办公室6S管理实施方法与技巧.pptx

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1、1合众资源集团办公室办公室6S管理管理实施方法与技巧实施方法与技巧3A3A企业管理顾问有限公司企业管理顾问有限公司20112011年年0303月月0808日日2合众资源集团规范规范 高效高效办公室办公室 6S6S细致细致 专业专业追求目标追求目标:3合众资源集团办公室6S的十六大要求一、OA机定位二、公私区分三、资料归位四、柜架管理五、电脑文件六、表格管理七、桌面状态八、桌底状态九、抽屉状态十、物品定位十一、线束整理十二、开关标识十三、空调状态十四、张贴管理十五、看板管理十六、会议管理4合众资源集团1、清理不要物；2、公用的办公设备（传真机、打印机、复印机等）应统一定位在各部门都方便使用的位置

2、；3、明确管理责任人；一、OA(办公自动化)设备管理5合众资源集团6合众资源集团7合众资源集团二、“公私区分”1、清理不要物2、私人用品和办公用品分开放置；3、私人用品不宜过多，原则上不超过一个抽屉；4、私人用品应置于抽屉的下层；5、标识明确：办公用品、常用资料、私人物品8合众资源集团1、清理过期的资料；2、每册资料都需要有明确的标识；资料名称 定位标识 管理者标识3、每次使用过的资料都必须按指定的位置归回原处；4、保持资料干净整齐。三、资料物品归位9合众资源集团10合众资源集团11合众资源集团改善前改善前改善后改善后12合众资源集团1、清理不要物；2、各文件、物品必须分层、分类管理 标准类、

3、记录类、通知类、日常管理类、规定规 范、参考资料、事务管理类、品质管理类、生产 计划类、报告类、人事管理、档案类、工艺文 件、国家标准、空白表格 3、各文件柜、架内物品按轻重决定置于哪层。一般 轻的物品、文件放上层，重的放下层，4、各文件柜、架内物品按使用的频率决定置于哪 层。一般使用频率高的置于中间拿取方便的位 置。使用频率低的置于偏高或偏低的层次；5、标识明确；6、定期清扫，保持干净无尘。四、柜架管理13合众资源集团文件柜分类标识14合众资源集团五五.电脑文件电脑文件6S1 1、建立电脑文件目录文档、建立电脑文件目录文档、建立电脑文件目录文档、建立电脑文件目录文档2 2、个人文件与公司文件

4、区分放置，并标识清楚、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚3 3、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后）、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后）、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后）、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后）4 4、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚15合众资源集团C盘盘我的文档我的文档私人文件私人文件*文件文件品质文件品质文件培训文件

5、培训文件JIT文件文件*文件文件效率文件效率文件电脑文件分类电脑文件分类（例）：（例）：16合众资源集团XXX公司JIT文件分类实例17合众资源集团六、空白表单管理六、空白表单管理1 1、部门内有多种表格时，需分类管理；、部门内有多种表格时，需分类管理；2 2、为了方便查找，建议用不同颜色标识进行区分、为了方便查找，建议用不同颜色标识进行区分3 3、为了防止急用时、为了防止急用时“空仓空仓”现象，建议有复印提现象，建议有复印提示示4 4、定期清理不用、过期的表格。、定期清理不用、过期的表格。18合众资源集团19合众资源集团 案例练习案例练习抽屉里放着生产日报空白表格一叠，每天各班定时来这里取空

6、表做生产日报。有一天，张三取走了最后一张表格，心理暗自庆幸自己运气好第二天，张三象往常一样，来取空白表格，拉开抽屉，发现表格没有了，开始四处寻找思考：你会怎么样解决这种问题？20合众资源集团21合众资源集团1、清理不要物；2、可定置于桌面的物品为：电脑、文件栏、电话、笔筒、台历、茶杯，并要求定位；3、工作时可有需处理的文件资料等置于桌面，但 人长时间（0.5H以上）离开时，文件、资料必须 归位；4、桌面文件状态可按“待处理”、“已处理”、“处理中”5、保持桌面清洁七、桌面状态22合众资源集团23合众资源集团24合众资源集团25合众资源集团26合众资源集团27合众资源集团1 1、清理不要物（包括

7、私人鞋物）；、清理不要物（包括私人鞋物）；2 2、文件资料、文件资料/产品等不可直接置于桌底；产品等不可直接置于桌底；3 3、离开座位时，椅子要推近桌子；、离开座位时，椅子要推近桌子；4 4、保持地面干净。、保持地面干净。八、桌底状态28合众资源集团29合众资源集团1、不要物的清理2、办公用品、文件资料、私人用品必须按类别分 抽屉放置；3、一个抽屉内有几种物品时，想办法将物品固定，想办法将物品固定，避免来回开关抽屉时物品乱动避免来回开关抽屉时物品乱动；4、标识清楚；5、定期清理，保持干净无尘。九、抽屉状态30合众资源集团31合众资源集团32合众资源集团十、物品定位十、物品定位(隐形定位法隐形定

8、位法)说明：需定位的地面物品：碎纸机、衣架、书架、茶几说明：需定位的地面物品：碎纸机、衣架、书架、茶几 地面复印机地面复印机 柜式空调柜式空调 梯子等易移动物品；梯子等易移动物品；定位线宽定位线宽2CM2CM左右，两边长左右，两边长12CM,12CM,隔实物隔实物1CM1CM贴附贴附,以免磨损，当物品靠墙时，只需定外侧；以免磨损，当物品靠墙时，只需定外侧；目的：提醒归位目的：提醒归位 1cm1cm12cm12cm传真机传真机传真机传真机33合众资源集团花盆定位花盆定位34合众资源集团35合众资源集团1 1、电源线不可直接拖在地上。、电源线不可直接拖在地上。2 2、绕成大概、绕成大概1520CM

9、1520CM长，用扎带或套纽固定两端；长，用扎带或套纽固定两端；3 3、或将线束嵌入套管，露出部分用扎带固定；、或将线束嵌入套管，露出部分用扎带固定；（不可给其他操作、动作造成障碍）（不可给其他操作、动作造成障碍）4 4、插头标识清楚、插头标识清楚5 5、电源排插应固定。、电源排插应固定。十一、线束整理36合众资源集团37合众资源集团38合众资源集团39合众资源集团40合众资源集团41合众资源集团十二、开关标识十二、开关标识1、保持干净、保持干净2、功能完好、功能完好3、控制区域、控制区域/功能明确功能明确42合众资源集团43合众资源集团44合众资源集团45合众资源集团十三、空调状态十三、空调

10、状态1 1、明确管理责任人、明确管理责任人、明确管理责任人、明确管理责任人2 2、运转状态目视管理、运转状态目视管理、运转状态目视管理、运转状态目视管理3 3、确保功能完好、确保功能完好、确保功能完好、确保功能完好46合众资源集团47合众资源集团48合众资源集团49合众资源集团1、清理过期的张贴物；2、所有张贴物都需定位,墙上张贴物要明确区域；3、公司通知、公告需统一贴附在看板中的规定位置 上，不可随处有张贴现象；4、工作台需要的张贴物（备忘录等）不可随意贴，要 求规定位置,规定数量贴附(不能超过2张A4纸位置),玻璃窗上不宜张贴通知/资料；5、明示标识岗位、职责6、保持张贴物的清洁。十四、张

11、贴管理50合众资源集团51合众资源集团十五、看板管理十五、看板管理内容：通告/公告栏学习园地(初期可以展示6S基础知识)人员去向管理轮值管理6S责任区域布局图6S日常点检表52合众资源集团53合众资源集团十六、会议室十六、会议室1 1、“不要物不要物不要物不要物”清理清理清理清理2 2、会议室标识、会议室标识、会议室标识、会议室标识3 3、使用状态标识、使用状态标识、使用状态标识、使用状态标识4 4、预约管理、预约管理、预约管理、预约管理5 5、会议要求、会议要求、会议要求、会议要求54合众资源集团55合众资源集团56合众资源集团 会议室悬挂物会议室悬挂物会议室悬挂物会议室悬挂物 如：公司方针

12、、环境方针、产品介绍、地图如：公司方针、环境方针、产品介绍、地图如：公司方针、环境方针、产品介绍、地图如：公司方针、环境方针、产品介绍、地图 *要求要求要求要求:大小、高度尽量一致大小、高度尽量一致大小、高度尽量一致大小、高度尽量一致 会议室会议室会议室会议室温馨提示温馨提示温馨提示温馨提示 *会议后椅子必须归位、禁止吸烟等会议后椅子必须归位、禁止吸烟等会议后椅子必须归位、禁止吸烟等会议后椅子必须归位、禁止吸烟等 *请带走会议后多余物请带走会议后多余物请带走会议后多余物请带走会议后多余物 会议高效六条要求会议高效六条要求会议高效六条要求会议高效六条要求57合众资源集团出席会议六要求：出席会议六要求：准时出席，不任意离席。准时出席，不任意离席。发言遵守会议程序及规定，言简意赅。发言遵守会议程序及规定，言简意赅。讨论时应尊重对方的意见，对事不对人，勿伤讨论时应尊重对方的意见，对事不对人，勿伤 和气。和气。会议进行时，勿私自交头接耳或高声谈话，影会议进行时，勿私自交头接耳或高声谈话，影 响会议进行。响会议进行。会议中应将手机关机或转至振动状态，以免干会议中应将手机关机或转至振动状态，以免干 扰会议。扰会议。穿适宜的服装出席会议。穿适宜的服装出席会议。58合众资源集团59合众资源集团 谢谢各位的聆听！谢谢各位的聆听！THANK YOU！