村镇银行会计档案管理办法.doc

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1、 xxx村镇银行会计档案管理办法第一章 总 则第一条 为规范xxx村镇银行会计档案管理，维护会计档案的安全完整，根据财政部、国家档案局颁布的会计档案管理办法（财会字199832号）、中国人民银行颁布的银行会计档案管理办法（银发2002374号）和我行的相关制度规定，特制定本办法。第二条 xxx村镇银行各支行、营业部、计财运营部(以下统称会计档案管理机构)实施会计档案管理均适用本办法。第三条 会计档案是xxx村镇银行各项业务活动的会计记录和重要史料，是金融档案的重要组成部分。会计档案包括会计凭证、会计账簿、计财运营报告及其他会计资料。第四条 会计档案分为纸质档案和电子档案。纸质档案是以纸张为介质

2、保存的会计档案，电子档案是以磁盘、光盘、缩微胶片等电子信息载体为介质保存的会计档案。第五条 总行计财运营部负责全行会计档案保管工作的指导、监督和检查；并严格执行会计档案的归档、保管、查阅和销毁制度，做到会计档案的妥善保管、有序存放、方便查阅，防止会计档案毁损、散失、泄密；同时，应不断改善保管设施，采用先进技术，实现会计档案管理现代化。第二章 会计档案的保管第六条 会计档案由各会计档案管理机构负责保管。集中扫描的会计凭证、会计报表等缩微后的会计档案由各集中扫描的机构采用塑封、打捆、装封等形式统一保管。部分档案可根据实际情况采取外包第三方专业机构的形式保管会计档案；由总行计财运营部门书面报苏州银行

3、运营管理部同意后方可实施；各支行（营业部）的会计档案不得采用外包保管方式。采取外包形式保管会计档案的，必须与具有相应资质的外包方签定外包保管合同，明确双方的权利义务。第七条 会计档案可采用纸质、磁盘、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存。原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。采用非纸质存储会计档案的，应能满足阅读及打印要求，其保管期限与归档方法与纸质会计档案相同。第八条 总行根据实际情况可设置专用会计档案保管库（室）。会计档案保管地点应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件，磁介质档案保管应具备防磁条件。会计档案应指定专人负责管理，管理人员调动要办理交接手续。

4、出纳人员不得兼管会计档案的保管工作。第九条 电子会计档案每年应翻录一次，实行双备份，并做好防磁、防火、防潮和防尘工作。按规定需双备份的会计档案应异地分别存放。第十条 纸质会计档案与电子会计档案、电子会计档案与电子备份会计档案应分开保管。第十一条会计档案保管库（室）应建立“会计档案保管登记簿”。凡入库保管的会计档案，应装订成册，符合规格，按内容、形成时间和保管期限分类登记，以便查阅。第十二条会计档案保管库（室）应定期检查会计档案，对非纸质会计档案至少一年检查一次，对破损、变质会计档案要及时进行复制、修复或其他技术处理。第三章 会计档案的调阅第十三条 会计档案原则上不得外借，防止毁损、丢失和泄密。

5、第十四条 会计档案保管库（室）应建立“会计档案调（查）阅登记簿”，并按规定内容做好详细记录，由会计负责人和经办人员共同签字、查阅人签字确认，以备查考。实行档案外包的，应与外包方完善相关调阅手续。第十五条 内部调阅会计档案，应由调阅人提出申请，并经会计负责人批准后方可调阅，调阅的档案不得涂改、圈划、拆散原卷册，用后必须及时归还。第十六条 公、检、法、司和有关单位处理案件或特殊需要查阅会计档案时，必须持有本人工作证或执行公务证和出具有权查询、查阅部门签发的“协助查询存款通知书”，查阅时，各营业机构应有专人在场陪同，代办查阅，不准将会计档案交给查阅人放任不管，查阅人对处理案件时所需的证据和有关资料，

6、可以抄录、复制或照相，但不得将会计档案拆封和借出。被查阅机构必需对会计档案查阅情况进行记录，并由查阅人签字确认。第十七条 调（查）阅会计档案的申请及公函，应由经办人员和会计负责人共同签字并专夹保管，以备查考；司法部门的查询、冻结及扣划书原件按年装订作永久性资料保管，并复印一份作为传票附件。第四章 会计档案的移交与销毁第十八条 经管会计档案的人员变动，应办理交接手续，按要求填写移交清册（格式附后），一式三份，由移交人、接交人、监交人签字确认后各执一份。监交人由总行计财运营部指派。移交清册作永久性档案保管。第十九条 已保管期满需要销毁的会计档案，必须符合下列要求：1、待销毁的会计档案必须由总行计财

7、运营部负责人会同经管会计档案人员与实有会计档案核对一致后，编制会计档案销毁清册，并经过稽核管理部门人员复核确认后封包。2、会计档案销毁的批准：销毁会计档案应经分管行长在会计档案销毁清册签署意见后，由总行计财运营部统一办理。3、会计档案销毁的监督：会计档案的销毁应由总行计财运营部门、稽核部门共同派人现场监销，并在销毁清册上签字确认；销毁会计档案要注意保密和安全，严防散失或发生流弊。4、会计档案保管库（室）销毁会计档案，应将档案信息与其保存介质一同销毁。5、保管期限界满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，不得销毁，应单独保管到未了事项完结为止。6、会计档案销毁清册作永久性资料保管

8、，总行计财运营部还应将会计档案销毁清册向苏州银行运营管理部报备。7、采取外包方式保管档案的需与有资质认证的安全保密机构开展档案销毁合作事宜，确定后报苏州银行运营管理部备案。第五章 会计档案的保管期限第二十条 会计档案的保管期限分为3年、5年、15年和永久保管。会计档案保管期限从会计档案形成的次年度算起，如有必要可以延长，但不得缩短。第二十一条 同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管。同一会计档案采用不同介质保存的，至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。第二十二条 会计电子化系统开发和修改的文档资料应作为会计档案管理，保管期限为该系统停止使用或有重大修改后5年。第二十三条

9、会计档案分期限保管的内容1、永久保管的会计档案决算报表、附表及决算分析资料（包括资产负债表、业务状况表、损益表、财务收支变动表、利润分配表等）；实收资本、股本金分户账；客户挂失申请书、登记薄及账销案存的清单或资料；会计档案保管登记薄和档案销毁清单；机构撤销、合并交接清册；房屋购建的契约（包括土地证、基建批准书、竣工报告、购建房屋契约、征税收据和公证书等）；有权机关查询、冻结及扣划书；存贷款开销户记录（登记薄）；需要永久保管的其他会计档案和资料。2、保管15年的会计档案综合核算和明细核算的各种账、薄、卡；会计凭证及附件；各机构的月（季、半年）报表及总行汇总全辖各机构的月（季、半年）报表；重要单证

10、和重要印章的领用、交接、销毁和保管情况登记薄；会计人员交接清单；存贷款开销户资料保管期限为账户撤销后15年；需要15年保管的其他会计档案和资料。3、保管5年的会计档案计息科目余额表；辖属网点上报的月计表、资产负债表、损益表和决算报表（包括全部附表、决算分析资料）；各机构本身及汇总各网点、储蓄所日报、旬报表；密押、代号使用和保管登记薄；辖内往来、联行往来及同业往来的对账查询、查复书等资料；对账回单；已处置固定资产卡片；需要5年保管的其他会计档案和有关资料。4、保管3年的会计档案日报表；流水账；计算机运行日志；各种不定期报表；需要3年保管的其他会计档案和有关资料。第六章 附 则第二十四条 本办法由

11、xxx村镇银行计财运营部负责制定、解释和修订。第二十五条 本办法自发文之日起施行。附件：1、xxx村镇银行会计档案归档整理规则 2、xxx村镇银行会计档案移交清册3、xxx村镇银行会计档案缩微管理办法4、xxx村镇银行会计档案缩微处理操作流程附件 1xxx村镇银行会计档案归档整理规则一、总 则为加强会计档案的管理，规范会计档案归档要求，适应档案管理现代化需要，依据国家档案局财政部颁布的会计档案管理办法、会计档案案卷格式、xxx村镇银行会计档案管理办法的规定，结合我行会计档案工作的实际情况，特制定本规则。二、会计档案归档分类及内容会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录

12、和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括以下类型：（一）会计凭证类：传票由原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证等组成。其他会计凭证：各种来账补充凭证银行留存联、各类存折内页、本代他流水清单、他代本流水清单、通存通兑汇总清单、自动转存清单、贷款形态调整通知单、贷款转逾期明细、大额往来账清单、大额汇总清算凭证、小额普通贷记往来清单、小额挂账清单、上划汇票保证金清单、同城提出数据明细表、提入数据明细表、同城挂账清单、同城差错清单、上海支票提出清单、收妥抵用清单、资金清算差额单、现金日记簿、柜员轧库单等。（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，档案保管清册，会计档案销

13、毁清册及其他会计账簿。其他会计账簿：开销户清单、抹账明细清单、面向传票交易清单、储种余额表、活期发生账户、（对公贷款）余额积数一览表、余额表、日计表、支付业务汇总月报表、委托收款支付登记簿、邮电手续费收费明细、试算平衡表、季提数据表、计息一览表、账户积数一览表、账号户名一览表、档案移交清册，会计结息汇总表、应收利息一览表、贷款结息一览表、存款结息一览表、储蓄结息一览表、各类登记簿等。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告包括会计报表（损益表、资产负债表、业务状况表）、附表、附注及文字说明等。及其他财务报告。（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单和其他应当保存的会计核算专业资料。三、立

14、卷与归档（一）会计档案归档顺序会计档案按核算单位-年度-形式（名称）分类，并组成保管单位。各机构只有一个核算单位，即只需将按每年度形成的会计凭证、会计账簿、财务报告及其他等类型依次排列，编制案卷顺序号。（二）案卷质量要求1、归档文件收集应齐全完整。2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求，所有装具由总行下发。（详见附件1）3、文件整理归档时要去除易锈蚀的金属物，超大纸张应加以折叠。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件、热敏传真纸文件要重新复制。（三）归档整理方法1、会计凭证类：（1）装订：将所属内容收集齐全，凭证按会计基本制度的要求顺序排列、墩齐，加上传票封

15、面、封底，若传票与附件尺寸不一致，需折成与传票封面一样大小，便于查看。一本传票厚度控制在2.53cm内。（2）封装：装订成册后，在传票封面加盖相应图章，装订线处加贴梯形式标签（包角纸）（见附图一），加盖骑缝章，并按标签内容及以下要求填写：核算单位代号：所有单位为“1”。年度：传票所属年度。目录号：每一年度为一个目录号，顺序排列。案卷号：一本传票一个案卷号，每年1月1日起第一本为第1号，依此顺序编号不可重复。（费用传票单独装订，归档于记账日当天并增加一个案卷号。）保管期限：一般15年。核算单位代号年度目录号案卷号保管期限附图一：梯形式标签（包角纸）（3）装盒：案卷形成后放于无酸盒中保管，卷盒封面

16、内容可不填写，传票梯形式标签方向与卷盒封面一致，卷脊朝外，以卷脊朝向为正放入卷盒。在卷盒背脊上从下向上移2cm处加贴蓝色凭证卷脊标签（见附图二），并按标签内容及以下要求填写：全宗号：暂不填写。核算单位代号: 所有单位为“1”。目录号：每一年度为一个目录号，顺序排列。案卷号：每一个卷盒一个案卷号，每年1月1日第一本为第1号，依此顺序编号不可重复。年度：传票所属年度。凭证号：为该本传票的起讫号码。全宗号 核算单位代号目录号案卷号年度凭证号附图二：凭证卷脊标签（保管期限红色为永久，蓝色为定期。）（4）对往年传票已装盒的处理： 更换档案管理卡。填写要求：目录号：每一年度为一个目录号，顺序排列。案卷号：

17、每一个长盒一个案卷号。原始编号：该盒内传票的起止编号。本盒内共几册：该盒内传票的实际册数。起讫日期：该盒内传票的起止日期。保管归档日期：每年的12月31日（如2005年12月31日）。保管人：负责归档人员签名。保管年限：按保管内容的期限填列。（5）对于传票集中扫描保管的机构，按会计档案缩微处理操作流程的要求整理上传传票。2、会计账簿类：（1）装订：将所属的内容收集齐全，按保管期限、内容分别装订。装订后，按账簿大小贴上相应的封皮（用原账簿封面），同一年度中，部分保管期限相同的账簿，如账页过少的可几种装订成一件，并在该件档案的案卷封面上注明每种账册名称。并在原账簿封面上加贴规定封面。（2）封装：封

18、皮装成后，在该封皮上加贴会计账簿封面（见附图三），并按标签内容及以下要求填写：全宗名称：全称：xxx村镇银行XX支行（部门）空白处：须写明案卷题名，如：二六年一月份日计表。时间：材料形成起讫时间保管期限：按保管内容的期限填列。本卷共 件：根据装订材料的不同内容计算件数。页数：页数暂不填列。会计处理号：暂不填列。全宗号：暂不填列。核算单位代号：所有单位为“1”。目录号：每一年度为一个目录号，顺序排列。案卷号：每一本账册为一个案卷号 xxx村镇银行 支行（部门）（空白处）自 年 月至 年 月保管期限15年本卷共 件 页 会计处理号全宗号核算单位 代号目录号案卷号附图三：会计账簿封面在封皮背脊上从下

19、向上移2cm处加贴蓝色或红色账簿卷脊标签（见附图四）。蓝色为定期，红色为永久。并按标签内容及以下要求填写：全宗号：暂不填写。核算单位代号：所有单位为“1”。目录号：每一年度为一个目录号，顺序排列。案卷号：每一本账册为一个案卷号 年度： 按账簿的所属年度。保管年限：按保管内容的期限填列。全宗号 核算单位代号目录号案卷号年度保管年限附图四：账薄卷脊标签3、财务报告类：（1）装订：将所属的内容收集齐全，按保管期限、内容分别整理后，再依次按卷内文件目录（见附图五）、材料、备考表（见附图六）内容顺序排列后，用硬卷皮（见附图七）包封。卷内文件目录的填写：顺序号：按材料种类编号，文号：暂不填写。责任者：XX

20、单位。题名：具体内容。日期：材料形成时间。页号：凡是卷内材料有字迹和图表的一面应编页号，空白面不编号。页号的位置正面的编在右上角，反面的编在左上角。按材料先后顺序用号码机编号，填写每份材料首页号，最后一份材料的起止号。备注：对卷内材料的变化作必要的说明。卷 内 文 件 目 录顺序号文号责任者题名日期页号备注附图五：卷内文件目录卷内备考表的填写卷内情况说明：填写卷内材料缺损、修改补充、移出、销毁等情况。立卷人：完成立卷后，由负责立卷者签名。财务主管：会计主管签名。立卷时间：填写完成立卷的日期。 卷内备考表卷内情况说明 立卷人： 财务主管： 立卷时间：附图六：卷内备考表（2）封装：把硬卷皮折叠后，

21、采取三孔一线装订法。（如页数过少的财务报告类及其他类可采取加厚法装订使得案卷背脊厚度不低于0.5CM）。硬卷皮的填写：第一格空白（一）处填写：xxx村镇银行XX支行（部门）第二格空白（二）处填写：财务报告类或其他类第三格空白（三）处填写：年报或其他（例：二五年年报）。时间：文件形成的起止时间保管期限：按保管内容的期限填列。件数：根据装订材料的不同内容计算件数。页数：按实际张数填列。全宗号：暂不填写。核算单位代号：所有单位为“1”。目录号：每一年度为一个目录号，顺序排列。案卷号：每一本账册为一个案卷号 。空白（一）空白（二）空白（三）自 年 月至 年 月保 管 期 限本卷共 件 页会 计 处 理

22、 号全宗号核算单位 代 号目录号案卷号附图七：硬卷皮封皮背脊上从下向上移2cm处加贴蓝色或红色账薄卷脊标签（见附图八）。蓝色为定期，红色为永久。并按标签内容及以下要求填写：全宗号：暂不填写。核算单位代号：所有单位为“1”。目录号：每一年度为一个目录号，顺序排列。案卷号：每一本账册为一个案卷号 年度： 材料所属年度。保管年限：按保管内容的期限填列。全宗号 核算单位代号目录号案卷号年度保管年限附图八：账薄卷脊标签4、其他类：同财务报告类。四、会计档案排架方法归档文件装盒后，上架遵循先上后下，先里后外的原则，按“年度种类-保管期限”进行排架。归档年度种类期限档 案 所 属 年 度会计凭证永久长期短期

23、会计账簿永久长期短期财务报告永久长期短期其他永久长期短期例：案卷号的顺序排列为：会计凭证（如果从1至1000）、账簿（永久从1001至1100、定期从1101至1200从保管期限长至短排列）、财务报告类（永久从1201至1300、定期从1301至1400从保管期限长至短排列）、其他类（永久从1401至1500、定期从1501至1600从保管期限长至短排列）五、 档案室环境要求（一）档案库房选址得当，原则上不可顶天立地，便于档案保管和利用，有必要的防护措施。档案库房、工作人员办公室、阅档室做到三分开。（二）有符合条件的档案柜架，有五年存放余量。（三）配备温、湿度测记议器设备，温、湿度控制设备，吸

24、尘器，消防设备等。（四）应采取防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫（樟脑）等防护措施。六、其他要求（一）会计档案制度、分管领导职责、档案人员岗位职责、归档鉴定统计和移交制度、借阅利用制度、立卷归档制度 、网络图悬挂于档案室醒目处，同时建立会计档案存放示意图。（二）配备计算机。七、附 则（一）本规则由xxx村镇银行负责制定、解释和修订。（二）本规则自发文之日起实行。附件 2xxx村镇银行 支行(营业部)会计档案移交清册移交日期 年 月 日序号类 别编 号内 容时 间册数保管期限合计注：该表以年度归类，按照保管期限分别填写。移交人（签字）： 接交人（签字）：监交人（签字）：附件3：xx

25、x村镇银行会计档案缩微管理办法第一章 总 则第一条 为促进xxx村镇银行会计档案管理规范化、现代化，根据xxx村镇银行会计档案管理办法，结合我行实际，特制订本办法。第二条 会计档案缩微是将纸质的会计凭证、会计报表和历史交易明细等计算机会计业务数据的影像及数字信息通过扫描和压缩方式存储至光盘中，以实现压缩存储、快速调阅会计业务信息的一种会计档案管理方法。第三条 各支行、总行营业部（以下统称营业机构）凡经账务处理后形成的会计凭证、会计报表等会计档案，均应纳入会计档案缩微管理。第四条 会计档案缩微实行总行集中统一管理，计财运营部为本行会计档案缩微管理部门，负责会计档案的缩微工作。第二章 会计档案缩微

26、第五条 会计凭证缩微是将前台业务产生的纸质会计档案进行扫描，并形成电子影像的过程。第六条 会计报表缩微是将业务主机生成的会计报表、历史交易明细等数据压缩后存储到光盘中的处理过程。第七条 报表缩微人员必须严守我行商业秘密，严禁将报表数据信息外泄，遵守业务档案缩微系统的有关操作规定和计算机网络安全规定。第八条 业务主管或质检人员要加强对会计档案缩微质量的检查，对不合格的影像应及时交缩微人员重新缩微。缩微人员对不合格影像应及时按操作要求重新缩微。第九条 特殊业务处理1、特殊业务处理是指因缩微影像发生错误需在系统修改工作站中进行的缩微影像追加、插入、替换、删除及批索引的修改、批次的合并、重扫业务的影像

27、确认等特殊业务的处理工作。2、特殊业务处理应指定专人办理，且必须由业务主管进行授权，并详细记载“特殊业务处理登记簿”。3、特殊业务应及时处理，不得积压，最迟不得超过两个工作日。第十条 缩微质量管理1、缩微操作员应对本人缩微的影像按日全部进行质检，质检人员每日抽查量应不少于当天扫描数量的10并登记质检工作日志，在一个月内，抽查范围应涉及全部扫描操作人员。2、缩微批次建立要正确，凭证影像要清晰、完整、端正、不重叠。发现质量不合格的，要及时通知有关人员进行处理。3、因凭证过薄、底纹较深、破损或凭证字迹不清等原因造成的缩微质量问题，要进行记录，并向总行计财运营负责人进行反映。4、质量检查员要建立质检工

28、作日志并每日登记，定期向业务主管汇报。第三章 缩微会计档案的保管第十一条 缩微处理的纸质会计档案应依据归档要求，整理成册塑封包装，并按照内容、形成时间、保管期限进行分类索引，编制会计档案保管登记簿，以便查阅。封装成册的凭证应在传票封面上注明网点名称、日期、传票编号、第几册、共几册等内容，并由档案保管人员在封面上进行签章。第十二条 缩微处理的纸质会计档案保管要求按照xxx村镇银行会计档案管理办法的有关规定执行。第十三条 电子会计档案的保管1、将缩微信息转移至光盘形成电子会计档案时应制作两份光盘，一份为A盘，作为日常调阅使用盘；另一份为B盘，作为A盘的备份盘。2、只有当A盘因损坏或其他特殊原因不能

29、使用时，才能使用B盘。如确认A盘损坏，需经计财运营部门负责人批准后，方能根据B盘重新制作A盘，并进行登记。3、光盘制作完毕（即下线时）要进行登记，并及时在盘面和盘壳上注明该盘的卷名、业务的起止日期以及“A”或“B”标识，经复核后与保管人员办理交接。交接时要进行登记，由双方验收并签章确认。4、A盘与B盘必须异地分别存放。5、保管人员调动工作时应办理交接手续，须对交接物品进行清点验收，做到账实相符，核对正确后交接双方在交接登记簿上签章确认。6、缩微处理后的光盘要按照日期、业务类别进行编号并按顺序摆放，遇业务需要调阅，调阅后须放回原位。7、制作过程中遇光盘损坏时，要进行记录，并先将其销毁后再重新制作

30、；已登记归档的光盘损坏，应经计财运营部门负责人批准，先重新制作后再将旧盘销毁，对销毁的旧盘要在原登记簿上登记注销，并对新制盘片重新进行登记。第四章 缩微会计档案的查询第十四条 会计档案的查询分为计算机网络查询和直接查询两种，一般情况下应采用计算机网络查询的方式，在网络查询不能进行的情况下才能采用直接查询的方式进行查询。第十五条 计算机网络查询需指定专人负责，各营业机构查询用户的开立、变更、注销均需向总行计财运营部提出书面申请，加盖本单位业务公章，经营业机构负责人和计财运营部门负责人审批同意后办理。第十六条 开户单位或个人查询会计档案时应先到业务发生营业机构，营业机构会计主管应认真审核查询人的身

31、份证件和查询公函，并登记有关登记簿。开户单位查询本单位账户时须凭加盖单位公章的公函(如为直接查询的还需在查询申请书上加盖单位预留印签)；个人需凭本人有效身份证件才能进行查询，以上资料由营业机构审核登记后专夹保管，定期整理归档。如有特殊情况需到总行档案室进行查询的，必须由营业机构会计主管持本机构负责人签字同意的“会计档案资料查询申请书”，并经总行计财运营部负责人或授权人员审批同意后方能进行查询，查询时打印的资料须由营业机构会计主管进行签字确认。第十七条总行档案室收到查询申请后，应认真审核其真实性、有效性、合理性，确认无误后应准确、及时予以查复。如遇特殊情况不能及时查复的，原则上应于下一个工作日营

32、业终了前给予查复，并妥善保管好查询申请书。第十八条 各查询用户在查询过程中发现扫描凭证影像不清晰或有重叠、漏扫等现象，应及时通知档案室查明原因并进行相应处理。第十九条 各查询机构只能办理本机构查询业务，不得办理其他机构查询业务，为确保安全，查询人员必须定期更改查询密码。第二十条 总行其他部门直接到档案室进行查询的,需经总行分管领导批准同意。第二十一条 缩微会计档案的调阅按照xxx村镇银行会计档案管理办法的有关规定执行。第五章 附 则第二十二条 缩微会计档案的移交、销毁、保管期限按照xxx村镇银行会计档案管理办法的有关规定执行。第二十三条 本办法由xxx村镇银行负责制定、解释和修订。第二十四条

33、本办法自发文之日起实行。附件4：xxx村镇银行会计档案缩微处理操作流程一、会计凭证的整理和移交会计凭证是会计档案缩微工作的主要对象，会计凭证的规范化管理程度是提高缩微工作质量和效率的基础，各营业网点在将会计凭证送往事后监督中心缩微前需按照如下要求进行整理：（一）凭证排列顺序1、网点传票排列顺序依次为：传票封面、机构日终平账报表、各柜员日终平账报表及柜员传票、批量业务传票、传票封底。柜员传票应按柜员号从小到大依次排列。2、柜员传票的排列顺序依次为：柜员日终平账报表、按各柜员轧账序号或主机流水号排列的业务传票。(二)凭证整理要求1、主、附件的确定：有原始记账凭证的，原始记账凭证作为业务主件，无原始

34、记账凭证的，交易清单或交易回单作为业务主件。其他交易明细及附属材料等作为附件。2、以柜员为单位，柜员日终平账报表在前，其次为按照柜员轧账序号进行排列的传票。附件加盖“附件”章后附在各自的主件后，不能随意放置，每笔业务应正确记载原始凭证张数及附件张数。营业终了柜员统计的总交易笔数及凭证张数统一记录在柜员日终平账报表右下角(加盖计财运营部下发的印章后再进行填写)，无误后对本人传票用号码机进行逐张编号，编号由”柜员号+四位顺序号”组成。编号时不得覆盖原有凭证的号码，无确定经办柜员的后台业务凭证由“9999+四位顺序号”组成。或3、网点传票整理人员对柜员交来的凭证张数应进行逐份清点核对。核对正确后，在

35、柜员日终平账报表右下角签章栏进行签章，以明确责任。然后，将当天的凭证按适当厚度整理成若干册并配置封面、封底，每本传票张数控制在350至400张之间，如某一柜员凭证过多需要分本，则以“柜员号-1、柜员号-2”在传票封面上注明。传票封面上必须填写传票日期、传票册数、传票编号等内容，并加盖或填写支行名称、会计主管及整理人名章，当天传票的总张数记录在第一本传票封面上的本日合计栏内。4、因凭证需进行高速扫描，所以多联式凭证(如税单、汇划补充报单、信电汇凭证、客户销户上交的未用支票等)必须逐联撕开，且不能将凭证折叠或揉卷，破损的凭证必须用透明胶带纸粘贴平整，传票内严禁夹带大头针、回形针等金属物。5、对于有

36、粘单的支票、汇票等背书转让凭证，如粘单未超过二联，需将该凭证摊平后竖放；如粘单超过二联，应将凭证抽出放在该本传票封面上（无需摊平）并在“整理核对清单”柜员统计数的“备注”栏内注明抽出张数。6、传票整理后用夹子固定，整理员按柜员号顺序填制一式二联的“事后监督资料整理核对清单”，与传票一并装入总行统一定制的专用传票包中封包入库保管。7、批量业务凭证(如月底收费凭证、季度结息凭证等)由各网点按时打印整理后装订保管。会计凭证的交接是确保缩微会计凭证准确、及时、完整的重要环节，因此凭证资料的传递，必须严格执行交接登记签收制度，以明确责任，严防遗漏、丢失等事故的发生。(一)传递方式所有传票包集中送至总行进

37、行集中扫描：各支行由押运车运送至总行，营业部则指定专人按规定时间送达传票集中扫描处。(二)凭证资料的交接1、网点传票整理员与交换员每个工作日上午网点传票整理员必须将上一日传票整理完毕装包加锁并登记“事后监督资料交接登记簿”。待押运人员到达营业网点时，由交换员核对无误后在网点的“事后监督资料交接登记簿”上进行签收并登记。2、交换员与中心接收人员交换员必须在当天上午9点钟前将辖内所有网点的传票包送达事后监督中心，事后监督中心将明确专人进行接收，收妥后在“事后监督资料交接登记簿”上进行签收并登记。3、中心接收人员移交事后监督中心的传票包中心接收人员不与交换员当面拆包清点，只清点核对传票包数量后登记“

38、事后监督资料交接登记簿”。扫描时在监控下由扫描员拆包进行清点扫描，扫描结束后与整理核对清单及传票封面核对一致，扫描员在整理核对清单上进行签章，清单第一联随空传票包于次日返还各网点。若扫描时发现传票实际张数与核对清单或传票封面上记载的不符，扫描员应立即通知相关支行，并在整理核对清单上注明差错柜员和差错张数或差错凭证编号，待查明原因后再进行更正。4、事后监督中心扫描员与档案管理员事后监督中心扫描员必须坚持一行一清的工作要求，在完成一个网点的凭证扫描工作后，应将该网点的凭证进行认真的整理，防止其他网点的凭证混淆在内，无误后将该网点的凭证进行塑封包装。扫描员将塑封后的传票登记“事后监督档案入库交接登记

39、簿”后移交给档案管理员，档案管理员清点无误后，在交接登记簿上进行签收。5、各网点如遇撤换、增补凭证等特殊情况，需到事后监督中心进行现场处理的，应由网点会计主管持有关手续前来办理，普通柜员一律不得进入监督场所（交接传票包时除外）。二、凭证报表的缩微处理1、缩微人员先对将要缩微的会计凭证进行整理和检查，缩微处理前要核对批次信息与实物是否相符,发现的问题要有记录，并及时向事后监督中心负责人进行汇报。2、缩微人员要按规定的凭证排列顺序进行扫描处理，并做到进纸平整、不倾斜、无重叠、无折角、不遗漏。3、对缩微的影像须进行事中质检，做到图像清晰、完整、端正，对不合格影像应及时进行重新扫描。4、扫描过的凭证要

40、及时清理，分开摆放，避免混淆。5、同一批次凭证缩微结束后，要做到缩微影像与实际凭证张数核对一致，杜绝重复、遗漏现象的发生。6、当日业务结束后，缩微人员应将实物与主机统计信息核对一致，并清理、检查缩微设备及工作台面，确保凭证无遗漏缺失。7、操作员每日在进行报表数据的接收、整理入库、归档时，要对数据的准确性和完整性进行检查。为保证已归档报表数据的安全，应根据光盘的容量及时刻盘保管，归档数据刻录前应保留原始数据。三、特殊业务处理1、对需追加、替换、删除影像的业务，需由网点填写“增加、删除、替换凭证影像申请”，申请书上应加盖业务专用章和会计主管名章，并经事后监督中心负责人审批同意后方能办理。2、对原业务的差错凭证原则上不得抽走,而是补充新的正确凭证后重新扫描对原差错凭证的影像进行替换，操作前须保存原凭证影像。“增加、删除、替换凭证影像申请”与新补充的凭证按差错及操作日期排列定期装订保管。- 27 -