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1、好的时间管理方法 整理了一些自己喜欢的节约时间的小方法我在日常生活 中使用这些方法,发现他们的时间管理可以使你的工作更有效 率,让你的日程安排更加轻松自由。如果你是一个忙碌的人 (在现在这样的日子里谁又不是呢?),这些如何节约时间的方 法对你也许有用。好的时间管理方法 如何节约时间 大部分人时间管理都将大部分时间用于工作,所以我们就 从工作开始谈。如果你有一个很长的“要做事项”的清单或 者更糟的,你根本没有“要做事项”清单下面是你可以做的:1.少做。长期读者都知道,这是我最喜欢的效率贴士简化日程安 排:做更少的事,但更集中于重要的事情。这会大大提高你工 作时间的效率,减少所需的工作时间。对于那
2、些你没有做的任 务怎么办呢?请看下面更多关于它们的建议。2.委派。如果一项任务需要完成,但不是你最重要的任务之一,而 且可以由其他人来完成,就把它委派出去。如果你找到其他同 样可以完成任务,甚至比你做的更好的人,并把这样的任务委 派出去,你有时甚至可以剪除一半你的“要做事项”清单里的 任务。3.工作时间设限(或者调整工作时间)。如果你每天工作超过 8 个小时,就为自己设定一个 8 小时 的工作时限。这会使你强迫自己在这个时限内集中于做必须要 完成的任务。如果你每天的工作时间就是 8 小时,试试把工作 时间限制在 6 个小时。你会发现,你必须要优先排序,更有效 率地工作,并且尽量少浪费时间,只有
3、这样你才能在这个 6 小 时的时限内完成工作。我自己则是在大部分日子里只给自己安 排 4 到 5 个小时的工作时间。如果你不能减少工作时间怎么办 呢(也许你被要求每天必须工作一定的时间)?那么,看看你是 否能把你的工作时间稍微提前或滞后于大众的工作时间。这样,你就可以不在交通繁忙时刻乘车,这将会减少你用于交通时间 或者你就可以在几乎没人的办公室里工作了,并且你绝对可以 做更多的工作。4.最重要的事最先完成。选出 2,3 件你需要或者想要在今天完成的事项,首先完 成这些事情。在其他的日子里你也许想要把这些重要的事情往 后推(也许你根本就不会完成它们),但是如果你先做完这些事 情,那么今天剩下的时
4、间你就会非常得从容自如。事实上,在 你完成了最重要的事情后,你这一天的工作就算是圆满了。如 果你有这种自由,你甚至可以说你的一天已经完了,因为剩下 的工作可以留到明天再做。5.要求你的老板为你再优先排序。如果你无法控制你的日程安排或者“要做事项”,和你的 老板谈谈。告诉老板你想要让你的工作时间更有效率,但是你 今天只有时间作 x 件事.因此,要他帮你把这些要做的事情 挑选一下。告诉他如果你尝试把所有的事情都在今天完成,你 会变得没有效率,而且也许没办法做完那么多事情或者无法更 好地完成工作。事实上这个优先排序本来是要你自己来做的(参照第一个建议)如果你有这个自由的话。6.批量处理。不要让你的工
5、作日不时被那些缠在一起的小任务所打断。把相同的任务归为一组,并且一次将他们解决。例如,不要一 整天都去回复邮件,将他们打包,并且每天花一次时间(或两 次)来处理所有的邮件。一次完成所有的文书工作。批量处理 所有的电话。以使你的工作更有效率让你的日程安排更加轻松自由如果你是一个忙碌的人在现在这样的日子里谁又不是呢这些如何节约时间的方法对你也许有用好的时间管理方法如何节约时间大部分人时间管理都将大部分时间用于工作所以我们长期读者都知道这是我最喜欢的效率贴士简化日程安排做更少的事但更集中于重要的事情这会大大提高你工作时间的效率减少所需的工作时间对于那些你没有做的任务怎办呢请看下面更多关于它们的建议委
6、派如果一项任务需要完成做的更好的人并把这样的任务委派出去你有时甚至可以剪除一半你的要做事项清单里的任务工作时间设限或者调整工作时间如果你每天工作超过个小时就为自己设定一个小时的工作时限这会使你强迫自己在这个时限内集中于做必须一次做完所有的跑腿事情。这种对工作的分组可 以节省很多时间,让你可以更好地把精力集中于处理重要的事 情。7.专心于一件事情,并把它做完。不要在同一时间处理好几个事情,留出一整块时间来只做 一件事情,直到完成。对我来说,这通常意味着留出半天或一 天的时间(我会尝试把我的项目分成可管理的几块)来完成一个 任务,并且如果可能的话尽量做完它。通常这也表示需要事前 准备好所有必须的资
7、源和信息,这样你才不必再次搜寻它们,或者当你准备好要真正工作时还要在这些事情上等待。这也同 样表示需要明确我的日程安排,这样我可以把其他工作事先就 做好,而不再为这段时间安排其他的什么事情了。之后,你需 要做的就是专心的只做这一件事情,并努力把它做完。这通常 就是做事最有效率的方法。8.避免会议。并不是所有的会议都是在浪费时间,但是确实有许多会议 是这样子的。如果你花费大量的时间参加会议,但是更愿意用 这些时间来做实际的工作,而不是来听其他人谈论一些他们原 本可以给你发一封邮件就能搞定的事情时,试试看能不能避免 这样的会议。这样你可以做更多的事情。更多 9.避免工作中的长时间交谈。我们通常都会
8、有和同事之间长时间的没有任何生产力的谈 话这样的闲谈通常是无关紧要或者与工作无关的。有时可能 是长时间的电话粥。尽管我喜欢和坐在我旁边的那个同事交谈,就像我喜欢和其他人交谈一样这对保持良好的同事关系和朋 友关系很重要但是事实上你可以把这个时间用在做其他事 情上。我个人更愿意完成工作,然后回家和家人在一起。所以 我尽量把精力集中在工作上,尽量不做过多的闲谈,尽管我需 要不时的做出例外。10.学会说不。如果你想要你的日程表更简,这一点相当关键。我们每天 都会接到许多的请求,并且所有这些请求都需要占用我们以使你的工作更有效率让你的日程安排更加轻松自由如果你是一个忙碌的人在现在这样的日子里谁又不是呢这
9、些如何节约时间的方法对你也许有用好的时间管理方法如何节约时间大部分人时间管理都将大部分时间用于工作所以我们长期读者都知道这是我最喜欢的效率贴士简化日程安排做更少的事但更集中于重要的事情这会大大提高你工作时间的效率减少所需的工作时间对于那些你没有做的任务怎办呢请看下面更多关于它们的建议委派如果一项任务需要完成做的更好的人并把这样的任务委派出去你有时甚至可以剪除一半你的要做事项清单里的任务工作时间设限或者调整工作时间如果你每天工作超过个小时就为自己设定一个小时的工作时限这会使你强迫自己在这个时限内集中于做必须的时 间。如果我们对这些请求总是同意,我们就放弃了我们的时间,并选择为而要其他人作一些事情
10、。但是如果这些请求并不符合 我们的优先排序,那么我们通常就会心有余而力不足了。所以 学会说不。通常这回让你觉得不舒服,因为我们害怕这意味着 我们让其他人失望了。但是还是要学会告诉人们你现在没有时 间来做他们要求的事情,并且通常他们会理解的。如何节约时间 2.节省时间的电脑贴士 1.如果可能,断开链接。这是我最喜欢的电脑贴士。当我确实想要集中于某项任务,确实想要完成一项任务是,我会从网络上断开连接。有时这意 味着只是关闭我的浏览器,有时这意味着我还要断开我的无线 网络,还有的时候我会拔掉电缆。不管你采用何种方式,断开 网络连接是使事情做完的一个很好的方法。当然,你最终会想 要重新连接网络,但是当
11、你断开连接时你可以获得整块的时间 来处理事务。这段时间是相当有效率的。2.使用 Quicksilver 和 AutoHotkey 软件。使用Mac的用户可以使用Quicksilver,PC用户则可以使 用 AutoHotkey。我自己是两个都用,并且发现它们是使事情 有效完成的不可缺少的工具。例如,我们经常需要访问一些文 档,程序,文件夹,和网站可以为这些设置一个一键访问的 热键。你可能需要花一点点时间来学习如何进行设置(你可以 使用 Google 来搜索相关指南),而且设置一个热键可能需要几 分钟的时间。但是,一旦设置好了,你就可以利用他们在瞬间 处理事务了。而且你不单单可以使用这些热键本身
12、,你还可以 把它们组合起来使用,比如,用来发送邮件的热键,或者调整 图像大小的热键,或者做其他事情的热键我自己设置了有一 打左右经常使用的热键。如果把每个月以使你的工作更有效率让你的日程安排更加轻松自由如果你是一个忙碌的人在现在这样的日子里谁又不是呢这些如何节约时间的方法对你也许有用好的时间管理方法如何节约时间大部分人时间管理都将大部分时间用于工作所以我们长期读者都知道这是我最喜欢的效率贴士简化日程安排做更少的事但更集中于重要的事情这会大大提高你工作时间的效率减少所需的工作时间对于那些你没有做的任务怎办呢请看下面更多关于它们的建议委派如果一项任务需要完成做的更好的人并把这样的任务委派出去你有时
13、甚至可以剪除一半你的要做事项清单里的任务工作时间设限或者调整工作时间如果你每天工作超过个小时就为自己设定一个小时的工作时限这会使你强迫自己在这个时限内集中于做必须中它们为我节省的时间 加总的话,可以说它们帮助我节省了很多的时间。3.邮件的键盘快捷方式。同样的,你的邮件程序基本上都会有键盘快捷键。如果你 还没有使用过这些快捷键的话,你应该学会使用它们。使用快 捷方式来打开,发送,归档,搜索和操作邮件,你可以快速处 理一堆的邮件。而且如果你为经常使用的文本或者签名附件也 添加快捷方式(通过使用 Quickersilver 或者 AutoHotkey 软 件),你可以快速答复邮件,甚至比我消灭掉一堆
14、奥利奥奶油 夹心饼干还要快。4.邮件过滤器。让你的邮件程序帮你完成工作。我使用 Gmail 的邮件过滤 器,但是像 Outlook 或者 Mail.app 这样的程序,或者其他一 些你可能有的程序,也都有同样的过滤功能。学习使用它们来 对你最常用的邮箱进行过滤设置。你也许注意到在某一段时间 内你会持续收到许多某一特定类型的邮件。例如,我通常会收 到一些和我的工作相关的统计报告和财务报告。但我会对它们 设置标签并且使用过滤器归档,这样他们就不可能进入到我的 收件箱了。之后如果需要的话我就可以在标签(或文件夹)里来 阅读这些报告,浏览收件箱时却不需要阅读这些报告了。同时 我也使用过滤器来自动删除那
15、些链接邮件和笑话邮件(我知道 这样的做法很无情,但是我很烦这些邮件),并且对来自 Facebook,Twitter,Paypal 和其他服务的通知进行归档。5.限制使用 IM,Twitter,论坛和其它社交途径的时间。你可以花一整天时间和其他人聊天,或者使用 Twitter,登陆网上论坛或其他社会媒介。尽管这些工具都有好的用处,但它们却可能花掉你太多的时间如果你不对它们进行限制。为 你自己设限比方说以使你的工作更有效率让你的日程安排更加轻松自由如果你是一个忙碌的人在现在这样的日子里谁又不是呢这些如何节约时间的方法对你也许有用好的时间管理方法如何节约时间大部分人时间管理都将大部分时间用于工作所以
16、我们长期读者都知道这是我最喜欢的效率贴士简化日程安排做更少的事但更集中于重要的事情这会大大提高你工作时间的效率减少所需的工作时间对于那些你没有做的任务怎办呢请看下面更多关于它们的建议委派如果一项任务需要完成做的更好的人并把这样的任务委派出去你有时甚至可以剪除一半你的要做事项清单里的任务工作时间设限或者调整工作时间如果你每天工作超过个小时就为自己设定一个小时的工作时限这会使你强迫自己在这个时限内集中于做必须每天在你的日程表上安排一个小时的时间 来处理这些社会性事务。这样,你会有更多的时间来做其他更 重要的任务。6.不要为存档担心。关于这一点我以前写过一些文章,但是我现在不再那么相 信存档了。现在
17、我所做的每一件事都是数字化的,不管是在网 络上还是在我自己电脑的硬盘驱动上。我从 Gmail 学习到,你 可以把一些东西先存档,并且之后可以毫不费力的搜索到它(过去两年我一直都是这样做的,并且搜索这些东西时不存在 任何困难)。所以现在我对所有事情都这样做,包括我硬盘驱 动上的文档,在 Google Docs 和 Spreadsheets 里的文件,和 其他类型的网络文档。现在我的存档时间几乎减到接近于零 而我过去总是每一天都花费大量的时间存档。以使你的工作更有效率让你的日程安排更加轻松自由如果你是一个忙碌的人在现在这样的日子里谁又不是呢这些如何节约时间的方法对你也许有用好的时间管理方法如何节约时间大部分人时间管理都将大部分时间用于工作所以我们长期读者都知道这是我最喜欢的效率贴士简化日程安排做更少的事但更集中于重要的事情这会大大提高你工作时间的效率减少所需的工作时间对于那些你没有做的任务怎办呢请看下面更多关于它们的建议委派如果一项任务需要完成做的更好的人并把这样的任务委派出去你有时甚至可以剪除一半你的要做事项清单里的任务工作时间设限或者调整工作时间如果你每天工作超过个小时就为自己设定一个小时的工作时限这会使你强迫自己在这个时限内集中于做必须
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