03、05职业经理人的职业化素养(张相波)1.pptx

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1、2006年9月25日职业经理人的职业化素养系列培训职业经理人的职业化素养系列培训张相波2006年9月25日第一部分第一部分职业经理人的职业经理人的职业化素养职业化素养从职业走向专业内容：内容：一、职业经理人的职业化素养二、科学管理与科学的工作方法二、专业化的办公应用管理职业经理人的职业化素养系列培训职业经理人的职业化素养系列培训（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！引子职业经理人引子职业经理人职业经理人是以做经理为职业的人？谁应该成为一个职业经理人？经理人就是基于预期目标，拥有管控资源，组织协调人员，执行并保证方向，确保达致目标的（资本）经营经营者。职业经理人拥有职业

2、化素养的管理者/经营者（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！引子职业化素养引子职业化素养什么是职业化？持续从事某一具体工作范畴并以此为职业拥有胜任该工作范畴的所必需所必需的工作素质什么是职业化素养？为了达到职业的要求所必须具备的素质，即能将工作职责中所要求的事情做好做好的素质职业化素质包括职业化精神职业化精神和职业化能力职业化能力两大部分。（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！1 1、从重新认识几个概念开始、从重新认识几个概念开始企业/公司工作/工作场所职务客户服务职业规划（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！1.1

3、 1.1 什么是企业什么是企业企业是为了达成经营性目的而组合成的写作组织。企业组织由企业组织由“工作分工作分配（业务）配（业务）”和和“工作执行（人）工作执行（人）”构成。构成。企业的根本任务是创造顾客和创新。一个好的企业，应该是：个人目标和企业目标的磨合趋同，企业发展和人才发展协调 组织内的每一个人都由衷地抱着协调合作的意愿与精神。组织内的每一个人的意见、想法都享有正确地传达、协调与受尊重的权利。报告系统明确、工作分配清楚合理、人尽其才。（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！1.2 1.2 什么是工作什么是工作职业成长的机会发挥个性、能力获得认同是一种谋生手段，用以

4、获得生活费是一定的社会角色，建立维护人际关系通过竞争和合作实现个人价值生活的重要内容工作的成果可以改变你的生活（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！1.3 1.3 什么是职务什么是职务了解你的职务职责权力职位了解你的前后手、上下级（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！1.4 1.4 客户是谁？客户是谁？客户是：客户是：为你的工作成果买单的人！承受你的工作结果的人！他的要求是你努力工作的目的！公司里最重要的人！不靠我们而活，而我们却少不了的人！客户不是：客户不是：不是打扰你工作的讨厌鬼！不是你辩论的对象一时口快之时，也是失去他们的时刻不是任你忽

5、悠的傻瓜！（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！思考思考谁是你的客户？（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！1.5 1.5 客户服务客户服务什么是服务？广义的就是人与人的交往狭义的是指对客户的需求的实现建立新的概念对内服务、对外的服务当产品没有差别的时候，就只有人的差异对外服务中，顾客的眼中没有个人的概念，只有集体对内客户服务往往不被重视或以内部规定的名义变形（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！1.6 1.6 职业规划职业规划什么是职业规划？什么是职业规划？结合个人特质、发展机遇、各种内外条件，设定个人的中长期职业

6、发展目标并为之所做出的全部有效努力。职业规划是你职业化的第一步关于职业规划的提示关于职业规划的提示 知识的准备是最充分的准备、素质的培养是最根本的培养、能力的提高是最有用的提高企业要求的是用合适的时间、合适的成本、合适的人物、合适的价钱来完成合适质量的事情。必须根据社会和企业的要求加强你的职业能力建设。和行业发展趋势结合的职业规划是最容易实现的职业设计。（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！2 2、首先要有职业化的态度、首先要有职业化的态度积极乐观的人生态度主动负责的敬业心态客户为尊的服务心态结果第一的执行心态协作并关爱他人的团队精神谦虚学习和持续发展的进取心态正确对

7、待工作和生活的心态诚实和正直的道德品质（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！3 3、职业化必须具备的职业能力、职业化必须具备的职业能力职业化能力是职业化素质的一个组成部分，是职业人必须具备的。包括：沟通能力人际交往能力组织管理能力决策能力自我管理能力（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！4 4、协作与沟通、协作与沟通协作与沟通是本身就是工作主题协作与沟通是本身就是工作主题因为：企业的人际关系，企业的人际关系，就是赢得合作的关系。就是赢得合作的关系。（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！从友善开始自我管理 随时站在别人

8、的立场考量事情 主动地去关怀别人、帮助别人 赢得合作的谈话技巧赢得合作的谈话技巧 用建议代替直言提问题代替批评让对方说出期望诉求共同利益顾及别人的自尊 4.1 4.1 如何赢得合作的人际关系如何赢得合作的人际关系（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！4.2 4.2 管理你的上司管理你的上司与上司的相处之道：理解、尊重上司的立场学会向上司报告学会向上司报告说出你的意见依上司的要求提供结果上司也是普通人上司也是要管理的上司是你的资源上司的时间和精力是给你抢的上司的工作目标是你的工作目标的来源，及时跟踪上司的工作目标变化是你把握主动的基本工作（c）张相波，相波，2006止于

9、至善-Notop，Nostop！4.3 4.3 管理你的同事管理你的同事尊重同事的工作了解对方的立场并习惯换位思考明确告知你的要求对所有事情确认好结果和时间支持多于要求（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！4.4 4.4 管理你的团队（管理你的团队（1 1）1）什么是团队团队就是由经理和员工组成一个小组，他们合理利用每一个成员的技巧与才能，优势互补，一起工作，解决问题，达到工作目标。2）团队的特征：核心人物的存在共同目标和共同价值观不同角色优势互补、共享与分享融洽的协作沟通机制强有力的凝聚力、归属感共同的行为规范有效授权（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop

10、，Nostop！行 动 表 现寻求阶段发生在小组刚形成组员不稳定时；组员有很高的期望，且有些焦虑；组员必须为自己找一个角色发展自己；士气高但生产力低。探索阶段小组目标已经明确；为支配权而争斗；建立小集团并竞争；意见不合与个性冲突；士气低中等生产力。联盟阶段贡献专长以达到共同目标；形成了独特的个性；已建立了彼此的信任，了解各自的优缺点；士气高效率高。4.4 4.4 管理你的团队（管理你的团队（2 2）3）团队发展的三个阶段（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！4）如何达成团队协作与信任团队成员互相合作及帮助如果团队成员意见不一，将互相理解各自观点达成共识团队成员将问题看

11、作是改变、成长和改善的一个机会团队成员一起工作达成共同的目标团队成员自由、坦诚的交换意见，彼此尊重对方意见所有的团队成员共同承担责任，视团队问题为自己问题外在压力反而使团队更紧密、变得更强不同成员承担不同角色，每人把自己的工作做好，职责无好坏之分在团队协作里，大家集思广益，制定各种方案，并选择最佳4.4 4.4 管理你的团队（管理你的团队（3 3）（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！4.5 4.5 有效沟通是一切协作的基础有效沟通是一切协作的基础什么是沟通？两个或者两个以上的人，互相通过任何途径达至信息传递的过程。沟通的六要素信息传送者信息表达方式信息接收者反馈跟进

12、（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！4.6 4.6 有效的沟通方式（有效的沟通方式（1 1）有效沟通的要诀推敲意念-知己认清对象-知彼争取天时地利为对方处境设想细心聆听回应取得对方承诺跟进成效 时刻想到对外部客户的影响及时反馈用什么样的语言沟通不要使用术语或方言避免使用“但是”积极语言从对方的立场出发避免将个人意见权威化明确性谈行为不谈个性学会赞美,表达感激换一个说法告诉他们你的要求（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！身体语言比语言更可信身体语言比语言更可信 1.点头与微笑2.身体前倾3.和对方目光接触4.不要双手抱在胸前 积极的聆听者积

13、极的聆听者不但听对方讲些什么，而且更能体察对方想说些什么不打断对方的发言，在聆听时控制自己的主观意见和想法能够切身处地地从对方的角度出发，为对方着想（同理心）4.6 4.6 有效的沟通方式（有效的沟通方式（2 2）（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！5 5、职业化的目标、职业化的目标职业化的目标就是:全面客户满意Total Customer Satisfaction全面（全面（TotalTotal）客户（客户（Customer)Customer)满意（满意（Satisfaction)Satisfaction)我们所做的工作最基本的目标就是要满足我们的客户的需求。我们

14、所做的工作最基本的目标就是要满足我们的客户的需求。（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！外部客户内部客户事前期待实际效果不满不再光顾不合作阻碍事前期待=实际效果满意或不确定竞争对手不确定客户需求满足的层次客户需求满足的层次（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！6 6、从职业化到专业化、从职业化到专业化要职业化，更要专业化！（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！6.1 6.1 什么是专业化？什么是专业化？专业化的标准应有高度的心智活动；具有系统而明确的知识体系；受过长期的专业训练，并不断在职进修；属永久性职业；适当的专

15、业自主能力；以服务社会为目的；能遵守专业伦理；组织自治团体，选择组成的成员。（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！6.2 6.2 职业化？专业化？职业化？专业化？职业化只是具备了一个基本的素质和行为标准；专业化是在领域内建立自己的影响力和自主创新能力，是值得尊敬的人群。（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！我们的目标：我们的目标：职业人士职业人士专业人士专业人士2006年9月25日第二部分第二部分科学管理和科学的工科学管理和科学的工作方法作方法方法！方法！方法！内容：内容：一、职业经理人的职业化素养二、科学管理与科学的工作方法二、专业化的办公

16、应用管理职业经理人的职业化素养系列培训职业经理人的职业化素养系列培训（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！引子引子-经常遇到的问题经常遇到的问题当一个管理单元（例如一个商务部门）的管理长官更换的时候新任经理没有任何关于这个部门过去的管理记录和资料这个部门的文化或许能够得到很长一段时间的延伸；一些管理方法和流程很难延续当经历了一段时间部门管理的时候突然发现没有什么头绪；经常会通过“直觉”，“感觉”来判断一些事情；整天埋头在处理事情，又好像永远做不完，工作越来越没效率；一些策略往往无法有效持续地执行，突然发现有些事情以前曾经做过（c）张相波，相波，2006止于至善-Not

17、op，Nostop！1.1 1.1 管理的定义管理的定义管理：是指同别人一起，或通过别人使活动完成得更有效的过程。管理的目的是追求效率和效果目标低耗费高成就手段：效率结果：效果（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！2 2 科学管理的方式科学管理的方式从改变自己的思维模式（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！2.4 2.4 改变思考问题的方式改变思考问题的方式由下至上的思考方式由上至下的思考方式发生问题解决问题解决局部问题的思考方式形成长远管理体系的思考方式（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！2.1 2.1 科学管理

18、的原则科学管理的原则科学管理的目标：应用科学的方法确定从事一项工作的“最佳方法”。科学管理的四原则：工作方法：对每一个要素开发出科学的方法，用以替代老的经验方法；合格员工：科学地挑选职员，并对他们进行有效的培训、教育使其快速成长；有效协作：与员工衷心合作，保证一切工作按照已经形成的科学原则办；职责明确：管理者与操作者的工作和职责划分基本平衡，管理者把自己比操作者更加胜任的各种工作承揽过来。（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！2.2 2.2 人为管理和科学管理的行为区别人为管理和科学管理的行为区别人为管理：我认为你按照我的要求来做，没错这件事就这样处理把强调主观决策空

19、间大不易规范科学管理：你看根据数据分析，你觉得应该你需要根据规范来强调客观决策范围小容易规范（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！2.3 2.3 科学管理在管理职能中的体现科学管理在管理职能中的体现管理职能计划职能组织职能领导职能控制职能实现组织实现组织宣称的目标宣称的目标（管理职能模型）（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！思考：经常问自己的一些问题思考：经常问自己的一些问题你所在的部门有没有制订一些制度？你是否清楚核心员工过去6个月的业绩变化和产品组成你是根据什么数据得出的结论来为员工制订目标的？你不在部门的时候，你的部门还能够像往常一样

20、正常运作吗？?如果回答是否定的，你应该需要掌握一些科学的工作方法了。（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！3 3、科学的工作方法、科学的工作方法科学的工作步骤步骤1 明确您的工作目标步骤2 收集事实资料步骤3 依事实做判断步骤4 计划步骤5 执行步骤6 检讨（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！3.1 3.1 两种工作目标两种工作目标了解二个类型的工作目标了解二个类型的工作目标达成状态的工作目标：维持公司营运或达成公司的经营目标，企业内的各个员工必须完成必须完成的目标。解决问题的工作目标：在工作上碰到问题发生，使我们的目标与现状产生差距，或和

21、我们的预想与期望不一样，因此，必须采取一些解决问题的手段去克服问题，使问题消失不再发生。我们的工作基本上都是通过众多后者目标的实现来达成前我们的工作基本上都是通过众多后者目标的实现来达成前者目标的实现的。者目标的实现的。（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！3.2 3.2 科学工作的基本原则科学工作的基本原则1.1.永远比上司期待的工作成果做得更好永远比上司期待的工作成果做得更好2.2.懂得提升工作效能和效率的方法懂得提升工作效能和效率的方法3.3.一定在指定的期限完成工作一定在指定的期限完成工作4.4.工作时间，集中精神，专心工作工作时间，集中精神，专心工作5.5.

22、任何工作都要用心去做任何工作都要用心去做6.6.要有防止错误的警惕心要有防止错误的警惕心7.7.做好整理整顿做好整理整顿8.8.秉持工作的改善意识秉持工作的改善意识9.9.养成节省费用的习惯养成节省费用的习惯（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！3.33.3目标管理法目标管理法客观分析现状明确主次目标规划具体计划严格执行，适时调整目标计划+执行现状（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！3.3.13.3.1目标管理法（案例）目标管理法（案例）方法：制定部门管理规划大纲工具：使用PPT撰写时间：每（月）季度进行调整使用方法：定期总结团队的现状；适

23、时检查、调整、提升明确的工作目标；强有力的执行；详细的时间表。1.现状分析现状分析2.目标设定：目标设定：销售目标人力资源目标客户服务目标团队层次目标体系化管理目标打造并部门核心竞争力的目标3.执行策略执行策略（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！3.2 3.2 时间管理时间管理Getting Thing DoneGetting Thing Done（1 1）1 1）为什么时间总是不够用？）为什么时间总是不够用？缺乏时间管理的意识缺乏必要沟通弄不清楚优先顺序 2 2）为什么我的时间管理老是有问题？）为什么我的时间管理老是有问题？猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里不好意思拒绝

24、别人“反正时间还早”拖延 不速之客会议病文件满桌病事必躬亲（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！3.2 3.2 时间管理时间管理Getting Thing DoneGetting Thing Done（2 2）3 3）如何解决问题？）如何解决问题？安排专门的时间来规划时间的利用要事第一分清楚优先级别：紧急、不紧急、重要、不重要以最终的结果来开始行动（以终为始）这件事下一步做什么？学会说“NO！”学会对付不速之客减少冗长的会议办公桌上的“5S”运动 学会利用工具（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！3.2 3.2 时间管理时间管理Getting

25、 Thing DoneGetting Thing Done（3 3）时间矩阵重要不重要紧急危机紧急的问题有限期的任务、会议准备事项准备事项预防工作价值观的澄清计划关系的建立真正的休闲充电授能自主管理不紧急干扰，一些电话一些信件、报告许多紧急事件许多凑热闹的活动细琐、忙碌的工作一些电话浪费时间的事“逃避性”活动无关紧要的信件看太多的电视4）时间矩阵）时间矩阵（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！3.2.1 3.2.1 有效的时间管理（方法）有效的时间管理（方法）方法：制定“日历”和“任务”表时间：每月，每周，每日，随时工具：Outlook，Excel，纸质日历本，笔记本

26、等，（有PDA更佳）使用方法：根据每月、每周、每日的工作规律编制日历表，随时提醒自己工作；每周整理下周的工作任务、目标制定任务表；根据随时发生的限期工作任务记录入任务表；规律性工作列入“日历表”；突发或任务性工作列入“任务表”；标注时间的紧急、重要程度；合理调整安排，以免时间重叠，提高工作效率，加大工作密度；可将任务向上下级传递，增加沟通渠道。（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！3.2.2 3.2.2 有效的时间管理（案例）有效的时间管理（案例）（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！3.3 PDCA3.3 PDCA循环法循环法 在工作程序P

27、lan Do Check Action过程中：Plan即拟订计划，制订计划目标，制订计划做法；Do即执行实施，并加以控制；Check即确认或评估执行状况与目标之差距；Action即执行结果与目标值之差距探讨，并修正采取措施。计划（计划（Plan）执行（执行（Do）检查（检查（Check）修正再执行（修正再执行（Action）（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！3.3.1 PDCA3.3.1 PDCA循环法（案例）循环法（案例）方法：制定XX分公司X部月度总结和计划制度工具：使用PPT撰写时间：每月1日前使用方法：在工作例会上陈述过去一个月的工作成果，规划下一个月的工

28、作目标、策略和重点（作为与上级沟通的工具）；让部门的每一个成员了解部门的现状和目标（作为与下级沟通的工具）；定期提醒和检查自己的工作目标实施情况（作为个人目标管理的工具）；作为将来部门延续性管理的记录（宝贵的资料，下一任长官一定喜欢并很尊重你的职业化）。06年x月计划实施反馈06年x月工作报告06年x月工作计划需要其它部门的支持（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！3.4 3.4 制定流程制度规范制定流程制度规范使管理具有延续性规避问题和可能发生的错误不断修改正的制度才具有生命力第一阶段：有思想形成制度第二阶段：有智慧修正制度第三阶段：有勇气废止制度问题：当制定的制度

29、出现执行不力或者无法执行的时候怎么办？（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！3.5 3.5 用数据说话用数据说话有效的数据采集针对性的数据分析善用图表：趋势图、对比图、比例图、因果图（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！3.5.1 3.5.1 用数据说话（商务部案例）用数据说话（商务部案例）方法：用趋势图分析员工成长曲线，产品比例图等等时间：定期工具：Excel，PowerPoint使用方法：根据统计分析员工销售业绩和客户资料分析；数据要真实有效；针对数据与商务代表直接沟通，让商务自己通过数据，了解自己的过去的不足和问题，合理制定目标（引导式

30、，强调客观）；懂得排除干扰；较易进行分层管理。（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！3.5.2 3.5.2 用数据说话（案例）用数据说话（案例）（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！3.5.3 3.5.3 用数据说话（案例）用数据说话（案例）（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！3.5.43.5.4用数据说话（案例）用数据说话（案例）方法：制定外出登记表进行数据分析时间：随时工具：纸质表格使用方法：每日如实登记出勤数据；制定统计数据的比例参数：如：见老客户比例、洽谈内容的比例、每日外出拜访客户数量的比例出勤日期拜访客

31、户名称客户电话拜访次数新/老客户洽谈内容出勤人具体时间备注2006.04.03天龙科技876543212次新网站邱从娇14:45（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！3.6 3.6 善用辅助工具善用辅助工具办公软件：Excel：用于数据采集、统计、记录活灵活现的PowerPoint：用于计划、培训、统计分析条理有序的Outlook：用于邮件管理、时间管理、提醒（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！3.7 3.7 系统化工作环境系统化工作环境定期整理办公环境养成良好的文件管理习惯建立合理的文件分类夹关注重要的文件夹定期整理自己的文件，包括删除、

32、更新、分类（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！课程总结课程总结通过科学管理实现高效率高效果；科学管理能够使管理更加具有延续性；形成由上至下的思维模式；充分将科学管理融入到管理的每个职能当中；懂得采用各种科学管理的辅助工具；真正具有价值的是：通过改变思维模式，不断地系统化自己的科学管理策略！了解、学习、实践、调整（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！科学管理的权力区域科学管理的权力区域科学管理的权力区域：权力分类权力强度影响力职位权极强最弱制度权稍强稍弱科学管理的范畴专业权稍弱稍强科学管理的范畴典范权最弱最强（c）张相波，相波，2006止于至

33、善-Notop，Nostop！科学管理不是全能科学管理不是全能科学与哲学的关系：当然科学管理是无法代表管理的全部，我们需要更多的人文关怀。在管理学的分支派系中由此衍生了与科学管理相辅相成的各种管理理论，例如：执行力企业文化管理高效团队管理战略与核心竞争力建立科学管理的的思维模式，充分采用科学管理的工作方法，同时需要选择“自己”的管理方式。2006年9月25日第三部分第三部分专业的办公应用管理专业的办公应用管理工具提高生产力内容：内容：一、职业经理人的职业化素养二、科学管理与科学的工作方法二、专业化的办公应用管理职业经理人的职业化素养系列培训职业经理人的职业化素养系列培训（c）张相波，相波，20

34、06止于至善-Notop，Nostop！引言引言为什么要专业化的办公管理？面对日益增加的事务性工作、大量周期性报告、报表和各种临时突发的事件，我们必须有条不紊。需要及时汇报汇报对於别人的工作要求，并需有所回应必须随时向领导汇报专项进度了解在要求、意见或决策背后的考量点是什么?需要明白地呈现呈现需要建立统一统一的沟通标准需要把握每一个细节细节（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！提纲提纲一、电子文案管理规范二、邮件管理规范三、Outlook使用规范四、善用PowerPoint五、其他一些技巧（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！一、电子文案管理

35、规范一、电子文案管理规范计算机的基本管理目录管理文件命名规范文件的撰写规范（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！1.1 1.1 计算机的基本管理计算机的基本管理计算机安全：重要岗位的电脑必须设定开机密码并定期修改；密码应有一定复杂性，切勿为生日、姓名、电话等；新系统安装所有补丁和杀毒软件，重要电脑需要安装网络防火墙；不可随意共享工作文件，定期检查网络共享状况；磁盘管理：C盘通常为操作系统，请勿存放工作文档；合理划分磁盘，办公文档应该与个人文档分开存放；例：D盘为工作文件，E盘为临时或个人文件；资料备份：定期将重要文件备份，周期为一个月；可以刻录光盘或者拷贝至另一台计算

36、机；备份资料主要为：邮件、重要数据报表、通讯记录等软件管理：不可安装任何与工作无关的软件、游戏；定期检查计算机的软件，及时删除无用软件，提高计算机运行速度；登陆一些网站，请勿安装其提示的一些不知名插件，可能存在病毒、网络后门、木马、僵尸网络软件等风险；定期更新（每周一次）操作系统的安全补丁，升级防病毒软件的免疫数据。（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！1.2 1.2 目录管理目录管理科学的目录管理是可以大大提高工作效率的！目录分类的原则：便于查找；主次分明；目录分类的大体层次：总部文件分公司文件部门文件目录分类技巧：顶级目录不可太多；常用文件应减少目录层次，提高工作

37、效率；长期备查文件可增加目录层次，简化目录数量；科学的目录管理是便于工作委托和交接的！科学的目录管理是便于工作委托和交接的！存档文件工作文档个人文档（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！1.2 1.2 目录管理例子目录管理例子C盘请勿存储任何工作文件顶级目录尽量简单明了个人文件与工作文件分开主次目录分明，便于查找（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！1.2 1.2 目录管理例子目录管理例子长期不使用文件可以统一存放，减少目录层次常用文件集中存放，便于快速查找按业务功能清晰划分文件存档的经验：文件存档的经验：1、过期项目文件、重要过程文件和草稿

38、在项目完成时存档；2、定稿后一般只作查询而日常较少用到的文件，如制度3、参考文件有存档价值的定期存档4、存档文件一般直接放在我的文档文件夹内或者项目文件夹内，每月整理存档一次；5、要舍得删除文件（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！1.3 1.3 文件命名规范文件命名规范通过文件命名就能够发现个人的职业化程度和大局观文件命名原则：针对阅读对象和范围；文件命名的完整性；文档的时效性；尽量简短明了；科学规范的文件命名：企业标示：重要文件请加上公司名称（特别是对外的文件）发文范围（阅读范围）：针对上级的：请加上“*分公司”，“*部门”针对同级其他部门的：请加上“XX部”针对

39、个人的：请加上“（XXX）”文件时效（版本管理法）：具有时效性的文件：请加上“20XX年”，“XX月”，“XX日”文件的有效性：请加上：“（草案）”，“（讨论稿）”文件类型：区分制度、规范、办法、规定、通知、公告、申请、报告、纪要等（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！1.3 1.3 文件命名规范文件命名规范不规范的例子：命名五花八门！百花齐放！大量使用文件夹文件凌乱缺乏整理（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！1.3 1.3 文件命名规范文件命名规范请注意和避免以下不规范的命名方式：在重要的文件或者对外的文件前缀才加入公司名，根据实际使用情

40、况才考虑加入公司名，在重要的文件或者对外的文件前缀才加入公司名，根据实际使用情况才考虑加入公司名，避免文件名称过长；避免文件名称过长；通常的分公司、部门内部使用的制度和文件，前缀加入通常的分公司、部门内部使用的制度和文件，前缀加入“分公司分公司”或或“*“*部部”；针对或者涉及与部门相关的文件，请在分公司前缀后加入针对或者涉及与部门相关的文件，请在分公司前缀后加入“XX“XX部部”，请勿省略，请勿省略“部部”正式发文制度请加入发文号；正式发文制度请加入发文号；如果文件存在时效性和版本变更的可能，请根据周期加入如果文件存在时效性和版本变更的可能，请根据周期加入“20XX“20XX年年”，“XX“

41、XX月月”，“XX“XX日日”；通常情况下，正式的格式为：通常情况下，正式的格式为：20062006年年0707月月0101日；请勿使用日；请勿使用“06“06年年”，“06-03”“06-03”，“0312”“0312”等格式（除非特别约定）；等格式（除非特别约定）；对于短期时效性文件、通知、讨论或者样稿，或者不确定发文范围，可以用对于短期时效性文件、通知、讨论或者样稿，或者不确定发文范围，可以用“关于关于XXXXXX的讨论的讨论”，“关于关于XXXXXX的处理办法的处理办法”，“关于关于XXXXXX的申请的申请”文件打包时不要使用太多的文件夹，一个项目的多个文件应该确立一个主文件，并给附文

42、件打包时不要使用太多的文件夹，一个项目的多个文件应该确立一个主文件，并给附件按序号命名件按序号命名（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！1.3 1.3 文件命名规范文件命名规范一些例子：制度：HH-HH-001-20060111-1 分公司高层例会沟通管理规定呈批件：呈批件-东莞分公司发放周薪的申请通报：关于对XX部XX违规操作的处理通报公告：关于春节放假安排的通告通知：关于*的任免通知日常文件：*部06年1月份工作总结和2月份工作计划.xls2006年10月市场销售计划（草稿）2006年9月商务系统例会总结报告正确的文件命名示例（c）张相波，相波，2006止于至善-

43、Notop，Nostop！1.4 1.4 文件撰写规范文件撰写规范谁会读这些文件档案?是否需要背景说明?或在前面做重点结论?注意格式细节及可阅读性标题、段落、字级、行距、版面编排逻辑、顺序电子文件或打印文本避免错字、数据资料的错误特别是数字，请重复检查，并注意单位一致（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！1.4 1.4 文件撰写规范文件撰写规范采用何种的文件类型：新项目、讨论稿、计划可用PPT；正式报告、申请请用DOC；统计数据、分析报告、流水作业可用XLS；对外发文根据保密情况可采用PDF；附件、图片的处理要得当，需要单独使用的可以独立成文，否则一般应合并至正文。填

44、写“文档摘要”（点击文件-属性）；主题、段落、签名、日期、页码完备；清晰统一的字体字号分类，慎用颜色；适当的图表说明；相关的文档和附件文件完备；文档的易用性和可读性。使用文件版本而不是多个文件来保存文件变更使用批注和审阅来更改别人的文档以便核对和修改（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！1.4 1.4 文件撰写规范文件撰写规范(错误案例错误案例)文件名不完整不规范缺少文档主题标题不突出段落层次不清晰无签名日期（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！1.4 1.4 文件撰写规范文件撰写规范 （调整后）（调整后）文件名完整规范文档主题明确标题突出段

45、落层次清晰签名日期完整（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！二、邮件管理规范二、邮件管理规范邮件目录管理撰写邮件的规范邮件签名标准（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！2.1 2.1 邮件目录管理邮件目录管理类似文件目录管理建议个人邮件与工作邮件分开保持收件箱常空，一旦处理完毕立即存档或者删除邮件科学分类建议使用outlook，并善于搜索文件夹历史和不常用邮件请定期清理保存多用搜索，提高效率（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！2.2 2.2 撰写邮件的规范撰写邮件的规范使用收件人姓名，尽量不要使用邮件地址，学会使用

46、地址簿并设置好邮件地址显示名称使用收件人列表和邮件组，不要一次给太多人发送或抄送寄件者是谁?请设定好你的寄件者名称及签名档，友好的发件人显示名称主题不要空白，要让收件人看到主题就可以决定是否需要立即查看正文尽量用公司的邮件地址，而非个人账号收发公事的邮件，非有必要时，设置公司邮件为回复地址尽量不要寄档案太大的附档，更不要忘了发送附件善用bcc功能：搞清楚什么人要抄送、什么人要密送，搞清楚抄送和主送人的关系信件以一个有礼貌的问候开始正文要将事情原委说清楚，明确要求对方处理的事项，一般应保留转发邮件的正文（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！2.2 2.2 撰写邮件的规范

47、撰写邮件的规范当你用word或excel直接编辑转换成邮件时，请注意格式避免使用过多的颜色和字体给多人说明问题时，可分别列出事项对外的邮件算是商业的正式文件，不宜使用可爱的信缄、底图或表情符号邮件可做为书面的证据，内容签涉谈判或权利义务时的写法要小心谨慎使用简捷的邮件签名使用邮件回执功能，而尽量不要在非休假时间使用自动回复功能，一般使用已读回执即可，重要文件应要求已读回执（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！2.3 2.3 邮件签名示例邮件签名示例商务版（较为正式的）张相波深圳市汇海科技开发有限公司深圳市深南中路统建大厦2栋10楼 +86 755 83658570+8

48、6 13928483606 Skype ID:winhi-zjb 私人版（私人用途或者较为随便的）张相波13928483606（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！三、三、OutlookOutlook使用规范使用规范Outlook的功能概述日历的使用技巧任务的使用技巧协同办公的使用技巧邮件的管理技巧（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！3.1 Outlook3.1 Outlook功能概述功能概述Outlook整合了邮件管理、联系人管理、时间管理和任务管理等常用的办公管理软件，一体化的平台，日常管理工作更加方便有序；同一平台，工作便捷；定期提醒

49、，不会遗漏重要工作；协同办公，能够使直线任务提高效率；结合PDA，移动办公能够随时随地。（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！3.2 Outlook3.2 Outlook日历使用技巧日历使用技巧什么时候应该用日历？周期性的工作：必须出席的例会、工作报表提交等；到期必须执行的工作：约定的会议、约会、拜访客户、面试、出差、长假等、约定致电、到期付款日等；重要的纪念日：生日、周年纪念日；需要监督下属或其他部门的工作；有明确的发生截至时间的事务使用日历来提醒和管理2006年9月25日月历的使用（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！3.2 Outloo

50、k3.2 Outlook日历使用技巧日历使用技巧建立一个新日历：点击 ，或者双击 （约会日）；必须输入内容：主题、时间；推荐输入内容：地点、标签（用作分类）、时间显示为、提前提醒时间、事件内容；主题和地点约会时间，注意区分全天还是时段分类标签设定提前提醒时间判断冲突相关内容：加入约会说明，要求和相关注意事项填写联系人和分类便于检索2006年9月25日日历的周、工作周和日历的周、工作周和天的应用天的应用周视图工作周视图日视图（c）张相波，相波，2006止于至善-Notop，Nostop！3.2 Outlook3.2 Outlook日历使用技巧日历使用技巧周期的设定：点击 进入“重复周期”设定界面