沟通、协商与信息交流控制程序.docx

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1、沟通、协商与信息交流控制程序1目的规范质量、环境与职业健康安全方面内外信息的沟通、协商与交流，以促进 人员充分参与、增进理解、协调行动，达到持续改进的目的。2适用范围适用于顾客、员工和相关方在参与公司质量、环境、职也健康安全管理体系 实施过程中，相关信息的收集、沟通与协商、交流、反馈和处理。3职责3. 1总经理负责建立沟通、协商与信息交流渠道，主持生产经营重要信息的沟通、 协商与交流。3. 2分管领导负责组织日常信息的沟通、协商与交流，信息处理意见的审核和实 施落实情况督查。3. 3综合管理部负责组织员工沟通、协商与信息交流，信息处理及反馈的督办。3. 4各部门负责职责范围内的沟通、协商与信息

2、的收集、传递、处理和反馈。4程序4. 1沟通与协商的方式及内容4. 1. 1内部沟通与协商的方式及内容序号*礴主要内容沟a时间部门人员1董事会会议上年度经营目标完成情况、本年度经营工 作i伐域专项鳗叫等每年第一季董事、高管人员等2员工大会上季度经营目标完成情况、本季度经营工每季度第一月领员工3总经理办公会本月工作完成情况、下月工作站建每月最后一周人员、部1羟4专项协调会专项工作的实施安排、责任人的分工及实艘幡酬假责任部门相对江5专题评审会对某项特定工作的实施关键环节、重要节适时相关责任A微荀感员工点及最终结果的评审，环境因数识别及危 险源辨识、网期评价、安全环保方针目标 及控制睹施的的评审；事

3、件的调查与分析， 职业健康安全事务的协商等。储囹联员工6企业文化活动专题业务研讨、经验交流、文体健身、质量、环境、职业健康安全事招不赖相关责任部门虹僚谢联员工7内部网络、宣传栏企恢化舌动物联M息不顿员工8口头、电子媒介工作实施中的某特定的信息值机树锁ffiA觥员工4. 1.2顾客沟通的方式及内容沟通主要内容/蝇寸间组僦参与部 n勤队员1项目实施协调会项目姚珊虹作要求实施前及实ma分管领导及相关2项目实施现场的检查项目进度、质量、安全及环保的实施情况嫌和分管领导及相关责3项目实施情况的口头报告项H阶段性实施情况的报告及建议嫌和分管领导及项目纷里4顾客约谈项目阶段性实施工作要求sw炖部】分管领导及

4、项目例5客户恳谈会客户发包的项目及苗木产销实施情况的报 告、征询顾客对产品实施及售后服务的意见每年至少.次市励发用域苗木销售部门分管领导及相关责ttA6书面材料业务工作联系函、请示或报告、顾客满意度调查、顾客意见处理单定期和不定期实踊门相关责任人7公司网站等电工忸施中的某强端息相关责任人厥A员子媒介4. 1. 3相关方沟通与协商的方式及内容沟通主要内容沟a时间组缈渗与部门参力队员1分包订单或分包协议公司产品和服务的分包内容及要求，安全 环保的控制及要求、职业健康安全事务的 蝌熠用项目责似2协调会项目实施安排及工作要求和职业健康安全 螂勺协商等。实施前及实或螂门项目责ttA3约谈项目实施中的专项

5、工作要求或专项工作落青况的反馈及建议酬以蜡的项目贵ttA4整改通知书项目实施问题整改的要求，整改和落实情岫勺反馈渐羽醐1项目责以5公司网站等电子媒介工作实施中的特海定的信息醐期螂门项目责以4 . 2信息的分类及交流方式5 .2.1内部信息的分类体系运行信息：包括管理方针、目标、指标、方案、不符合、内审和管理评审、 纠正与预防措施等信息。产品实现信息：业务拓展、产品开发、业务实施任务书、设计策划、施工 （养护、生产）实施方案，产品及过程监视测量、不合格品。环境与职业健康安全信息：重要环境因素、重大危险源、环境和职业健康 安全绩效监测、事件等信息。资源配置信息：固定资产添置与维修、人力资源配置及培

6、训、绩效考核、 劳动保护、资金安排等信息。其他信息：企业文化建设、员工及其代表关注的职业健康安全问题、员工合理化建议与经验交流、常规报表和通报等信息。4. 2. 2外部信息的分类顾客要求信息：合同订单、与顾客沟通、顾客投诉及抱怨等信息。相关方信息：上级或地方主管部门的规定、要求、指示，供方、分包方及 相关方的业务实施和专业管理工作、投诉及抱怨等信息。法律法规信息：与质量、环境、职业健康安全管理有关的法律、法规、规 范和标准等信息。其他信息：外部认证审核、环境监测、职业健康安全监察及反馈的结果等 信息。4. 2. 3信息的交流方式内部信息的交流方式：对于公司业务实施及管理工作的公共信息，主要通

7、过公司会议、网站、公告栏等方式由综合管理部定期或不定期的向员工进行传递 交流；对于业务实施及管理工作的专项信息，主要通过电子邮件及局域网、书面 材料及口头等方式由实施的职能部门向实施的相关人员进行传递交流。外部信息的交流方式：对于公司产品与服务的公共信息，主要通过公司网 站、光盘、媒体广告、宣传栏、画册、产品展销会和产品推介会等方式，由业务 的实施部门定期或不定期的向客户、业内人士和社会公众进行传递交流；对于公 司产品与服务的专项信息是通过电子邮件、信函、传真、书面材料和口头交流等 方式，由业务的实施部门适时向客户、业务主管部门和业内人士进行传递交流; 对于公司专业管理及业务相关的信息，主要通

8、过专业的书籍及报刊、媒体、参观 访问、专题咨询、书面材料、会议和讲座等方式，由各部门适时进行收集、传递 与交流。4. 3沟通、协商与信息交流的反馈及处理4. 3.1沟通、协商与信息交流的记录要求沟通、协商与信息交流中形成的文字、音像材料、电子信息，由相关责任 部门作为记录予以备份和拷贝。对以会议形式交流的信息，相关责任部门要落实专人，在沟通、协商与 信息交流会议记录中予以记录。对沟通、协商与信息交流中，需要限期处理的专项信息，由相关责任部门记录在顾客及相关方意见处理单中。4. 3. 2沟通、协商与信息交流的处理及反馈,沟通、协商与信息交流记录中、需要处理落实的信息，由相关责任部门按其 要求进行处理，实施纠正，及时予以反馈，并按不合格品与持续改进控制程序 的要求，提出纠正或预防措施，提交评审，组织实施及跟踪验证，相关记录记入 中。4. 4记录保存下列表单由相关责任部门记录与保存：a）沟通、协商与信息交流会议记录b）顾客及相关方意见处理单c）不合格品（不符合项）处置（整改）单并按记录控制程序的要求予以控制。5相关/支持性文件5.1 程序文件（1）不合格品与持续改进控制程序（2）记录控制程序6记录表单6. 1原始表单（1）沟通、协商与信息交流会议记录6. 2引用表单（1）顾客及相关方意见处理单（2）不合格品（不符合项）处置（整改）单