会议后勤接待工作实施方案办公文档会议纪要办公文档会议纪要.pdf

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1、*会后勤接待工作实施方案模板 为做好*会*的后勤保障和礼宾接待工作，特制定本方案。一、工作机构及工作职责 成立*后勤接待指挥部，由*同志任指挥长，*同志任副指挥长，指挥部下设工作组，分别由*等同志任组长。（一）综合协调组 组长：*副组长：*工作职责及责任人：1.负责制定后勤接待工作实施方案（责任人：*）；2.负责做好本委各工作组、各成员的总协调（责任人：*）；3.负责汇总嘉宾信息，及时报送大会组委会、委指挥部领导，分送各 工作组（责任人：*）；4.负责提前选定、准备礼品（责任人：*）；5.负责嘉宾及工作人员各种证件、资料的领取和发放；负责车辆通行 证及其它后勤保障物资的落实（责任人：*）；6.

2、负责落实我委自备车辆租赁、借用等有关工作（责任人：*）；7.负责会议期间嘉宾及工作人员用车的调度指挥，包括大会统一安排 之外的考察等用车需求、工作人员用车需求；负责与大会礼宾接待组对接，落实重要嘉宾接送车辆（责任人：*）；8.负责落实工作人员用餐（责任人：*）。（二）嘉宾联络组 组长：*副组长：*工作职责及责任人：1.负责汇总重要嘉宾行程，并安排“一对一”委领导、联络员提醒、引导（责任人：*）；2.负责全程陪同重要嘉宾，做好接送机、入住酒店、出席活动的提醒、引导；（责任人：“一对一”联络员，名单附后）；3.负责未列入“一对一”接待范围的嘉宾的总联络，对接落实接送车 辆、住宿酒店，领取、发放有关

3、资料等（责任人：*）；4.负责礼品及会议手册的发放，负责准备嘉宾雨具（责任人：*、“一对一”联络员）。（三）酒店服务组 组长：*副组长：*工作职责及责任人：1.负责提前预订酒店，落实*、*工作人员及本委工作人员住宿（责 任人：*）；2.负责入住嘉宾报到有关事宜（责任人：*）；3.按照大会酒店服务组统一安排，组织工作人员参加培训，并按照实 际工作要求进行演练和测试，熟悉酒店及入住嘉宾的相关信息（责任人：*）；4.负责统计汇总嘉宾抵、离酒店信息，并及时提交综合协调组（责任 人：*）。接待指挥部由同志任指挥长同志任副指挥长指挥部下设工作组分别由等同志任组长一综合协调组组长副组长工作职责及责任人负责制

4、定后勤接待工作实施方案责任人负责做好本委各工作组各成员的总协调责任人负责汇总嘉宾信息及资料的领取和发放负责车辆通行证及其它后勤保障物资的落实责任人负责落实我委自备车辆租赁借用等有关工作责任人工作人员用车的调度指挥负责会议期间嘉宾及包括大会统一安排之外的考察等用车需求工作人员用车需求负责与及责任人负责汇总重要嘉宾行程并安排一对一委领导联络员提醒引导责任人负责全程陪同重要嘉宾做好接送机入住酒店出席活动的提醒引导责任人一对一联络员名单附后负责未列入一对一接待范围的嘉宾的总联络对接落实接送车辆（四）机场服务组 组长：*副组长：*工作职责及责任人：1.负责掌握嘉宾航班信息，提前通知综合协调组、酒店服务组

5、及相关“一对一”联络人（责任人：*）；2.负责与大会机场服务组对接，做好嘉宾贵宾通道通行、乘机手续办 理、行李托运等接、送机事宜及安排嘉宾、工作人员餐饮等（责任人：*）；（五）宴会服务组 组长：*副组长：*工作职责及责任人：1.负责制定详细宴会方案，与办公厅对接，落实拟参加宴请市领导名 单；负责与酒店方对接，提前做好宴请现场各项准备工作，包括菜单审定、座牌订制、座次安排等（责任人：*）；2.负责对接公安、质监、卫生等部门，做好宴请场所的安保、卫生、急救等后勤保障。（责任人：*）3.负责落实出席宴请的嘉宾名单，负责安排专人提醒、引导嘉宾及领 导出席。（责任人：*）4.负责撰写宴会领导致辞。（责任

6、人：*）（六）考察服务组 组长：*副组长：*接待指挥部由同志任指挥长同志任副指挥长指挥部下设工作组分别由等同志任组长一综合协调组组长副组长工作职责及责任人负责制定后勤接待工作实施方案责任人负责做好本委各工作组各成员的总协调责任人负责汇总嘉宾信息及资料的领取和发放负责车辆通行证及其它后勤保障物资的落实责任人负责落实我委自备车辆租赁借用等有关工作责任人工作人员用车的调度指挥负责会议期间嘉宾及包括大会统一安排之外的考察等用车需求工作人员用车需求负责与及责任人负责汇总重要嘉宾行程并安排一对一委领导联络员提醒引导责任人负责全程陪同重要嘉宾做好接送机入住酒店出席活动的提醒引导责任人一对一联络员名单附后负责

7、未列入一对一接待范围的嘉宾的总联络对接落实接送车辆工作职责及责任人：1.负责对接落实生态文明示范点考察有关事宜，做好嘉宾行程安排（责任人：*）；2.负责汇总大会统一安排之外的嘉宾考察等信息，制定工作方案，并 提前通知相关工作组及“一对一”联络员（责任人：*）；3.负责做好参会嘉宾会议期间及会后考察服务工作；负责对接公安、交管等部门，做好嘉宾考察地点安保、行车线路保畅等工作（责任人：*）；4.负责嘉宾在筑期间其他活动的安排。（责任人：*）。（七）资料信息组 组长：*副组长：*工作职责及责任人：1.负责编印参会嘉宾会议手册及手提袋（责任人：*）；2.负责编发嘉宾抵筑后慰问短信；负责大会结束后，嘉宾

8、感谢信的编 制及寄发（责任人：*、“一对一”联络员）。（八）应急保障组 组长：*副组长：*工作职责及责任人：1.负责督促协调*制气股份有限公司确保年会期间煤气正常生产（责任人：*）；2.负责协调*供电局做好年会期间会场、嘉宾住地及*的供电保障 接待指挥部由同志任指挥长同志任副指挥长指挥部下设工作组分别由等同志任组长一综合协调组组长副组长工作职责及责任人负责制定后勤接待工作实施方案责任人负责做好本委各工作组各成员的总协调责任人负责汇总嘉宾信息及资料的领取和发放负责车辆通行证及其它后勤保障物资的落实责任人负责落实我委自备车辆租赁借用等有关工作责任人工作人员用车的调度指挥负责会议期间嘉宾及包括大会统

9、一安排之外的考察等用车需求工作人员用车需求负责与及责任人负责汇总重要嘉宾行程并安排一对一委领导联络员提醒引导责任人负责全程陪同重要嘉宾做好接送机入住酒店出席活动的提醒引导责任人一对一联络员名单附后负责未列入一对一接待范围的嘉宾的总联络对接落实接送车辆工作（责任人：*）；3.负责督促通信企业做好年会期间通信通信保障工作，确保年会期间 电话及网络通畅（责任人：*）。二、工作要求 1.指挥部负责参会嘉宾后勤接待工作的统筹协调，调集全委所有力量 参与后勤接待。全委领导干部职工应当服从指挥部统一调度指挥。2.综合协调组作为指挥部的枢纽，负责制定后勤接待工作实施方案；负责各类相关信息的汇总、整理、上报；负

10、责指挥部各项指令的传达；负 责住房、车辆及其他物资的统一调配。3.各工作组按照“各司其职、各负其责”的原则，根据任务分工做好 相关工作。4.实行重大事项通报制度，各工作组按照“事前请示，事后报告，实 事求是，及时准确”的原则，对市组委会的重要指示和工作安排、接待过 程中的突发事件及其它重大事项，要及时通报指挥部办公室及相关工作 组。5.工作人员着装要规范、得体，接待嘉宾要热情、有礼，“一对一”联络员要熟知贵阳市情、经济发展情况以及生态文明年会的基本情况。6.各工作组要积极与负责展洽会、生态工业与可持续发展国际论坛、ICT产业创新论坛的联络员对接，及时掌握嘉宾信息及需求动态。指挥部联络电话：*（

11、电话*）大会组委会联络员：*（电话*）接待指挥部由同志任指挥长同志任副指挥长指挥部下设工作组分别由等同志任组长一综合协调组组长副组长工作职责及责任人负责制定后勤接待工作实施方案责任人负责做好本委各工作组各成员的总协调责任人负责汇总嘉宾信息及资料的领取和发放负责车辆通行证及其它后勤保障物资的落实责任人负责落实我委自备车辆租赁借用等有关工作责任人工作人员用车的调度指挥负责会议期间嘉宾及包括大会统一安排之外的考察等用车需求工作人员用车需求负责与及责任人负责汇总重要嘉宾行程并安排一对一委领导联络员提醒引导责任人负责全程陪同重要嘉宾做好接送机入住酒店出席活动的提醒引导责任人一对一联络员名单附后负责未列入一对一接待范围的嘉宾的总联络对接落实接送车辆