办公事务管理制度.docx

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1、 办公事务管理制度 第一章办公秩序治理 第一节办公秩序 一、出勤准则 (一)严格遵守考勤制度,按时上下班。 (二)严格执行考勤打卡制度,不管任何缘由,不得代人打卡。 (三)因事请假时,事先要得到主管领导的同意并办理有关手续。 二、员工证 (一)员工证是百江员工身份标志,应为佩戴它感到骄傲和肩负重任。 (二)上班时间,应严格按要求佩戴员工证。 (三)员工应妥当保管员工证,遗失应马上办理补领员工证,费用自理。 三、办公物品摆放 (一)应保持办公桌面干净,桌面不摆放与办公无关的物品。 (二)文件夹应正确整齐插立于文件架之中,并在夹侧用电脑标签整齐标注所夹内容。 (三)离开办公室30分钟以上时,须将桌

2、面文件整理,齐放于文件架中,重要文件入柜上锁,不得散乱于桌面。 (四)简易文具可收于笔筒之中,取用后马上放回;其余文具则应收入抽屉中。 (五)座椅靠背一律不能放任何物品,不得翘椅,人离开时椅子调正,并推入桌下。 (六)外衣提包手袋置挂于橱柜内,不得随便放在办公桌椅上及地柜上。 (七)饮水机及其它设备、物品在指定地点摆放,不得随便移动。 四、办公区守则 (一)工作时间内不在办公区域内化装或整理衣饰。 (二)若电话中断,应马上挂上听筒,等待对方重新打进。 (三)完毕通话时,要听到对方挂机后,再挂断电话。 (四)通话中若要与他人讲话,应向对方致歉,用手捂住听筒再讲话。 (五)电话里请对方等候,连续通

3、话时肯定先说“对不起,让您久等了”。 (六)若对方要找别人,应手捂听筒,招呼他人接听电话。 (七)自己假如不能决策时,应请示上级后再作答复。 (八)电话中听到重要事情,肯定要重复一遍,以确认无疑,然后做好笔录。 (九)拨错电话时,应有礼貌地致歉。 (十)接到拨错的电话时,应客气地应对。 (十一)使用他人电话时应先征询他人同意。 (十二)休息日向别人打电话时,需先表示歉意。 五、公关接待礼仪 (一)与客人相遇,要主动相让;与客人同行,应礼让客人先行;同乘电梯,让客人先上、先下。 (二)接待客人时,要面带微笑,姿态端正,讲究礼貌,专心倾听,不抢话插话、争论,讲话声音适度有分寸,语气温柔文静,不大声

4、喧哗,听到意见、批判时不辩白,冷静对待,准时上报。 (三)遇到客人询问,做到有问必答,不能说“不”、“不知道”、“不会”、“不管”、“不明白”、“不行”、“不懂”等,不得以生硬、冷淡的态度待客。 (四)接待来客时,如客人职位比自己高时,不应主动要求行握手之礼。客人要求握手时,应准时应对,并面带笑容,姿态端正,用力适度,不能用左手;握手时,左手不得插入口袋里。 (五)访问客人时,通常应优先考虑对方,在对方便利时刻,再打算访问时间。 (六)商定时间应严格遵守,估量会迟到应在商定时间前通知对方。 第三节工作方法基准 一、公司员工在工作中应始终坚持高标准、严要求,全面优质完本钱职工作和领导交办的一切任

5、务。 二、切忌越级报告,架空直接上司。 三、请示、汇报工作,应选择适当的时间,并带全材料和笔记本,将请示内容事先列出,并记录有关指示,临行前应复述一遍,发觉指示或承接的工作在执行上有困难时,应准时直接提出。 四、报告或提建议时,必需把握精确资料,事先备妥文件说明。如呈紧急提案,须附上时间期限。 五、承办其他部门主管交办的事情,须先报告本部门主管。 六、工作中应勇于担当责任,不推诿。 七、主管交办的事情,应立即去做,切勿拖延;工作过程中应主动向主管汇报进展状况。 八、未经许可,不得随便翻阅不属于自己的文件。 九、调离本职工作时,应与主管、财务及有关部门办理交接手续。 十、下级与上级交谈,只谈公事

6、,不应涉及上级之间的人际关系与公司机密。 十一、严禁泄露公司机密,未经同意,不得以公司名义对外公布任何消息。 第四节罚则 本制度的检查、监视部门为综合行政部,违反此规定的员工,除按公司正常考核外将另赐予30元100元的扣薪处理并进展通报批判。 办公事务治理制度2 (一) 接待治理 第一条 来客接待是行政事务的重要组成局部，为使接待工作标准有序，维护公司的良好形象，对接待工作做详细的要求。 其次条 以主动、热忱、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。根据接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪标准。 第三条 接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。 第四条

7、 流程设计：接待来访人员询问来意，需要找的人通知被访者引领悟见奉上茶水送客整理客人走后清洁 (二) 报刊收发整理 第一条 办公室治理人员根据公司实际需要，订阅报刊，做出规划预算，负责办理订阅的有关手续。 其次条 办公室治理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随便阅览，但不得带出公司或随便撕剪，阅毕放回原位。 第三条 任何人不得随便将公司内部刊物挪为他用。 第四条 报纸每周更换一次，全部报纸每季度处理一次。 第五条 流程设计：收发报刊整理放置资料架定期清理 (三) 后勤治理 第一条 为了仔细贯彻公司的各种制度，充分发挥和调发动工的积极性和主动性，依据实际严格制度。

8、其次条 后勤治理分为日常清洁卫生治理和考勤登记汇总治理工作。 第三条 办公室人员负责每日的清洁卫生监视和维护，准时提示值日生和监视者做好相应工作。 第四条 依据外出工作人员状况，准时催促其按时填写外出工作时间登记，照实填写时间及外出事由。 第五条 办公室人员每周进展一次外出工作时间统计，每两周进展一次考勤汇总统计，月末依据外出工作时间登记进展总的考勤汇总。 第六条 流程设计：监视照实审核汇总登记报表 (四) 文化宣传治理 第一条 负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。 其次条 依据需要，准时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。 第三条 关注国家政策法规，准时记录政策划向，制作简报以供学习。 第四条 收集与工作有关的学习资料，丰富大家的学问面，附上签阅单进展进度跟踪。 第五条 流程设计：猎取信息来源编辑整理张贴学习存档 (五) 其他事务 第一条 名片制作、收发传真等其他事务。 其次条 负责公司文书的打印复印工作。 第三条 负责树木花卉的养护工作。 第四条 帮助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。 【办公事务治理制度】