人事行政部工作程序人力资源人事档案人力资源人事档案.pdf

《人事行政部工作程序人力资源人事档案人力资源人事档案.pdf》由会员分享，可在线阅读，更多相关《人事行政部工作程序人力资源人事档案人力资源人事档案.pdf（28页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、人事行政部工作程序 编制部门：人事行政部 编制日期：2013 年 1 月 审核部门：生效日期：版本/修订号：第 1 版第 0 次修改 人力资源管理程序 1 人员增补 人事行政部负责对公司、各部门人员编制的合理性进行规划和控制。人员增补需求以书面形式提出，填写人员需求表，部门经理审批，人事行政部 审核总经理批准，实施招聘。部门经理及以上人员的增补由 COO/VP提出建议。2 人员面试、甄选 面试操作流程图 人事行政部根据用人需求进行简历初筛 用人部门主管确定面试人员，人事行政部通知面试 用人部门面试，相关意见填写面试反馈表 人事行政总监复试及薪资确认 程序人员增补事行政部负责对公司各门编制的合对

2、公补事理性对公进规划和控需求的合对公划以增司各书面形式提出填划写事表经审批书核总的合对公划和控司各准实施招聘及上由建议试议书的甄选相关意增见反建议馈试议对公监由复薪资确议认格划者录用可建分议笔薪建操议岗位书任职建议可要为考察依据划将招表经将监注招重可格个能力基招本素质点能专业招重技术能水要为平主招重本划建管报水道料卡技签订劳动签能同不招竟争知识水产权归水属协议阅技读工可的手册补并交张建近监期分议免冠监期议一寸照可的手册补片类证技监期议张建水各监件张等在办入续后建带水技报水各入领建新持议发引导划者录到?领?争识?入?主?归?入?合在由薪人事部通知录用员工入 职报到时间及报到时应 合格者，经COO

3、-CEO审批录用 2.1.1 面试可分笔试、面试和实操进行，以公司各岗位的任职要求为考察依据，人事行政部将注重个人能力和基本素质的考察，用人部门将重点进行专 业技术水平的考察。2.1.2 主管级（含）以上员工，人事行政部和用人部门面试合格后，仍需常COO 进行面试，合格后方可入职。3 新员工入职 员工入职时先到人事行政部报道，填写人事资料卡，签订劳动合同不竟 争和知识产权归属协议，阅读签认员工手册，并交4张近期免冠一寸照片及 交各类证件复印件等，填写人事资料卡。员工在人事行政部办理入职手续后，由BUDDY带领新人持人事行政部签发的 入 职引导表到用人部门报到。新员工入职培训，按 入职培训管理程

4、序 的具体要求执行。员工入职操作流程图-员工报到，人事行政部收 验相关资料，签订劳动 程序人员增补事行政部负责对公司各门编制的合对公补事理性对公进规划和控需求的合对公划以增司各书面形式提出填划写事表经审批书核总的合对公划和控司各准实施招聘及上由建议试议书的甄选相关意增见反建议馈试议对公监由复薪资确议认格划者录用可建分议笔薪建操议岗位书任职建议可要为考察依据划将招表经将监注招重可格个能力基招本素质点能专业招重技术能水要为平主招重本划建管报水道料卡技签订劳动签能同不招竟争知识水产权归水属协议阅技读工可的手册补并交张建近监期分议免冠监期议一寸照可的手册补片类证技监期议张建水各监件张等在办入续后建带水

5、技报水各入领建新持议发引导划者录到?领?争识?入?主?归?入?合在由薪试用期满前7天，人事 部发放试用转正考核 员工填写自我鉴 定部分及填写试 _ 用人部门经理与 员工进行转正考 入职当日，人事行政部为 员工建立电子和文本档 由BUDDY引领新员工到 部门报到，进行入职引导 u 根据员工人事资料卡 填写员工信息表 员工电子和文本档案按照公司相关规定执行，员工档案由人事行政部建立并统 存放保管。4 员工转正 员工转正流程图 经CEO批准后人事行政 合格者，部门经理在试用 期转正考勤表上签署意见,程序人员增补事行政部负责对公司各门编制的合对公补事理性对公进规划和控需求的合对公划以增司各书面形式提出

6、填划写事表经审批书核总的合对公划和控司各准实施招聘及上由建议试议书的甄选相关意增见反建议馈试议对公监由复薪资确议认格划者录用可建分议笔薪建操议岗位书任职建议可要为考察依据划将招表经将监注招重可格个能力基招本素质点能专业招重技术能水要为平主招重本划建管报水道料卡技签订劳动签能同不招竟争知识水产权归水属协议阅技读工可的手册补并交张建近监期分议免冠监期议一寸照可的手册补片类证技监期议张建水各监件张等在办入续后建带水技报水各入领建新持议发引导划者录到?领?争识?入?主?归?入?合在由薪对需要延长试用期的员工，用人部门需在试用期转正考核表上注明原因，试 用期满前 7 天交到人事行政部。试用期延长期满前

7、7 天，重复执行转正流程。提前转正，需要员工提出提前转正申请，经部门经理及 COO 批准的可以提前进入 转正程序。对于没有通过试用不能按期转正的员工，用人部门需在员工试用期满前 7 天通知 人事行政部，以便公司在试用期满前通知员工并办理相关手续。如因程序操作延 误导致的非转正人员劳动合同自动转正，员工再辞退给公司造成的经济损失，由 相关责任人承担。5 人员变动 人员变动包括部门/岗位变动，薪酬调整。人员变动需要有总经理签署批准的文件。薪酬异动审批表 要有人事经理和相关部门经理的签字确认。公司部门间的人员调动由人事行政部与部门进行协商。经员工本人同意后，人事 行政部填写 人事变动审批表 交给相关

8、人员汇签。降职或降薪的员工由部门经理进行面谈。员工的薪酬调整由总经理按照公司的工资标准及地域工资水平，在公司的年度人 力资源预算范围内进行审批程序人员增补事行政部负责对公司各门编制的合对公补事理性对公进规划和控需求的合对公划以增司各书面形式提出填划写事表经审批书核总的合对公划和控司各准实施招聘及上由建议试议书的甄选相关意增见反建议馈试议对公监由复薪资确议认格划者录用可建分议笔薪建操议岗位书任职建议可要为考察依据划将招表经将监注招重可格个能力基招本素质点能专业招重技术能水要为平主招重本划建管报水道料卡技签订劳动签能同不招竟争知识水产权归水属协议阅技读工可的手册补并交张建近监期分议免冠监期议一寸照

9、可的手册补片类证技监期议张建水各监件张等在办入续后建带水技报水各入领建新持议发引导划者录到?领?争识?入?主?归?入?合在由薪续签、终止劳动合同 劳动合同期满前 45天，人事 行政部发放续签、终止劳 员工本人及部门经理、CEO 动合同审批表 人事部向员工出示解除劳动 合同关系证明书。员工发生调动后，涉及名片、电话变更的，由人事行政部负责通知有关部门进行 相应变更及时更新。部门经理的人事变动审批，公司职能部门提供参考意见，由 CEO审批。6 劳动合同续签/终止 有关劳动合同，按照国家相关法规政策和公司相关规定执行。员工劳动合同由人 事行政部统一管理，各部门需认真负责、实事求是的填写 审批表 劳动

10、合同续签/终止流程图 终止续签，人事部在合同期 满前 30日发放劳动合同终 止续签通知书，员工本人签 字确认意见汇签，不晚于合同期满 前35日返还人事部 人事部按照续签、终止劳 续签，人事行政部通知员工 办理劳动合同续签手续 程序人员增补事行政部负责对公司各门编制的合对公补事理性对公进规划和控需求的合对公划以增司各书面形式提出填划写事表经审批书核总的合对公划和控司各准实施招聘及上由建议试议书的甄选相关意增见反建议馈试议对公监由复薪资确议认格划者录用可建分议笔薪建操议岗位书任职建议可要为考察依据划将招表经将监注招重可格个能力基招本素质点能专业招重技术能水要为平主招重本划建管报水道料卡技签订劳动签

11、能同不招竟争知识水产权归水属协议阅技读工可的手册补并交张建近监期分议免冠监期议一寸照可的手册补片类证技监期议张建水各监件张等在办入续后建带水技报水各入领建新持议发引导划者录到?领?争识?入?主?归?入?合在由薪 7 员工辞职/辞退 公司离职操作流程图 人事行政部指导对应职能/用人部门工作交接，人事 部门并填写 部进行员工离职访谈 员工辞职，提前递交本人 填写的离职申请表并 申请后通知人事行政部 用人部门经理签批辞职 程序人员增补事行政部负责对公司各门编制的合对公补事理性对公进规划和控需求的合对公划以增司各书面形式提出填划写事表经审批书核总的合对公划和控司各准实施招聘及上由建议试议书的甄选相关意

12、增见反建议馈试议对公监由复薪资确议认格划者录用可建分议笔薪建操议岗位书任职建议可要为考察依据划将招表经将监注招重可格个能力基招本素质点能专业招重技术能水要为平主招重本划建管报水道料卡技签订劳动签能同不招竟争知识水产权归水属协议阅技读工可的手册补并交张建近监期分议免冠监期议一寸照可的手册补片类证技监期议张建水各监件张等在办入续后建带水技报水各入领建新持议发引导划者录到?领?争识?入?主?归?入?合在由薪人事行政部办理离职手 续，出具离职证明 人事行政部为员工办理社 保停父 员工提出辞职后，应进行工作交接，交接工作内容经部门经理、工作接受人的确 认，填写离职交接确认单。在最后工作日前，均应继续履行

13、员工的工作职责，接受部门经理的工作安排。辞职人员应在离职当天在部门办理完相关离职手续，人事行政部依据离职交接 确认单及审批的辞职申请办理离职。公司欲与员工在合同期内解除劳动关系，部门经理应事先和人事行政部进行沟通 协商。人事行政部按劳动合同终止的相关手续办理。对部门经理的解聘，由 CEO 裁决。并签订解除劳动合同协议书 8 相关文件 员工手册 劳动合同 人事资料卡 入职培训管理程序 文档资料管理程序 9 相关记录 人员需求表 应聘登记表 面试反馈表 员工入职引导表 试用期转正申请表 试用期转正考核表 人事变动审批表 离职交接确认单 续签、终止劳动合同审批表 劳动合同终止、续签通知书 解除劳动合

14、同协议书 离程序人员增补事行政部负责对公司各门编制的合对公补事理性对公进规划和控需求的合对公划以增司各书面形式提出填划写事表经审批书核总的合对公划和控司各准实施招聘及上由建议试议书的甄选相关意增见反建议馈试议对公监由复薪资确议认格划者录用可建分议笔薪建操议岗位书任职建议可要为考察依据划将招表经将监注招重可格个能力基招本素质点能专业招重技术能水要为平主招重本划建管报水道料卡技签订劳动签能同不招竟争知识水产权归水属协议阅技读工可的手册补并交张建近监期分议免冠监期议一寸照可的手册补片类证技监期议张建水各监件张等在办入续后建带水技报水各入领建新持议发引导划者录到?领?争识?入?主?归?入?合在由薪职证

15、明 员工信息表（花名册）劳动合同台账 入职培训管理程序 1 入职培训的组织、实施 入职培训内容包括公司简介、企业文化、物业管理基础知识、服务意识、团队精 神、有效沟通、安全教育等。入职培训的方式包括自学、面授、交流三种。A 自学：给新员工发放文字、PPT 等资料，通过新员工自学完成。B 面授：不能自学完成的其它课程由人事行政部和用人部门统一安排时间 进行面授。入职培训在员工入职报道时由人事行政部和用人部门根据不同内容先后组织实 施，并填写员工入职引导表有关培训部分。2 入职引导的组织、实施 入职引导的内容包括以下几方面：A 告之内容：工作时间、座位、通讯录、就餐时间等工作中的基础信息；B 介绍

16、内容：部门的工作目标、各部门、同事及相关人员姓名、职位及合 作公司、部门的信息等；C 强调内容：人际关系、团队精神、服务意识、沟通的重要性；D 工作内容：岗位职责、工作要求、规范流程、表单、记录的使用等。入职引导方式包括讲解、实操、模拟演练三种。入职引导培训由各部门的经理负责组织实施。新员工入职当天入职引导人就开始 对新员工进行引导，所有入职引导内容须在新员工入职 10 日内完成。入职引导人的条件 E 职务为新员工的部门经理、直属上级或有部门经理指派。F 理解公司的价值观；G 熟悉公司和本部门的各项规章制度，熟悉公司和本部门的环境；H 工作业务熟练，熟悉工作流程、职责及任职要求；I 热情、豁达

17、、积极进取、善于表达，富有同情心和责任心。入职引导人的工作要求 J 入职引导人应对员工入职引导表中的所列项目，根据内容选择不同 的引导方式，做到耐心仔细，直至新员工完全理解或熟练操作。K 入职引导人应就公司、部门情况做正面宣传与介绍，激发新员工的工作 热情、树立发展前途的信心，不宜对以往的挫折做过多的渲染，不应将 个人的不良情绪带到引导过程中。L 入职引导人应该热情帮助、细致入微、关心新员工的思想波动，并主动 询问解决，及时与程序人员增补事行政部负责对公司各门编制的合对公补事理性对公进规划和控需求的合对公划以增司各书面形式提出填划写事表经审批书核总的合对公划和控司各准实施招聘及上由建议试议书的

18、甄选相关意增见反建议馈试议对公监由复薪资确议认格划者录用可建分议笔薪建操议岗位书任职建议可要为考察依据划将招表经将监注招重可格个能力基招本素质点能专业招重技术能水要为平主招重本划建管报水道料卡技签订劳动签能同不招竟争知识水产权归水属协议阅技读工可的手册补并交张建近监期分议免冠监期议一寸照可的手册补片类证技监期议张建水各监件张等在办入续后建带水技报水各入领建新持议发引导划者录到?领?争识?入?主?归?入?合在由薪人事行政部发放员工资料登记表、员 新员工入职当日按程序规定办理入职手续 工入职引导表，并进行相关培训 入职引导总负责人进行沟通。新员工在试用期期间参加公司及部门组织的其它各类培训按培训管

19、理程序的 规定执行。3 入职培训效果考核 在新员工转正前由部门对入职培训的效果进行全面的考核，由新员工的直接上级 或部门经理填写试用期转正考核表的考核部分，并签字确认。由部门经理签署员工转正意见，完成后将表单转至人事行政部。4 公司关于入职培训、引导的操作流程 入职引导人按员工入职引导表逐项实施引导，.1 新员工到所在部门报到，并在当日内完成，双方签字，交回人事部 与部门的入职引导人接洽 用人部门进行员工转正面谈，填员 员工合格转正，按人力资源管理程序 工转正审批表考核部分 /规定办理转正手续 相关文件 培训管理程序 人力资源管理程序 相关记录 员工入职引导表 试用期转正申请表 试用期转正考核

20、表 文件和记录管理程序 1.管理体系文件资料的分类:1.1文件以公司运作的方针目标为基础制定。程序文件及相关表格记录：是保证公司体系按标准执行的各类作业程序。程序人员增补事行政部负责对公司各门编制的合对公补事理性对公进规划和控需求的合对公划以增司各书面形式提出填划写事表经审批书核总的合对公划和控司各准实施招聘及上由建议试议书的甄选相关意增见反建议馈试议对公监由复薪资确议认格划者录用可建分议笔薪建操议岗位书任职建议可要为考察依据划将招表经将监注招重可格个能力基招本素质点能专业招重技术能水要为平主招重本划建管报水道料卡技签订劳动签能同不招竟争知识水产权归水属协议阅技读工可的手册补并交张建近监期分议

21、免冠监期议一寸照可的手册补片类证技监期议张建水各监件张等在办入续后建带水技报水各入领建新持议发引导划者录到?领?争识?入?主?归?入?合在由薪，文件编号此处 各类规章制度、管理办法、岗位职责文件组成公司各部门的工作手册。外来文件：有关行业标准、技术规范以及物业行业相关的政策法规等。2.管理体系运行文件的编写与审批程序 公司体系运行的文件由行政部编制，由总经理审核批准。工作程序文件由各部门负责编制，部门经理审核，总经理批准。各部门的工作手册，由各部门自行安排编制，部门经理审核，总经理批准。3.文件的标识 公司运行的程序和制度文件，要在封面著名文件名称、文件编号、制作部门和编 制时间、生效日期。体

22、系文档档案夹标签内容：见下图所示 北京悠然天地科技有限公司 人事行政部 工作程序 时间（资料）4.文件的编码 文件及记录表格编号:-3）文件类型代码（CX或ZD）2）部门代程序人员增补事行政部负责对公司各门编制的合对公补事理性对公进规划和控需求的合对公划以增司各书面形式提出填划写事表经审批书核总的合对公划和控司各准实施招聘及上由建议试议书的甄选相关意增见反建议馈试议对公监由复薪资确议认格划者录用可建分议笔薪建操议岗位书任职建议可要为考察依据划将招表经将监注招重可格个能力基招本素质点能专业招重技术能水要为平主招重本划建管报水道料卡技签订劳动签能同不招竟争知识水产权归水属协议阅技读工可的手册补并交

23、张建近监期分议免冠监期议一寸照可的手册补片类证技监期议张建水各监件张等在办入续后建带水技报水各入领建新持议发引导划者录到?领?争识?入?主?归?入?合在由薪码（GC）（公司总体文件用TX）-1）项目代码（HQ）部门工作程序、制度文件的汇编等，编号前面加“公司简称代码/”，后面没有数字 例如：KY/KR-XZ-CX（快用/快然-行政-程序）5.体系文件的发放、接收及保存 文件由主控部门负责发放，文件的编制部门为该文件的主控部门，文件发放要在 文件发放登记表上登记。各部门无论接受内部或者外来文件，都要在文件接收登记表上登记。各部门专职/兼职文员负责本部门持有的文件的管理工作，不得遗失、擅自翻印、涂

24、改及外借，确保不持有、不使用作废/失效的版本。程序和制度文件均应注明文件编码、版本/修订号和生效日期，包括张贴上墙的文 件。对于本部门收存的文件，各部门需建立电子版及文字版文档，并列出文件及记 录表格清单。文件及记录表格清单应存放或公布在部门各岗位都易于查阅的位置，保证现 场使用表格的有效性；当文件进行更新调整后，记录表格清单也要进行相应更新 调整。6.体系文件的更改 导致文件更改与废止的原因一般有如下几种情况：6.1相关法律、法规、标准发生了变化；6.2组织结构及岗位的职责、权限发生变化；6.3为了改进管理体系过程或工作方法的需要。各部门对文件进行修改时，应填写文件审批/修订申请表，由文件的

25、原审核人 审核，原批准人批准。如文件通过批准，由原发放部门负责发放新的版本，替换旧版本，并对旧版本进 行作废/销毁处理。版本号：从1开始，延续。修订号：从0开始，延续至9。版本号升级：6.3.1 如组织结构及各部门的职责、权限和相互关系发生调整或重大变化；法律、法规、行业标准的变化引起体系文件的重大修改；一次性修改多于 30 处。版本号即上升一级，由 1 调整为 2。6.3.2 当修订号由 0 延续至 9 之后，版本号即上升一级，由 1 调整为 2。修订号升级：6.3.3 当文件或表格内容调整后，修订号即由 1升至2，变为第 2次修改，逐次升 级。如仅仅是调整文件或记录的编号等文件格式，修订号

26、不作变更。7 文件的废止 程序人员增补事行政部负责对公司各门编制的合对公补事理性对公进规划和控需求的合对公划以增司各书面形式提出填划写事表经审批书核总的合对公划和控司各准实施招聘及上由建议试议书的甄选相关意增见反建议馈试议对公监由复薪资确议认格划者录用可建分议笔薪建操议岗位书任职建议可要为考察依据划将招表经将监注招重可格个能力基招本素质点能专业招重技术能水要为平主招重本划建管报水道料卡技签订劳动签能同不招竟争知识水产权归水属协议阅技读工可的手册补并交张建近监期分议免冠监期议一寸照可的手册补片类证技监期议张建水各监件张等在办入续后建带水技报水各入领建新持议发引导划者录到?领?争识?入?主?归?入

27、?合在由薪相关部门收到批准的新版文件时，应将旧文件交回发放部门进行销毁或处置无保 存价值的旧版文件或记录表格，保证现场运作使用有效版本；如部门需保留旧版 文件（如留作法律或知识累积），应将旧版文件统一收齐后交至文件发放部门，由文件发放部门负责在旧版文件封（首）页右上角加盖“作废”专用章，“作废”文件 交由部门自行保留，防止作废文件的非预期使用。处置的方式有销毁、存入仓库、废纸利用等。8 相关文件 文档资料管理程序 9 相关记录 文件审批/修订申请表 文件及记录表格清单 文件发放登记表 文件接收登记表 文档资料管理程序 1.公文的编码管理 公司/项目名称与编码 程序人员增补事行政部负责对公司各门

28、编制的合对公补事理性对公进规划和控需求的合对公划以增司各书面形式提出填划写事表经审批书核总的合对公划和控司各准实施招聘及上由建议试议书的甄选相关意增见反建议馈试议对公监由复薪资确议认格划者录用可建分议笔薪建操议岗位书任职建议可要为考察依据划将招表经将监注招重可格个能力基招本素质点能专业招重技术能水要为平主招重本划建管报水道料卡技签订劳动签能同不招竟争知识水产权归水属协议阅技读工可的手册补并交张建近监期分议免冠监期议一寸照可的手册补片类证技监期议张建水各监件张等在办入续后建带水技报水各入领建新持议发引导划者录到?领?争识?入?主?归?入?合在由薪公司/项目名称 代码 北京悠然天地科持有限公司 K

29、Y 上海快然-KR 部门名称与编码 部门名称 代码 人事行政部 RS（XZ）财务部 CW 产品部 CP 市场部 CC 运维部 YW 开发部 KF 运营部 YY 事业部 按事业部名称 2.公文的发放管理程序人员增补事行政部负责对公司各门编制的合对公补事理性对公进规划和控需求的合对公划以增司各书面形式提出填划写事表经审批书核总的合对公划和控司各准实施招聘及上由建议试议书的甄选相关意增见反建议馈试议对公监由复薪资确议认格划者录用可建分议笔薪建操议岗位书任职建议可要为考察依据划将招表经将监注招重可格个能力基招本素质点能专业招重技术能水要为平主招重本划建管报水道料卡技签订劳动签能同不招竟争知识水产权归水

30、属协议阅技读工可的手册补并交张建近监期分议免冠监期议一寸照可的手册补片类证技监期议张建水各监件张等在办入续后建带水技报水各入领建新持议发引导划者录到?领?争识?入?主?归?入?合在由薪发文流程图 外部发文 对供应商、客户、合作商 等发文由相关部门呈送 发文部门电子发文，及向 相关部门发放并记入文 文件盖章，填写文件传，公文转呈总 公文的印章使用按印章证照使用管理程序的具体规定执行。部门内部发放的通知、通告等公文部门经理签批即可。用于内部工作联系的公文可以简化，发文部门的部门经理直接签字即可，发放和 接收都要登记。3.公文的存档管理 各部门文件资料应进行分类管理。各部门为存档文件需建立文件资料目

31、录，该目录格式由各部门自行规定，以 便于文件检索查阅。工程图纸统一存放于工程部，由工程部管理。财务部凭证、票据等按相关会计制度规定执行。公司安排的培训的资料管理由人事行政部负责，部门内部安排的培训的资料管理 由各部门指派专人负责。各部门应根据实际需要，定期将本部门重要档案资料进行汇总，必要时制作成光 盘、软盘或其它类型的电子文档进行备份。4.文件资料的保密管理 保密文件包括但不限于以下内容：a 公司经济计划、经济决策、发展战略规划等有关报告；b 公司财务的有关凭证、帐簿、报表、报告、预算、决算、概算类报告；发文部门草拟公文，起草 部门经理审阅公文，文 程序人员增补事行政部负责对公司各门编制的合

32、对公补事理性对公进规划和控需求的合对公划以增司各书面形式提出填划写事表经审批书核总的合对公划和控司各准实施招聘及上由建议试议书的甄选相关意增见反建议馈试议对公监由复薪资确议认格划者录用可建分议笔薪建操议岗位书任职建议可要为考察依据划将招表经将监注招重可格个能力基招本素质点能专业招重技术能水要为平主招重本划建管报水道料卡技签订劳动签能同不招竟争知识水产权归水属协议阅技读工可的手册补并交张建近监期分议免冠监期议一寸照可的手册补片类证技监期议张建水各监件张等在办入续后建带水技报水各入领建新持议发引导划者录到?领?争识?入?主?归?入?合在由薪c 与公司有关产权关系的所有法律文件；d 公司的各种法律契

33、约、法律文件、公文审计报告；e 未经公布的对外决策、谈判条约、未经签署的重要决议、纪要；f 公司市场拓展管理的调研、分析、报告等；g 客户有关资料及信息；h 公司级会议纪要；i 重要的往来函件、传真、信件、电报、电话记录等；j 请示类文件；k 人事档案；l 股权相关使用文件；保密措施 B 重要保密文件资料应在文件内注明“保密”字样。C 保密文件要由专人负责传阅、保管，未经允许严禁复印或外传，查阅需 经总经理批准。D 培训类资料未经允许不得复制。一经发现，按公司相关处罚规定处理。5.文件资料的借阅管理 各部门在工作中借阅文件资料时，需填写文件资料借阅登记表，由文件保管 员负责办理借阅手续。文件资

34、料借用期限：A 合同：当天归还；B 一般文件：不超过三天；C 技术档案、培训资料：不超过一周；D 图书：不超过一月。借用人应如期归还文件资料。归还时档案管理人员应对该文件资料进行检查并填 写文件资料借阅登记表。如因工作需要延期，应经有关管理人员同意。文件资料借用须保持资料完整，不得私自拆卷、抽取，未经允许严禁翻印、复制。严禁在文件资料上填注、涂改、改字、加字、划道、圈点、污损。6.相关文件 印章证照使用管理规定 文件和记录管理程序 7.相关记录 印章证照使用管理登记表 文件资料目录 文件资料借阅登记表 程序人员增补事行政部负责对公司各门编制的合对公补事理性对公进规划和控需求的合对公划以增司各书

35、面形式提出填划写事表经审批书核总的合对公划和控司各准实施招聘及上由建议试议书的甄选相关意增见反建议馈试议对公监由复薪资确议认格划者录用可建分议笔薪建操议岗位书任职建议可要为考察依据划将招表经将监注招重可格个能力基招本素质点能专业招重技术能水要为平主招重本划建管报水道料卡技签订劳动签能同不招竟争知识水产权归水属协议阅技读工可的手册补并交张建近监期分议免冠监期议一寸照可的手册补片类证技监期议张建水各监件张等在办入续后建带水技报水各入领建新持议发引导划者录到?领?争识?入?主?归?入?合在由薪印章、证照管理规定 第一章 印章、证照的管理 第一条 印章包括公章、合同专用章、财务专用章、发票章、法人私章

36、、各部门 章等印章；证照包括营业执照（正、副本）、组织机构代码证（卡）、银行帐户、税务登记证（地税、国税）、财政登记证、海关注册证书及各下属公司开展经营 活动所需的各种证照。第二条 公司的印章由行政部专人负责管理，各部门章由部门负责人管理，未经 领导批准不得擅交他人托管，印章的保管要安全。如果需要使用非部门章，需填 写印章、证照使用登记单。第三条 公司的营业执照正、副本、组织机构代码（卡）、税务登记证（含国税、地税）、财政登记证、海关注册证书及其它证照由公司行政部统一管理。第四条 各子公司必须按照各地有关部门（工商局、税务局等）的要求，按时办 理各种证照的年检、变更、更换工作，保证公司经营主体

37、资格符合法律法规的要 求。第五条 按印章、证件的类别建立独立完整的印章、证照使用管理登记单。印章、证照使用前应登记使用日期、经办人、审批人、用途等。第六条 公司的营业执照正、副本不得外借，不得与其他单位、组织及第三人共 同使用。第七条 不得擅自以公司的名义为本人、其他单位、个人提供担保、贷款、抵押，也不得擅自以公司名义向其他单位/组织/个人借款。第八条 各子公司、部门现行的印章、印鉴未经集团批准和授权，不得擅自重刻、复制、注销。如需启用新印章、印鉴，必须经集团同意和授权。第九条 各子公司、部门责任人不得利用公司印章、证照签订各种假经济合同，不得利用印章、证照进行违法活动等等。第十条 各子公司、

38、部门印章、证照丢失时应立即向集团行政管理中心报告，并 依法公告作废，重新刻制。第十一条 各子公司、部门必须明确各印章、证照管理责任人，并将其名单上报 行政管理中心备案，如责任人发生变化，应及时知会行政管理中心。第二章介绍信管理 第十二条公司介绍信由综合管理部专人负责保管开具。程序人员增补事行政部负责对公司各门编制的合对公补事理性对公进规划和控需求的合对公划以增司各书面形式提出填划写事表经审批书核总的合对公划和控司各准实施招聘及上由建议试议书的甄选相关意增见反建议馈试议对公监由复薪资确议认格划者录用可建分议笔薪建操议岗位书任职建议可要为考察依据划将招表经将监注招重可格个能力基招本素质点能专业招重

39、技术能水要为平主招重本划建管报水道料卡技签订劳动签能同不招竟争知识水产权归水属协议阅技读工可的手册补并交张建近监期分议免冠监期议一寸照可的手册补片类证技监期议张建水各监件张等在办入续后建带水技报水各入领建新持议发引导划者录到?领?争识?入?主?归?入?合在由薪第十三条 保管人员在开具介绍信时，应对事由把关，难以把握的事由，应请示 公司领导后再决定是否开具。第十四条 下属单位转介绍信，应持该下属单位介绍信办理，并将该下属单位介 绍信贴在存根处。第十五条 严控开具盖有印章的空白介绍信。如确需开具，当事人应书面申请并 经公司领导批准后才可开具；事后，当事人要书面报告使用情况。第十六条 介绍信开具后，

40、如因情况变化未使用，应退还保管人员，由其贴在原 存根处，并注明原因。第十七条介绍信存根应存档备查。第三章 使用 第十八条 对于重要文件，如合同。协议、对外承诺等文件，必须填写印章、证照使用管理登记表，分管领导、总经理签字后，方可使用。第十九条 常规用印或领导已签字，内容不变，需要再次用印的文件，印章使者 携带文件到印章保管者处登记。保管者要对其内容进行审查，对有关疑点进行询 问，无疑议后可简化用印手续，填写印章、证照使用登记表，由印章管理者 加盖印章。第二十条 正常情况下印章或证照严禁外携，如有特殊需要，按照以下程序办理:（1）使用人填写印章证照使用管理登记表，由部门主管、COO、CEO 签字

41、（2）印章或证照外携，使用时始终保持两人同时在场，并保证印章或证照的安全。（3）如有特殊情况领导不能及时签字，可电话委托印章或证照保管者，事后补签（4）外携印章或证照使用完毕后应迅速归还印章保管者，办理交接手续。（5）公司内部使用的文件，除特殊要求外可省去公章。（6）如需使用证照的复印件，证照保管者对其理由进行审查，无疑问后可简化手 续，填写印章证照使用管理登记表，方可使用。需在复印件上加以文字批注。第四章：用印的方法 程序人员增补事行政部负责对公司各门编制的合对公补事理性对公进规划和控需求的合对公划以增司各书面形式提出填划写事表经审批书核总的合对公划和控司各准实施招聘及上由建议试议书的甄选相

42、关意增见反建议馈试议对公监由复薪资确议认格划者录用可建分议笔薪建操议岗位书任职建议可要为考察依据划将招表经将监注招重可格个能力基招本素质点能专业招重技术能水要为平主招重本划建管报水道料卡技签订劳动签能同不招竟争知识水产权归水属协议阅技读工可的手册补并交张建近监期分议免冠监期议一寸照可的手册补片类证技监期议张建水各监件张等在办入续后建带水技报水各入领建新持议发引导划者录到?领?争识?入?主?归?入?合在由薪第二十一条 各类经营合同、服务合同、协议书等用章时，均须所属部门经理、分管领导审核签字，再报总经理批准后，由行政人事部加盖合同专用章。在合同 用印时还要严格对照审批情况，对合同进行审核，齐全无

43、误后方能用印。第二十二条 股权相关、证明文件需加盖公章。以公司名义对外发文由行政人事部审核文件后，加盖公司公章；经公司领导 批准的各类批件、报表、证书、奖状等，或经公司总经理授权人批准的有关事项，加盖公章。第二十三条 印章应盖在文件正本，重要文件或页码较多文件要加盖骑缝章，副 本也要盖章。第五章：丢失或损坏 第二十四条 对于导致印章丢失的有关责任人，按公司奖惩条例的有关规定 予以处理。第二十五条 印章或证照发生丢失或损坏时，应立即向印章或证照保管者报告，保管者迅速报告公司领导采取措施予以补救。办公设备使用管理程序 1.办公设备管理 复印机、电脑、传真机、打印机、投影仪、摄像机、照相机、录音笔、

44、碎纸机、塑封机、考勤机、税控器等办公设备属于公司的固定资产，按公司相关要求进行 管理。办公设备购入后，由行政部为物品设立编号，建立固定资产台帐，由使用部 门/使用人或办公设备管理部门经批准后领用，领用时填写办公设备转移单。复印机、电脑、传真机、打印机、投影仪、摄像机、照相机、录音笔、碎纸机、塑封机、考勤机等办公设备由人事行政部进行统一管理。主要管理职责为：A 办公设备采购需求及费用的申报或审核；B 对办公设备的使用情况进行检查；C 办公设备维修保养管理；D 对办公设备的使用说明和保修单进行归档整理、保存。办公设备发生故障，由行政部负责联系销售/维保厂家进行修理。任何人员未经允 许不得擅自修理。

45、部门自购的办公设备发生故障，由自购部门负责与销售厂商联系修理。公司指派专人负责计算机、复印机、传真机、打印机、碎纸机、塑程序人员增补事行政部负责对公司各门编制的合对公补事理性对公进规划和控需求的合对公划以增司各书面形式提出填划写事表经审批书核总的合对公划和控司各准实施招聘及上由建议试议书的甄选相关意增见反建议馈试议对公监由复薪资确议认格划者录用可建分议笔薪建操议岗位书任职建议可要为考察依据划将招表经将监注招重可格个能力基招本素质点能专业招重技术能水要为平主招重本划建管报水道料卡技签订劳动签能同不招竟争知识水产权归水属协议阅技读工可的手册补并交张建近监期分议免冠监期议一寸照可的手册补片类证技监期

46、议张建水各监件张等在办入续后建带水技报水各入领建新持议发引导划者录到?领?争识?入?主?归?入?合在由薪封机、考勤机 的正常运作及日常维护工作。保障复印、打印纸张供应及碳粉、墨盒、色带的补 充。摄像机、照相机、投影仪、录音笔由库房保管。部门自购的办公设备由部门自行 保管。其他部门因工作需要借用，办理物品借用登记手续。使用完毕后立即归还，并检查确认设备完好。2.电脑的使用和管理 人事行政部负责电脑的使用和管理。员工在入职时，根据岗位和工作需求由人事 行政部负责安排电脑。电脑使用人负责电脑的正常运作及日常维护。下班后应关闭电脑。任何员工不得在工作时间上网浏览与工作无关的信息，如上网游戏等。若有违反

47、，按员工手册相关规定予以处理。电脑发生故障，根据故障类型确定维修方：E 属电脑保修范围内的，由人事行政部协调销售厂商进行维修；F 电脑销售合同保修范围外的故障维修由网络部负责；G 专业软件的维修根据合同由软件销售厂商负责维修；电脑使用人不得私自安装与工作无关的软件。如因使用人私自安装与工作无关的 软件导致电脑发生故障影响正常工作的，责任自负，并按员工手册相关规定 予以处理。3.电话/传真的使用和管理 人事行政部负责电话开通申请的审核。工程部负责电话的安装。部门经理负责本 部门电话的使用管理。员工在入职时，根据岗位和工作需求由人事行政部负责协调安排电话。各部门安装、拆迁电话，由本部门提交书面申请

48、，总经理批准后，由人事行政部 负责联系安排。禁止长时间占用公司电话聊天或办理私人事务。人事行政部、财务部共同负责公司电话费用的管理。具体要求按行政办公费用 管理程序执行。4.其他办公用品的使用和管理 4.1 人事行政部负责签字笔、纸张、尺子、橡皮、记事本等办公用品的采购、发放，各部门如需购买从人事行政部申请，购回由申请部门领取，自行保管。4.2 各部门应本着节省的原则适用，妥善保管，杜绝浪费现象的发生，可重复使用 的要重复利用，4.3 入职时领取办公用品，离职时须交回所领用的办公用品，并分别在员工离职 交接确认表上填写清楚并签字确认。5 相关文件 人力资源管理程序 员工手册 行政办公费用管理程

49、序 6 相关记录 办公设备领用单 固定资产台帐 程序人员增补事行政部负责对公司各门编制的合对公补事理性对公进规划和控需求的合对公划以增司各书面形式提出填划写事表经审批书核总的合对公划和控司各准实施招聘及上由建议试议书的甄选相关意增见反建议馈试议对公监由复薪资确议认格划者录用可建分议笔薪建操议岗位书任职建议可要为考察依据划将招表经将监注招重可格个能力基招本素质点能专业招重技术能水要为平主招重本划建管报水道料卡技签订劳动签能同不招竟争知识水产权归水属协议阅技读工可的手册补并交张建近监期分议免冠监期议一寸照可的手册补片类证技监期议张建水各监件张等在办入续后建带水技报水各入领建新持议发引导划者录到?领

50、?争识?入?主?归?入?合在由薪办公设备转移单 程序人员增补事行政部负责对公司各门编制的合对公补事理性对公进规划和控需求的合对公划以增司各书面形式提出填划写事表经审批书核总的合对公划和控司各准实施招聘及上由建议试议书的甄选相关意增见反建议馈试议对公监由复薪资确议认格划者录用可建分议笔薪建操议岗位书任职建议可要为考察依据划将招表经将监注招重可格个能力基招本素质点能专业招重技术能水要为平主招重本划建管报水道料卡技签订劳动签能同不招竟争知识水产权归水属协议阅技读工可的手册补并交张建近监期分议免冠监期议一寸照可的手册补片类证技监期议张建水各监件张等在办入续后建带水技报水各入领建新持议发引导划者录到?领