会议筹备方案包括哪些内容办公文档会议纪要办公文档会议纪要.pdf

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1、会议筹备方案包括哪些内容 会议筹备方案包括哪些内容 会议方案的内容一般包括以下内容：A、确定会议名称 B、确定与会人员 C、确定时间地点。D、确定会议通知内容 E、会议通知跟进落实程序与要求 F、会场布置要求 G、会议文件资料种类、内容、要求 H、会议设备和用品种类、要求 I、会议后勤安排 J、会议记录安排 K、会场服务安排 L、会议预算安排 M、议定事项催办及反馈的程序、要求、责任人 N、其他注意事项 相关阅读：一、认真领会会议筹备方案的基本特点 1.预演性。会议筹备方案是会议过程的预演，为了确保会议顺利 举行，需要会议工作人员通过设想和策划，将会议计划全过程可能发 生的事项预先安排出来，形

2、成相对严谨周密、可资指导实施的文字方 案，以便统筹布置会议各项事宜。2.周全性。会务工作是一项复杂的系统工作，一个会议特别是大 中型会议往往涉及的点多而广，筹备组织工作稍有疏忽就会出现不可 控因素而发生难于弥补的错误，造成不良影响，因此，在制定会议筹 备方案时，要充分考虑方方面面的内容，只有细节考虑具体、安排到 位，在做会务准备工作时才能有条不紊、主动从容。可以说，拟定一 份考虑周全、细致缜密的会议筹备方案，是做好一切会务工作的前提 和基础。3.可操作性。制定会议筹备方案其目的是通过明确会议所需的人、财、物以及时间、地点等要素，细化具体事项及责任人、完成时间等，用以指导做好会议筹备工作，方案应

3、当是具体详实的、操作性强的，否则就失去了方案的作用和意义。二、全而掌握会议筹备方案的格式要素 会议筹备方案一般由标题、正文、尾部组成。1标题 标题一般由会议主办单位名称、事由和文种构成，如例文标题 X X集团公司 2015 年工作会议筹备方案，再如X X学院三届一 次职工代表大会筹备方案；也有的标题省去单位名称，由事由和文 种构成，如XX会议筹备方案。2.正文 正文部分是方案的核心。一般因会议性质、规模等的不同，会议 筹人员确定时间地点确定会议通知内容会议通知跟进落实程序与要求会场布置要求会议文件资料种类内容要求会议设备和用品种类要求会议后勤安排会议记录安排会场服务安排会议预算安排议定事项催办

4、及反馈的程序要求责任人其他举行需要会议工作人员通过设想和策划将会议计划全过程可能发生的事项预先安排出来形成相对严谨周密可资指导实施的文字方案以便统筹布置会议各项事宜周全性会务工作是一项复杂的系统工作一个会议特别是大中型会议往往涉备方案时要充分考虑方方面面的内容只有细节考虑具体安排到位在做会务准备工作时才能有不紊主动从容可以说拟定一份考虑周全细致缜密的会议筹备方案是做好一切会务工作的前提和基础可操作性制定会议筹备方案其目的是通过备方案的内容也有所区别和侧重，但主体要素不能缺少。至少要包 活但不限于写明会议目的、任务、主题、时间、地点、参会人员范围、日程、议程、会议设备、文件资料、会务分工、会议经

5、费等，一般分 条列项写出。如例文中，方案对会议主题、时间、地点、规模、主持 人、日程、会场布置、会议材料准备、餐饮住宿及接送站安排、会议 通知、会务工作分工及进度、会议经费预算等作了详细计划，对单位 领导、会议筹备人员和参会人员都具有较强的指导作用。有的大型会 议还可以建立专门的会议筹备领导机构及工作机构，制定会议安全保 卫工作及应急处置措施、媒体接待计划和宣传报道方案等。3.尾部 落款处一般署上拟定会议筹备方案的单位名称和签署日期，必要 时应加盖单位公章。三、充分考虑会议筹备方案的注意事项 有些人往往对会议筹备方案不置可否，认为是可有可无、无关紧 要的文件。事实上，编制会议筹备方案是一项系统

6、性很强的工作，需 要注意的事项很多。一份考虑细致全面的会议筹备方案，是整个会议 的纲领性文件，其作用是不容小觑的，往往能确保会议的周密组织，确保会议服务质量和沟通协调到位，确保领导意图得以贯彻执行，从 某种程度上决定了会议的成效和质量。实际工作当中，有些会议还需 向上级机关请示核准，会议筹备方案可作为上级审核批准的重要依据;有些会议需向联办或与会单位通报筹备情况，以便做好必要的准备，此时会议筹备方案人员确定时间地点确定会议通知内容会议通知跟进落实程序与要求会场布置要求会议文件资料种类内容要求会议设备和用品种类要求会议后勤安排会议记录安排会场服务安排会议预算安排议定事项催办及反馈的程序要求责任人

7、其他举行需要会议工作人员通过设想和策划将会议计划全过程可能发生的事项预先安排出来形成相对严谨周密可资指导实施的文字方案以便统筹布置会议各项事宜周全性会务工作是一项复杂的系统工作一个会议特别是大中型会议往往涉备方案时要充分考虑方方面面的内容只有细节考虑具体安排到位在做会务准备工作时才能有不紊主动从容可以说拟定一份考虑周全细致缜密的会议筹备方案是做好一切会务工作的前提和基础可操作性制定会议筹备方案其目的是通过又可起到周知信息的.作用。从这个角度来看，就 不难理解编制会议筹备方案的重要性了。因此，秘书人员在制定会议筹备方案前，要明确领导意图，弄清 筹备方案的目的、意义和要求，以便有的放矢地拟定方案。

8、方案制定 过程中，要反复多次与领导及有关方而商定和征求意见;对经费的把 关要精打细算，不可太松也不可太紧，既不能过于铺张浪费，也不能 影响会议效果。方案拟定后，要报经领导审核和批准，并及时召开会 务工作会议，明确分工和时间节点，必要时可以进行会议模拟演练,以便发现问题，查漏补缺，进一步优化筹备方案。特别是临近会议召开前，要组织对会议筹备工作情况进行现场检 查验收，预先制定现场检查路线，确定现场检查重点，制作检查表单，以便现场检查时逐一查验核对，对未达到检查要求的项目及时提出整 改和修订意见等。检查验收的主要内容包扌 4 会议准备是否充分，会 议环境条件是否具备，会议文件材料、用品准备、会议设备

9、调试、会 场布置等是否到位，以及会议应急预案、会议安全保卫工作是否就绪,会议期间能否排除各种干扰等。总之，对会议筹备情况进行检查的过程，同时也是对会议筹备方 案的齐备性、严谨性等再认识、再完善的过程，对会议筹备工作者改 善工作方法、提高方案质量具有重要的实践意义。会议筹备方案 人员确定时间地点确定会议通知内容会议通知跟进落实程序与要求会场布置要求会议文件资料种类内容要求会议设备和用品种类要求会议后勤安排会议记录安排会场服务安排会议预算安排议定事项催办及反馈的程序要求责任人其他举行需要会议工作人员通过设想和策划将会议计划全过程可能发生的事项预先安排出来形成相对严谨周密可资指导实施的文字方案以便统筹布置会议各项事宜周全性会务工作是一项复杂的系统工作一个会议特别是大中型会议往往涉备方案时要充分考虑方方面面的内容只有细节考虑具体安排到位在做会务准备工作时才能有不紊主动从容可以说拟定一份考虑周全细致缜密的会议筹备方案是做好一切会务工作的前提和基础可操作性制定会议筹备方案其目的是通过