销售内部控制制度范本.docx
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1、销售内部控制制度目录第一章内控概述(总则) 第二章 组织机构及岗位职责 第三章管理规范(细则)第一节工程信息管理制度 第二节销售报价管理制度 第三节销售合同评审管理制度 第四节销售计划管理制度 第五节发运管理制度 第六节退桩管理制度 第七节结算管理制度 第八节销售服务管理制度 第九节工程异常情况管理制度 第十节应收款管理制度附:市场部销售提成方案2、合同评审表合同评审表定货单位联系人项目名称联系电话交货地点道路状况运卸要求工程性质。厂房。住宅。道路桥梁。其他客户信誉O新客户。老客户供货期限日供量运输单价执行标准承载力设计值规格型号桩长(M)套数数量(M)单价(元/米)配桩方式付款方式填表人:年
2、 月日报价备案。有O无资料提交情况O营业执照O税务登记证O资信等级销售部价格及付 款条f牛、交 J腰求、违 约责任评审人:口期:年月 日生产部/技术 质量部特殊规格 生产能力 工艺要求评审人:日期:年 月 日财务部单价、付 款、成本、其他费用评审人:H期:年 月 H总经理综合评定、 是否成交评审人:日期:年月 口备注:第四节销售计划管理制度一、内容1、新订合同,在合同开始执行前十天提供书面的供货计戈点已供合同由现场服务人员根 据公司的内部供货情况,定期按时提报由合同方或者施工单位确认书面的供货计划,当天 计划即时向销售部主管提报;2、销售部内勤主管负责供货计划的汇总编制,将销售计划细化到各规格
3、节长需求,周计 划经销售部经理审批后,直接交生产部;月计划经销售部经理审核后,报总经理审批,审 批通过报生产部以及总部营销管理部备案;3、销售部内勤主管每周六(逢双休提前至周五)提报下周销售计划,每月30日前提报下 月销售计划。二、业务流程业务计划管理流程归口部门销售部流程编号ZJX-005总经办生产部周销售计划编制生产计划市批编制生产月度预算流程名称销售计划流程销售部开始1、销售计划提报2、汇总审核月销售计划3、提报相关部门结束五、单据及报告销售计划表年 月 日工程名称规格桩长套数配桩节长需求量库存待生产量桩尖要求注意事项备注销售内勤:销售部经理:总经理:第五节发货管理制度一、内容1、发货范
4、围(1)按合同约定的要货计划;(2)经公司总经理审批允许的试桩;(3)因质量问题引起的补桩,经技术质量部确认,厂部总经理允许可发货;(4)超出合同约定发货的,按超异常的发运规定执行;各厂部可根据本单位实际状况规定销售部经理异常发货权限,超出权限以外的超 异常发货均由总经理批准执行。2、工地状况销售服务人员负责采集施工工地的相关信息及时向公司反映,包括工地的进场路线, 场地条件,业主单位、总包单位、施工单位或者桩机的主管(主要联系人)姓名、电话, 供试桩时间、规格及数量,工程用桩时间、沉桩顺序,日供桩数量等信息;如现场暂时 更换签收人,应及时办理签收委托手续并传回公司备档。3、要货计划销售服务人
5、员:每日/周上报工地的供货计划及配桩长度、工地剩桩、节桩配备、工 程末期尚需提报尾数报警等相关信息便于合理调度、发运,并负责月度要货计划的上报, 对信息反馈的及时性负责;4、发货控制(1)销售内勤主管严格按合同约定制定发货计划;A、当客户浮现延迟付款,而工地须供桩的现象时,需按设定权限经销售部经理和总经 理允许后方可发货;B、当总供桩量超出合同约定数量,需住手发货,并及时通知销售部经理和责任销售员, 签订补充协议,如仍需发货的,需经总经理允许;C、当实际日供量与合同日供量浮现严重差异时,需由客户出具书面的供货联系单;D、当预测实际供期将超出合同规定的供货期限时,销售部内勤需提前通知销售部经 理
6、或者责任销售员,做好客户的沟通工作。E、非我方原因住手供货超出合同约定天数后,销售部需催促责任销售员办理好工程决算单。F、根据合同签订情况,发现库存量不足时,需及时同生产部沟通,调整生产计划, 同时向销售部经理预警,做好客户沟通解释工作,不允许私自安排多配节桩发往工 地。G、销售内勤根据各工地要货的轻重缓急,合理安排发运。5、试桩管理(1)、在尚未签订合同的情况下,试桩发货须有客户出具书面联系单,联系单上应 明确试桩的执行标准(图集号)、规格、数量、工期、价格及付款方式,按设定权限 经销售部经理或者总经理审批后执行;(2)、如试桩工程属于招投标报价的工程可暂免书面联系单,销售员向销售部经理 提
7、出申请,经总经理审批后执行,但在供试桩之日起10个工作F1内办妥书面联系单, 按合同归档办法登记归档;(3)、正式工程桩合同如本公司没能签订,试桩的货款按试桩合同和书面联系单约 定的条款收取货款;如签订正式工程桩合同时,试桩货款也可并入合同一起执行。6、发运数据统计与校核(1)销售服务人员负责监督工程施工的全过程,并统计使用状况和数量;(2)销售统计员负责汇总发运数量,做好发运台账登记;(3)销售部每日核对实发数量和使用情况,并与销售合同进行对照,确认发运差 异。(4)销售部负责对核对后的差异进行分析,确认差异原因,并提出纠正预防措施, 报相关部门。A、根据销售部经理或者总经理批示的书面申请报
8、告中的规格和数量,销售部在编 制发运计划单过程中必须明确,同时电话通知销售服务人员实际发运的桩型和数 量;B、销售服务人员根据实际发运的桩型和数量,现场进行合理调整,做好跟踪记录;C、销售内勤主管根据出门联统计的发运日报表,在规格发运台账及应收帐款明细 表中按合同规格进行登记,登记完毕后报总部销售管理部,每月初汇总后上报总部 销售管路部及其他相关部门;D、未征得销售部经理或者总经理允许私自放行发货的,将按照天津滨海固而好 新型建材有限公司行政处罚规定对相关责任人进行惩罚;二、业务流程销售产品发货流程流程名称 销售部销售产品发货流程 生产部归口部门 门卫销售部财务部流程编号总经办zjx006开始
9、1、发运需求信息超异常发货审批2、编制发运计划复核3、开具发运单4、运输调度5、堆场按单装货6、复核检查财务联统计存档存根联7、工地验收,签回单5、制作发运报表(回执联、客户联随货通行)回执联(运输单位运费结算联汇总)8、统计汇总核对出门联回执联复核/存档结束一、内容1、允许退桩的情形(1)因产品在使用前的质量未能达到有关质量标准的或者合同要求的,经业务员或者现 场 管理员确认属实后可退桩;(2)属销售服务人员人员原因报错桩或者销售部内勤主管计划安排失误的可退回,但同 时必须追究其责任;(3)公司相关人员工作疏忽发错桩的,可以退回,但同时必须追究其责任;(4)因工地地质变化等原因,造成配桩长度
10、改变,以致批量配桩不合适的,经工程方认 定责任(发生时或者事后须补齐书面联系单)可以退桩;(5)工地施工或者试桩完毕后剩桩,可退桩。2、退桩费用的承担(1)发生允许退桩第(1)项情形的,由公司承担退桩相关费用及损失;(2)发生允许退桩第(2)、(3)项情形的,由公司承担相关费用,依据公司相关处罚规 定对责任人员进行罚款;(3)发生允许退桩第(4)、(5)项情形的,按双程运费标准或者按合同约定的退桩费用 承 担由工地(客户)承担相关费用。3、退桩前应由销售服务人员向销售部反馈退桩情况,如说明规格、单桩长度、数最,退 桩原因等,销售内勤主管将退桩情况反馈至技术质量部,技术质量部根据权限,决定是否
11、需要退桩,超过权限的报总经理处,由总经理审批。4、销售服务人员按销售部通知的退桩要求,填写退桩单的工程名称、退桩日期、现 场员姓名、运输单位名称及车牌号、所退管桩规格、单桩长度、节数、合计米数等内容交 退桩车驾驶员带回。5、退桩车辆到厂后,须对退桩单注明的数量进行检查,核实后在“门卫意见”栏签名后 放行进厂,无退桩单一律不许退桩车辆入厂。6、发货员通知技术质量部对退桩进行复检,确认该桩为现场需退的桩,并签字确认。7、车辆实际装载的退桩数量与退桩单不符时,门卫通知发货员须到现场进行核对确认, 必要时销售内勤也需一同到现场进行核实情况。8、凡已装货的车辆驶离装车现场再返回堆场进行卸货,未经主管领导
12、允许装卸班一律不允许进行卸货,违规者一律重处。9、在卸车前堆场管理人员必须核实规格型号及数量,并在退桩单上签字确认;技术 质量部人员对质量检查确认后,在退桩单上记录检验结果,台账备案。10、发运员凭据签证后的退桩单等级对应工程发货台账。11、未经数量及质量检验的退桩,销售统计员及时、准确登记台账。13、未经允许退桩,销售服务人员擅自退回的,销售部应及时追查有关责任人的责任,并 报销售部经理处。四、业务流程退桩流程流程名称退桩流程归口部门销售部流程编号ZJX007销售部品质部生产部门岗财务部总经办开始1、反馈客户退桩信息2、同客户商议4、现场检验并判定权限外审批3、信息确认权限内5、通知运输带回
13、6、实物核对9、账务处理7、验收入库9、登记台账8、开具退货单结束9、制作退桩报表第七节结算管理制度一、内容1、工程结束时,销售部出具经财务部审核的销售结算清单交销售人员进行签认;2、销售人员在接到销售结算清单七日内完成结算单的有效签认工作,否则按延迟天 数50元/天对责任销售员进行处罚;3、结算单原件一份存档财务部,一份由销售部编号归档保存。二、结算流程流程名称结算流程归口部门销售部流程编号ZJX008销售部财务部开始1、工程供货结束3、数据审核6、原件归档2、结算单编制4、对外签认5.资料归档结束三、单据及报告结算单管桩销售结算单合同编号:规格型号单位数量单价合价金额合计结算总金额大写:购
14、货方签名盖章供货方签名盖章备注栏结算时间:第八节销售服务管理制度一、内容1、考勤管理:销售服务人员(含现场人员)的出勤以自然月(节假口除外)由销售部管理;2、作业管理:(1)销售服务人员必须每日按时做好工作日记:天气情况、日供桩数量、质量,合同需 方和现场施工方的代表性言谈或者建议,沉桩过程情况记录等;(2)每日进行供桩数量统计汇总,并定期与销售内勤核对后由需方签字后交销售部内勤 存档;(3)负责分批结算单和最终数量的签证或者签证协助工作;3、售前服务管理:(1)服务人员接到工程服务信息后,在工程开工前到工地开展各项联系工作;(2)着重了解现场:进场路线,场地条件,业主单位、总包单位、施工单位
15、或者桩机的 主管(主要联系人)姓名、电话,供试桩时间、规格及数量,工程用桩时间、沉桩顺序,日 供桩数量等信息,并将这些信息详细记录报销售部备案;(3)与施工单位沟通好批量进桩场地的堆放位置,与监理单位沟通工程所需产品资料内 容与交接方法;(4)上报工程信息的同时需向公司了解工程所需管桩的库存、组织生产的配桩方式、每 日最大产能、是否能满足工程正常需求等所需支持内容。4、售中服务管理:(1)服务人员协调合同需方作好所管辖工程每天的供桩计划,当得到工程需要变更管桩 的规格、桩长、数量等情况时应落实工程变更之具体内容后,即将通知销售部内勤和主管 经理,并要求需方提供书面依据(当变更超出合同要求时,按
16、变更流程处理);(2)为了便于发运车辆安排,服务人员应当及时与客户协调,把工程次日需要的桩长和 套数报到销售部内勤,保证工程的顺利进行;(3)运输车辆到达场地后,应对桩身内、外表面做初步检验,卸桩时需根据管桩质量、 施工特点和发运安排妥善配桩,合理安排装配机、打桩顺序;(4)当公司浮现供桩艰难时,服务人员在维护公司的信誉及保障公司之利益的前提下, 积极与需方的沟通,做好协调工作;多用换位思量的方式为客户考虑,以态度和真诚征得第一章内控概述(总则)一、定义与范围销售是关于公司与客户建立有关业务关系、签订合同、合同执行、货款回收等以获得 经济利益流入的过程,本管理文件所指销售包括:工程信息管理、销
17、售报价、销售合同评 审管理、销售计划管理、发运管理、退班管理、决算管理、销售服务管理、工程异常情况 处理管理、应收款管理等。二、控制目标1、提高销售人员业务开展的积极性与工程信息转化有效合同的比例;2、选择合理的定价策略,保证利润和市场份额的率先并构建公司的价格体系;3、规范合同评审与签订,更好地使合同服务销售;4、提高销售计划信息来源的准确性和及时性,以合理安排生产,减少库存数量;5、合理安排发运,确保发货数据的真实性、准确性,规范异常情况发货流程;6、控制退桩率,提高公司产品使用率;7、确保决算单签证的有效性与及时性;8、加强销售部对销售服务的有序管理,充分发挥销售服务人员的主观能动性及协
18、调能 力,确保顾客满意和维护公司利益;9、规范工程异常情况处理流程,保证所有工程异常情况均得到有效记录,对异常情问 题及时作出定性与处理;10、规范营销工作标准,保证公司资金安全,防范经营风险;11、保证降低钢模损耗,提高钢模利用率,充分发挥产能优势优势互补;12、综合利用厂部库存资源、保证按时供货促进重点项目供应的能力,维护力引公司 整体利益和声誉。三、主要控制节点1、公司营销部对销售报价执行的监控与审核;2、公司营销部经理对销售计划准确性的审核;3、公司营销部经理对异常发货的控制和总经理对超异常发货的审核;4、公司营销部对回单的管理与结算的控制;5、售中与售后服务的管理;6、应收货款的控制
19、与回收;客户的谅解,必要时及时请求公司高管支援服务;(5)与客户做好进桩的数量、质量、质保书资料交接工作,并要求指定签收人在回 单联上办好签收手续;(6)及时记录到场管桩的数量及质量、具体记录天气、施工进度、工程各方对公司的评 价和要求,并反馈回公司;(7)若在施工过程中浮现断桩、损桩时,服务人员必须在第一时间内到达现场,协助进 行现场调查、取证,并保存好第一手资料,将情况反馈回公司;(8)坚持与需方每周进行供桩数量核对,及时反馈工程实际进度和剩余所需量的要货计 划;退桩前应视实际情况积极协调处理,协调不成功,及时安排办理退桩事宜,并及时安 排将退桩补回,避免给施工带来不便;5、售后服务管理:
20、(1)工程发运结束及时上交所有经有效签证的发运清单,协助销售部制作工程决算,与 业主方核对无误后取得签证,并尽可能的得到客户真实评价的客户服务书面反馈意见;(2)应与工程有关客户单位继续保持联系,了解各单位的动向,掌握未来工程有关信息; 通过加强回访,联络感情等方式发展长期稳固的合作关系,尽可能的通过客户主观意愿获 得持续的定单;(3)销售服务人员在做好结算后,应本着实事求是的态度,配合销售部做好客户满意度 调查工作;(4)销售服务人员应根据工程需要,必要时配合公司技术人员指导桩基的开挖工作机开 挖的注意事项,参预桩基验收并做好开挖情况记录;(5)销售部经理应根据客户满意度调查结果进行分析,并
21、反馈相关部门对服务工作中的 不足项进行改进,提高销售服务的水平。二、单据及报告1、销售服务人员工作记录表工地服务人员工作记录表前 期 准 备项目名称规格数量供货期限项目地点签收人配桩方式估计日供量联系方式信息段商务段服务段汇款段估计收款时间实际回款时间未按时回款原因:情 况 调 查单位名称联系人联系方式有无名片业主方总包方分包方设计方监理方施工设备情况桩机型号负责人联系方式桩机去向调查工 作 记 录前往工地时间及工作内容工地异常情况记录(结合工作日志记录)提交资料情况:公司彩页。经营资料。经营业绩O 检验报告。共一套开工日期:完工日期:结算单办理完成日期:2、客户满意度调查表客户满意度调查表工
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