办事处部门职能说明书样本人力资源劳动合同人力资源管理学资料.pdf

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1、办事处部门职能说明书样本 部门职能说明书 编 号 编制日期 版本版次 A/0 页数 5 所在部门 办事处 岗位类别 作业类 核准 审核 编制 部门负责人 职务名称 办事处主任 直接上级 部门/领导 常务副总经理/副总经理 一、部门设置目的 根据公司发展战略及公司年度经营规划，执行公司各部门的有关规圧，开拓市场业务，维护 客户关系，进行以航线运营为中心的市场营销、商务、船务、箱管、进出口业务操作，实现公司 航线的稳定运营持续增长的目标。二、部门岗位关系图 三、部门工作关系 公司内部关系 部门 主要联系事项 市场部 市场货源分析，信息收集，航线规划、航线指标，市场开发，价格协调 操作部 报价、接舱

2、、进出口派车情况，跟踪车队服务情况，淸单整合，为客户解决送货 问题 船务部 跟踪船舶动态、确定航线指标及船舶有关规定 商务部 跟踪商务的应收应付费用，协调相关费用时效性 箱管部 滞箱费收取，用箱及箱子动态跟踪，修箱费及堆存费跟踪 客服部 维护办事处的客户关系，协调.安排及跟踪车队的服务时效性 人力资源部 人员培训、晋升、调配、工资统计等 行政管理部 企业文化活动、行政物资购买、日常办公用品发放、其他行政事项等 信息部 0A办公、软件操作系统、网络故障处理、电脑安装等 风控法务部 合同拟泄、修订、审核，提供专业的法律咨询 总经办 工作事项安排，会议跟踪事项 公司外部关系 单位 主要联系事项 客户

3、 维护客户，进行宣传航线船期接舱等业务 码头 船舶靠离泊作业，进出口重箱计划及现场其他相关业务 海事 报关，签证，安全注意事项 车队 了解车队的配合情况，考核问题 船东方面 驳船，拖轮，船东 政府相关部门 边防，乡镇单位 四、部门职能描述 序 号 一级职能 二级职能 负责程度 全责 主责 协助 1 计划管理 1.1根据公司的经营目标制泄办事处的年度目标：1.2分解目标，制泄季度及月度的工作计划；1.3组织，实施办事处的工作计划，达成目标。2 信息收集 与反馈 2.1定期收集各船公司航线运力，价格进行反馈：2.2反馈码头、车队等供应商信息、货源走势：编制部门负责人职务名称一部门设置目的办事处主任

4、直接上级部门领导常务副总经理副总经理根据公司发展战略及公司年度经营规划执行公司各部门的有关规圧开拓市场业务维护客户关系进行以航线运营为中心的市场营销商务船务门主要联系事项市场部市场货源分析信息收集航线规划航线指标市场开发价格协调操作部报价接舱进出口派车情况跟踪车队服务情况淸单整合为客户解决送货问题船务部跟踪船舶动态确定航线指标及船舶有关规定商务部跟踪商务的的客户关系协调安排及跟踪车队的服务时效性人力资源部人员培训晋升调配工资统计等行政管理部企业文化活动行政物资购买日常办公用品发放其他行政事项等信息部办公软件操作系统网络故障处理脑安装等风控法务部合同拟泄修 2.3内部工作及合作伙伴存在问题进行反

5、馈。3 市场业务 拓展 3.1 了解各船公司运力及价格情况，航线布局，货源流向：3.2通过网络、宣传单、客户座谈会等渠道发布航线信息：3.3合理开发新客户，提供办事处市场货源信息：3.4收集客户信息，建立客户档案资料：3.5进行港口占有率统计及分析货源比重。4 出口操作 4.1凭公司发布的拖车价格表、海运费运价表、船舶动态 表，向货代报价、报船期：4.2接受客户书面、网上订舱并分配舱位、给客户确认：4.3负责每天跟踪车队装货，协调各货代、货主及各部门、各办事处人员、车队及码头，处理装货过程中的各类问题 及突发事件：4.4在船开后船到前向客户催款，跟踪目的港送货的情 况，协助目的港操作及客服部处

6、理送货问题。L 0 进口操作 5.1在船到前及时接受舱单，并根据舱单资料及时向码头 报计划：5.2通知客户到货及催款、落实收货计划、合理分配并安 排送货车队，合理交付各类单证：5.3跟踪车队及代理货柜拆箱情况，协调各货代、货主及 务部门、各办事处人员、车队及码头，处理送货过程中的 各类问题及突发事件。6 集装箱 现场管理 6.1跟踪在场、出场时间超过合理天数的集装箱：6.2合理调配集装箱的周转：6.3跟踪、关注具体航次的装货情况，避免进出不平衡。如有出现亏舱，提前一天反馈总部箱管部，协调调配空箱，保证进出平衡：6.4跟踪CY条款下收取相关单证保函以及集装箱押金，存档备査：6.5跟踪处理出场超过

7、合理天数的集装箱滞箱费费用以 及码头堆存费用的收取：6.6根据集装箱残损情况，及时安排维修；6.7根据进口台账统汁因个别因素造成的滞箱费，修箱 编制部门负责人职务名称一部门设置目的办事处主任直接上级部门领导常务副总经理副总经理根据公司发展战略及公司年度经营规划执行公司各部门的有关规圧开拓市场业务维护客户关系进行以航线运营为中心的市场营销商务船务门主要联系事项市场部市场货源分析信息收集航线规划航线指标市场开发价格协调操作部报价接舱进出口派车情况跟踪车队服务情况淸单整合为客户解决送货问题船务部跟踪船舶动态确定航线指标及船舶有关规定商务部跟踪商务的的客户关系协调安排及跟踪车队的服务时效性人力资源部人

8、员培训晋升调配工资统计等行政管理部企业文化活动行政物资购买日常办公用品发放其他行政事项等信息部办公软件操作系统网络故障处理脑安装等风控法务部合同拟泄修 费.以及场外箱费无法收取，经核査事实，由OA申请核 销；6.8与始发港，目的港，总部箱管协同跟踪，检查回场箱 况，完成整个流程。7 船舶进出 作业管理 7.1实时跟踪船舶动态，做船舶动态以及船舶进箱计划：7.2船舶到港前，与船员沟通根据接货量,协调计划最优 装货量：7.3落实船舶时间到港时间，做好船舶报给码头，安排船 舶靠泊计划；7.4解决船上海事签证的所有相关事宜和注意事项；7.5回访码头、海事了解港口的每天动态。8 商务管理 8.1配合商务

9、与客户对账单进行系统账目核销工作；8.2协助确认客户汇款信息，进行系统账目的核销、放货。8.3各项账单的确认，及时做好费用OA请款工作；8.4 T解当地的市场价格，及时反馈给领导，方便总部界 定办事处提供信息的真实性；8.5根据公司规定，每月底配合对应收账款、预收账款，进行财务、商务对账确认工作，确保核算工作准确和公司 收益：8.6根据客户付款方式和扣、放货规定，进行扣、放货工 作，控制公司收款风险；8.7根据与供应商双方确认的费用，对应付账款费用进行 申请井审核，确保申请费用准确性；8.8根据与供应商双方确认的费用，跟踪供应商发票开 具，并对发票管理提出优化建议。9 客户维护 9.1维护客户

10、，协调客户应急有关事项：9.2维护处理好与码头、海事、堆场、车队、代理的关系：9.3同行业公司的往来关系，建立良好的沟通渠逍。10 异常管控 及应急事 件处理 10.1针对异常状况找到根本原因，并采取有效对策，才 有可能发生同样原因的异常；10.2协调处理码头、船舶有关应急事项。11 办事处日 11.1部门员工的选、育、用、留管理：编制部门负责人职务名称一部门设置目的办事处主任直接上级部门领导常务副总经理副总经理根据公司发展战略及公司年度经营规划执行公司各部门的有关规圧开拓市场业务维护客户关系进行以航线运营为中心的市场营销商务船务门主要联系事项市场部市场货源分析信息收集航线规划航线指标市场开发

11、价格协调操作部报价接舱进出口派车情况跟踪车队服务情况淸单整合为客户解决送货问题船务部跟踪船舶动态确定航线指标及船舶有关规定商务部跟踪商务的的客户关系协调安排及跟踪车队的服务时效性人力资源部人员培训晋升调配工资统计等行政管理部企业文化活动行政物资购买日常办公用品发放其他行政事项等信息部办公软件操作系统网络故障处理脑安装等风控法务部合同拟泄修 常管理 及相导-11.2 0常工作计划的管理：11.3办事处日常费用管理：11.4收集市场信息，整理分析办事处各项经营数据，整 合办事处资源，提岀合理方案，促使营运航线的有效运作。12 完成上级交办的其他工作 五、部门运作相关制度与流程 制度名称 特种箱制度

12、、船舶规范制度、扣货管理制度、触犯髙压线制度、箱 管费用收取制度、办事处车辆管理制定、备用金管理制度 主要流程 业务招待及礼品费用申报流程、进口拖车报价反馈、船舶等泊申请流程、文件业务审批流程、特价审批流程、海运费异常反馈审批流程、用款 申请流程、退款流程、停止放货申请流程、未收款商务放货申请流程、延长用箱审批流程、撤船流程、抵扣用款申请、SOC、COC箱配载流程、费用核销流程、公司合理化建议流程 编制部门负责人职务名称一部门设置目的办事处主任直接上级部门领导常务副总经理副总经理根据公司发展战略及公司年度经营规划执行公司各部门的有关规圧开拓市场业务维护客户关系进行以航线运营为中心的市场营销商务船务门主要联系事项市场部市场货源分析信息收集航线规划航线指标市场开发价格协调操作部报价接舱进出口派车情况跟踪车队服务情况淸单整合为客户解决送货问题船务部跟踪船舶动态确定航线指标及船舶有关规定商务部跟踪商务的的客户关系协调安排及跟踪车队的服务时效性人力资源部人员培训晋升调配工资统计等行政管理部企业文化活动行政物资购买日常办公用品发放其他行政事项等信息部办公软件操作系统网络故障处理脑安装等风控法务部合同拟泄修