关于商务写作基础知识.docx

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1、 关于商务写作基础知识 1.口语化 每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次沟通。人都是感性的，所以您需要在您的信函里表达感性的一面。然而许多人都有一种误会，以为写作商务信函就应当用一种特别的“生意腔”，于是把一封原来应当是热忱而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简洁的来理解一下，每次信函的往来不就

2、是跟对方进展了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简洁明白的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热忱，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简洁，自然，人性化。 想象一下，假如您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说?我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”?放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简洁，自然，人性化。 2

3、.语气语调 由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采纳的语气语调也应当符合您的目的。在写之前先不妨认真考虑一下，您写这封信函是想到达一个什么样的目的，您盼望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的，劝告性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。 3.真诚 不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最根底的，所以您的信函也必需能够充分表达您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保假如此时对方正在电话中与您通话，他肯定能够感受到您的自然和真诚。 4.直接 跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函肯定要写得简

4、明扼要，短小精悍，切中要点。假如是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。由于这些内容不仅不能使沟通通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。 5.礼貌 我们这里所说的礼貌，并不是简洁用一些礼貌用语比方your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要表达一种为他人考虑，多体谅对方心情和境况的态度。假如本着这样的态度去跟别人沟通，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的时机。 特殊要留意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并敬重对方的观点。假如对方的建议不合

5、理或者对您的指责不公正时，请表现一下您的高姿势，您可以据理力争，说明您的观点，但留意要讲究礼节礼貌，避开用冒犯性的语言。 还要提示一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真稚嫩。所以最关键的还是要把握好“度”，才能到达预期的效果。 6.简洁 就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简洁，清晰，简单理解。用常见的单词，避开生僻或者拼写简单的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，由于短句更简单理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子

6、变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个一样含义的单词。比方，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。由于这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。 7.准确 当涉及到数据或者详细的信息时，比方时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到准确。这样会使沟通的内容更加清晰，更有助于加快事务的进程。 8.针对性 请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是特地给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。固然，假如您无法确定收信人的名字，那就

7、在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。 9.语言朴实 前面我们说过，商务信函不需要用华美的词句。依据西方的语言习惯，他们更情愿使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进展商务沟通时，也要尽量避开华美简单的词句。比方“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。 10.回复快

8、速准时 给买家的回复，千万要快速准时。由于买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择适宜的供给商。假如您的回复不够准时，就可能由于抢不到先机而失去商机。 11.标题 这一点是特殊针对写电子邮件的。或许许多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个局部，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。假如标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，许多买家就会直接删除。比方这样的标题“How are you?”，“Can we work together?”，建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports-Zhejiang Textiles Partners

9、hip Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。 13.校对 写完之后，肯定要检查。最根本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所供应的事实，数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个微小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下疑心的阴影。 商务写作根底学问2 商务写作技巧 使用第一人称而不用无人称句子 Wrong: The operational goals of this organization inclu

10、de an increase in morale as well as overall job satisfaction. 错误例如：这个组织的运作目标包括鼓舞士气和提高工作满足度。 Right: I want to enjoy working here. Ill bet you do, too. 正确例如：我想要享受在这儿工作。我信任你也是。 使用生动的语言而不是陈词滥调 Wrong: This action item calls for out-of-the-box thinking. 错误例如：这项任务要求大胆开阔的想法。 Right: If youve got an idea that

11、 youre afraid might be half-baked, lets consider it anyway. 正确例如：假如你有一个想法，那你担忧会中途流产，没关系先考虑再说。 不要重复自己说的话 Wrong: This training program teaches you to learn the best tricks, tips, techniques and skills for every stage of the market process. 错误例如：这个培训工程能教会你营销过程中最好的手段、方法、技巧和技能。 Right: This program teache

12、s the best marketing tricks. 正确例如：这个工程能教会你最好的营销手段。 用名词和动词而不是形容词和副词 Wrong: We have an exciting, brand new product that will easily and quickly solve your most difficult sales process problems. 错误例如：我们推出了一款令人兴奋的、全新的产品，它能够轻易解决我们面临的最难的销售问题。 Right: This product will help you turn prospects into customers

13、 in less time. 正确例如：这款产品能够帮忙你在较短时间内开拓新用户。 展现证据而不是观点 Wrong: We have the best service, the most reliable product and the friendliest salespeople. 错误例如：我们有最好的效劳，最值得信任的产品和最友善的销售人员。 Right: We won the XYZ best service award. Twice. 正确例如：我们赢得了XYZ最正确效劳奖两次。 商务写作留意事项 切忌主客不分或模糊。 例子: Deciding to rescind the ear

14、lier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.应改为 Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We打算呀, 不是report.) 句子不要零碎。 例子: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections

15、about compliance. 两个句子应当连在一起：He decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections about compliance. 构造对称，令人简单理解。 例子: The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为: The owner questioned the occup

16、ants lease intentions and ink alterations of the contract. 单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看着不舒适。 例如: An authorized person must show that they have security clearance. 应改为 Authorized persons must show that they have security clearance. 动词和主语要照应。 想想这两个句子的分别: 1. This is one of the public-relations functions that is un

17、der-budgeted. 2. This is one of the public-relations functions, which are under-budgeted. 时态和语气不要转换太多。 看商务英语已经是苦事，不要铺张人家的精力啊。 标点要精确。 例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 应改为: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment. 选词正确。 像 affe

18、ct和effect，operative和operational等 等就要弄清晰才好用啦。 拼字正确。 有电脑拼字检查功能后，就更加不能偷懒。 大小写要留意。 除非 必要不要整个词都大写，除非要骂人。例如: MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。 商务写作根底学问3 (一)商务文书的分类 在实际工作中，大家可能会遇到形形色色、各种各样的商务文书，依据其形式和内容用途可以大致将其划分为以下的类型： 1.按形式来划分 以形式作为划分标准，商务文书可以大致分为以下两类： 固定格式的商务文书 常见的固定格式的

19、商务文书主要有：商务合同、邀请信、通知、请示以及批复。相比拟而言，这类商务文书的格式是有比拟标准的要求的。 非固定格式的商务文书 而所谓非固定格式的商务文书，在日常工作中则往往应用得更为广泛，其中最为大家所熟识的就是随着计算机和网络一起兴起的电子邮件。 2.按内容用途来划分 以内容以及用途作为划分标准，商务文书则又可以分为以下两类： 通用的商务文书 常见的通用商务文书主要有：通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告等。由于相对于礼仪性商务文书而言，这些文体使用得更为频繁，所以在课程后面的内容中将对它们的写作方法进展特地的争论。 礼仪性的商务文书 而所谓礼仪性的商务文书，则主要是指贺信、

20、贺电、邀请书、请柬以及慰问信。 (二)商务文书写作的作用 正如前文所提到的，商务文书写作是许多人工作的一局部;而每个人工作首先都是有私心的，即工作首先是为了生存而不是为了做出奉献，然后再将私心通过公心来实现公司或单位好，个人才可以好。因此，商务文书写作对于更好地完成大家的工作是特别重要的。 福布斯杂志的创始人马尔克姆福布斯曾经说“一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的时机，帮忙你摆脱逆境，或者为你带来财宝”。也就是说，写好商务文书在肯定程度上能够给大家带来很大的经济利益。 【案例1】 单向沟通的表现 日常工作生活中有许多陷入单向沟通的例子，比方说短信。在一般状况下，无论对方是否想接收短信，只

21、要手机开着他就会收到，并且往往依据他自己当时的心情去诠释短信的内容。而发送人的心情则通常难以得到传递，由此而引发不必要的误会和误会。 (三)学习商务文书写作的关键 商务文书写作的核心内容包括以下几个局部，这些内容也就是本课程的主要构成： 商务文书的写作步骤以及相应的重点; 商务文书的写作技巧; 商务文书写作的留意事项; 商务文书写作应把握的范例。 (四)商务文书写作的特点与要素 1.商务文书写作的特点。提炼出商务文书以下的特点： 简明 正所谓“句中无余字，篇内无赘语”，“简明”是商务文书首要特点。 精确 而所谓“精确”，就是要求商务文书要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“关门闭户掩柴飞”

22、这样的表达一样将同样一个意思重复三次。在意思清晰的前提下，商务文书写作应追求尽量用一段话、一句话甚至是一个词将核心愿思表达出来。 朴实 所谓“朴实”，就是指在商务文书写作中不要去刻意地堆砌辞藻，一代文豪白居易尚且不这样做，我们就更不必在这个方面显示自己的实力和水平了。 庄重 所谓“庄重”，是指在商务文书中对整体风格的把握不要过于诙谐幽默，太多的玩笑会极大地影响文书的严厉性。 标准 商务文书写作在许多方面还具有标准性强的特点，其中标点符号的标准性就尤为重要，但是却往往被大家所无视。 2.商务文书写作的要素 商务文书写作有以下四个要素： 主旨 所谓“主旨”，就是指商务文书的中心思想，即所要表达的意

23、思。就是应当对方看到该商务文书后产生所盼望的感受和行动。在主旨方面，应当遵循“正确、务实、集中、鲜亮”的原则。 材料 好的商务文书不是一蹴而就，需要围绕的主旨来收集许多相关方面的素材。在材料方面，应当遵循“收集要多、选择要严、使用要巧”的原则。 构造 好的商务文书还应当具有良好的构造，否则会导致在不应当铺张笔墨的地方花费许多不必要的时间，而需要去强调的内容则被相应的弱化。在构造方面，可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式。 语言 假如说主旨、材料以及构造构成了商务文书的骨骼，那么在其中行文的语言就是对其进展填充和丰富的血肉。在语言方面，应当做到“风格平直朴实庄重、表达标准精确简练”，最低要求也必需进展拼写检查以保证用词的精确。 【商务写作根底学问】