纸质档案数字化技术规范介绍.pptx
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1、纸质档案数字化 技术规范介绍 年4月丹东市文书立卷改革暨档案数字化工作培训班丹东市文书立卷改革暨档案数字化工作培训班纸质档案数字化技术规范介绍第1页 主要内容一、规程基本情况一、规程基本情况二、纸质档案数字化技术规范二、纸质档案数字化技术规范三、照片档案数字化技术规范三、照片档案数字化技术规范四、声像档案数字化技术规范四、声像档案数字化技术规范 纸质档案数字化技术规范介绍第2页 一、基 本 情 况1 1、编制标准和依据、编制标准和依据2 2、研究、起草过程、研究、起草过程3 3、数字化范围、数字化范围 纸质档案数字化技术规范介绍第3页 1 1、编、编 制制 原原 则则系统性标准系统性标准 档案
2、信息是国家信息化建设工作一个组成部分,档案数字化也是档案信息管理工作一个方面,技术规范制订应符合国家信息化建设相关技术要求,确保可连续性发展。纸质档案数字化技术规范介绍第4页 1 1、编、编 制制 原原 则则通用性标准通用性标准 应基本满足国内正在进行档案数字化工作,对档案数字化结果数据要给予较明确指标要求,以确保数据通用交换能力。纸质档案数字化技术规范介绍第5页 1 1、编、编 制制 原原 则则先进性标准先进性标准 在制订过程中对当前比较常见档案数字化技术进行论证评定,同时也要对新出现技术进行研究。基本思绪是必定成熟技术,探讨新技术发展态势,适当进行指导。纸质档案数字化技术规范介绍第6页 1
3、 1、编、编 制制 原原 则则实用性标准实用性标准 作为技术规范首先要把握宏观指导标准,对于档案数字化详细实施步骤、方法,应给予较明确规范要求,以及在加工过程中所需技术参数给与较明确指标要求,提升本规范实用效果。纸质档案数字化技术规范介绍第7页 1 1、编、编 制制 原原 则则 适度性标准适度性标准 就是合理地确定一些需要统一技术范围和技术指标。范围过大或者过小,指标水平过高或过低,都会对标准实施效果产生不良影响。纸质档案数字化技术规范介绍第8页 编编 制制 依依 据据nGB/T 18894 电子文件归档与管理规范nDA/T181999档案著录规则nDA/T 22-归档文件整理规则n档发6号
4、档案管理软件功效要求暂行要求nDA/T 31纸质档案数字化技术规范纸质档案数字化技术规范介绍第9页 2 2、研究、起草过程、研究、起草过程 丹东市档案馆从丹东市档案馆从1993年开始进行档案数年开始进行档案数字化工作,对纸质档案、缩微胶片档案、字化工作,对纸质档案、缩微胶片档案、照片档案、工程图纸、电影胶片等各种载照片档案、工程图纸、电影胶片等各种载体档案进行了数字化转换,有一定实践经体档案进行了数字化转换,有一定实践经验,有针对性对各种载体数字化技术参数验,有针对性对各种载体数字化技术参数进行了重复试验、比较,取得了较科学、进行了重复试验、比较,取得了较科学、合理技术参数。并参考了国家档案局
5、相关合理技术参数。并参考了国家档案局相关标准和规范,借鉴了弟兄单位研究和实践标准和规范,借鉴了弟兄单位研究和实践结果。结果。纸质档案数字化技术规范介绍第10页 3 3、数字化范围、数字化范围n纸质档案纸质档案n纸质档案包含文书档案、专门档案等门类。纸质档案包含文书档案、专门档案等门类。纸质档案数字化技术规范介绍第11页 3 3、数字化范围、数字化范围n文书档案文书档案n文书档案数字化范围包含永久和长久保留文书档案数字化范围包含永久和长久保留主要文件正本。主要文件正本。纸质档案数字化技术规范介绍第12页 3 3、数字化范围、数字化范围n文书档案文书档案n文书档案适用涉密数据制作环境要求范围文书档
6、案适用涉密数据制作环境要求范围n1密级文件,包含绝密、机密、秘密文件材料。密级文件,包含绝密、机密、秘密文件材料。n2上级机关颁发不易公开文件材料。上级机关颁发不易公开文件材料。n3本机关党组(或实施党委制党委)、行政领导本机关党组(或实施党委制党委)、行政领导会议统计。会议统计。n4本机关或本机关汇总统计报表。本机关或本机关汇总统计报表。n5人民来信、来访材料及本单位处理人民来信、人民来信、来访材料及本单位处理人民来信、来访形成统计。来访形成统计。纸质档案数字化技术规范介绍第13页 3 3、数字化范围、数字化范围n文书档案文书档案n文书档案适用涉密数据制作环境要求范围文书档案适用涉密数据制作
7、环境要求范围n6本机关党员、干部、职员名册。本机关党员、干部、职员名册。n7包括司法、监察、纪检及组织人事工作中对相包括司法、监察、纪检及组织人事工作中对相关人员违纪违法调查与详细审理处理情况形成文关人员违纪违法调查与详细审理处理情况形成文件材料。件材料。n8本机关及本机关办理干部、工人转移工资、行本机关及本机关办理干部、工人转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根。政、党、团、工会组织介绍信及存根。n9本机关财产、物资、档案等交接凭证、清册。本机关财产、物资、档案等交接凭证、清册。n10下级机关报送不易公开文件材料。下级机关报送不易公开文件材料。纸质档案数字化技术规范介绍第14页 3 3
8、、数字化范围、数字化范围n专门档案专门档案n本机关形成,能够对社会提供利用、利用本机关形成,能够对社会提供利用、利用率较高专门档案应数字化。率较高专门档案应数字化。纸质档案数字化技术规范介绍第15页 3 3、数字化范围、数字化范围n照片档案照片档案n1本机关召开工作会议、业务会议、表彰会议、本机关召开工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议等形成照片。代表会议等形成照片。n2上级领导、社会著名人物来本机关检验、视察、上级领导、社会著名人物来本机关检验、视察、指导工作形成照片。指导工作形成照片。n3本机关历届领导人照片。本机关历届领导人照片。n4本机关主办或承接重大活动照片。本机关主办或承接重大活
9、动照片。n5本机关主要外事工作形成照片。本机关主要外事工作形成照片。n6本机关取得省级以上各种荣誉(如奖状、锦旗、本机关取得省级以上各种荣誉(如奖状、锦旗、奖杯等)翻拍形成照片。奖杯等)翻拍形成照片。纸质档案数字化技术规范介绍第16页 3 3、数字化范围、数字化范围n录音录像档案录音录像档案n1本机关召开工作会议、业务会议、表彰会议、本机关召开工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议等形成录音、录像带。代表会议等形成录音、录像带。n2上级领导、社会著名人物来本机关检验、视察、上级领导、社会著名人物来本机关检验、视察、指导工作形成录音、录像带。指导工作形成录音、录像带。n3本机关在职能活动中主办或
10、承接重大活动录音、本机关在职能活动中主办或承接重大活动录音、录像带。录像带。n4本机关主要外事工作形成录音、录像带。本机关主要外事工作形成录音、录像带。n5本机关发生重大事件、事故形成录音、录像带。本机关发生重大事件、事故形成录音、录像带。n6新闻媒体报道本机关信息、新闻报道。新闻媒体报道本机关信息、新闻报道。纸质档案数字化技术规范介绍第17页二、纸质档案数字化 技术规范主要内容n基本标准基本标准n基本工作流程基本工作流程n基本技术参数基本技术参数n技术实现方法技术实现方法n结果管理结果管理纸质档案数字化技术规范介绍第18页二、纸质档案数字化技术规范二、纸质档案数字化技术规范基本标准 n是使档
11、案信息资源准确方便快捷地是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用提供利用;n使能够公开档案信息资源得到共享,使能够公开档案信息资源得到共享,以满足社会各界对档案利用需求。以满足社会各界对档案利用需求。纸质档案数字化技术规范介绍第19页二、纸质档案数字化技术规范二、纸质档案数字化技术规范数字化对象确实定标准数字化对象确实定标准 1 1)符合国家法律法规标准:)符合国家法律法规标准:符合符合国家档案开放要求。国家档案开放要求。2 2)价值性标准:)价值性标准:属于归档范围且应属于归档范围且应永久或长久保留、社会利用价值高。永久或长久保留、社会利用价值高。纸质档案数字化技术规范介绍第20页二、纸质档案
12、数字化技术规范二、纸质档案数字化技术规范 基基 本本 环环 节节 n档案整理 n目录建库n档案扫描n图像处理n图像存放n数据挂接n数据质检和验收n数据备份n结果管理纸质档案数字化技术规范介绍第21页二、纸质档案数字化技术规范二、纸质档案数字化技术规范 过过 程程 管管 理理 1、应加强纸质档案数字化各步骤、应加强纸质档案数字化各步骤安全保密管理机制,确保档案原件和数安全保密管理机制,确保档案原件和数字化档案信息安全。字化档案信息安全。2、在数字化工作同时建立起完整、在数字化工作同时建立起完整、规范加工统计。即各个步骤均应进行详规范加工统计。即各个步骤均应进行详细登记,并及时整理、汇总,装订成册
13、细登记,并及时整理、汇总,装订成册(形成加工档案)。(形成加工档案)。纸质档案数字化技术规范介绍第22页(一)(一)档档 案案 整整 理理1、目录数据准备、目录数据准备2、拆除装订、拆除装订3、区分扫描件和非扫描件、区分扫描件和非扫描件4、页面修整、页面修整5、整理登记、整理登记6、档案装订、档案装订纸质档案数字化技术规范介绍第23页(一)(一)档 案 整 理1、目录数据准备、目录数据准备 按照档案著录规则按照档案著录规则(DA/T18)、DA/T22-归档文件整理规则和丹东归档文件整理规则和丹东市文书档案目录数据库结构和交换标准市文书档案目录数据库结构和交换标准(试行)等标准要求,规范档案中
14、目录(试行)等标准要求,规范档案中目录内容。内容。纸质档案数字化技术规范介绍第24页(一)(一)档 案 整 理目录数据准备目录数据准备n一是确定档案目录著录项、字段长度和内容要求;n二是修改错误或不规范目录内容,如案卷名、文件名、责任者、起止页号和页数;n三是没有目录档案按照原件内容建立目录。纸质档案数字化技术规范介绍第25页(一)(一)档档 案案 整整 理理2、拆除装订、拆除装订 不去除装订物影响扫描工作档案,应不去除装订物影响扫描工作档案,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。案不受损害。纸质档案数字化技术规范介绍第26页(一)(一)档 案
15、整 理3、区分扫描件和非扫描件、区分扫描件和非扫描件 按要求把同一案卷中扫描件和非扫描按要求把同一案卷中扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分标准是:重份件区分开。普发性文件区分标准是:重份文件,有正式件文件能够不扫描原稿。文件,有正式件文件能够不扫描原稿。纸质档案数字化技术规范介绍第27页(一)(一)档档 案案 整整 理理4、页面修整、页面修整 对纸张破损严重、无法直接进行扫描对纸张破损严重、无法直接进行扫描档案,应先进行技术修复。如折皱不平原档案,应先进行技术修复。如折皱不平原件应先进行压平或烫平,再进行扫描。件应先进行压平或烫平,再进行扫描。纸质档案数字化技术规范介绍第28页(一)(一)
16、档档 案案 整整 理理5、整理登记、整理登记 详细统计档案整理后每份文件起始页号详细统计档案整理后每份文件起始页号和页数,和页数,纸质档案数字化技术规范介绍第29页(一)(一)档档 案案 整整 理理6、档案装订、档案装订 扫描工作完成后,拆除过装订物档案扫描工作完成后,拆除过装订物档案应按档案保管要求重新装订。恢复装订应按档案保管要求重新装订。恢复装订时,应注意保持卷内档案完整,档案排时,应注意保持卷内档案完整,档案排列次序不变,做到准确、无遗漏。列次序不变,做到准确、无遗漏。纸质档案数字化技术规范介绍第30页(二)(二)档 案 扫 描1、扫描方式、扫描方式2、扫描色彩模式、扫描色彩模式3、扫
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