办公室文件管理制度7篇.docx

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1、 办公室文件管理制度7篇 为了掌握公司文件发放的适当范围、作废文件的准时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。 1、文件的发放： (1)财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义构成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。 (2)各部门需办公室安排发放文件时，务必将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合治理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。 (3)任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的全部文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不

2、在，由部门在场人员签名代收。代收人务必负责准时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。 (4)需发放到正科长以下治理、帮助人员和职工的文件(包括学习材料等)，发放人只需发放到相关正科长级治理人员，再由正科长级治理人员安排发放到相关个人。 2、文件的更改： (1)任何缘由造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的干净美观，由原编制构成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改(数据性或原则性的”须报直属部经理签字认可)，连同编制构成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人依据原发放范围及存档予以更改。 (2)文件发放人依据更改字数

3、多少和繁简状况，可到现场为原件人更改，也能够收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时务必用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制构成部门负责人的私章。 3、文件的换页： (1)任何缘由造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制构成将需修改页面进展修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页状况(属数据性、原则性修改须部经理签字认可)送原文件发放人，由原文件发放人依据原发放范围予以换页。 (2)全部需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。 4、文件的回收、作废： (1)因公司制度汇总、部门调整、规划变化等缘由，造成原文件资料与新文

4、件资料重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制构成部门负责人，安排原发放人予以回收。 (2)文件发放人在回收文件时，务必持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。 (3)每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平常未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。 (4)全部回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。 5、其它规定： (1)任何部门以公司名义构成的文件争论稿或正式稿，务必发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，依据公司各方面状况系统地进展修改，确保接口部门的相互协

5、作。 (2)无论部门或公司发放的文件在发放前都务必在档案室存档备案。 (3)任何文件相关部门负责人接收后务必领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避开文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。 (4)全部换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案治理员务必在“作废文件”档案栏目登记注明，妥当保管，以便备查。 办公室文件治理制度2 第一条治理要点 1、为使文件治理工作制度化、标准化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

6、 2、文件治理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。 3、制度类文件根据公司文档统一格式进展编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文局部写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞标准，表达无歧义。 4、依据文件属性、类别，对全部文件进展编号，依据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。 其次条制度标准 1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。 2、公司上报下发正式文件的”权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;

7、各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。 4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。 5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进展分类治理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。 6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准前方可借阅。 7、办公室治理人员对文件借阅状况进展登记，做好借阅记录并限期清退。 8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进展整理，附件、批件、定稿等资料收集

8、完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。 9、依据存档时间及存档的必要性对文件进展销毁，需上报行政人事主管签字批准，根据文件治理制度进展处理。 第三条文件治理流程设计 1、内部文件治理流程：起草文件审查编号审批、签发打印文件下发文件文件存档 2、外部文件治理流程：外部收文文件整理文件存档清退文件存档文件销毁 3、借阅流程：提出申请，办理手续批准借阅清退文件存档文件销毁 办公室文件治理制度3 办公室文件治理规定 第一条：文件是传达贯彻上级指示、精神，请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。 其次条：文件实行统一治理；公文的治理，要做到标准、精确、准时、安全。 第三条：对文件中涉及公司应保密的事

9、项，必需严守机密，不准任凭向他人泄露。 第四条：办公室文件等级拟定为：机密文件、一般文件。机密文件打印由总经办指定负责人打印，机密文件只印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，阅完后由起草人收回归档。文件等级，由发文部门的主管领导依据文件内容确定。 第五条：发文的程序拟定为：拟搞、审核（文件审批表）、印发（总经办签章、印发）、签收（收文部门）、存档。 第六条：收文的处理程序为：收文、分文、传送、归档。 第七条：各级领导对送来的文件要准时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，两天内批复。 第八条：各级领导阅、批公文应认真仔细，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署详细意见的”，要明确、详细。

10、第九条：公司全部发文，总经办应有存档，并将文件原稿（经审核稿）连同相关“附件”送总经办存档，有领导指示的，还应附批复件。 第十条：收文由总经办统一负责；总经办收文后，应先做好归类、登记，然后依据文件的内容，分送相关部门/领导阅批；阅批完毕后，由总经办转发、归档。第十一条：全部文件发放，肯定要有登记、签收手续。 第十二条：如因需要，对一般文件的借阅，治理人必需让其登记并注明借阅时间、归还时间。 第十三条：作废文稿制止随便扔弃，须回收做妥当销毁处理。 第十四条：文稿一经签发，即为定稿，未经签发人准许，不得擅自修改。 办公室文件治理制度4 （一）总则 一、本治理制度旨在确保学校文件收发的完整、准时、

11、精确，促进学院内部及学院和上级部门的信息沟通，提高各部门组织治理工作的效率。 二、本制度涉及的文件是指以学院名义公布的各类公文包括请示、报告、打算、通知、意见及规定等等，上级主管部门下达的各类公文，以及各部门上报的各类文件资料。 三、文件收发要做到认真、仔细、准时、完整。 （二）收文制度： 1、接收文件应在文件登记表上的作好登记，填写应认真、照实、准时，并由办公室人员签字确认。登记表须保持清洁、保存完整以备归档之用。 2、联络员在校团委领取的文件应依据校团委的指示及文件内容的缓急，准时将文件送达学院领导或有关部门轮阅，并做好文件传阅记录以备查。 3、传阅文件应保持文件完整无缺，并在相应的时间内

12、归还办公室。 4、分团委各部门每月月初和月末应按时上交当月的工作规划及总结。如要举办活动，应上交相应的规划和总结，未在规定时间内上交将按考核制度上的有关规定扣分。 5、各部门上交的规划和总结包含打印稿和电子稿，打印稿应存放在各部门文件夹中，电子稿应存放在办公室电脑各部门的文件夹下。 6、上交上来的打印搞应准时、仔细、照实的做好各项登记，查看是否有图片并做好备注，上交电子稿时办公室接收人应确保其能翻开并含有相关内容，做好相应的登记。 7、分团委所属各部门可依据需要在办公室查阅文件，但不得善自改动文件内容，查阅时应经过办公室有关人员的批准。 （三）、发文制度： 1、学院各类文件指在学校内部统一意见

13、、公布通知、打算和沟通信息；向上级部门请示、报告重要事项等。 2、欲发放文件应先起草文件草稿，起草完毕后交有关人员审定，审定合格前方可发放。 3、依据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学院统一规定编号在发文登记表上分门别类地做好文件的详细信息的登记，学院任何发送文件都得做好登记，该登记表作为归档资料应妥当保存，不得遗失。 4、文件发送之前应加盖学院相应的公章。 5、对每一号文件办公室都须将文件原稿及文件发放记录根据文件编号挨次完整保存并存放在办公室文件夹下。 注：本治理制度由土建学院分团委办公室制定，并经过相关领导批阅通过。如有改动，以分团委办公室最新制度为准。 办公室文件治理制度5

14、 为了更好地标准各类文件的起草、收发、报送、保管等环节，特制定本制度。 一、上级来文和外单位来文。办公室人员对上级来文和外单位来文首先要在收文登记簿上具体登记，来文单位、日期、份数、密级、字号等要登录清晰，其次填写好文件阅办卡并粘贴于原文上面，并送总经理批示，总经理批示后送有关人员传阅，总经理有批办意见的，办公室应提示有关人员批示阅办结果，并将阅办结果送总经理阅。全部传阅人阅毕交办公室应准时将文件收回，分类别分单位存入档案袋。 二、本单位各类文件包括简报的起草均有办公室人员负责起草，部门专业文件由各部门专业人员保起草，凡以文件或纪要简报名义上报或下发的文件均由办公室填写发文卡，由签发人即总经理

15、签发后，并具体填写发文登记簿方可复印并存档，没有总经理签发的文件不能发出和存档。 三、上报和发往其他单位的文件应填写文件送达登记簿，由接收文件人签字前方可，否则，不能擅自将文件交予他人，而不办理签收手续。 四、报告、请示、汇报、制度、规定等均应以文件形式印发，宣传活动类一般应以简报形式印发，每周例会的纪要内容均以纪要形式印发。落实公司会议精神的状况汇报应以文件形式上报。 五、凡打印的错文件应准时销毁，以免机密外泄。 六、借阅文件超过八小时的应办理借阅手续，否则不以外借。借阅文件者只限本单位人员，重要文件的借阅均由总经理批准。 办公室文件治理制度6 为削减发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发

16、挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。 一、文件治理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。根据分工的原则，全公司各类文件由办公室归口治理。 二、公文的签收 1.凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由办公室登记签收。 2. 公文的”编号保管 (1)、办公室对上级来文拆封后应准时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。 (2)、公司外出人员开会带回的文件及资料应准时送交办公室进展登记编号保管，不得个人保存。 3. 公文的阅批与分转 (1)、凡正式文件均需由办公室依据文件内容和性质阅签后，由办公室分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导(或

17、分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要马上办。 (2)、一般文、函、电等，分别由办公室直接分转处理。 (3)、为加速文件运转，办公室应在当天或其次天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天(特别状况例外)。 4.文件的传阅与催办 (1)、传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 (2)、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件送回办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导

18、“批示”，“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 (3)、文件阅完后，应送交办公室，切忌横传。 (4)、办公室对文件负有催办检查催促的责任，承办部门接到文件、函电应马上指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应根据公司有关规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应准时归档周转。 办公室文件治理制度7 一、总则 1、技术文件是本公司的核心隐秘，是本公司能够持续进展并在市场上坚持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司全部。 2、为标准本公司技术文件的治理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术

19、文件的正确性及实施有效的治理，特制订本制度。 3、适用范围:适用于本厂的技术文件的治理。 二、技术文件的.编制 1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。 详细包括: 1)开发规划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发规划书、检验要求。 2)开发设计阶段:原理图、印制幅员、产品编程手册、机械构造图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。 3)产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。 4)产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。 2、技术文件的技术要求和数据等必需

20、贴合国家相关标准和规定要求。 3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的精确性、合理性负责。 三、技术文件的提交 1、在产品开发的整个周期中，设计人员必需根据技术文件标准仔细进展各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。 2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必需按时提交设计文件，并保存在公司的效劳器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必需重新提交文件，以便更新效劳器中的文件，保证开发工作的牢靠性。 3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须根据提交的文件类别提交到starteam相应的名目。 4、对于已提交的文件，任何人员不得有意在效劳器上进展删除。 四、

21、技术文件的归档 1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必需严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。 2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。 3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进展签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进展总体签署。 4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进展归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司效劳器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做封存保管。 5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。 6、归档文件时，须填写设计工程归档资料清单，并对归档文件进展真实有效型和完整标准性检验，检验合格前方可赐予存档。 五、技术文件的借阅 【办公室文件治理制度】