宴会预订工作流程餐饮部.pdf

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1、一、餐饮部宴会预订概况 餐饮部宴会预定是酒店对外开发客源市场、宣传酒店、营销酒店餐饮产品；对内协调宴会、沟通各餐厅之间预定的职能部门。是酒店与外部相互联系的枢纽，是酒店内部相互合作的桥梁。二、餐饮部宴会预订工作流程 项目 工 作 标 准*电话预定 1.当电话打来时，在铃响三声内接起，用礼貌用语问候对方，并用中英文报本部门名称（您好!宴会预定部，我可以为您提供帮助吗？GOOD MORNING/AFTERNOON/EVENING!CATERING DEPT,*IS SPEAKING,MAY I HELP YOU?）2.认真听清，问明客人的要求在宴会预定登记表上做好记录1）主办单位名称（指示牌如何写

2、），主人的姓名及身份。2）注明接洽人的姓名（在预定中至少称呼客人名字一次）、联系电话及传真号码。3）用餐日期及时间（早午晚）4）用餐人数，根据人数的多少，台型及客人的要求来安排适当的厅堂。5）被邀请客人的国籍或单位，主宾的姓名及身份。6）类别：风味菜、粤菜、西餐套餐或自助、和会议等，确认有无禁忌或特殊要求。7）酒水方面的要求。8）司机或工作人员人数及误餐费和工作餐的安排（误餐费金额、工作餐标准及地点）。9）是否需要停车位，问清数量及要求。10）是否要鲜花。11）需要何种设备设施。12）厅堂布置（横幅、背板及其它）。13）有无贵宾室及贵宾休息室，餐前有无会谈及相关要求。14）预订在零点餐厅用餐时

3、询问安排在吸烟区或非吸烟区。宴会预订工作流程宴会预订工作流程15）提供相应报价并问明结账方式。16）在集会预订登记表上注明登记日期及登记人。3.重复客人要求，根据以上要求给主办单位安排集会场所，及时记录在宴会预订一览表上后告之客人所安排的场地名称。结束谈话时感谢客人。4.如客人要求看菜单，及时将菜单传给对方，并提前确认菜单。5.提前经与客人确认后做好宴会任务通知单，经部门经理签字后，发至各有关部门。6.如宴会有变化要及时通知有关部门，并在预订单上注明被通知人的姓名及时间。7.如客人当天提出取消宴会，要向客人说明饭店规定，按规定收取损失费。8.如遇大型集会、婚宴，要与主办单位签订合同书并收取定金

4、，以示确认。9.如有重要宴会或大型集会时，预定人员应在活动前到现场与主办单位取得联系，并检查准备状况。10.对客人的特殊要求或有超过自己的职权范围的要求时，要及时请示部门经理。11.活动举办后，将相关资料输入 OPERA 系统中。*来客预定 1.积极、热情、主动地接待客人，表现出我们饭店的诚意，即使无法为客人安排，也不要让客人有冷落感。2.带领客人看宴会场地，并给客人合理化建议。3.其它要求同电话电话预订。*传真及电子邮件预定 1.收到客人的预定传真及电子邮件，一天之内给予客人接到预定的回复。2.具体细节要同客人联系，在集会预订登记表上做好记录。3.其它各项要求同电话预定。*迎接客人 1.提前

5、检查宴会的准备情况。2.在大堂或宴会厅明显位置热情地迎接客人的到来。3.主动、周到的帮助客人协调宴会或会议中的各类事情。*外出销售 1.每周五做好本周的销售总结及下周的销售计划，积极走访客户。2.事先准备好饭店资料，在拜访中恰当的回答客人的问题。3.在拜访中对客人反映的情况认真记录，及时反馈与答复。三、固定工作安排 内容 工 作 程 序*每日工作 1.08：30 到岗，签到后搞卫生进行办公室消毒、通风，检查当日菜单是否正确无误，并复印、分发给相关部门。2.检查当日宴会是否都已确认并下发通知单给各部门，若有没确认的宴会，及时同客人联系，进行确认。确认完毕后，下发通知单给各部门。3.尽可能地追踪前

6、一天的宴会情况，听取客人提出的意见：建立客户档案，并反馈给相关部门。（大型集会、重要集会要发感谢信）4.电话或外出拜访客户，外出前要与部门经理汇报所拜访客户名称，走出去，请进来。5.11：00AM 前，打好上午集会的指示牌，通知宴会部领取。6.浏览当日集会单，看是否有自己所定活动或熟悉的客户，在宴会前检查各项准备情况，并在一楼大厅或餐厅门口迎接客人。7.下午 16：30 之前打好晚上的集会的指示牌，通知宴会部领取。8.下午 16：30 之前将第二日的集会情况统计表通过 OA 发送给相关部室（发送之前，要经部门经理审核）每周五发送六、日、一，三天的集会统计表。将当日补充完整的集会情况统计表传真至

7、餐饮部。9.当日下班前，要确认完第二日宴会情况，并下发给相关部门，遇到大型活动、重点集会，要提前三天下发任务通知单。（如不能届时下发通知单，要先向有关部门通报）。10.完善客户档案和贵宾车号的记录及变更。11.每日晚班 20:30,节假日 18:00 由值班人员通过短信向经理汇报餐饮部当日收入。12.完成当日 OPERA 的输入、客户手机号码的输入、次日菜单的打印和桌签的制作。由次日 11：00AM之前的指示牌、菜单及桌签等，要当晚打印好、复制、制作好，及时交给相关部门。13.记录当日集会发生情况，有事及时向经理汇报。14.厅堂预订表每十天进行更改一次，由当日值班人员负责，每逢10、20、30

8、 或 31 日，要及时更改集会预订登记表。15.晚班人员下班前要认真填写好值班日记，检查安全，搞好卫生，关好电源，锁好办公室门。注：第 11 至 15 项为晚班及节假日值班人员工作要求。*每周工作 1.每周一汇总一周的销售报告及信息。2.每周四做好下一周重点集会统计，确认无误后OA 至餐饮部及相关部门。3.每周五 5151 开店业务会，时间为早 09：00，提前一天与总办确认，并通知客房部。4.每周五交部门经理一周工作总结及下周工作计划。*每月工作 1.每月 1 日当班人员装订好上月集会统计表。2.每月 3 日前 OA 客户手机号至餐饮部、公关部。3.每月3日前完成上月集会统计及经营分析同时将

9、工作计划及销售和会展信息一同上交餐饮部及部门经理。4.每月 15 日及月末最后一天，完成半月要情，交于餐饮部和本部门经理。5.每月 20 日前上交餐饮部本部门考勤表。6.每月末最后一个周四下一月重点集会统计，确认无误后OA 至餐饮部及相关部门。7.整理、归档一个月的销售工作报告，做下月的工作计划。8.分析、整理一个月信息，将有用的信息列入工作计划。9.整理客户档案。宴 会 预 订 一、宴会预订联络方式 宴会预订联络方式主要有：1、电话预订：这是酒店与客户联络的主要方式：常用与小型宴会预订、查询和核实细节、促进销售等.大型宴会需要面谈时也要通过电话来约定会面的时间、地点等.2、面谈：这是宴会预订

10、较为有效的方法.当有顾客当面洽谈询问所有的细节安排;解决宾客提高的特别要求;讲明付款方式.填写预订单等;做为日后联络资料;以便以后用电话或传真与客户联络.3、询问信：所有客户寄来的询问都有必须立即做好答复；附上建议性的菜单;此后;便可能以信函或面谈的方式就达成协议.二、宴会预订程序 1、宴会预订表格：宴请活动的日期、时间；计划安排的宴会厅名称；预订人姓名、联系电话;地址、单位名称 宴请活动的类型；出席人数；菜单项目、酒水要求；收费标准及付款方式；上述事宜暂定的或确认程度；收入估算；要求和注意事项 2、宴会预订程序：接受预订 一热情礼貌接待逐位来预订宴会的客人;使客人感到亲切可信;乐于在酒店订宴

11、席.二洽谈业务时;先送上迎客茶;主动与客人交换名片;或报自己的姓名职务;询问客人尊姓大名.三当客人讲述宴会要求时;一定要认真倾听;作好记录;不要随意打断客人的讲话.四在洽谈宴会业务时;按照宴会预订表的内容问客人了解清楚;并做好预订记录.A、邀请人的单位名称;被邀请人的单位名称及他们的身份.B、宴会时间;标准;宴请的人数;桌数;主桌特别要求.C、场地要求;灯光;音响;麦克风;舞台;横幅;有关文艺演出等.D、饮食要求;注明禁忌的食品、饮料和特别的风格习惯;以及特别喜爱的食品;饮料.E、是否需要会见场所、休息室和注意事项.F、是否需要提供请柬、席次卡.G、付款方式：如用支票、注明签报单位.H、宴会工

12、作人员用餐标准及其它要求.I、注明客人宴会厅的名称.确认并签订 A、预订以后;双方都认为有条件举办宴会;就需进一步协商有关宴会具体承办的方式;安排等.如客人有变动;需双方协商;另行确定.B、如果是提前较长时间预订的;应主动电话方式保持联络;进一步确定日期及有关的细节;对暂定的预订应进行密切的跟踪查询.C、为了保证宴会预订成功率;可以要求顾客预付一定数量的订金.酒店的常客并享有良好信誉者;可以不必付订金.做好统一安排：A、宴会确定以后;餐厅管理人员在提前根据宴会定单对原材料采购;物资用品消耗;场地的使用等好统一安排.B、妥善保存确认后的宴会预订表;并按不同的日期;时间及时登订在宴会厅房安排表上;

13、不要漏单或错单.C、根据预订表上的要求;编排菜桌.填写宴会通知单;详细注明各项要求核对无误后;送餐厅、厨房、大堂、问询、财务等有关部门.D、在接待到客人因故要提前或推后举行宴会通知单后;应立即通知有关厨房和餐厅.餐饮部宴会确定单 1、宾客单位/姓名（Co.name/Caller）:2、联系电话（Tel No）:3、预定类型：会议（Meeting）中式宴席（Banquet）生日宴（Cocktail）烧烤（Barbecue）自 助 餐（Buffet）酒会（wine party）4、预定地点（Place）:5、预定人数/桌/餐标（备桌按 30-50%收取餐损）：6、场租/LED（Rental）：7、

14、彩排时间（免费 1 小时，超出按 200 元/小时收取人工及能耗）：8、宴会开始时间：宴会结束时间：9、酒水饮料：10、场地布置及费用：11、会议开始时间：会议结束时间：12、会标指示牌内容：13、会场类型：课桌式 U 字形回字形圆桌式14、主席台人数：14、特殊要求：预定金（Deposit）:付费方式：接单员：宾客确认：宴会选项 宝宝宴（）婚宴（）寿宴（）其它宴会（）预 定 人 宴会日期 联系电话 确认定金 星 期 菜单标准 人数/桌数 午 /晚 使用场地 当天结帐必须凭留源盖章收据抵扣已付金额当天仅限信用卡、国内借记卡、现金结帐谢谢合作菜单：附 宴会厅台型：附 以下内容为留源中华感恩素三种

15、套餐及高级订制（带为包含项目，如有其它需要请另外选择）￥10000￥30000￥50000 单独订制 提供 专业司仪传统国学生日/婚宴仪式 1000 元/次（）提供 专业宴会摄影 500 元/次（）提供 专业花艺布置 500 元/次（）提供 宴会现场指示牌一份 300 元/次（）提供 专业调音师、灯控师 300 元/次（）提供 多媒体投影仪、幕布 300 元/次（）提供 专业灯光音响设备 300 元/次（）提供 宴会化妆间一间 300 元/次（）提供 宴会场地红地毯 300 元/次（）提供 贵宾停车券/张 10 个 30 个 50 个 14 元/小时（）提供 专业茶道表演及品尝 3000 元/

16、次（）提供 专业香道表演及感受 3000 元/次（）提供 专业琴道表演及欣赏 3000 元/次（）赠送 精美签到本、签到笔 2 支 200 元/次（）赠送 精美蛋糕三层一座 400 元/个（）赠送 艺术礼品（可作为赠礼或纪念品）价值 3000 元 价值 5000 元 自选 元礼包 提供 默认桌数（10 人/桌）2 桌 5 桌 8 桌 5000 元/桌（）使用 默认场地以外的空间（如三楼花园）5000 元/次（）高级定制（专业微电影拍摄）20000 元/次（）注：以上套餐报价所含项目可删减，但套餐费用不变。如自带追光灯收取电费 500 元，请至少提前十天确认具体桌数并提前 1 个月支付 30%的定金。另：本会所仅提供素食餐饮，任何举办方或公关策划公司人员所有荤食一律不准携带入场，一经发现，留源有权拒绝其进入。客户确认签字：预订部签字：总经理确认签字：日期：日期：日期：宴会预订单宴会预订单