工程项目资料登记验收与归档办法.docx

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1、工程项目资料收与归档办法第一章总那末第一条 为使我公司工程项目资料完整、准确、安全保管并有效利用，依 照国家重点建设项目档案管理登记方法档发字1997R5号、重大建设项 目档案验4攵方法档发20222号、国家重大建设项目文件归档要求与档案 整理规范DA/T28-2002及相关规定，结合我公司实际情形，特制定本方法。第二章职责划分第二条部门职责（-）公司经营管理部门职责负责向档案室及时提供工程中标项目信息，公司与项目部负责人签订 项目 管理目标责任书的同时，一并签订 项目归档责任书（附件1）0未提供信息, 发生漏签项目，扣罚经营管理部门负责人的兑现奖。（二）公司工程管理部门职责1、负责所属项目部

2、工程项目资料登记的督办工作，并负责向档案室及时提 供工程项目竣工信息。2、负责工程项目资料检查与验收的牵头组织工作。3、负责竣工资料齐全、各项记录数据是否准确的审核、签字移交工作，对 竣工资料审核把关不严就签字盖章，造成不可补救缺失和未及时提供工程竣工信 息、不按期移交工程项目资料，扣罚工程管理部门负责人的兑现奖。（三）公司档案管理部门职责1、负责汇总与把握工程项目资料登记情形。2、负责项目资料的检查与验收，并向预算考核部门提供归档情形统计考核 意见，预算考核部门在未接到档案部门的考核意见之前，不得计发兑现奖。3、对符合归档要求的工程项目资料，进行接收并归档；对不符合归档要求 的情形，提出限期

3、整改意见。4、擅自接收未经部门负责人审核、签字盖章不齐全、不合格资料归档的， 扣罚档案管理部门负责人的兑现奖和档案管理人员当月奖金。（四）项目部职责1、项目部一经成立，项目经理和项目总工应提早划定各岗位责任人的资料项目档案员名单登记表项目名称:序号姓名年龄职称参建项目名称项目开工/竣工时刻备注中交天津航道局工程项目资料登记表项目名称合同工期实际开/竣工日期合同-L程量合同工作量项目主管项目部g称公章项目部负责人签字项目档案归档验收评定表考核兑现部门意见:项目所属单位分管领导意见:中交天津航道局疏浚工程项目文件材料归档范畴序号归档文件备注1招标书招标文件、资质材料、投标文件、中标通知书、公证书原

4、件2承包、分包合同及协议、施工合同及协议、采购材料等合同及协 议；履约保函；反担保证书原件3工程地质报告、水文地质报告、踏勘报告4质量父底、环保父底、职业健康安全交底5施工许可证、开工才员告、航行通告原件6施工预算、施工组织设计、设计图纸、重大的设计变更与洽商7项目管理目标责任书、项目考评结果8我方与业主及监理就工程质量、安全、进度、造价、索赔、项目 重大增减、设计变更等事宜的业务联系单、对外联系函件及具它 技术资料、会议记要原件9测量技术总结、测定报告、船上报的施工旬报表、施工日志、简 报10竣工验1|嫩告竣工图、竣I结算、决算清单、质量检验评耗原件11竣工_L程项目情形一览表原件12J-程

5、总结13被评为局级优质优效运优却月经理部、优秀施工组织设 计和施工预算、优秀工程总结、优秀测量成果的评比材料14声像资料包括施工照片15电子档案包括施工组织设计、施工总结中交天津航道局水工工程项目文件材料归档范畴序号归档文件备注一、按期向档案部门归档的内容1招标书招标文件、投标文件、工程合同和设计图纸、中标通知书、公证书原件2踏勘报告、施工组织设计施工方案、施工设计变更文件和图纸，施工预算3开工才艮告、竣工报告包括浚刖图、竣工图、验收表、工程量运算书、重大事件报告原件4施工月报、工程和谐会议文件5竣_L_L程顼目情形一览表原件6工程总结、测量技术总结、测定报告、施工日志、施工周报、技术交底资料

6、7对外联系单、各种对外联系函件原件8新材料、新工艺、新技术、新设备的 四新工艺总结材料9项目经济责任书及项目考评结果10被评为局级优质有效工程、优秀文明项目经理部、优秀施工组织设计和施工预算、优秀工程总结的评比材11，程结算单原件二、按期向业主单位提交的项目资料竣工资料1、工程竣工说明2、开工报告3、竣工报告、竣工图纸4、工程父工验收证书5、工程竣工数量清单6、工程结算清单或者文件8、有关工程工期、造价及项目重大增减的文件、记要序号归归乂 1十备注二技术L隆1小云甲IG求2、设计变更通知单3、_L程更换洽商单口乂才|、4、工程业务联系单5、施，基线、水准点验收记录6、施工过程报验单及验收记录资

7、料r17、要紧施工记录8、沉降、位移观测成果等LJL原材料出厂合格证、出厂试验检测报告螺2、原材料抽检试验资料3 施工i寸程中的平行i式验检测咨料顾！资料4、第三方试验抽检资料及其它试验检测资料四1匚二M1、程质量评定表质量2、单位工程观感质量评分表3、分部程质量评定走检验评定4、分项_L程质量检验评定表记录1【程质量保证洛区核杳含质量保证资料六2、相应标准规定的测量、试验报告、记录声像资料科技档案卷内目录序号文件 编责任者文件名称日期页次备注采集、整理范畴，提出数量、质量、时刻、责任要求等，并同时指定一位兼职档 案员报公司档案主管部门备案，填写 项目档案员名单登记表附件2。假设 因机构调整、

8、人事变动等缘故应及时对兼职档案员予以调整。2、项目部兼职档案员要把好档案形成的第一关，并依照工程的进度，即前 期豫备、施工过程中与竣工验收等不同时期，做好各种文件材料的采集、整理和 保管工作，确保项目档案的齐全、完整、准确。第三章工程项目资料登记第三条公司项目部负责按项目隶属关系做好本年度内新建、在建、即将 竣工工程项目资料的登记工作。!1!条 项目部自成立一周内，由指定专人负责填写中交天津航道局工程项目资料登记表附件3，报公司档案部门备案。先施工后签定合同的工程项 目，待合同签定并下发后一周内进行登记。第四章工程项目资料检查与验收第五条 工程项目所属单位分管领导对本单位项目部的资料归档工作负

9、领导 责任，对归档资料的数量、质量和 归档验收评定统计表内容是否齐全负核查 之责。对已竣工项目在未接到档案主管部门出据的 项目档案归档验收评定表 （附件4）之前，不得签批该项目的兑现奖罚意见。第六条工程项目资料检查验收组由工程、档案部门联合组成，工程部门 负责人分管负责。第七条 工程项目资料检查验收组对施工过程中或者已竣工项目需归档的 文件材料进行检查验收，检查验收内容见中交天津航道局疏浚工程项目文件 材料归档范畴见附件5、中交天津航道局水工工程项目文件材料归档范畴 见附件6。第五章工程项目资料整理第八条遵循工程文件材料的形成规律，保持案卷内工程文件材料的有机 联系，便于档案的保管和利用。第九

10、条案卷内工程文件材料内容必须准确反映生产及其管理活动的真实 情形。科技档案案卷名目序号档号案 卷 标 题案卷起止日期盒内文件情形说明：卷内备考表整理人：检查人：审核人:审核部门负责人:附件10科技档案案卷封面档案馆号缩微号科技档案案卷题名编制单位编制日期保管期限密 级附件11科技档案案卷脊背保管期限档号第十条 工程项目资料整理立卷流程包括分类、编号、编目、装订四个步骤。一分类：详见附件5、附件6 ;二编号：具体指编制文件页号。案卷内有书写内容的页面必须编写页 号。页号编写位置：单面书写文件在右上角；双面书写文件，正面在右上角，背 面在左上角；图样的页号编写在右上角；各卷之间不连续编页号。三编目

11、：具体指编制科技档案卷内名目见附件7、编制科技档案案 卷名目见附件8、编制卷内备考表见附件9、编制科技档案案卷封面见 附件10、编制科技档案案卷脊背见附件11五项内容。1、科技档案卷内名目编写要求序号：应用阿拉伯数字从I起，挨次标注卷内文件的顺序，一个文件一 个号，如 1 , 2 , 3.; 文件编号：应完整填写文件文号或者图样的图号或者设备、项目代号； 责任者：应填写文件形成部门或者要紧责任者； 文件名称：应填写文件标题全称； 日期：应填写文件形成日期。如：该份文件日期为2002年1月1日，该项目那末标记为：20020221 ; 页次：应填写每份文件首尾页上标注的页号，如1/3 ; 备注（注

12、明原件或者复印件）。2、科技档案案卷名目编写要求 序号：应用阿拉伯数字从I起，挨次标注案卷顺序，每卷一个号，如1 , 2 , 3 ;档号：空项； 案卷标题：应简明准确地揭示卷内科技文件材料的内容，要紧包括项 目名称及其时期的名称等。如：XXX工程招投标文件招标书、资质材料、投标文件、中标通知书、案卷起止日期：卷内科技文件材料的起止日期。如：该卷内文件最早为2001年1月1日，最晚为2002年10月10日， 该项目那末标记为：20010101-20021010 ;卷内张数：该卷所含文件的总页数。如：该卷所含文件的总页数为100 ,该项目那末填写：100 ; 保管期限：长期； 备注：空项。3、卷内

13、备考表编写要求 盒内文件情形说明：要标明卷内文件的件数、页数。如：文字材料20件，100页，照片10张，附图1张； 整理人：项目部兼职档案人员； 检查人：项目经理； 审核人：公司工程部门兼职档案员； 审核部门负责人：公司工程部门负责人； 年月日：应填写实际完成立卷的日期；卷内备考表罗列在卷内文件最后。4、科技档案案卷封面编写要求档号：空项；档案馆号：空项；缩微号：空项；案卷题名：即案卷标题，要求填写完整；一一编制单位：项目部全称，要求加盖项目部公章；编制日期：项目资料整理立卷实际日期；保管期限：长期；密级：空项。5、科技档案案卷脊背编写要求年度、保管期限：暂用铅笔填写；档号：空项。四装订：1、

14、项目文件材料采用分卷装订形式；2、案卷内不应有金属物；3、装订采用线绳三孔一线左侧装订，孔距为8cm ;4、单独成册、外文资料应保持原先的案卷及文件罗列顺序、文号及装订形第十一条声像资料：应附文字说明，对事由、时刻、地点、人物、作者等内容逐一进行著录。第十二条电子档案：应储存电子版施工组织设计、施工总结等重要内容, 连同纸质档案一并归档。第六章工程项目资料移交与归档第十三条应在工程项目竣工验收后2个月内，经系统整理分类后，及时向 工程部门移交。同时，将该项目需归档的内容填写在 项目档案归档验收评定 表内，一并移交。自项目部移交项目资料后一周时刻内，项目所属单位工程部 门负责及时向档案部门归档，

15、双方办理交接手续。因客观因素造成工程项目资料 延期移交，项目部应以书面形式向项目所属单位工程管理部门和档案管理部门作 出说明。第七章奖励与惩罚第十四条凡按时移交项目竣工档案且符合归档要求的，由档案管理部门协同项目主管部门对优秀竣工资料进行评比，并赋予一定的物质奖励。第十五条各施工项目竣工后，竣工资料不能按时移交归档，项目负责人年度 兑现奖推迟到竣工资料归档后，凭档案管理部门接收签证单再行补发。第十六条凡发生触犯档案法行为的，除追究经济责任外，还要赋予行政处 分。第八章附那末第十七条本方法由公司办公室负责说明。第十八条凡其它规定与本方法有冲突之处以本方法为准。第十九条本方法自下发之日起施行。年

16、度:项目名称:项目归档责任书封面）依照公司工程项目档案责任制度的规定，签订、项目归档责任书 并严格履行。1 .责任书的要紧责任人要明确一位分管领导或者主任工程师分管项 目 资料工作，并配备一位专兼职档案员具体负责，各单位在签订本 责任书的同时，将档案员名单报公司档案管理部门备案人员如有变动 及时调瞽任反。2 .竣工验收时，应保证所验收项目竣工资料，符合向公司移交归档要 求，并按规定时刻由主管部门审核合格后，向公司档案管理部门移交档案。3 .项目竣工后，竣工资料不能按时移交归档，项目负责人年度兑现奖 推迟到竣工资料归档后，凭档案室接收签证单再行补发。4 .凡按时移交项目竣工档案且符合归档要求的，档案室协同项目主管 部门对优秀竣工资料进行评比，赋予一定的物质奖励。5 .违反本规定，接收不齐全、不合格档案资料归档的，扣罚档案管理 部门负责人的兑现奖和档案管理人员当月奖金。6 .凡发生触犯档案法行为的，除追究经济责任外，还要赋予行政处 分。本保证书一式三份，项目部、项目主管部门、档案管理部门各执一份。项目部盖章:项目主管部门盖章:项目行政负责人签字:项目党组织负责人签字:项目主管部门负责人签字:档案部门盖章:档案管理部门负责人签字:本保证书签订日期：年 月曰