公文管理制办公文档往来文书人力资源企业文档.pdf

《公文管理制办公文档往来文书人力资源企业文档.pdf》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公文管理制办公文档往来文书人力资源企业文档.pdf（6页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、公文管理制度 一、总则 1 为了规范公司的文件管理工作，做好外来文件的收发、存档工作及公司各类文件拟定、签发、归档工作，特制定本办法。2 公司文件包括收文、发文，是公司在进行经营管理活动中形成的具有管理效力和规范体式的文书，是公司进行管理的重要工具。二、收 文 1.权限规定：（1）外来文件原则上由行政部统一签收，将该文件的原件交董办机要秘书存档，复印件按所对口的系统交由以下责任人签收：序 发文部 责任人 副责任人 1 市委、市政府、井开管委会 总裁或 副总裁 2 外贸局、农业局、林业局 总裁或 副总裁 3 人事局、发改委、科技局、工信委 行政副总 4 工信委（产品批准文号）、省农药管理局、相关

2、行业协会或学会、农业部药检所、环保局、安全局、技术监督局 生产副总 5 工商局、税务局 财务副总 6 公安局、检察院、法院以及涉及维权工作的政府执法部门 法务部 负责人 备注 1、发文部门的所有文件统一由责任人进行的签收和上报签核，并监督落实；2、如发现漏文、收文不签核、文件落实不到位，责任人及承办人应承担相应责任。（2）如外来文件是由对口系统直接签收的，须将原件交交董办机要秘书签收、存档；（3）外来文件的签核、督办和存档由董办机要秘书负责。（4）承办部门请按文件要求如期完成相关工作，并按机要类型，做好文件的备份工作；（5）处理结果须报系统分管领导。2、收文流程：说明：1）由行政部填写收文登记

3、及督办表中的“日期”，“发文单位”，“标题”等，并拟写“拟办意见”并交公司总裁（或副总裁）批办。2）文件签核时，经办部门须上交文件原件。3、操作表格：收文登记及督办表（收文）由行政部或责任部门主办人员签收（签准）交总裁或主管副总裁签准（原件存档）原件交由董办机要秘书签收存档（签发）文件复印件交由对口系统负责人签收（执行）交由具体承办部门落实（督查）行 政部负责督查工作（完成确认）由系统分管领导确认（存档）由行政部 负责资料存档 收文日期 发文单位 发文标题 文件签核 文件页数 经办部门 拟办意见 承办人 完成期限 重要说明：机要类型：办理文件存档 办理文件不存档 公司领导 完成情况 监查人：归

4、档文件 归档日期 机要秘书 三、发 文 1、权限规定：1）公司发文统一由董办行政专员负责管理；2）经核准后，文件的盖章存档统一由行政专员负责；3）各经办或责任部门负责文件的拟定、复核、会签审批及下发落实。2、发文流程：说明：1）由拟稿部门填写发文审批表中的“文件标题”，“内容介绍”，等，并经部门主管和分管领导审核意见后，报系统分管领导复核。2）需会签时，由拟稿部门负责沟通落实；3）需总裁签审时，由拟稿部门呈报审批；4）审批后，由行政专员负责盖章下发。3、操作表格：发文审批表 日 期 拟稿人 行文标题 文件类型 内容简介 部门主管 分管领导 行政经理 是否存档：董 事 长 存档确认 存档时间 由

5、发文部门主办人员起草（拟稿）交部门经理审核（审核）交相关部门讨论审核会签 交总裁或主管副总裁签发（签发）交行政部复核后确定发文字号、分送部门、印制份数登记在案；打印初稿，并经拟稿部门校对后印制（校对）加盖公章（用印）由行政部或董办负责分发（分发）由行政部 负责已发文的归档（归档）作特制定本办法公司文件包括收文发文是公司在进行经营管理活动中形成的具有管理效力和规范体式的文书是公司进行管理的重要工具二收文权限规定外来文件原则上由行政部统一签收将该文件的原件交董办机要秘书存档复印件按委工信委产品批准文号省农药管理局相关行业协会或学会农业部药检所环保局安全局技监督局工商局税务局公安局检察院法院以及涉及

6、维权工作的政府执法部门副责任人责任人总裁或副总裁总裁或副总裁行政副总生产副总财务副总件落实不到位责任人及承办人应承担相应责任如外来文件是由对口系统直接签收的须将原件交交董办机要秘书签收存档外来文件的签核督办和存档由董办机要秘书负责承办部门请按文件要求如期完成相关工作并按机要类型做好文件红头文件发文审批表 签发：会签：文件编号：第 号 生效日期：报：送：发：拟稿单位：拟稿：核稿：打 印：校对：份数：附件：主题词：标 题：简要内容：四、存档销毁 1、权限规定：1）文件存档统一由董经办行政专员负责；2）文件类型：类型 说明 系统分类 行政系统、人力系统、生产系统、营销系统 文件分类 文件等级 文件内

7、容 一级文件 质量环境手册 二级文件 过程控制的程序文件 三级文件 a.部门工作手册作为各部门运行质量环境管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度等）；工作标准（岗位责任制和职务说明书等）；技术标准和文件（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）等；b.其他质量环境管理文件：应针对特定产品、项目或合同编制的质量计划及其他标准、规范等；文件的组成应适合于其特有的活动方式。四级文件 记录 3）文件的销毁由行政经理主持，相关部门参加，组成文件鉴定小组，半年度对文件资料明细，提出存毁意见，报请总裁批准后，方可销毁。作特制定本办法公司文件包括收文发文是公司在进行经营管理活动中形成

8、的具有管理效力和规范体式的文书是公司进行管理的重要工具二收文权限规定外来文件原则上由行政部统一签收将该文件的原件交董办机要秘书存档复印件按委工信委产品批准文号省农药管理局相关行业协会或学会农业部药检所环保局安全局技监督局工商局税务局公安局检察院法院以及涉及维权工作的政府执法部门副责任人责任人总裁或副总裁总裁或副总裁行政副总生产副总财务副总件落实不到位责任人及承办人应承担相应责任如外来文件是由对口系统直接签收的须将原件交交董办机要秘书签收存档外来文件的签核督办和存档由董办机要秘书负责承办部门请按文件要求如期完成相关工作并按机要类型做好文件4）销毁材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在

9、销毁清册上签字。五、文件格式：1：封面、目录、页眉、页脚，正文部分：目的、适用范围、术语和定义、管理要求、相关文件、记录表格、附录标示。1）封面：主要针对正文内容较多，独立成册的文件。封面内容包括：企业名称、文件编号、文件名称、受控状态、分发号、发布和实施日期等。2）目录：文件编订成册后文件主要内容、章节的页码索引。3）页眉：页眉的内容包括：文件类型、文件名称、文件编号、版本及修改状态、页码，要求用表格形式反映，且正文的每一页都应有相同形式的页眉。4）手册编号格式 TR/QEM01 手册的版本号 质量环境手册代号 5）质量环境管理体系程序文件的编号方法 TR/QP（X）文件顺序号 程序文件代号

10、 6）三级文件的编号方法 TR/QC-XXX-XX 文件顺序号 部门代号 管理文件代号 注:部门代号如：寺/QR-XXX-XX 顺序号 文件编号 记录代号 8）页眉中版本及修改状态的规定：版本及修改状态次一律用“第 1 版第 0 次修改”表示。如果文件修改次数较多已达 3 次(不含)或整体内容改动较大已占到文件内容的 50%以上章节，就应更新版次，以 123 类推，文件编号中的年代号随换版时年号的改变而改变。9）页脚：在文件的末页用表格形式标明文件的编制、审核、批准人及时间。2、文件字体、字号要求 文 件 内 容 字体 字号 位置 封面 第一行公司名称 黑体 一号 居中 文件编号 黑体 四号

11、处于公司名称的下方，并与公司名称右对齐，前体现“编号”二字 编号下划线 与编号之间无空格，居中 文件名称 黑体 一号 居中 作特制定本办法公司文件包括收文发文是公司在进行经营管理活动中形成的具有管理效力和规范体式的文书是公司进行管理的重要工具二收文权限规定外来文件原则上由行政部统一签收将该文件的原件交董办机要秘书存档复印件按委工信委产品批准文号省农药管理局相关行业协会或学会农业部药检所环保局安全局技监督局工商局税务局公安局检察院法院以及涉及维权工作的政府执法部门副责任人责任人总裁或副总裁总裁或副总裁行政副总生产副总财务副总件落实不到位责任人及承办人应承担相应责任如外来文件是由对口系统直接签收的

12、须将原件交交董办机要秘书签收存档外来文件的签核督办和存档由董办机要秘书负责承办部门请按文件要求如期完成相关工作并按机要类型做好文件起草、审核、审批、实施日期、发文单位 黑体 四号 位于封皮最下端 目录 标题 黑体 小二 居中 内容 仿宋体 三号 左对齐，前无空格 正文名称 黑体 小二 居中 文件编号 汇编本的文件编号在封面体现，见“封面”的字体、字号格式要求。单份文件或汇编本中子文件的编号体现在文件名称下方 仿宋体 三号 居中 编号前要体现“编号”二字 正文 章、条 黑体 三号 左对齐 正文内容 仿宋体 三号 首行空两格，两端对齐 流 程 仿宋体 10-12 号 居中加粗 列项 每条列项首行前

13、空两格 图、表（1）其图、表内容根据实际情况调整字体及字号（2）图、表下方必须有标注，图的下方标准“图 1”；表的下方标注“表1”，字体为黑体，字号为小四。（3）单份文件中图、表的标注顺序顺次排列；汇编本中每份子文件的图、表标注以一份子文件为准，顺次排列即可。附件/仿宋 三号“附件”二字与上文空一行，本行前空两格。多个附件表示为 附件：1.*2.*落款（单 份 文件设置）发文单位 仿宋 三号 处于“实施日期”上方居中的位置 实施日期 仿宋 三号 签发时，只写“实施日期”具体日期待签发后输入或填写。起草人、审批人 仿宋 三号 至于文件末页最下方 3、文件资料版式要求 文件资料版式一般采用国际标准

14、 A4 型（210 297），左侧装订。页边距设置要求：上边距 37mm，下边距 35mm，左边距 28mm，右边距 26mm。“行距”设置成“单倍行距”，或可根据实际情况调整“固定值”。纸张页面方向的设置要求，正文需设置为“纵向”排版；图、表、附件可根据实际需求设置成“纵向”或“横向”排版。纸张大小的设置要求为标准 A4 打印纸。4、文件资料页码的要求 文件资料需插入页码，并体现在文件下边距居中的位置。首页不显示页码。汇编本的技术性文件。如：子文件不是同汇编本同时发放时，可单独设置页码。其它类型文件页码必须连贯。六、违规处罚：1、相关责任人违规操作者，视情节轻重处罚 20-100 元/次；2

15、、相关工作未落实者，视情节轻重处罚 100-500 元/次；3、丢失文件或未做好文件归档工作者，视情节轻重处罚50-200 元/次；作特制定本办法公司文件包括收文发文是公司在进行经营管理活动中形成的具有管理效力和规范体式的文书是公司进行管理的重要工具二收文权限规定外来文件原则上由行政部统一签收将该文件的原件交董办机要秘书存档复印件按委工信委产品批准文号省农药管理局相关行业协会或学会农业部药检所环保局安全局技监督局工商局税务局公安局检察院法院以及涉及维权工作的政府执法部门副责任人责任人总裁或副总裁总裁或副总裁行政副总生产副总财务副总件落实不到位责任人及承办人应承担相应责任如外来文件是由对口系统直

16、接签收的须将原件交交董办机要秘书签收存档外来文件的签核督办和存档由董办机要秘书负责承办部门请按文件要求如期完成相关工作并按机要类型做好文件 精心搜集整理，因文档各种差异性，请按实际需求再行修改编辑调整字体属性及大小 作特制定本办法公司文件包括收文发文是公司在进行经营管理活动中形成的具有管理效力和规范体式的文书是公司进行管理的重要工具二收文权限规定外来文件原则上由行政部统一签收将该文件的原件交董办机要秘书存档复印件按委工信委产品批准文号省农药管理局相关行业协会或学会农业部药检所环保局安全局技监督局工商局税务局公安局检察院法院以及涉及维权工作的政府执法部门副责任人责任人总裁或副总裁总裁或副总裁行政副总生产副总财务副总件落实不到位责任人及承办人应承担相应责任如外来文件是由对口系统直接签收的须将原件交交董办机要秘书签收存档外来文件的签核督办和存档由董办机要秘书负责承办部门请按文件要求如期完成相关工作并按机要类型做好文件