物业管理招投标与物业管理合同人力资源物业管理人力资源物业管理.pdf
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1、物业管理招投标与物业管理合同 物业管理招投标与物业管理合同 一、物业管理招标(一)物业管理招投标概念 物业管理招投标是物业管理服务供求双方,通过招投标方式确定物业管理权活动。物业管理招标是物业管理服务需方物业业主大会或建设单位,采取市场竞争手段找到自己满意物业管理服务供方物业管理企业。物业管理投标是物业管理企业通过参与市场竞争获得自己需要物业管理权。(二)物业管理招标方式 物业管理招标方式主要有公开招标、邀请招标和协议招标三种。1.公开招标。招标人(物业业主委员会或建设单位)通过报纸、电视及其他新闻渠道,公开发布招标信息,邀请愿意参加投标物业管理企业参加投标招标方式。公开招标优点是最大限度地体
2、现了招标公平、公正、合理原则。招标单位可以通过市场竞争找到自己满意物业管理企业。不过,公开招标方式也有招标时间长、招标投标成本较高不足之处。2.邀请招标。由招标单位向预先选择有管理能力若干物业管理企业(一般邀请不超过10 家,通常在 38 家之间)发出邀请书,让它们各自报价和分别议标,最后授标招标方式。其优点是可以保证投标物业管理企业有相关资质条件和足够管理经验,信誉可靠;缺点是由于招标范围局限性,有可能漏掉一些有竞争力物业管理企业参与投标。3.协议招标。招标单位直接邀请其认为资信可靠和能力相适应一家或几家物业管理企业参加投标,与它们分别协商谈判,确定物业管理有关事项,最后达成协议招标方式。这
3、实际上是一种合同谈判方式。其优点是可以节省时问和招标费用,双方容易达成协议。这种招标方式一般适用于与被邀请方具有一定业务联系、比较熟悉物业管理企业,或具有特殊管理要求物业(如保密要求)。上述招标方式通常由物业业主委员会或建设单位来执行。随着物业管理市场成熟,业主委员会或建设单位可以委托专业物业管理中介咨询机构代理主持物业管理招标。由于物业管理中介咨询机构具有较强专业水平、广泛市场信息和熟练招投标技巧,因此,这种招标方式能够提高招投标工作效率和质量,能够选择到最符合要求物业管理企业。(三)物业管理招标一般程序 物业管理招标程序主要有以下步骤。1.成立招标机构。招标单位在招标之前要成立物业管理项目
4、招标机构。招标机构可聘请有关部门人员和物业管理专家组成。其主要任务是:负责招标整个活动;编制招标文件;组织投标、开标、评标和决标;与中标企业签订物业管理合同。2.编制招标文件。招标文件包括:招标公告或招标邀请书、招标书、投标单、投标企业资格审查表、投标须知、招标章程、招标项目说明书、物、世管理合同等。3.发布招标消息。招标单位可以根据招标方式不同,采片不同途竹发布招标消息,如召开招标新闻发布会、公布招标公告(广告)或寄发招标邀请书(邀请函)等。4.投标单位资格审查。公开招标资格审查须在发售标书之前进行,审查合格才允许购买标书,故称资格预审。资格审查主要内容有:企业营业执照;财务状况;社会信誉;
5、资质等级证书;技术人员数;技术装备;有无投标保证书;管理经验及以往业绩;已承担项目;主要负责人经历及企业背景情况等。5.发售招标文件及有关设计图纸、技术资料等。招标单位应在招标通告(广告)规定时间内,向符合条件物业管理投标单位发售标书,并根据实际情况,尽可能地向它们提供有关物业管理招投标与物业管理合同 设计图纸、技术资料等等,以利于投标单位在规定期限内编制出符合本物业区域管理具体情况投标书。6.召开标前会议及组织投标单位现场勘察答疑。投标单位在准备投标文件时,可能会向招标单位提出一些问题,要求招标单位给予澄清或解释。招标单位应根据具体情况,尽快安排有关工作人员,在指定时间和地点召开标前会议,或
6、安排投标单位到实地去勘察物业现场,由招标单位负责对投标单位提出问题予以解答或澄清。7.接受和收存投标书。招标单位要按招标文件中规定时间、地点在有效期内接收投标单位投标文件。经审查,如认为收到文件各项手续齐全或符合招标文件规定,即可收存起来。对于在规定时间之外送来投标文件和没有按招标文件中要求办理(如没有提交投标保证金),招标单位可以一律拒收,并原封不动地退回投标单位。8.组织开标答辩会。招标单位开标时间、地点都要在招标文件中明确规定,并应按规定时间和地点,公开召开物业管理招标开标答辩会,邀请业主代表、物业管理主管部门、公证机构参加。9.进行评标和确定中标单位。招标单位应在确定投标有效前提下,逐
7、一对投标书、现场答辩和招标书规定其他要素进行比较和评价。评定投标书标准要尽可能量化,评审可综合各种因素,采用综合评议法或定量评分法,列出各项因素比较一览表,排列名次,最后确定中标单位。10.发出中标或未中标通知书。确定中标企业后,招标单位应在规定时问内发出中标或未中标通知书,同时也应将未中标单位投标保证函退还投标单位。11.与中标单位签订物业管理合同。招标单位在通知投标单位中标时,应同时邀请中标单位在一定期限内与招标单位签订物业管理合同。如果投标单位在期限内拒不签约,则招标单位有权没收该物业管理企业投标保证金。12.招标结束。对招标活动进行总结,结算招标有关费用,对招标资料进行整理、归档。(四
8、)物业管理招标书 物业管理招标书是物业管理招标文件中最重要文件,既是投标单位编制投标文件、进行投标依据,又是招标单位与中标单位签订物业管理合同基础。它在一定程度上决定了今后该物业管理经营水平及品位高低。物业管理招标书一般包括下列几个主要方面。1.物业项目基本情况。物业管理招标书对物业项目基本情况介绍包括:(1)物业概况,包括总建筑面积和占地面积、功能分布、物业栋数与楼层、地下室布局、环境规划、容积率、绿化面积、业主情况、配套设施情况等。(2)主要设备设施,包括配电系统(总安装容量、高低压配电柜、变压器、备用发电机数据)、给排水系统(蓄水池、泵类、消防喷淋、化粪池、污水井、雨水井等)、电梯系统、
9、空调系统、通风系统、消防控制系统、楼宇自动化系统等。(3)提供物业设计图纸情况。对于新建物业,需要提供规划设计方案;若是已有物业,则需要提供详细规划设计图纸,以便投标单位正确计算管理费标价。2.确定物业管理范围与内容。在物业管理招标书内明确是物业管理项目整体招标,还是部分招标;对分阶段建设物业是否包括后续建设物业管理;对新建物业前期介入安排。在确定物业管理具体内容时,应根据招标物业需要详细列明。3.对投标书编制要求。投标单位编制投标书一般是根据招标书要求来编制,招标单位应根据招标项目需要在招标书中尽量详细列明对投标单位编制标书要求,物业管理招标对投标书主要要求有:投标单位情况;物业管理模式和服
10、务理念;组织结构设置;人、财、物等资源配备;人力资源管理;总体工作策划(计划)和分项工作计划;需要提供管理规章制度;日常物业管理,如入住期管理、装修管理、物业档案资料管理、安全防范、共用设备、设施管理等;各项管理指标承诺及相关措施;经费收支预算、管理费;便民服务和社区文化活动等。招投标是物业管理服务供求双方通过招投标方式确定物业管理权活动物业管理招标是物业管理服务需方物业业主大会或建设单位采取市场竞争手段找到自己满意物业管理服务供方物业管理企业物业管理投标是物业管理企业通过参与种公开招标招标人物业业主委员会或建设单位通过报纸电视及其他新闻渠道公开发布招标信息邀请愿意参加投标物业管理企业参加投标
11、招标方式公开招标优点是最大限度地体现了招标公平公正合理原则招标单位可以通过市场竞争找先选择有管理能若干物业管理企业一般邀请不超过家通常在家之间发出邀请书让它们各自报价和分别议标最后授标招标方式其优点是可以保证投标物业管理企业有相关资质条件和足够管理经验信誉可靠缺点是由于招标范围局限性有物业管理招投标与物业管理合同 4.对物业管理质量要求。招标方可在参考国家建设部 全国城市物业管理优秀示范住宅小区评分标准和所在城市规定有关优秀物业管理小区(大厦)评比标准基础上,制定适合自己要求物业管理质量标准。5.提供物业管理条件。招标单位提供物业管理用房(办公、仓库、宿舍等)、商业用房、物业管理维修基金、物业
12、管理启动资金等物业管理条件及提供方式和步骤在招标书中给予明确。6.考核标准与奖惩办法。参照国家或地方有关物业管理规定制定考核标准与奖惩办法。二、物业管理投标(一)物业管理投标程序与过程 一般来说,物业管理投标程序与过程包括以下步骤。1.获取招标信息。物业管理企业可以通过新闻媒体(如报纸、杂志、电视等)、招标公告、收到投标邀请函或从同行了解等方式获得物业管理项目招标信息。2.组建投标领导小组。当物业管理企业决定参加投标后,应迅速组成物业管理项目投标领导小组,小组成员应考虑有综合性经营管理人员、专业性工程技术人员、商务性财务会计人员。3.送投标申请书。在初步决定参与投标后,物业管理企业应在招标规定
13、时间内送达投标申请书,接受招标单位资格预审。4.取得招标文件。获得参加投标预审资格企业,可以按规定程序到招标单位指定地点购买招标文件。5.熟悉招标文件。招标文件是投标单位投标报价主要依据材料,因此,投标物业管理企业取得招标文件后,在作价投标之前,首要工作是逐字逐句地仔细研究招标文件,充分了解其内容和要求,弄清招标文件内容确切含义,并理解招标单位意图,发现并提出请招标单位予以澄清疑点,以便部署投标工作。6.调查投标环境与条件。投标环境是中标后实施物业管理服务自然、经济和社会条件。这些条件是进行物业管理约束因素,关系到能否开展有效物业管理,能否取得好管理效果,即较大利润和较高社会声誉;同时,它也牵
14、涉到了物业管理成本与投标报价。所以在投标之前,对投标环境必须尽可能地了解清楚。7.投标决策。参加投标竞争目在于得到有利于本公司物业管理权,从而获得尽可能多利润或争取最大发展机会。物业管理企业在投标过程中,应当全面考虑项目特点、风险及企业自身人、财、物等资源情况,谨慎决策。如果项目类型既非企业目标客户,又无法反映企业核心专长或人力资源无法支持时,则无论项目多么诱人都应果断放弃。企业考虑决策因素有:(1)项目区域、规模要符合企业发展规划。(2)项目类型符合企业确定目标客户。(3)常规预测盈利。(4)项目风险控制在企业可以承受范围内。在投标过程中要考虑一些直接影响项目成败不确定因素,如管理费标准、空
15、置房管理费收取、工程遗留问题之责任划分、管理过程中奖罚条件以及投标书中服务承诺等。(5)项目招标方诚意合作并具备履行合同实力。(6)投标企业现有人、财、物等资源条件满足物业管理项目能力。8.编制投标书。编制投标书是投标工作一项最重要内容。因为物业管理投标书既是投标物业管理企业中标后参与物业管理计划书或未来管理安排,也是招标单位定标重要参考文件。一个物业管理投标书是否优秀,往往直接影响物业管理企业投标能否成功。因此,投标单位一定要高度重视投标书编制,要在仔细研究招标文件和调查投标环境与条件基础上,根据招标文件要求或精神,以及本企业投标决策意向来编制投标书。9.投标书封装及送达。全部投标文件编制好
16、以后,投标单位就应按招标文件要求进行封装,并送达到招标单位。10.参加开标会议及招标答辩。投标物业管理单位在接到开标通知或等到开标日期时,招投标是物业管理服务供求双方通过招投标方式确定物业管理权活动物业管理招标是物业管理服务需方物业业主大会或建设单位采取市场竞争手段找到自己满意物业管理服务供方物业管理企业物业管理投标是物业管理企业通过参与种公开招标招标人物业业主委员会或建设单位通过报纸电视及其他新闻渠道公开发布招标信息邀请愿意参加投标物业管理企业参加投标招标方式公开招标优点是最大限度地体现了招标公平公正合理原则招标单位可以通过市场竞争找先选择有管理能若干物业管理企业一般邀请不超过家通常在家之间
17、发出邀请书让它们各自报价和分别议标最后授标招标方式其优点是可以保证投标物业管理企业有相关资质条件和足够管理经验信誉可靠缺点是由于招标范围局限性有物业管理招投标与物业管理合同 应主动在规定时间内,到开标地点参加开标会议。同时,答辩人要做好答辩思想和资料准备,答辩时要积极、流畅地应对招标单位询问,在有限时间内把本单位基本情况、参加投标意图、投标措施、投标想法等告之于招标单位,以获得一个良好印象分或答辩分,为成功中标打下基础。11.中标及签订物业管理合同。物业管理企业在收到中标通知书后,应在规定时间内,办妥履约保证书和各项保证手续,以便送交招标单位,及时与招标单位签订物业管理合同。同时,投标单位还要
18、同招标单位协商解决进驻物业区域、实施物业管理有关问题。12.投标结束。对投标活动进行总结分析,结算投标有关费用,对投标资料进行整理、归档。(二)投标活动应把握主要环节 1.确定管理项目整体思路。包括物业管理工作重点、服务特色、管理目标、管理方式及实施措施。2.确定物业管理费标准及物业管理费年度收支测算。管理费标准在投标活动中是个至关重要因素,要综合考虑标物业档次、业主和物业使用人情况以及当地政府对管理费指导标准等,一般可以先确定 23 个方案,反复核算、比照后确定物业管理费价位。财务年度核算中,要特别注意对能源费、设备维修费及分包业务费用把握。3.慎重考虑物业管理目标、前期投入费用及奖罚条件等
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