公司实物档案管理实施细则(试行版)模版.docx

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1、文档信息*文件名称xx有限公司实物档案管理实施细则*文件编号*文件所有者公司办公室文件密级普通文件版本记录*生效日期*作者版本变更说明批准人(xx)新文件建立文件说明*目的为进一步规范xx有限公司实物档案管理，根据国家特殊载体档案管理的有关规定，结合公司实际情况，制定本细则。*适用范围xx有限公司*流程结构关联文件xx有限公司实物档案管理实施细则第一章 总则第一条 为进一步规范xx有限公司（以下简称“公司”）实物档案管理，根据国家特殊载体档案管理的有关规定，结合公司实际情况，制定本细则。第二条 本细则适用于公司总部及业务单元实物档案的管理。第三条 实物档案是指以有形实体为载体，能够反映公司职能

2、活动和历史真实面貌的具有保存价值的有形物品，包括但不限于总部及各业务单元获得的各种荣誉物品，废止的各种印章，获赠的纪念品、宣传品，反映公司不同发展阶段的产品样品，以及实体性科技成果（含发明专利等）等物品。第四条 公司实物档案应向档案管理部门进行归档信息报备，并按“谁产生，谁保管”的原则进行实物管理。第二章 实物档案的归档第五条 归档范围（一） 公司获得的各种奖品，包括但不限于奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。（二）上级主管单位、知名人士、有关单位赠送给本企业的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。（三）公司在重大活动中形成或获赠的重要纪念品。（四）公司生产经营中形成的产品样品、实体性科技

3、成果（含发明专利）等。（五）公司使用过的、废止的印章。（六）其它具有保存价值的实物。 具体详见附件1xx有限公司实物档案归档范围和保管期限表.第六条 归档要求（一）凡属于归档范围的实物，要按规定定期向公司档案管理部门进行实物归档，任何部门或个人不得拒绝归档，更不得随意损坏或转送他人。（二）归档实物要经过经办人的整理，经办人填写实物档案登记表（见附件2），写明实物内容、颁发者或赠送者、收受时间、用途或目的等。（三）归档的实物要保持干净、整齐、无破损。（四）归档的实物应当同时拍摄数码照片归档。第七条 归档时间经办人在实物档案产生后应妥善保管，并在一个月内将实物移交部门兼职档案员，并由部门兼职档案员

4、统一移交至公司档案主管部门。由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交公司档案主管部门拍照登记，再办理借用手续。第八条 归档手续实物档案移交归档时，交接双方应办理移交手续。归档的实物由移交人员填写移交清单（见附件3）一式两份，交接双方核对清楚后在移交清单上签字，各留一份以备查考。第三章 归档实物的整理第九条 实物档案的整理方式实物档案按“件”整理，如一个奖杯为一件，一张证书为一件，一份纪念品为一件，成套的实物按一件计。第十条 实物档案的整理（一）分类公司实物档案统一分为四大类：荣誉物品、纪念品、印章、其他。（二）编号每件实物档案的档号结构为：全宗号年度分类号件号。全

5、宗号：立档单位的代码。年度：实物的收受或形成年度。分类号：公司档案分类方案中赋予实物档案的代码。件号：公司每年每类实物档案的顺序号。（三）著录及电子文件挂接在公司档案管理系统进行著录及电子文件挂接。1.著录主要著录项包括：全宗号、年度、保管期限、分类号、件号、题名、来源单位、地点、日期、互见号、存放地点。著录项与实物档案档号结构项相同，其含义如前所述，另还包括 ：题名：本件实物情况说明。奖杯、奖牌、奖状等荣誉性实物应写明获奖单位、荣誉称号、获奖级别或等级；纪念品、宣传品应写明实物名称、公务活动名称；题词、字画等应具体到个人，如有需要还应注明该人的职务和单位，备注栏中填写字画、题词的规格；印章应

6、写明使用起止时间。来源单位：实物的授予单位或形成者。地点：收受实物或形成实物的地点。日期：收受实物或形成实物的时间。保管期限：公司实物档案保管期限统一划分为永久。互见号：指与本实物有密切联系的其他载体档案的档号。存放地点：实物档案的实际存放地址。2.电子文件挂接每件实物需拍摄数码照片，并将数码照片挂接至档案管理系统中相应的实物档案条目。（四）编目运用公司档案管理系统编制实物档案目录。目录应包括序号、档号、题名、来源单位、日期、地点、互见号、存放地点。（五）粘贴实物标签、排列、上架归档实物在不影响实物品相的合适位置贴上标签，填写全宗名称、档号、题名、日期、地点、来源单位。归档实物可按年度类别或类

7、别年度排列上架。第四章 实物档案的保管第十一条 实物档案应设专库或专柜保管。第十二条 存放实物档案的库房应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色。第十三条 大型礼品、纪念品、艺术品等可以在办公场所展示，并指定专人管理。第十四条 实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护，确保实物档案完好无损。第五章 实物档案的利用第十五条 为避免实物档案损毁，原则上不外借。如因特殊需要调用实物档案原件的，须报主管领导批准，履行利用登记手续。第十六条 归档的实物档案未经批准，任何部门和个人不得自行销毁、损坏和占为己有。第六章 附则第十七条 本细则由公司办公室负责解释。第十八条 本细则自发布之日起施行。附件：1. xx实

8、物档案归档范围和保管期限表2. 实物档案登记表3. 实物档案移交清单附件1.xx实物档案归档范围和保管期限表档案门类(分类号)二级类目（分类号）归档范围保管期限实物档案12荣誉物品011公司各单位成立、历次机构变动时启用的牌匾、印章永久2反映公司历史、文化的各种标志、徽章等永久3公司获得的奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书和光荣册等永久4公司在生产、经营及社会活动中获得的赠画、题词、工艺品等永久5公司组织的各种重大活动中形成的纪念品和宣传品永久6公司各在生产经营中形成的产品样品、实体性科技成果（含发明专利等）永久7其他具有特殊意义和保存价值的实物永久纪念品02同上永久印章03同上永久其他04同上永久附件2.实物档案登记表序号题名来源单位事由日期地点备注附件3.实物档案移交清单序号移交部门题名年度件数移交人接收人交接时间备注