工厂办公会议管理制度.doc

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1、工厂办公会议管理制度制度名称办公会议管理制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章 会议管理制度第1条 为了规范工厂的会议管理工作，减少不必要的会议，缩短会议时间，提高工厂会议效率，特制定本制度。第2条 本制度适用于工厂召开的各种会议。第2章 会议组织第3条 工厂级会议，指工厂员工大会，全工厂技术人员及各种代表大会，应经总经理批准，由各相关部门负责组织召开，工厂领导参加。第4条 专业会议，指工厂性的技术、业务综合会，由工厂分管领导批准，主管业务部门负责组织。第5条 各部门、支部、车间召开的工作会议，由各部门、支部、车间领导决定召开并负责组织。第6条 班组会由各班组长决定并主持召开。第7条

2、 上级或外单位在工厂召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或工厂之间的业务会（如联营洽谈会、用户座谈会等），一律由工厂统一安排，相关部门协助做好会务工作。第3章 会议管理第8条 会议准备。1明确参加人员。（1）对会议所要实现的目标负有主要或直接责任的人。（2）对会议中心议题有专门知识和经验的人。（3）与会后行动直接相关的人。（4）有能力或权力参与会议决议讨论的人。（5）议论问题的会议人数一般不要超过20人。（6）无关人员不参加。2选择开会地点。（1）选择与会人员集中，且最近的地点召开会议。（2）会场内外卫生、安静、通风、照明、室温有利于优化会议效果。（3）坐位空间适宜。（4）便于停车、进出、

3、疏散。3安排会议时间。（1）会前调查，保证与会人员能集中精力开会的时间段。（2）与会的最关键人员的最佳开会时间。（3）力求开短会，但又能确保效果最好。（4）把握开会时机：时间性强的要提早开，留给与会者执行落实会议的时间；需要大家充分酝酿和研讨的，要事先发放讨论内容及主题，以留足够时间让大家准备。4会议议程安排。议程由主办单位拟定，包括会议内容、讨论事项、达到目的、参加人员、时间、地点、大约时长及需要发言的人员和内容、要求等。（1）重点、重要议题安排在会议前一时间段。（2）明确或控制会议中各议题的时长，不要失控或自流。（3）控制议题数量，保证议而有决，能解决问题。（4）保证与会者有备而来。（5）

4、注意引导、归纳、提升会议议题。（6）需印发资料应提早发下去，让与会人员到会时已十分明确会议内容和自己的看法。（7）连续23小时以上的会议应安排中间休息时间，一般为10分钟。5会场布置。包括会场空间安排、座位安排、条幅标语安排、音响、投影、照明、通风等。（1）会场空间安排应便于进出、流动。（2）座位安排要有利于主要与会人员能听清、看清、相互交流，便于记录、阅读。（3）会议必需的设备应有质量保证，并事前检查演示过。（4）会场一般应设“禁止抽烟”、“请匆大声喧哗”等警示牌。6会议通知。（1）通知的拟定和要素。参加人员名单、会期、开始时间、地点、需要准备的事项及要求。（2）通知书写要求。文字明白、清楚

5、，力求不发生误解，全面、周到，不要漏项。用电话或其他形式通知要写出通知底稿，照稿通知。（3）无记名参加的人员，对范围、对象、职务要通知清楚。（4）重要会议为保证与会人员精力集中，可采用预先通知和正式通知两步骤进行。（5）书面通知要注明经办联系人、电话号码、职务，并应有通知开会的单位和盖章，需准备发言或提供资料的具体要求。通知一定要保证接到通知后留有准备时间。（6）重要会议预先通知后，一定要跟踪准备情况，保证开会时各方面均准备到位。（7）对会议关键或决定性人员要面对面或反复核实准备情况，征求对会议准备和开展的意见。第9条 会中管理。1人员签到。（1）会议组织部门应编制“参会人员签到表”，参加会议

6、人员在预先准备的签到簿上签名以示到会。（2）会议签到完成后，工作人员应尽快统计出应到及实到人数，未到人员情况，然后交大会主持人。2会场服务。（1）引导入座。工作人员按事前安排的座位，引导与会人员尽快就坐，特别要注意主要领导人和主席台就座人员的座次位置。（2）分发会议文件、材料。重要文件可发到个人或主要负责人手里，可事先认领签收，也可于会场提前认领签收。（3）内外联系、传递信息。对大会进行中领导对外要办的事项，外来人员电话重要日程安排布置等的办理，外来记者等的接待陪同等事项。（4）维护会场秩序。保证会场内外的肃静，注意周围警戒和保卫，严防各种事故发生，会议中一般不再添加茶水。（5）处理会中临时事

7、项。承办主要领导或重要与会人员交办的紧急事项。（6）其他服务。对会中一般需用物品应有余量准备，以应付个别需求。保持通风、采光和地面干净。时间长的应准备茶水。（7）需提供食宿的，应有专人负责管理。3会议记录。会议记录主要包括会议组织情况、会议名称、时间、地点、出席人员情况、主持人等。重点内容是会议议题，讨论发言情况，形成的决议、纪要、决定等。（1）应有专用记录本。（2）会议记录人员应对本会议内容熟悉，且有较高的笔录能力、速度、归纳分析和总结能力。第10条 会后工作。整理会议记录，形成会议文件。1.分析、总结、提升记录、形成会议结论性材料的提纲，以及要反映的具体事项事例等。2.按提纲和中心议题，起

8、草会议结论性材料。3.会议纪要（1）会议简况，包括时间、地点、参加人员、议题。（2）会议结果，指会议主要精神。这部分是重点，是会议效果的反映。4.会议纪要等结论材料经上级领导审批后，打印、下发给相关部门。5.按照一会一卷的立卷方法设立案卷并加以保存。第11条 各相关部门按纪要等会议决定要求逐项落实，真正达到开会的预期目的。第12条 由会议主持单位对会务情况进行总结，不断提高主持会议的能力。其总结与会议记录、会议简报、会议文件等一并作为完整的案卷归入档案。第4章 会议安排第13条 为避免会议过多或重复，工厂正常性的会议（如质量分析会、安全工作会、生产调度会）一般纳入例会制，原则上要按例行规定的时

9、间、地点、内容组织召开。第14条 其他会议安排。1凡涉及多部门负责人参加的会议，均需于会议召开前 日经部门或工厂分管领导批准后，分别报行政部汇总，由行政部统一安排，方可召开。2行政部应于每周五下班前将全工厂例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并装订、分发到工厂相关部门。3已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集部门应提前 日报请工厂行政部并经工厂相关领导同意。4对于参加人员相同、内容相近、时间相近的几个会议，工厂有权安排合并召开。5各部门会期必须服从工厂统一安排，各部门小会不应安排在与工厂例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服

10、从整体的原则。第5章 会议纪律第15条 凡不能参加会议或不能准时参加会议的，要向主管领导请假，不请假又不按时到场的，将记工作差错一次，并责令写出检查。第16条 与会人员提前10分钟入场，不得无故迟到、早退，不得中途退会。第17条 会议期间关闭手机或将手机设为振动。第18条 不准在会场或有上级领导出席的任何会议和正规场合接打手机。第19条 会议期间不准大声喧哗、交头接耳或打瞌睡。第20条 会议内不得随地吐痰，不得乱扔废弃物。第21条 与会人员不准做与会议无关的事情，不得在会场上随意走动。第22条 不准泄露会议机密，妥善保管会议材料，不得向无关人员泄露会议内容。第23条 会议发言内容要“精”、“短”、“实”。第6章 附 则第24条 本制度由行政部拟定，经总经理批准后实施。第25条 本制度自 年 月 日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期