某购物中心客户档案管理规程.docx

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1、某购物中心客户档案管理规程某购物中心客户档案管理规程之相关制度和职责，营运管理类标准指引制定部门:营运部购物中心客户档案管理规程1.目的为确保资料及租户档案的建立、管理等得到有效地把握,更好、更有效地开展工作,特制订租户档案管理规程。2.范围.营运管理类标准指引制定部门:营运部购物中心客户档案管理规程1.目的为确保资料及租户档案的建立、管理等得到有效地把握,更好、更有效地开展工作,特制订租户档案管理规程。2.范围适用于各项目租户档案建立与管理。3.职责3.1营运部人员负责收集整理租户(客户)存档资料。3.2营运部专人管理档案资料。4.作业内容4.1工作日志的存档工作:工作日志中应包含有当天工作

2、重点、投诉、工程修理跟进状况、突发大事报告等相关内容。4.2对外的发函、通知应依据年度存档。4.3租户档案资料管理4.3.1依据每一个租户设置不同的档案资料盒,租户档案需遵循保密原则,妥当保管,名目清晰、易查。4.3.2租户档案资料应包含以下信息:A、租户基本状况记录表;B、租户消防验收单、租户签订的消防责任书;C、租户装修资料、装修竣工验收记录等各项装修资料;D、非餐饮店铺每季度巡场记录表(餐饮店铺月度巡场记录表)及整改通知;E、餐饮租户油烟管道、四害消杀合同备案及油烟管道清洁实施记录;F、租户的工作联系函;G、其它。4.4租户档案资料由客户服务部或相关业务责任部门保存,未经部门经理同意,任

3、何人不得借阅、查询及复印。经理同意借阅的,借阅人应在借用/借阅记录表上注明借阅人、借阅时间、借阅目的。4.5档案保存4.5.1须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作,保证档案完好无缺,一旦消逝险情,须立刻向部门经理或公司领导报告。4.5.2严禁无关人员参阅档案,非档案管理人员不得干涉档案管理工作。4.5.3档案发生损毁、丢失时,依据损失程度追究有关人员责任。4.6档案借阅4.6.1租户档案资料由客户服务部及相关责任部门保存,未经部门经理同意,任何人不得借阅、查询及复印。经理同意借阅的,借阅人需在借用/借阅记录表上注明借阅人、借阅时间、借阅目的。4.6.2任何人借阅档案原件,原则上不准拆散案卷、折页、

4、摘抄、复制。不准在档案上作记号、涂改、污损。确因工作需摘抄、复制,须经借出部门的负责人同意方可。4.6.3借阅档案者须严守公司机密,绝不行外泄档案内容。由于泄密而给公司造成损失的,公司将追究其有关责任。4.6.4短期使用档案借阅期不得超过3天,长期使用档案借阅期不得超过7天,如确需延期须提前办理续借手续。4.7档案移交4.7.1如档案需向其他部门移交,须经部门负责人批准,并建立档案移交签收表,由经办人签字,以明确责任。4.7.2员工进行部门间调动后,由调入部门文员在员工办理调动手续后一周内向调出部门文员取回调动人员的人事档案,行政人事部建立档案移交签收单,由双方经办人当场签字,以便查询。4.8档案检查4.8.1检查内容:档案是否齐全,档案有无存放错误。4.8.2检查时间:每月自行检查一次。4.9档案销毁需经部门负责人批准并做好记录工作。5.支持性文件6.相关记录2