公司应付账款管理制度.docx

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1、应付账款管理制度1目的为了加强与供应商之间的战略合作降低采购成本，统筹安排公司运营中的各项资金需求, 确保准确、及时、有序支付各项到期应付账款特制定本制度。2范围本制度适用于各单位物资采购及接受劳务有关的付款活动。3职责物资供应部负责采购物资的付款控制；设备部负责安装、改造、大修、土建工程方面的付款控制；运输部负责运输费用的付款控制；财务部负责资金支付及应付账款入账对账工作。4规则4. 1采购招标物资供应部根据年度经营预算制定年采购计划，合理安排采购业务。凡单次采购金额在 5万元以上的单机设备、10万元以上的成套设备及年度采购金额50万元以上的大宗物资采 购必须实行招标制度，备选供应商不得低于

2、三家。招标由财务、法务专员、采购部门共同参 加。采购必须遵循“同质价优先，同价质优先”的原则。4.1. 1设备安装、改造、大修、土建等招标设备部根据年度经营预算合理及时安排相关设备的安装、改造、大修，以及土建工程方 面的工程付款计划，根据施工要求及施工大小，合理选择招标方式，选取优秀施工单位，招 标由财务、设备、企管、生产部门共同参加。招标必须遵循“同质价优先，同价质优先”的 原则。4. 1.2运输部承运单位的招标运输部根据年度经营预算每年定期对固定运输线路进行招标，同一线路运价不得高于往 年运价（高于往年运价经总经理审批），在这个前提下同一线路报价最低着中标。4. 2合同控制4. 2.1除1

3、万元以下一次性的零星物品采购之外，采购金额在1万元以上、经常性发生的、 涉及原材料、商品的采购，都必须签订书面的采购合同，合同必须载明具体付款条件、付款 时间及付款金额。所有采购合同必须由物资供应部、法务专员部；财务部审核加盖合同专用 章；无采购合同，仓库不予办理入库，财务不得办理货款支付。4. 2. 2设备安装、改造、大修、土建招标合同，预算费用在1万元以上、通过招标方式取得， 都必须签订书面的施工合同，合同必须载明具体付款条件、付款时间及付款金额，所有施工 合同必须有设备部、生产部：财务部审核加盖合同专用章；无施工合同不允许施工，不与结 算付款。承运单位中标后，与我公司签订为期一年的运输合

4、同，约定合同内容，在承运单位运 输期间不得以任何理由拒载，不得涨价。4. 3入账审核4. 3.1商品采购部门收到供应商发票后，与仓库验收入库单、采购合同一起，三天内提交财 务部门。财务收到发票后，审核发票明细与仓库验收入库单、采购合同是否相符。对审核不 相符的发票，及时退还商品采购部门及供应商。对审核无误的发票及时登记入账并按合同账 期安排付款计划。4.3. 2由施工单位提供施工记录，工程预算员出具施工预算表、决算表，设备部整理设备验 收材料组织，使用单位及供应商共同参与设备安装、改造等验收，出具验收报告，施工单位 开具对应我公司的的安装及维修等正规发票，对审核无误的发票及时登记入账并按合同账

5、期 安排付款计划。4. 3. 3每月定期由承运单位根据其运输发货单，所开运输发票，由运输部核算岗位进行发货 单，运输发票登记，审核，再有运输部部长根据当月发货记录对该部门入账单据进行复核， 并签字，继而再有采购总监对审核结果进行认定批示，然后把入账单据交由财务部应付款会 计进行审核，应付款会计对原始单据进行审核，先比对运输发货清单与发票，然后比对原始 单据与系统发货记录，再与市场部发货记录进行比对，比对无误进行入账。4. 4请款审批到期的应付款项，由采购部门、设备部、运输部填写资金计划单经系统总监审批后，交 财务部应付款会计审核是否已到付款期，并复核应付款单位名称、账号是否与合同相符。对 已到

6、付款期的货款，由财务部纳入当月的资金支出计划。所有对外付款，除1000元以下个 人零星采购外，一律通过网银支付。付款前，财务总监需严格审核请款单金额与账面到期款 是否致。请款透支部分由请款人全额追回，无法追回由请款人全额赔偿；4. 5账龄分析对出现借方余额等异常往来金额的供应商，应及时与采购部门、设备部、运输部沟通核 查原因，发现差错及时予以调整。季末由财务部门出具对账单，安排供应部与供应商进行一次应付往来账的对账工作。对 于对账中发现的差异应及时查明原因 进行相关账项调整。年末由采购部门、设备部出具应付账款账龄分析表，财务部核对。5相关文件合同管理制度6记录应付账款账龄分析表、应付账款询证函