学校参观接待方案办公文档工作总结 办公文档工作总结 .pdf

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1、时间：20 xx年4月27日下午3:30前 参与接待工作人员：中层副职以上校级领导 要求：1.全体教师穿好校服，戴好校徽；2.准时在规定地点迎候，注意礼节、热情。3.事先熟悉学校网站“校史钩沉”中的相关学校知识，以便回答或解释。参观路线:建功中学、稽山中学参观后到我校。我校路线为：学校正门一一元培广场一一校史室一一宗羲楼大厅一一大会议室（看专题 片）一一建功楼一一名人苑一一学术报告厅一一参观校园各处一一正门上车离校 分工及安排：一、周五傍晚放学前必须落实好的工作 1.卫生:全校进行一次彻底的大扫除，及时检查，及时整改。做到窗明儿净,桌椅排放整齐，全部专用教室重点检查，专用教室和办公室窗帘全部拉

2、开。一楼 各室包括办公室卫生尤其重要。（负责:施渭妃、何建强）注:学术报告厅的凳子、消防箱玻璃、办公室去向牌的检查及修理。（负责：张国祥）2.音响:大会议室音响效果测试，准备好学校电视专题片。（负责:王天育）3.资料:大会议室每个座位上放好一份新制作的学校介绍和名校的品牌的折 册和一份小瓶的矿泉水。（负责:沈爱娟）4.环境布置：横幅:热烈欢迎参加全国现代学校文化建设与学校创新发展论坛的代表（负 责:金书记）大厅图书:各楼层图书柜全部摆放好新图书。（负责汶I蕾）书画展示厅:检查整理好书画作品，以前展示过的石头上的作品也一起摆放 好，落实好场地卫生。（负责:商利英、陈骏）注:乒乓球台擦干净摆放好，

3、球网也安装好。（负责:张国祥）二、周日迎接地点及人员 1校门口：方校长、金书记；2.宗羲楼:大厅:安彩娣;东楼梯:任炜瑾 3.建功楼：中间通道:施渭妃马林英 4.文澜楼:东楼梯:商利英；5.名人苑碑询：安彩娣潘逸芳 6.洪绶楼:一楼:沈爱娟 7.播放专题片：王天育 8.全程摄影:陶荣华 9.两学生弹钢琴:安彩娣 近日，我学院的合作校一英国B大学将派出以校长为首的15人代表团对我 学院的办学条件、办学水平进行全面考察并洽谈相关合作事宜。为了确保接待工 作的顺利进行，现制订接待方案如下：一、接待目的:本次B大学来访对我学院建设多科性、教学研究型的大学有 重要的意义。因此，各相关人员应充分展示我院办

4、学条件及学科建设、教学和科 研水平，并以务实、精炼、高效、有序的工作作风展现我院优良校风，给英国B 大学的代表团留下良好印象。二、接待宗旨：秉承“以人为本”的原则，热情，主动，周到，细致，谨慎,高效，安全，确保各项接待任务圆满完成。三、接待规格:建议采用对等规格。注：由于B大学代表团以校长为首，建议主陪人员为我学院的张院长和党委 书记金书记。四、考察时间：20 xx年12月20 0 20 xx年12月22日 五、相关接待部门和具体接待事项如下：（一）、组织结构：总负责人：高叶（院办公室主任）成员：贺华（教导处主任）注意礼节热情事先熟悉学校网站校史钩沉中的相关学校知识以便回答或解释参观路线建功中

5、学稽山中学参观后到我校我校路线为学校正门一一元培广场一一校史室一一宗羲楼大厅一一大会议室看专题片一一建功楼一一名人苑一一学底的大扫除及时检查及时整改做到窗明儿净桌椅排放整齐全部专用教室重点检查专用教室和办公室窗帘全部拉开一楼各室包括办公室卫生尤其重要负责施渭妃何建强注学术报告厅的凳子消防箱玻璃办公室去向牌的检查及修理负责张校介绍和名校的品牌的折册和一份小瓶的矿泉水负责沈爱娟环境布置横幅热烈欢迎参加全国现代学校文化建设与学校创新发展论坛的代表负责金书记大厅图书各楼层图书柜全部摆放好新图书负责汶蕾书画展示厅检查整理好书画作品金坤（人事部主任）苏秦（财务处主任）宇静（宣传部主任）常姗（医务室主任）（

6、二）、安排食宿 1、负责人:金坤 主要职责:负责考察团入住金宝莱商务酒店食宿接待丄作；负责指挥、协调、安排考察团考察期间各个时间段就餐、休息等事宜。2、预定餐饮 注:食品供应，既要照顾外宾的饮食习惯，乂要体现中国特色，品种齐全,营养丰富；食品要安全、卫生，同时要在食品旁标明过墩源。3、预定住宿 注:住宿房间已安排好，考察团成员可根据自身需求内部调整接待人员 要做好成员信息登记工作。4、考察团成员信息登记表（三）、接机及送机工作组 1、负责人:宁静 主要职责：负责联系考察团的接机、送机及其他事务；工作人员：记者1人（宣传部指派），负责摄像、照相事宜；接待人员5名（可指派学生），负责生活等 相关事

7、务工作；翻译员5名（可指派学生），负责随行翻译。2、准备工作（1）准备:20 xx年12月19日前往机场实地考察。办理好相关手续，开放 贵宾通道等相关事宜；设置临时接待点，备好接机标语及横幅等。3、主要工作内容 注意礼节热情事先熟悉学校网站校史钩沉中的相关学校知识以便回答或解释参观路线建功中学稽山中学参观后到我校我校路线为学校正门一一元培广场一一校史室一一宗羲楼大厅一一大会议室看专题片一一建功楼一一名人苑一一学底的大扫除及时检查及时整改做到窗明儿净桌椅排放整齐全部专用教室重点检查专用教室和办公室窗帘全部拉开一楼各室包括办公室卫生尤其重要负责施渭妃何建强注学术报告厅的凳子消防箱玻璃办公室去向牌的

8、检查及修理负责张校介绍和名校的品牌的折册和一份小瓶的矿泉水负责沈爱娟环境布置横幅热烈欢迎参加全国现代学校文化建设与学校创新发展论坛的代表负责金书记大厅图书各楼层图书柜全部摆放好新图书负责汶蕾书画展示厅检查整理好书画作品(1)具体负责接机、送机等相关工作。(2)物品配备:照相机一部、空调大巴一台、矿泉水，风油精，遮阳伞，纸巾 等若干。(3)接机：就位。12月20日上午工作组成员到达机场。接人。考察团由接待人员确认后，接机负责人宇静先自我介绍，接过行李 交工作人员。(4)照相。由随行记者对考察团人员进行机场拍照，摄像。(5)送往酒店。送考察团人员前往下榻酒店办理入住手续。(6)照片传回。照相结束后

9、，笫一时间内把照片传回宣传部。(7)报告。在把考察人员送到酒店后，将相关接待信息电话汇报院办公室。4、送机:在机场设接待站，按照相关程序负责安全的送机服务。(四)、医务组 1、负责人:常姗 医生:牛宇、韩静 主要职责：负责医疗服务工作，二十四小时轮流值班，专家外出时随行服务,着装整洁，佩带工作证，态度主动、热情、和蔼。2、药品准备:速效救心丸，感冒药，健胃消食片，晕车药，风油精，创可贴,消毒水等。(五)、考察团会务工作安排(六)、考察后续工作 1、宣传组对此次B大学的考察之行的跟踪报道进行总结、整理，并写成报 告;2、财务组将此次接待的预算做成表格，送往财务处审核;（七）、应急预案 1、车辆:

10、为防止轿车或大巴在半路上抛锚或者出故障，人事部应提前安排校 车及司机，以备不时之需；注意礼节热情事先熟悉学校网站校史钩沉中的相关学校知识以便回答或解释参观路线建功中学稽山中学参观后到我校我校路线为学校正门一一元培广场一一校史室一一宗羲楼大厅一一大会议室看专题片一一建功楼一一名人苑一一学底的大扫除及时检查及时整改做到窗明儿净桌椅排放整齐全部专用教室重点检查专用教室和办公室窗帘全部拉开一楼各室包括办公室卫生尤其重要负责施渭妃何建强注学术报告厅的凳子消防箱玻璃办公室去向牌的检查及修理负责张校介绍和名校的品牌的折册和一份小瓶的矿泉水负责沈爱娟环境布置横幅热烈欢迎参加全国现代学校文化建设与学校创新发展论

11、坛的代表负责金书记大厅图书各楼层图书柜全部摆放好新图书负责汶蕾书画展示厅检查整理好书画作品2、会场:为防止会场音响、投影仪等电子设备出现故障，应在报告厅、会议 中心多预留一间设备齐全、能容纳上百人的会议室;为防止工作人员人手不够，可以安排学生帮助完成接待工作；3、紧急悄况:为防止有考察团成员突发病变，医务人员应原地待命，备好急 救箱及应急药物;保持会议厅及报告厅的绿色通道的畅通，以便突发情况疏散人 群。（八）、接待预算 费用预算表（九）、工作要求 1、接待人员必须高度树立责任意识，以主人翁的姿态投身到接待活动中，以自己的言行维护学校的声誉和形象。2、接待期间，各部门负责人每天值班。正常情况下工

12、作人员应保证通讯24 小时畅通。3、各组工作人员要坚决服从接待工作领导小组的安排，一切从大局出发，克服困难，无条件服从人员及设备的调拨。4、接待期间全体接待人员应着装合理，工作热情大方，对于考察团的困难 要热心帮忙解决，条件允许的应使用英文与考察团对话。5、除上述接待专项工作外，学校的各项常规工作要一如既往，不耽误老师 的授课和学生学习。以上方案妥否，请批示！注意礼节热情事先熟悉学校网站校史钩沉中的相关学校知识以便回答或解释参观路线建功中学稽山中学参观后到我校我校路线为学校正门一一元培广场一一校史室一一宗羲楼大厅一一大会议室看专题片一一建功楼一一名人苑一一学底的大扫除及时检查及时整改做到窗明儿净桌椅排放整齐全部专用教室重点检查专用教室和办公室窗帘全部拉开一楼各室包括办公室卫生尤其重要负责施渭妃何建强注学术报告厅的凳子消防箱玻璃办公室去向牌的检查及修理负责张校介绍和名校的品牌的折册和一份小瓶的矿泉水负责沈爱娟环境布置横幅热烈欢迎参加全国现代学校文化建设与学校创新发展论坛的代表负责金书记大厅图书各楼层图书柜全部摆放好新图书负责汶蕾书画展示厅检查整理好书画作品