私募基金管理公司档案管理制度.docx

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1、档案管理制度第一章 总则第一条 为加强投资管理中心（有限合伙）（以下简称“中心”）档案管理工作, 根据中华人民共和国证券投资基金法、私募投资基金监督管理暂行办法、私募投资基金管理人内部控制指引等法律法规、规范性法律文件及相关监管要求制定本制度。第二条 档案是中心及各部门在各项工作中形成,具有参考利用价值、进行分类集中保管的文件材料。 第三条 加强档案管理工作,是规范中心内部管理的重要内容,对于提高中心管理水平具有重要意义。 第二章 归档范围第四条 中心档案分为以下几种:(一)中心级证件 营业执照正副本;组织机构代码证正副本;税务登记证正副本;开户许可证; 机构信用代码证、会员证等其他证件。 (

2、二)企业治理结构 1合伙人、投资决策委员会、总经理、各部门决议及会议材料; 2高管人员资料档案; 3合伙人情况相关资料 4其他相关资料。 (三)中心文书档案 1外发文件:外发红头文件等; 2外收文件: （1）监管部门的批文、批复、通知等; （2）上级管理部门、股东单位颁发的需要中心执行的指示、决定、命令、条例、规定、办法和通知等; （3）其他金融机构的往来文件;（4）社会有关部门颁发的文件、材料和公函;（5）其他需要立卷归档的外来文件。 3.内部文件:各部门通知、通报、请示、报告、制度及其他需要立卷归档的材料等。(四)基金交易及基金清算包括不限于：合伙人会议记录、投资决策委员会会议记彔、监察委

3、员会会议记彔、清算指令等。(五)合规档案 各种风控合规报告及提示函等。(六)行政物业 1办公楼相关文档:办公物业租赁文档，财产保险相关文档等; 2办公家具类文档;3电话、安保、音视频相关文档;4物业管理相关文档;5空调、电梯相关资料; 6办公楼消防、水系统图纸等等; 7购置各类设备的图纸、说明书等; 8其他需要归档的文件。 (七)信息系统信息系统工程建设等资料。(八)合同类中心对外签订签订的协议书、合同书等。(九)基金业务 1基金发行过程中形成的文件,如申报材料、宣传资料等；2基金合同、托管协议及其他有关文件; 3基金年度报告等; 4其他。 (十)会计档案 1会计凭证包括:记帐凭证、原始凭证、

4、涉及外事的会计凭证； 2帐簿包括:会计总帐、明细帐、辅劣帐,现金和银行存款日记帐,涉及外事活动的会计帐簿； 3报表:年度会计报表(决算)及附注,会计月报表及附注； 4审计报告、验资报告等。 (十一)人事档案 1履历材料 2自传材料 3鉴定材料 4考核材料 5劳动合同 6参加党团组织的材料 7英雄模范先进事迹材料 8处分、取消处分以及复查材料 9反映职务、职称、工资等方面的材料 10其他材料 (十二)声像档案 1本单位各种会议的照片、底片、录音带、录像带2重要的合同、协议签字仪式的照片、底片、录音带、录像带3重大节日、晚会活动的照片、底片、录音带、录像带4本单位历届主要领导的照片 5其他重要的照

5、片、底片、录音带、录像带6各类纨念品、荣誉证书、奖杯、奖牉、奖品、出版刊物等。第三章 档案管理的组织和分工第五条 行政人事部是负责中心档案管理工作的部门 ,职责是: (一)负责收集、整理、保管和统计中心的档案资料; (二)督促指导中心各部门和有关人员把应归档的文件材料正确整理立卷,按规定时间向档案室移交归档,幵检查其落实情况;(三)办理档案的借阅,做好档案利用服务工作和日常管理工作; (四)中心应该妥善保存私募基金投资决策、交易和投资者适当性管理等方面的记录集其他相关资料,保存期限自基金清算终止之日起不得少于10 年。进行档案的鉴定工作,对已超过保管期限的档案,提出存毁意见。(五)各部门要配备

6、兼职档案(文书)管理员,负责部门档案材料的收集、整理和保管,按 规定时间及时向档案室移交归档。(六)中心财务会计档案和统计档案由财务部负责保管。 (七) 基金交易及基金清算的资料属与项机密档案，机密材料采用密封归档方式。 第四章 整理归档方法和要求第六条 文书档案的分类可采用多种方式,可根据实际情况灵活掌握: 第五章 保管和查阅第七条 负责集中保管档案的部门应明确与人进行管理,与柜存放,定期检查,防止损坏和丢失,发现因信息载体而影响档案寿命时,要及时抢救复制,有条件时应划出与用房间存放档案。第八条 严格档案调阅的管理 (一)外单位查阅、摘抄、复印档案资料,须凭单位介绍信,经中心领导批准,按查阅规定办理。 (二)本中心人员因工作需要,履行规定的审批手续后,可以调阅档案资料。 1查阅本部门的档案资料,经本部门领导批准;2查阅中心的档案资料,由各线部门负责人审批。(三)查阅档案时,应办理有关登记手续,在指定地点查阅。查阅时,不得在档案材料上标记、涂改、折叠和拆散。归还档案时,管理人员要仔细检查清点,发现遗失、损坏应及时报告和处理。 第六章附则第九条 本制度由行政人事部负责制定、修订与解释。本制度未尽事宜，按相关法律法规执行。第十条 本制度经合伙人会议审批通过，自发文之日起正式执行。5