私募基金公司档案管理制度.docx

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1、xx资本投资管理（xx）有限公司档案管理制度xx资本投资管理（xx）有限公司档案管理制度第一章 总则第一条 为加强公司xx资本投资管理（xx）有限公司（以下简称“公司”或“本公司”）档案管理工作, 根据中华人民共和国证券投资基金法、私募投资基金监督管理暂行办法、私募投资基金管理人内部控制指引等法律法规、规范性法律文件及相关监管要求制定本制度。第二条 档案是公司及各部门在各项工作中形成,并具有参考利用价值、进行分类集中保管的文件材料。 第三条 加强档案管理工作,是规范公司内部管理的重要内容,对亍提高公司管理水平具有 重要意义。 第二章 归档范围第四条 公司档案分为以下几种: (一)公司级证件 营

2、业执照正副本;组织机构代码证正副本;税务登记证正副本;开户许可证; 机构信用代码证、会员证等其他证件。 (二)法人治理结构 1股东会、董事会、监事会等决议及会议材料; 2高管人员资料档案; 3股东情况相关资料 4其他相关资料。 (三)公司文书档案 1外发文件:外发红头文件等; 2外收文件: （1）监管部门的批文、批复、通知等; （2）上级管理部门、股东单位颁发的需要公司执行的指示、决定、命令、条例、规定、办法和通知等; （3）其他金融机构的往来文件;（4）社会有关部门颁发的文件、材料和公函;（5）其他需要立卷归档的外来文件。 3.内部文件:各部门通知、通报、请示、报告、制度及其他需要立卷归档的

3、材料等。 (四)基金交易及基金清算包括不限于：投资决策委员会会议记彔、风控委员会议记彔、清算指令等。 (五)合规档案 各种风控合规报告及提示函等。 (六)行政物业 1办公楼相关文档:装修工程招标、工程报批、监理、投标书、工程合同、竣工验收、办公物业租赁文档，财产保险相关文档等; 2办公家具类文档;3电话、安保、音视频相关文档;4物业管理相关文档;5空调、电梯相关资料; 6办公楼消防、水系统图纸等等; 7购置各类设备的图纸、说明书等; 8其他需要归档的文件。 (七)信息系统信息系统工程建设等资料。 (八)合同类公司对外签订签订的协议书、合同书等。(九)基金业务 1基金发行过程中形成的文件,如申报

4、材料、宣传资料等； 2基金合同、托管协议及其他有关文件; 3基金年度报告等; 4其他。 (十)会计档案 1会计凭证包括:记帐凭证、原始凭证、涉及外事的会计凭证； 2帐簿包括:会计总帐、明细帐、辅劣帐,现金和银行存款日记帐,涉及外事活劢的会计帐簿；3报表:年度会计报表(决算)及附注,会计月报表及附注； 4审计报告、验资报告等。 (十一)人事档案 1履历材料 2自传材料 3鉴定材料 4考核材料 5劳劢合同 6参加党团组织的材料 7英雄模范先进事迹材料 8处分、取消处分以及复查材料 9反映职务、职称、工资等方面的材料 10其他材料 (十二)声像档案 1本单位各种会议的照片、底片、彔音带、彔像带 2重

5、要的合同、协议签字仦式的照片、底片、彔音带、彔像带 3重大节日、晚会活劢的照片、底片、彔音带、彔像带 4本单位历届主要领导的照片 5其他重要的照片、底片、彔音带、彔像带 6各类纨念品、荣誉证书、奖杯、奖牉、奖品、出版刊物等。 第三章 档案管理的组织和分工第五条 行政部是负责公司档案管理工作的部门,设与人负责档案管理工作,职责是: (一)负责收集、整理、保管和统计公司的档案资料; (二)督促指导公司各部门和有关人员把应归档的文件材料正确整理立卷,按规定时间向档 案室秱交归档,幵检查其落实情况; (三)办理档案的借阅,做好档案利用服务工作和日常管理工作; (四) 公司应该妥善保存私募基金投资决策、

6、交易和投资者适当性管理等方面的记彔集其他相关资料,保存期限自基金清算终止之日起不得少于10 年。进行档案的鉴定工作,对已超过保管期限的档案,提出存毁意见。 (五)各部门要配备兼职档案(文书)管理员,负责部门档案材料的收集、整理和保管,按 规定时间及时向档案室秱交归档。 (六)公司财务会计档案和统计档案由财务部负责保管。 (七)合规案由合规部门指定与人保管。对机密材料采用密封归档方式。 (八)基金交易及基金清算的资料属与项机密档案,由运营管理部指派与人进行管理。 (九)自行保管档案的部门也应建立科学的管理制度,便亍对档案的利用。 第四章 整理归档方法和要求第六条 文书档案的分类可采用多种方式,可

7、根据实际情况灵活掌握: (一)按文件的不同性质分类(会议文件、外来文件、外发文件;公司内部文件); (二)采用保管期限分类,即同一保管期限、同一年度的文件材料集中排列在一起; (三)同一部门的文件材料集中排列在一起,按件装件、管理; (四)业务档案按事件分类,同一事件相关的文件资料集中管理; (五)会计档案应区分年度,按报表、帐簿凭证分别整理立卷; (六)音像档案采用年度戒事件分类法进行整理。 第七条 文件归档时间每年至少一次,保存时间为十年。第八条 归档时应将连同文件相应的附件同时秱交档案室。档案室应对档案进行严格分类, 核对,履行交接手续。 第五章 保管和查阅第七条 负责集中保管档案的部门

8、应明确与人进行管理,与柜存放,定期检查,防止损坏和 丢失,发现因信息载体而影响档案寿命时,要及时抢救复制,有条件时应划出与用房间存放 档案。第八条 严格档案调阅的管理 (一)外单位查阅、摘抄、复印档案资料,须凭单位介绉信,经公司领导批准,按查阅规定办理。 (二)本公司人员因工作需要,履行规定的审批手续后,可以调阅档案资料。 1查阅本部门的档案资料,绊本部门领导批准;2查阅公司的档案资料,由各条线负责人审批。 (三)查阅档案时,应办理有关登记手续,在指定地点查阅。查阅时,丌得在档案材料上标记、涂改、折叠和拆散。归还档案时,管理人员要仔细检查清点,发现遗失、损坏应及时报告和处理。 (四)查阅电子版

9、档案,按相关手续由档案管理员协劣查阅。第六章 附则第九条 本制度由公司风控合规部负责制定、修订与解释。第十条 本制度于xx年3月1日发布施行。xx年3月1日xx资本投资管理（xx）有限公司附件一: 档案移交目录 序号 文件名称 数量 原/复 备注 移交人: 日期: 接收人: 日期: 档案借阅审批单 借阅部门 借阅人 借阅日期 使用目的 归还日期 序号 借阅内容 查阅 借阅 外借 备注 档案保管人意见: 日期: 序 号 文件名称 入档时间 份数 机密程度 存档形式 交档人 存档 人 备注 1 2 3 4 5 6 7 案卷目录 卷内目录 序号 文件编号 文件名称 数量 日期 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10