DB22∕T 3534-2023 黑土地保护项目档案管理规范(吉林省).pdf

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1、 22 吉林省地方标准 DB22/T 35342023 黑土地保护项目档案管理规范 Specification for archives management of black land protection project 2023-09-28 发布 2023-11-16 实施 吉林省市场监督管理厅 发 布 ICS 65.020.01 CCS B 10 DB22/T 35342023 I 前言 本文件按照 GB/T 1.12020标准化工作导则 第 1 部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由吉林省农业农村

2、厅提出并归口。本文件起草单位：吉林省档案学会、吉林省全程档案事务所、长春市标准研究院。本文件主要起草人：范敬军、高洋、张环宇、李晓微、周继峰、李海云、付利、陈长春、樊雪、田志坤、张延春、宋占龙、别桂林、王立春、王爱文、黄建伟、王继莹、张先蕾、侯井涛、孙大鹏、朱桐。DB22/T 35342023 2 黑土地保护项目档案管理规范 1 范围 本文件规定了黑土地保护项目档案的相关单位职责、归档文件收集、整理与归档、验收与移交、保管与保护等内容。本文件适用于黑土地保护项目档案的管理工作。2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对

3、应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 118212002 照片档案管理规范 GB/T 188942016 电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T 421072022 国家科技重大专项文件归档与档案管理规范 DA/T 282018 建设项目档案管理规范 DA/T 502014 数码照片归档与管理规范 DA/T 782019 录音录像档案管理规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。3.1 黑土地 black land 黑龙江省、吉林省、辽宁省、内蒙古自治区的相关区域范围内具有黑色或者暗黑色腐殖质表土层，性状好、肥力高的耕地。3.

4、2 黑土地保护项目 black land protection project 综合采取工程、农艺、农机、生物等措施，保护黑土地的优良生产能力，确保黑土地总量不减少、功能不退化、质量有提升、产能可持续的活动。3.3 黑土地保护项目档案 archives of black land protection project 黑土地保护项目实施过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、照片、录音录像、电子文件等不同形式和载体的历史记录。4 相关单位职责 4.1 承担单位 承担单位是项目建设的法人主体，主要职责如下：DB22/T 35342023 3 a)对项目档案工作负总责，实行统一管理，业务上接受档

5、案主管部门和上级主管部门的监督和指导；b)组织、协调、检查、审查和指导参建单位的档案管理工作；c)负责制定档案管理制度，并监督实施制度保障和组织保障；d)项目竣工验收后，宜定期向本级综合档案馆移交。4.2 参建单位 4.2.1 建设类项目 4.2.1.1 勘察、设计、施工、代理、审计等参建单位应为法人单位，负责工程文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作，并在项目竣工后，按项目承担单位要求移交完整、准确、系统的项目档案。4.2.1.2 监理单位应为法人单位，职责如下:a)负责监督检查参建单位形成的本工程应归档文件的真实性、完整性和准确性，并编写档案审查报告；b)负责项目监理工作文件材料的形成

6、、积累、整理、归档和保管工作，并在工程竣工验收后按承担单位要求移交。4.2.2 技术类项目 负责技术类项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作，并在项目完成后按承担单位要求向其移交完整、准确、系统的项目档案。5 归档文件收集 5.1 建设类项目归档范围和保管期限参见表 A.1。5.2 技术类项目归档范围和保管期限参见表 A.2。5.3 各单位宜结合项目内容、行业特点、管理模式等，参照附录 A 制定符合项目实际的归档范围和保管期限表。6 整理与归档 6.1 分类与组卷 6.1.1 按载体分为纸质文件、电子文件、照片文件、录音录像文件，按项目类别分为建设类文件、技术类文件。6.1.2 建设类

7、文件可采用“年度项目区标段实施单位”顺序组卷，技术类文件可采用“年度项目类型实施单位”顺序组卷。6.2 整理 黑土地保护项目文件按照表 1 的要求整理。DB22/T 35342023 4 表1 黑土地保护项目文件整理执行标准 类别 执行标准 纸质文件 电子文件 录音录像文件 照片文件 建设类 DA/T 282018 中 7.3.2 GB/T 188942016 中7.2 DA/T 782019 中第 6 章 纸质照片文件 GB/T 118212002 中第 5 章；电子照片文件 DA/T 502014 中第 5 章 技术类 GB/T 421072022 中 8.2 GB/T 421072022

8、 中 8.3 6.3 归档 黑土地保护项目文件归档按照表 2 的要求归档。表2 黑土地保护项目文件归档执行标准 类别 执行标准 纸质文件 电子文件 录音录像文件 照片文件 建设类 DA/T 282018 中 7.4 DA/T 282018 中 9.1 DA/T 782019 中 7.1 纸质照片文件 GB/T 421072022 中第 9 章 电子照片文件 DA/T 502014 中第 4 章 技术类 GB/T 421072022 中第 9 章 GB/T 421072022 中第 9 章 7 验收与移交 7.1 验收 7.1.1 项目承担单位或其委托的监理（代理）单位对参建单位形成档案的完整性

9、、准确性、系统性进行验收：a)档案的形成、来源符合实际，单位或个人签章的文件，签章手续应完备；b)档案的分类、组卷、整理、归档科学合理、真实准确、齐全完整；c)纸质、电子、照片、录音录像档案整理与归档符合本文件第 6 章的规定。7.1.2 档案不符合 7.1.1 中要求的，项目承担单位应将其退回，参建单位改正、补齐或重新整理后再次验收，直至合格。7.2 移交 参建单位应按合同或协议规定的时间、套数向承担单位移交档案，并填写移交证明。文书类、纸质照片类档案移交文据参照表 B.1，数码照片档案移交与接收登记表参照表 B.2，文书类电子档案移交与接收登记表参照表 B.3，录音录像类档案移交与接收登记

10、表参照表 B.4，双方签字、盖章后方可移交。8 保管与保护 8.1 建设类按 DA/T 282018 中 8.3 要求执行，技术类按 GB/T 421072022 中第 10 章要求执行。8.2 涉及国家秘密的黑土地保护项目档案应按照中华人民共和国保守国家秘密法国家秘密定密管理暂行规定关于国家秘密载体保密管理的规定执行，并符合本文件要求，单独保管。A A DB22/T 35342023 5 附录A （资料性）归档范围和保管期限表 A.1 建设类项目归档范围和保管期限表 表示建设类项目的承担单位和参建单位归档的文件和保管期限可参考表 A.1。表A.1 建设类项目归档范围和保管期限表 序号 存档文

11、件 承担单位（省市县）勘测 单位 设计 单位 代理 单位 监理 单位 施工 单位 审计 单位 保管 期限 项目准备阶段文件项目准备阶段文件 一、立项审批文件立项审批文件 1 国家级项目实施方案或指导意见 永久 2 省级项目实施方案及向国家报送文件 永久 3 县（市、区）级实施方案 永久 4 资金拨付文件 永久 5 项目调度材料 永久 6 绩效考核材料 永久 7 项目申报指南文件 永久 8 项目建议书请示及批复文件 永久 9 项目建议书委托协议 永久 10 各乡村情况说明（例如：施工现场需村镇两级解决问题承诺书、乡镇协调会等)永久 11 与立项有关的会议纪要、领导讲话 永久 12 可行性研究报告

12、请示及批复文件 永久 13 初步设计请示及批复文件 永久 14 与初步设计有关专家建议或论证意见文件 永久 15 工程造价咨询合同（工程量清单、限价编制）永久 16 工程造价咨询合同（清单、限价编制审核）永久 17 项目实施计划请示及批复文件、实施计划书 永久 18 资金请示及批复文件 永久 19 项目立项公示书 永久 20 用地申请 永久 21 发改渠道需要环评承诺书 永久 DB22/T 35342023 6 表A.1 建设类项目归档范围和保管期限表（续）序号 存档文件 承担单位（省市县）勘测 单位 设计 单位 代理 单位 监理 单位 施工 单位 审计 单位 保管 期限 22 村民代表大会签

13、字及记录 永久 23 项目计划变更申请及批复文件 永久 24 选址申请及选址规划意见通知书 永久 25 拆迁补偿协议（有关单位资质材料）合同变更文件、协议文件等 永久 二、勘测文件勘测文件 1 勘察合同 永久 2 水文特征报告 永久 3 地质勘查报告 永久 三、设计文件设计文件 1 设计合同 永久 2 初步设计报告书 永久 3 初步设计报告图集 永久 4 施工图 永久 5 项目坐标统计表 永久 6 规划图及单体图、土地利用现状图等图件 永久 7 施工技术要求 永久 8 设计变更资料及审批文件 永久 9 卫星定位图（初设图纸中）永久 10 建设用地钉桩通知单（书）永久 四四、招投标文件招投标文件

14、 1 招标 永久 2 投标 永久 3 评标 永久 4 中标通知书 永久 5 招标代理合同 永久 6 投标最高限价 永久 7 投标最高限价审核 永久 项目实施阶段文件项目实施阶段文件 一、承担管理文件承担管理文件 1 领导机构成立文件及项目法人制（项目管理机构及负责人名单）永久 2 工程建设管理有关规章制度、办法 永久 3 会议纪要 永久 4 项目建设大事记 永久 5 建设、设计、勘测、施工、监理机构及负责人名单 永久 DB22/T 35342023 7 表A.1 建设类项目归档范围和保管期限表（续）序号 存档文件 承担单位（省市县）勘测 单位 设计 单位 代理 单位 监理 单位 施工 单位 审

15、计 单位 保管 期限 6 现场抽查记录材料 永久 7 建设工程管护制度和落实管护责任制度 永久 8 项目建设逾期请示说明文件 永久 二、监理监理文件文件 1 监理合同 永久 2 监理规划文件 (1)监理部成立文件 永久(2)监理部专章启用函 永久(3)监理规划 永久(4)监理实施细则 永久(5)图纸签发，图纸会审记录 永久 3 质量控制文件 (1)监理日记 永久(2)监理月报 永久(3)监理巡视记录 永久(4)监理旁站记录 永久(5)平行检备查资料 永久(6)平行检测报告 永久(7)监理日志 永久 4 工作总结文件 (1)监理通知 永久(2)监理会议纪要 永久(3)监理大事记 永久(4)监理工

16、作报告（按标段，应补充结算情况，变更情况）永久（5）档案审查报告 永久 三、施工施工文件文件 1 施工合同及附件 永久 2 开工报告与往来文件 (1)项目部组建文件 永久(2)项目部印章启用函 永久(3)合同工程开工通知、批复、申请表、申请报告 永久(4)现场组织机构及主要人员报审表 永久(5)货物采购合同 永久(6)平行检测合同 永久(7)终检合同 永久 DB22/T 35342023 8 表A.1 建设类项目归档范围和保管期限表（续）序号 存档文件 承担单位（省市县）勘测 单位 设计 单位 代理 单位 监理 单位 施工 单位 审计 单位 保管 期限(8)原材料/中间产品进场报验单 永久(9

17、)施工设备进场报验单 永久(10)项目划分表 永久(11)检测试验计划表 永久(12)施工技术方案及申请、批复表 永久(13)施工进度计划及申请、批复表 永久(14)分部工程开工申请、批复 永久(15)施工组织设计 永久(16)联合测量通知单、施工测量成果报验 永久(17)施工安全交底、施工技术交底 永久(18)工程量清单 永久(19)工程量清单审核 永久 4 质量控制文件 （1）评定资料目录中仅体现分部工程即可，单元评定资料以分部工程为单位放置（混凝土单元放置顺序：报验单、混凝土开仓、质评表、三检表、监理平行检测备查表）永久 5 试验报告 （1）中间产品材料报验 a 各种混凝土配合比实验报告

18、 永久 b 水泥检验报告 永久 c 砂料检验报告 永久 d 各规格骨料检验报告 永久 e 外加剂检验报告 永久 f 各规格钢筋检验报告 永久 g 岩石试验报告（山皮石检测报告）永久 h 橡胶止水带检验报告 永久 i 砼抗冻试验报告 永久 j 混凝土抗压强度检验报告 永久 k 原材料、中间产品合格证 永久(2)见证取样单 永久(3)检测报告 永久 6 施工记录文件 (1)施工月报 永久(2)大事记 永久(3)施工日记 永久 DB22/T 35342023 9 表A.1 建设类项目归档范围和保管期限表（续）序号 存档文件 承担单位（省市县）勘测 单位 设计 单位 代理 单位 监理 单位 施工 单位

19、 审计 单位 保管 期限 项目竣工项目竣工验收阶段文件验收阶段文件 1 验收文件 永久 2 隐蔽验收 永久 3 分部验收 永久 4 单位验收 永久 5 合同工程验收 永久 6 施工管理工作报告 永久 7 单位工程完工验收表 永久 8 项目竣工验收报告（第三方出具）永久 9 初步验收报告（县级主管部门）（报送申请竣工验收文件）永久 10 竣工图 永久 11 竣工公示 永久 12 完工检测报告 永久 13 质量保修承诺书 永久 14 质量保修承诺书 永久 15 保修责任终止文件 永久 16 结算资料 永久 17 委托编制工程竣工结算审核报告合同 永久 18 竣工结算审核经财审审核 永久 19 建设

20、单位竣工财务决算报告 永久 20 竣工评审审计资料（第三方）永久 21 工程质量监督报告 永久 22 整改情况说明 永久 23 固定资产移交表 永久 24 工作报告（计划、总结、报告）永久 其他文件其他文件 一、照片、录音录一、照片、录音录像像文件文件 1 项目实施前后、隐蔽工程验收、初步验收音像文件，黑土地保护项目区、建筑物原貌，可行性论证、土地征用、拆迁、地质勘探、勘测设计、方案评审、招投标等 重大决策的场景，开工典礼、奠基仪式等项目实施前期重大活动文件 永久 DB22/T 35342023 10 表A.1 建设类项目归档范围和保管期限表（续）序号 存档文件 承担单位（省市县）勘测 单位

21、设计 单位 代理 单位 监理 单位 施工 单位 审计 单位 保管 期限 2 上级主管部门及建设单位领导检查、视察活动音像，反应项目建设情况的有关专题片、资料片，与项目有关的航拍文件，有关建设的其他有保留、纪念价值文件 永久 二、电子文件二、电子文件 1 邮件类（以公务电子邮件附件形式传输、交换的项目电子文件应下载、收集、归入业务系统或存储于文件夹中）永久 2 网页、社交媒体类 永久 3 文书类（电子文件拟制、办理过程中产生的文书、科技、专业等电子文件元数据）永久 4 图表类（勘察、设计、施工中由计算机辅助设计和制造形成的土地权属界限图、地籍图、竣工图纸、表和遥感类电 子文件及组件）永久 三三

22、其他其他(各部门收集的其他有保存价值的各种载体的文件)永久 DB22/T 35342023 11 A.2 技术类项目归档范围和保管期限表 表示技术类项目的承担单位和参建单位归档的文件和保管期限可参考表 A.2。表A.2 技术类项目归档范围和保管期限表 序号 归档文件 承担单位（省市县）乡镇政 府部门 村委会 市（县）财政部 门 实施单 位 保管 期限 一、一、立项立项审批审批文件文件 1 国家级项目实施方案或指导意见 永久 2 省级项目实施方案及向国家报送文件 永久 3 县（市、区）级项目实施方案 永久 4 资金拨付文件 永久 5 项目调度材料 永久 6 绩效考核材料 永久 二二、招招投标投标

23、文件文件 1 政府采购通知书 永久 2 中标通知书 永久 3 采购合同 永久 三、遴选作业实施主体文件三、遴选作业实施主体文件 1 遴选主体公告 永久 2 乡镇推荐申报表 永久 3 专家评审文件 (1)评审通知 永久(2)专家签到薄 永久(3)主体签到薄 永久(4)专家评分表 永久(5)专家评审意见 永久(6)公示照片 永久 3 作业合同或协议 永久 四、项目实施文件四、项目实施文件 1 出库单 永久 2 接收单 永久 3 发放收据 永久 5 验收方案 永久 6 验收单 永久 DB22/T 35342023 12 表A.2 技术类项目归档范围和保管期限表（续）序号 归档文件 承担单位（省市县）

24、乡镇政 府部门 村委会 市（县）财政部 门 实施单 位 保管 期限 7 专家验收报告 永久 8 检测报告 永久 9 乡镇任务完成汇总表 永久 10 村级作业完成确认单 永久 11 农户签字明细表 永久 五、宣传培训文件五、宣传培训文件 1 培训方案 永久 2 农户签到薄 永久 3 培训书籍、照片、录音录像、电子文 件 永久 4 宣传活动报纸、刊物、照片、录音录 像、电子文件 永久 六、聘请第三方验收文件六、聘请第三方验收文件 1 第三方验收合同 永久 2 核定报告 永久 3 作业日报 永久 4 第三方验收报告 永久 七七 项目总结文件项目总结文件 永久 八八 农户满意度调查表农户满意度调查表

25、永久 九九 项目资金支付凭证项目资金支付凭证 永久 十十 项目实施过程中的照片、录音录像、项目实施过程中的照片、录音录像、电子文件电子文件 永久 十一十一 其他其他(各部门收集的其他有保存价值 的文件)永久 DB22/T 35342023 13 附录B （资料性）档案移交证明 B.1 档案移交文据 表示文书类、纸质照片类档案移交文据参照表 B.1 执行。表 B.1 档案移交文据 移出 单位名称 接 收 单位名称 类 别 数 量（件）检索 工具 数量 备 注 永久 定期 合计 起止年度 30 年 10 年 移出单位（印章）领导人：经办人：移出日期：年 月 日 接收单位（印章）领导人：经办人：接收

26、日期：年 月 日 DB22/T 35342023 14 B.2 数码照片档案移交与接收登记表 表示数码照片类档案移交与接收登记表参照表 B.2 执行。表 B.2 数码照片档案移交与接收登记表 移交单位名称 移交档案年度 移交档案类别 数据类型、格式 照片类 数码照片 彩色（JPG）移交照片档案 数量（组、张）永久：组 张 定期：组 张 移交载体 类型、规格 DVD-R 4.7G 移交数据量（GB）检验内容 单位名称 移交机构（文件形成）接收机构（）准确性检验 完整性检验 可用性检验 安全性检验 载体外观检验 移交人（签名）：接收人（签名）：单位负责人（签名）：移交单位（印章）：接收单位（印章）

27、：年 月 日 DB22/T 35342023 15 B.3 文书类电子档案移交与接收登记表 表示文书类电子档案移交与接收登记表参照表 B.3 执行。表B.3 文书类电子档案移交与接收登记表 移交单位名称 全宗号 年度 移交档案类别 数据类型、格式 文书类 纸质档案数字化副本 200DPI 彩色 JPG 移交电子档案 数量（件、卷）永 久：定期 30 年：移交载体 类型、规格 DVD-R 4.7G 移交数据量（GB）检验内容 单位名称 移交机构（文件形成）接收机构（）准确性检验 完整性检验 可用性检验 安全性检验 载体外观检验 移交人（签名）：接收人（签名）：单位负责人（签名）：移交单位（印章）

28、接收单位（印章）年 月 日 DB22/T 35342023 16 B.4 录音录像类档案移交与接收登记表 表示录音录像类档案移交与接收登记表参照表 B.4 执行。表 B.4 录音录像类档案移交与接收登记表 单位名称 归档时间 归档门类 录 音 录 像 归档数量 卷数 件数 文件大小 时间总长 小时 分 秒 文件格式 归档方式 离线 在线 原始载体类型与数量 检验项目 检验结果 载体外观检验 病毒检验 真实性检验 可靠性检验 完整性检验 可用性检验 文件形成部门签章 经办人 负责人 年 月 日 档案部门签章 经办人 负责人 年 月 日 DB22/T 35342023 17 参 考 文 献 1 第十三届全国人民代表大会常务委员会.中华人民共和国黑土地保护法.2022 年 6 月 24 日.2 中华人民共和国主席令第 28 号.中华人民共和国保守国家秘密法.2010 年 4 月 29 日第十一届全国人民代表大会常务委员会第十四次会议修订.3 中共中央保密委员会办公室、国家保密局.关于国家秘密载体保密管理的规定（厅字200058 号）.4 国家保密局令第 1 号.国家秘密定密管理暂行规定.2014 年 3 月 9 日.