项目部两级进行。分公司进行大宗通用、区域全覆盖的物资 集中采购，进行供方资源管控、价格管控、过程监督管控与价格 体系建立。项目部进行除集团与分公司集采以外的采购工作。第三条 实施方针。计划先行，集中采购，严格落实，保证 履约。第四条适用范围。本办法适用于分公司及所属各项

2、目部。第二章工作机构与职责第五条工作机构。1、工作领导机构。分公司成立集中采购领导小组，统一领 导、推进工作。组长：杨再清副组长：杨巾人成员：财务部、经济管理部、技术质量部、工程部、安全环该单位，物资设备部可将其储备为新一轮集采备选拟投标单位，待启动新一轮集采时邀请其参与投标。原则上报价低于集采中标 价6%以上时则应重新组织进行二次招标。第三十四条集采单位的选用1、对于已集采的，各单位均应在确定的中标供应商范围内 选择，禁止另行立项招标采购。2、专业分包主材自供：对于集团已战略采购的或分公司已 集采的物资，专业分包招标时，报价清单的主材单独列项，明确 主材优先考虑自供。为防止其它渠道采购，专业

3、分包结算时，实 际领用量超过消耗量的，按实际转扣；实际领用量的定额预审量 范围以内的，按定额预算量扣除。原则上专业分包主要材料金额 占57%以上时，专业分包主材应自供，比如钢结构专业分包的型 钢及中厚板，设备安装工程的设备、管材、电线电缆主材，装饰 装修工程的块料面层、洁具，混凝土用的水泥，装配式结构的钢 材、水泥。3、总部合同甲指乙供：集团战略采购或分公司集采物资设 备不在业主指定品牌范围内，须积极沟通二次变更的在战略米购 品牌范围内，无法变更的则必须在战略采购价范围内采购。对于 业主非书面文件一律不认定为甲指乙供。4、非实体性物资标准化：对于非实体性物资，建立标准化 系列产品，方便调拨以及

4、制度招标清单规范化。第五章供应资源管理第三十五条供方资源管理包括资源准入、履约评定及分类 评级等三个环节，以分公司划定资源范围为主，项目部开发新资 源为辅。分公司主要控制资源准入以及分类评级环节。资源范围 叫“资源库”，进入资源范围叫“入库供方资源的使用选择权 在项目部，项目部需在资源范围内进行选择，并进行规范的招投 标或询价环节。第三十六条 分公司物资设备部与项目部须提高甄选优质 资源能力，精准把握准入条件，并积极从当地优质的总包单位中 挖掘优秀的供应商，不仅要有曾经合作过的供应商，还要吸引新 供应商参与投标。第三十七条.常见的获取新供应商信息的常见渠道有：1、查询行业协会信息；2、参加博览

5、会等现场收集信息；3、网上搜索或查阅专业报刊杂志；4、查找当地邮政黄页；5、同行、已有供应商介绍；6、自荐的供应商；7、外部工地与单位考察、观摩或学习；8、市场调研。第三十八条分公司物资设备部以每年合作供应商合格名 册为初始资源库，划定资源范围，并不断进行更新。新入库标准为厂家规模、综合实力、其他（含内部与外部）单位合作反馈等 综合因素的考量，主要通过市场调研、现场考察、已项目合作反 馈等途径进行。主要材料由分公司划定资源库，入库单位主要有:现有合作的优秀供应商；区域排名靠前的供应商；项目推荐的优秀供应商；其他分公司、总包单位合作的优秀供应商。第三十九条.项目部需新引入供应商进入资源库的，必须

6、提 交考察报告并征得分公司同意后方可入库；对于大宗、对施工存 在或可能存在重大影响的供方资源必须有分公司物资设备部人 员参加考察，进行严格准入管理。第四十条分公司物资设备部牵头拟定供应商履约评价等级管理办法，项目部和分公司每年度共同组织对供应商进行履约 评定。考虑管理层级，由分公司物资设备部根据履约评定结果以 及合同履行过程中的合格率、交付率、协调性、配合密切程度等 进行最终分类评级，将供应商划分为A、B、C、D、E五个等级。A级：即战略合作供应商，如物资公司、建筑科技中心等集 团内部单位；B级：即紧密合作供应商，一般为合作时间不少于3年、合 作业绩不少于3个项目的供应商，是分公司供应商管理中

7、需要重 点关注、培育的长期稳定的供方资源；C级：即合格供应商，是分公司资源整合的基础，也是分公 司与项目部对于供方资源进行培养的基础。D级：即潜在供应商，指在分公司范围内无合作记录或有合作记录后连续2年以上无合作的供应商，一般为通用大宗物资的 行业标杆企业，新产品、新工艺研发企业，在选择合作前，需 要进行多方面的考量，是分公司供方资源挖掘的方向与平台。E级：即不合格供应商，对评价判定为不合格的供方单位2年内不得与其合作，再次合作需重新调出申报，对于永久禁用的供应商，分公司所有项目部均不得与其合作。第四条分公司物资设备部制定相关优质供应商资源拓展奖罚实施细则，鼓励全体管理人员积极推荐优质资源。同

8、时, 在按照相关程序严格履行报批手续基础上，结合项目部合同签订 与结算是否及时、付款是否严格履约，以保障集采中标单位的合理权益。第四十二条出现因欠款引起的供应滞后、停供、起诉等情况，项目部应进行报备，及时沟通协调，制定付款计划，确保保证项目物资设备供应正常进行，确保避免出现经济合同纠纷等法律事件。第六章价格管控第四十三条分公司物资设备部根据市场调研、项目部采购单价、其他总包单位采购单价、信息价等方式定期或不定期发布指导价。第四十四条分公司物资设备部着手建立健全分公司价格体系，以项目已签合同单价为基础，逐步进行更新与扩展，着重 提高限价的地域及材料种类的覆盖面的广度，覆盖所有主要材料 及项目覆盖

9、的所有区域；同时提高限价的精确度，不能过高也不 能低于市场行情。第四十五条对于项目自行招标采购，分公司物资设备部采取拦标价、指导限价等方式进行价格管控，非特殊情况严禁超限 价定标。同时，建立中标价格与市场价格（官方网价与地方造价 信息）联动的调整机制，以规避价格风险。第七章加强合同履约第四十六条为严控进场物资质量，提高公信力，可建立第三方检测制度，聘请有检测资质的机构对质量进行把关。十七条可充分发挥物资公司作为子公司的融资能力,物资公司提供远低于外部融资成本，可为分公司物资采购提供支 付保障，在提高分公司市场信誉的同时，获取物美价廉的市场资 源以提高分公司市场竞争力。第八章其它第五十条 本方案

10、自印发之日起施行，未尽事宜由分公司物 资设备部负责解释。中铁建设集团有限公司中南分公司2019年6月10日附件一中南分公司项目年度物资设备招标计划序号材料名称采购方式规格/型号单位暂估数量暂估金额（万元）品牌计划招标时间计划进场时间拟划分标段数备注项目自购材料1项目部自购（或租赁） 材料（或设备）2分公司集采材料3集团集采材料二甲指甲供部分1甲指甲控材料2甲供材料三分包自购材料填报说明：1、招标计划应包含各项目本年度所有需招标的物资设备（单价大于3万元，总价大于10万元），每年年底上报第二年招标计划至分公司物资设备部，每年年中对 招标计划可进行补充或调整；分公司下发招标计划后原则上不予进行调整

11、，若项目在上报招标计划后，根据项目实际情况需调整招标计划，则项目部必须至少在物资设备招标 前一个月重新上报分公司（注：需加工定制的物资设备要充分考虑加工时间）；2、”拟划分标段数”指需要分几个标段进行招标，需暂定几家供应单位;项目经理:成本经理:总工:工程经理:材料主任:-17 -保部、纪委办公室、物资设备部2、集中采购领导小组下设办公室，办公室设在物资设备部, 具体业务由物资设备部牵头。第六条 领导小组主要职责。贯彻落实集团公司集中采购 要求，制定分公司集中采购政策，分析、研究集中采购实施过程 中出现的问题，及时进行调整、解决、持续改进。集中采购领导小组各部门职责：1、分公司物资设备部。负责

12、组织实施分公司物资设备的招 标、考察、评标、清标、谈判签订框架协议（合同）、过程管理、 协调、供应商合作关系维护，发布分公司物资设备年度招标计 划，负责指导、推荐、检查、考核项目部物资集中采购工作， 监督集团集采、分公司集采及有关制度的落实。2、分公司技术质量部。负责核定招标物资设备的质量标准、 验收标准、技术方案、定制标准化物资设备、质保期、招标清单、 规格型号、试验，推荐可降本增效的新型物资或设备；负责及时 审批招标文件、框架协议，参与开标、供应商考察及评标、定标 审批，并督促各项目部及时编制总备料计划、月计划，保证计划 的及时性和准确性等。3、分公司工程部。负责及时审批招标文件、框架协议

13、，参 与开标、供应商考察及评标、定标审批，督促项目经理部货到现 场后道路、位置码放、使用、浪费惩罚、保管、现场管理以及使 用后的分类码放、维修、退场协调等；负责物资设备进场通知的 及时性，负责反馈分供商合作过程中的履约问题。4、分公司安全环保部。负责及时审批招标文件、框架协议, 参与开标、供应商考察及评标、定标审批。负责核定对涉及安全 文明方面物资设备的质量要求、验收标准、方案，督促项目经理 部大型机械、机械台班等危险物资设备的日常管理、检查、监督 与检测工作。5、分公司经济管理部负责及时审批招标文件、框架协议， 参与开标、评标、定标审批。6、分公司财务部负责及时审批招标文件、框架协议，参与

14、开标、评标、定标审批。负责分公司集采组织筹措资金，确保集 采物资款项支付的及时性、稳定性。指导物资集采的框架协议的 审批及后续会计核算工作，指导国家税率变化引起的税率变更培 训。7、分公司纪检监察办公室负责监督集采招标过程的纪律。第三章招标计划管理第七条 每年年底由项目部根据项目实际，结合工期安排编 制项目下一年度招标计划，并在核实拟招标内容、物资设备规格 类型、招标暂估数量、暂估金额、进场时间等后上报分公司物资 设备部。招标计划应包含项目部本年度所需的全部物资设备，招 标计划在每年年中会进行一次补充或调整。招标计划格式见附件第八条招标计划原则上不予进行调整。若确需调整的，则必须在招标立项前至

15、少一个月上报分公司物资设备部，需加工定 制的还需要充分考虑加工周期。第九条 除分公司通用类、专项招标之外，由项目部自行招 标的物资设备，项目部必须在招标立项前至少一个月在网上编制 招标计划。第四章招标方式及说明第十条 单价3万元或总价超过10万元以上的物资设备必 须实行招标采购；单价3万元（含）或总价10万元（含）以下 的物资设备可以采用询价方式确定供应单位。不论是招标还是询 价，必须通过物资设备采购（租赁）招投标和报价管理系统组织 招投标或询价，各环节均须进行线上审批，严禁无正当理由进行 线下招标或询价。第十一条分公司集采种类分为通用物资集采、专项物资集 采、电商采购、指导价或拦标价下项目自

16、采。第十二条 通用物资集采分为分公司通用和地域通用。分公 司物资设备部根据各项目部年度招标计划与年度施工产值等情 况编制、下发年度通用物资招标计划，以模拟清单形式进行。第十三条对于受业主定样或深化设计、变更等影响或非通 用类的物资设备，分公司物资设备部根据各个项目已确定品牌、型号等情况，进行批次专项物资招标。 除可以选择与仓储批发供应商合作外，分公司鼓励项目部尝试与 有诚信的电商平台合作，如铁建商城、京东、阿里巴巴等实施网 络采购，但实施前必须报备。第十四条电商采购，也可称为网采，适用于二三类物资,第十五条 项目自采原则上适用于砖、砂、石、机械台班等 具有较强的地方属性并受季节及地方等因素影响

17、波动大的区域 性地材等，或未在集团或分公司集采范围内的非大宗通用、全覆 盖的物资设备，招标金额限制在100万以内（特殊情况除外）。第十六条 若区域内项目不成群，分公司物资设备部经过充 分调研市场后，定期发布各工程所在地的指导价，由项目部在指 导价范围内自行组织招标采购签订合同；若该区域内项目能形成 群体，则应按通用物资集中采购。第十七条对于市场垄断类物资设备，可以采取直接议标或 竞争性谈判的方式进行，争取获得更为有利的合同条件，并留存 议标记录及定标报告等必要资料。第十八条不具备招标条件的物资采购，可分为询价采购、 议价采购两种方式。询价采购适用于对工程质量和施工安全无影 响、采购品种比较分散

18、、分批交货时间较长、单项采购额度较小 的、单价3万元或总价10万元的以下的物资。询价采购必须按 集团公司要求在 物资设备采购（租赁）招投标和报价管理系 统中执行，报价单位不得少于三家单位，且项目必须要求供方 上传供方签字盖章的报价清单。议价采购是指在不具备招标或询 价条件的情况下（如市场垄断等）进行谈判，谈判人员不应少于 三人，且要保存好议标记录，如：报价单位名称，报价人的姓名、 电话，询价方式，询价时间，报价物资名称、价格、数量，付款 条件、供方资质证明资料等相关资料。第十九条 业主指定采购（非指定厂家、品牌），必须出具 指定供方的正式书面证明文件，且在合同评审时进行上传。项目 物资部门需对

19、业主指定品牌或指定供方执行供应商调查评估、申 报等程序，以保证质量，努力争取降低采购成本。第二十条招标采购流程。编制招标计划一发布招标公告f 编制招标文件进行评审一发布招标文件一资格预审一接收投标 文件一评标小组开评标一二次报价、考察（如需要）一最终定标 一发布中标通知一签署合同。分公司组织集采招标时，应邀请物 资公司等内部单位参加投标报价，同等条件下必须优先使用内部 单位。第二十一条 资格预审完毕后，由供应商进行网上投标，纸 板标书与网上标书报价必须一致。若网上投标因网络问题或其它 原因出现跟纸板标书报价不一致时，以供应商签字盖章的纸板标 书为准。第二十二条.开标前成立专门的评标委员会，评标

20、委员会人 员须为五人以上单数。开标时，评标委员会应检查投标文件的密 封情况，经确认无误后当众拆封，对投标文件的主要内容进行周 知，开标过程应留存记录；评标委员会对投标文件进行评审和比 较，必要时与投标方进行谈判，综合考虑投标方的价格、质量、 供应能力、服务保障能力等因素后集体决策确定中标单位，评标 过程及定标结论应留存记录。第二十三条 考察。对于新引入的供应商，考察由分公司物 资设备部根据实际情况组织技术质量部、工程部或安全部等至少两个部门以上人员参与，或委托片区项目进行考察。考察后留存 调查评估表或调查报告。第二十四条最终定标后，应进行相关资料的归档、整理、装订。通过招标系统组织的招标必须留

21、存的资料：定标审批意见 及报告、投标单位报价单原件、投标单位资质资料、投标单位出 具的法人证明书或法人授权委托书。对于项目自采，每次招标工 作结束后，项目经理部物资部门应将招标文件、招标文件评审记 录、投标文件、开标记录、定标报告等本次招标活动形成的书面 资料存档。项目经理部评标委员会应参与询价、议价过程，集体 决策确定供应单位，形成询价或议价总结，总结的内容应全面、 简洁、实事求是，必须包括选定供应单位理由的描述，询价、议 价过程以文字形式表达，报价及分析以图表数据形式表达。第二十五条.对于专项招标，项目部需在招标立项前一个月 通知分公司上报专项招标计划，招标文件和报价清单由项目部根 据分公

22、司下发的通用格式自行编制完成后发至分公司，项目部自 行准备投标单位不得少于2Q+5 （注：Q表示拟用单位个数）家， 分公司会根据情况进行推荐；分公司开标后，由项目部主导跟供 应商进行谈判，分公司物资设备部对谈判结果进行把控，原则上 在满足技术质量及工期要求条件下必须以最低价中标。对于专项 招标，分公司开标后两个月内，项目部必须把谈判记录、定标报 告、相关说明及考察报告发至分公司定标。第二十六条 集采招标时间。受供应商春节前集中收款履约 因素制约影响，容易“情绪化”报价，价格洽谈非常不利，应错 开年底春节前一个月进行物资集采招标。第二十七条.为避免出现定标工作滞后问题，开标后应立即 开展招标文件

23、的澄清工作，剔除因招标文件理解不清导致的误报 和非理性的最低价，原则上清标后展开阶梯式流水谈判，促使价 格“短、平、快”落地。特殊情况下不超3轮，首轮谈判，逐个 对投标单位进行清标、筛选和谈判沟通；二轮谈判，根据首轮比 较有诚意且与市场调研价较近的进行二次洽谈；三轮谈判，选择 价格较合理结合市场调研价提取统一的价格，同时提供拦标价进 行响应，以此来提高谈判效率。第二十八条 投标单位报价顺序。牵头部门根据清标、谈判 等，按投标价从高到底进行排序，报领导小组及部门分管领导进 行审阅、研究确定中标单位及中标数量。为保障中标单位的规模 量，选择适量的中标单位数量供项目部自由选择使用；若某一中 标单位覆

24、盖占比较大时，为避免被牵制，分公司物资设备部将进 行适当的引导调配。第二十九条.丰富产品级别，考虑项目部定位不同，集采过 程中应充分考虑产品的多样化，同一种产品要有不同等级满足不 同工程的需求。第三十条 牵头部门跟中标供应商及备选供应商签订网上 （或纸板）合同（或协议）。分公司集采完成后应在内网公布集 采中标单位、框架协议及中标单价，接受监督。原则上按年度进 行采购，如市场稳定价格或市场波动但约定调价方式的可放宽到 2年。第三十一条.项目经理部根据施工安排，按框架合同（或协 议）签订执行合同，明确供货计划，并在年度和供货完毕后对供 应商进行履约评价。第三十二条,为保障集采中标单位的合理权益，也

25、为保障分 公司后续或二次集采的权威性、严肃性，维护分公司的诚信履约 形象，增强中标单位合作服务意识、商务价格竞争性，对于合作 过的供应商，在分公司组织的集采招标时未中标，但项目部又以 低于集采中标价、该单位投标价、该单位曾经签过的合同价中任 一个价格的，分公司物资设备部将不予以审批该单位，除非后续 或二次集采时，可重新参与投标报价。第三十三条 为简化流程，便于操作，对于新供应商，准入 前提条件为：钢筋：低于内部供应（即物资公司）价格20元/吨及以上， 且必须通过股份公司招采平台引入；单价高于200元以上的非钢筋类物资：低于集采单价3%以 上；单价200元以下的非钢筋类集采物资：低于集采单价5%以 上；符合上述条件的，项目部可向分公司物资设备部申请引入供 应商，由物资设备部组织考察。如情况属实，经审批通过后方可 引入；若不符合上述条件但又低于集采单价的，禁止项目部使用