公文写作基础知识.pdf

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1、公文写作基础知识一、公文的主要文种：国务院颁布的国家行政机关公文处理办法第二章“公文种类”共确定 了“命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共13类、14个文种。公文文种的选择根据：一是行文目的，二是发文机关的职权，三是与主 送机关的行文关系。经常出现的错误有：文种选择不当，混用文种，生造文种等。几种常用文种的区别：（一）请示与报告“请示”和“报告”都是上行文，是行政机关公文使用频率较高且容易混淆 的文种。常见的问题主要有：将“请示”文种用“报告”文种呈送上级机关,请求上级机关批复（答复），这样就容易贻误工作。因此，在撰写“请 示”和“报告”时，要

2、特别注意二者之间八个方面的区别。一是作用不同。“请示”是向上级机关请求指示、批准；“报告”是向上级 机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送文件、物品等。二是内容不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后 才能实施的事项；“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级 机关建议，须上级机关知道的事项。三是容量不同。“请示”应一文一事；“报告”可多事一报，但不得夹带请 示的事项。四是时间不同。“请示”应事前行文；“报告”可在事前、事中、事后行文。五是范围不同。“请示”一般只主送一个上级机关，不得多头主送或越级 主送；“报告”可以主送几个相关的上级机关，其他上级机

3、关也可以抄送。六是处理不同。上级机关收到下级的请示后，应及时批准、批复（答复），是办理件，下级应在收到上级批复（答复）后才能实施；上级机关收到 下级的报告后，主要是了解情况，可以不答复，下级不用等待上级答复。七是篇幅不同。“请示”的篇幅比较短，一般不超过1500字；“报告”的篇 幅相对较长，但一般不超过3000字。八是结束语不同。“请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示，请批示”、“请审示”等；“报告”用“专此报告”、“特此报告”。（二）请示与函“函”是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复 审批事项的公文。“函”可分为商函、询答函、请批函（请求批准函、审 批函）。“函”在

4、公文往来中使用比较广泛，其主要作用有两个方面：是不相隶属的同系统部门之间询问和答复工作；二是请求平行或不相隶 属的职能部门批准有关事项，不能用“请示”或报告”，应使用“请求批准 函”。在公文撰写中，容易出现“请求批准函”误认为就是“请示”或“报告”文种，在与平行或不相隶属的机关行文时使用“请示”或报告”，是欠妥的。“请 示”与“请求批准函”有严格的区别，主要有：一是类型不同。“请示”是上行文；“请求批准函”是平行文。二是主送机关不同。“请示”的主送机关是具有领导、指导关系的上级；“请 求批准函”的主送机关是平行或不相隶属的职能单位。三是内容范围不同。“请示”是请求批准、指示；“请求批准函”是请

5、求批 准某项职能事项。四是行文语气不同。“请示”的用语应尊敬上级机关；“请求批准函”应互 相尊重。五是办复方式不同。“请示”的事项由上级机关批复下级机关；“请求批准 函”的有关批准事项由受文单位复函（审批函）。（三）报告与总结“报告”是上行文，其主要作用是向上级机关汇报工作，反映情况，答复 上级机关的询问等。“总结”不是公文文种，但在实际工作中，部分拟稿 人将工作总结作为公文文种行文，如在带有工作总结性的公文标题中用“某某单位2007年XX工作总结”等，这样的标题是不对的。其实，工作 总结就是向上级机关汇报工作，可直接使用“报告”文种，主送上级机关（可多头主送），抄送有关机关。如将上述公文标题

6、改为“某某单位关 于2007年XX工作情况的报告”，这样就比较规范了。（四）意见与建议“意见”是对重要的问题提出见解和处理办法的公文文种。可用于上行文、平行文和下行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；作 为平行文，提出的意见供受文单位参考；作为下行文，对贯彻执行有明 确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行。这里着重谈谈作为下行文的“意见”文种。在实际工作中，部分拟稿人往 往将“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”作为公文文种行文，如：“某 某单位2008年XX工作打算”或“工作安排”、“工作计划”等,都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”不是

7、公文文种。可直接使用下行文 的意见文种，规范的标题应为“某某单位关于2008年XX工作的意见”。（五）通告与通知“通告”是公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文文种，其主送对象是不确定的。如：“某某单位关于XX的通告”。“通知”是批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要 求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等的公文 文种，是平行文、下行文，主送对象是确定的。“通知”在行政机关公文 往来中使用较多，如会议通知、转发性通知等。转发性通知应注意标题 臃肿的问题。二、公文格式（一）发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加文件”组成。比如：“绵阳市财政局文 件”。

8、主要应注意的问题是：在没有文头纸的情况下，发文机关标识的位置问 题，平行文、下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm,上行 文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mmo如需标识公文份数序 号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向 下依次标识。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。（二）发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标 全称,用六角“）”括入，经常出现使用“（）”或【或。文件序号 不

9、编虚位（即1不编为001）,不加“第”字。（三）签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居 左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后 标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。经常出现的错误是,左右空格不对，使用字体不对。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从 第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。（四）公文标题红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回 行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。经常出现分行没有注意 词意完整，比如“关于加强抗震救灾专项资金监督检查工作的通知”在“

10、专 项”处分行，正确的分行应在“资金”后；使用字体字号错误，有的没有用 2号字，有的没有用小标宋字；行距不对，有的距离过大，有的过小。（五）主送机关标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一 个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能 显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。（六）公文正文主送机关名称下I行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能 回行。经常出现自然段开始少空或多空。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.，第四 层为“（1）”。经常出现的错误有乱用次序数，比如“一、”以

11、后就是“1.”，乱 加标点符号，比如“（一）”“”后面加“、”或“1.”园点标为公文中的计量单位应当使用国家法定计量单位。常见问题是长度单位 KM用成“公里”，重量单位KG用成“公斤”。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使 用阿拉伯数字。1.定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有倏色彩的词语中作 为语素的数字，必须使用汉字。如：二万五千里长征、三心二意、四平 八稳、五星红旗、六神无主、七上八下、八国联军、九死一生、十万火 急、零点方案、星期五、第三季度、不管三七二十一、十六届四中全会 等。2.中国历史

12、纪年、干支纪年、各民族非公历纪年等，均使用汉字。如:万历十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋节、正月初五等。有时 为了表达得更加明白，可以在它们的后边用阿拉伯数字括注公历。如：藏历阳森龙年八月二十六日（1964年10月1日）。3.含有月日简称表示事件、节日或其它特定意义的词组，应用汉字数 字。如果涉及一月、十一月、十二月，为避免歧义，要将表示月和日的 数字用间隔号隔开，并处加引号。如：“一？二八”事迹（1月28曰）、“一二？九运动”（12月9曰）等。涉及其他月份时，不用间隔号，是否 使用引号，视事件的知名度而定。如五四运动、五一国际劳动节、十一 国庆节、“九一三”事件等。4.相邻的两个数字并

13、列连用表示概数的，须使用汉字数字。连用的两 个数字之间不能用顿号隔开，如：三四天、五六米、七八个、十五六岁、五六万套、三四百里、四十五六岁等。5.用“几”“多”“余”“左右”“上下”“约”等表示约数时，使用汉字数字。如：几千年、百多次、十余年、八万左右、三十上下、约五十人等。如果文 中出现一组最有统计意义和比较意义的数字，用“多”“约”等表示约数时,为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。如：该省从 机动财政中拿出近2000万元，调拨钢材3000多吨、水泥30000多吨、柴油1400多吨，用于农田水利基本建设。后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：公文如有附件，

14、在正文下空I行左空2字用3号仿字体字标识“附件”,（七）附件8万”;5%15%,不能写成“515%”。11.表示数字的范围也有写法的讲究。例如：“3万8万”，不能写成“3中文2版，第22卷,208页，北京，人民.，1990。般要使用阿拉伯数字。例如：列宁：新生的中国，见列宁全集10.引文标注中的版次、卷次、页码，除古籍应与所扰版本一致外，一快车、HP3000型电子计算机、90号汽油、维生素B1等。如：38915部队、总3211号、国办发（2005）8号文件、T37/T38次9.部队番号、文件编号、证件号码和其他序号，须用阿拉伯数字。例物理量，一般情况下应使用阿拉伯数字，如235元，11个月、1

15、00名。8.物理量量值必须使用阿拉伯数字。如300kg、15cm、350c等。非使用阿拉伯数字。例如，34568、-23.5、1:500、56%、1/8等。7.统计表中的数值，如正负数、小数、百分比、分数、比例等，必须成05年。1日、15时20分45秒等。年份一般不用简写，如：2005年，不应写公元前9世纪、公元前221年、20世纪80年代、公元1949年10月6.公历世纪、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯数字。如，1.XXXXX）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第I行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序 号和名称前后标识应一致。如附件与公文正

16、文不能一起装订，应在附件 左上角第I行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。（A）成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”，不能写为“0”。（九）公文生效标识公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署 人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识 公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成 文日期右空4字；加盖印章应上距正文I行之内，端正、居中下压成文 时间，印章用红色。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主 办机关印章在前；两个印章

17、均压成文日期，印章用红色。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文 机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或 套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出 版心。（十）特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距 的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正 文”的方法解决。（十一）主题词“主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小 标宋体字；词目之间空1字；主题词不能超过5个。（十二）抄送机关公文如有抄送机关，在主题词下I行；左右各空1字，用3号仿宋体字 标识“

18、抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后 的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题 词之下，标识方法同抄送机关。（十三）印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占I行位置；用3号仿宋 体字。印发机关左空I字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的 日期为准，用阿拉伯数码标识。（十四）页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识。三、行文规则（一）上行文规则请示和报告等上行文一般不得越级行文。“请示”应当一文一事，一般只 写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄 送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。除上级机关负责人直接交

19、办 的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报 土，口。（二）下行文规则政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部 门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般 不得向下一级政府正式行文。向下级机关或者本系统的重要行文，应当 同时抄送直接上级机关。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。比如说：市财政局办 公室可以以办公室的名义对外行文，盖办公室的印鉴，但其它业务科室 不可以以科室名义对外行文，我们经常可以看到的是以市政府办公室的 名义的公文，但没有看到过市政府政研室等对外的行文。（三）联合行文规则同级政府、同级政府各部门、上

20、级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和 军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事 业单位也可以联合行文。政府部门不能与企业联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以 由部门行文，文中应当注明经政府同意。但门之间对有关问题未经协商 一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。公文写作基础知识二一、公文的概念公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施 管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料，是办理公务 的重要工具。公文的基本含义，可以从四个

21、方面来理解：(1)公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。(2)公文形成的条件是行使职权和实施管理。(3)公文是具有法定效用与规范格式的文件材料.这是公文区别于其他文 章和图书资料的主要特点。(4)公文是办理公务的重要工具之一。二、公文的发展、演变，反映了历代政权的性质，也反映了统治者的需 要及其对公文在行使政治权力中的重要性的认识程度。公文是统治阶级 实现其统治的一种重要工具，因此，文书工作具有鲜明的阶级性，它从 属于一定的政治集团并为其服务。三、“文书”、“文件”、“公文”这三个概念，在机关的日常活动中是基本一 致的。四、公文的特点主要表现在五个方面(1)公文有法定的作者。(2)公文有法定

22、的权威。(3)公文有特定的效用。(4)公文有规范的体式。(5)公文有规定的处理程序。五、公文的作用主要表现在五个方面(1)领导和指导作用。(2)行为规范作用。(3)传递信息作用。(4)公文联系作用。(5)凭证记载作用。六、公文的分类：(1)从公文的来源来划分：对外文件、收来文件、内部文件，(2)从公文的行文关系上来划分：上行文、平行文、下行文。(3)从公文的秘密程度和阅读范围来划分：秘密文件、普通文件、公布文 件。(4)从公文的制发机关的性质和公文作用来划分：法规文件、行政文件、党的文件。法规文件又可分为法律文件、法令文件、行政法规文件。(5)从公文内容的性质和特点来划分：指挥性公文、规范性公

23、文、报请性 公文、知照性公文、记录性公文。常见的公文分类还有：(1)从文件的缓急程度上划分，分为特急件和急件。(2)从文件的使用范围来划分，可分为通用文件、专用文件和技术文件。(3)从文件的发送目的来划分，可分为主送件、抄送件和批转件、转发件。(4)从文件的处理要求来划分，可分为急件和平件。急件又可可分为需办 文件(办件)和参阅文件(阅件)等。第二章公文写作 一、公文写作，是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机 关领导意图和愿望的写作活动.公文写作包括起草初稿、讨论修改形成 送审稿的整个过程。在机关起草的实践中，起草公文的任务可以由一人 承担，也可以由多人承担，这主要取决于公文的重要

24、程度和机关的文书 人员队伍条件。二、公文质量直接关系到机关的工作效率问题，关系到党和国家方针政 策的贯彻问题，关系到公文本身的效用问题。公文质量主要体现在公文 的思想内容与文字表达两个方面.在思想内容方面，应该政策性强、针 对性强、科学性强。在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文 规范。三、公文写作的主要特点表现在六个方面(1)被动写作，遵命性强。(2)对象明确，针对性强。(3)集思广益，群体性强。(4)决策之作，政策性强。(5)急迫之作，时限性强。(6)讲究格式，规范性强。四、公文写作的基本要求是:(1)要保证公文内容在政治上的正确性。(2)要实事求是，在业务上符合客观规律。(3)在文

25、字表述上准确、鲜明、生动、符合语法逻辑。(4)公文起草要符合统规定的体式与程序。(5)要注意选用书写的载体材料与字迹材料。五、公文写作的一般步骤和方法是：(1)明确发文主旨。(2)收集有关材料。(3)拟出写作提纲。(4)认真起草正文。(5)反复检查修改。六、公文写作人员的素质修养主要体现在五个方面：(1)政治素质好。(2)有一定的政策理论水平。(3)熟悉业务和机关工作情况。(4)有较宽的知识面。(5)有较好的文字功底。七、公文写作人员加强修养应从三个方面着手：(1)完善自我，勇于创新。(2)博览群书，增长知识。(3)深入实践，勤学苦练。第三章公文的体式与稿本一、公文的体式是指公文的文体、构成要

26、素及其在格式上的安排。公文 之所以要有一定的体式，主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效 性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便。建国以来，为了摆脱旧 的公文体式的影响，党和国家曾对公文体式作过多次规定和改革，从而 使公文成为党政机关实施领导与管理的有力工具。二、公文质量直接关系到机关的工作效率问题，关系到党和国家方针政 策的贯彻问题，关系到公文本身的效用问题。公文质量主要体现在公文 的思想内容与文字表达两个方面.在思想内容方面，应该政策性强、针 对性强、科学性强。在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文 规范。二、公文的文体是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取 的具体方法

27、和特点，即公文的表达方式和语体特征。公文属应用文体，它除具有应用文体的一般特点外，在表达方式和语言运用上又有它自身 的特点：在表达方式上，兼用叙述、说明和议论三种表达方式是公文文 体的主要特点；公文在语言运用方面应当做到准确、简明、庄重、得体。三、一份完整的公文由一些规定的数据项目构成，这些数据项目就是公 文的构成要素，或称公文的组成部分。国家机关公文格式将公文结 构的诸要素分为指定项目和选定项目。四、公文的书面格式是指公文构成的数据项目在公文文面上所处的位置 和书写的样式。公文讲求书面格式,这是公文在形式上区别于一般公文 的重要标志.公文的书面格式在文面上一般分为文头、行文和文尾三个 部分。

28、公文的文头部分包括公文格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧 急程度、收文处理标记、发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项；公文的行文部分包括公文标题、题注、主送机关、正文、无正文说明、附件说明、发文机关署名、成文日期、机关印章与领导人签署、注释及 特殊要求说明等项；公文的文尾部分包括主题词、抄送机关、印发说明、页码等项。五、公文的排版形式是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指 公文的外观形式.公文的排版形式主要包括：公文版头设计、版面安摔、字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。六、公文的装订要求：公文一律左侧装订.一般采用线装、钉装或胶帖 的办法。装订时，文件页码要折叠整齐，认真编排，

29、注意不可错页漏滑 页，以保持公文的完整。七、公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一内容和形式的文件，在撰 写印刷过程中，以及根据使用时的不同需要，又往往形成不同的文稿和 文本。公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包 括草稿、定稿两种。同一份文件，根据它们的不同用途，可分为正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试行本、暂行本妁形式，同 一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。第四章公文的行文规范-按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规 范。公文行文规范的内容包括行文关系、行文方向与方式以及行文规则 三个方面。-二、公文的行文关系是指发文机关与收文机

30、关之间的公文往来关系。具体地说，行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确 定的机关之间的文件授受关系。国家行政机关的隶属关系和职权范围是 由中华人民共和国宪法规定的.地方各级人民政府服从国务院（中央 人民政府）是我国各级行政机关行文关系的基本准则.党的各级组织的隶 属关系和职权范围是由中国共产党章程规定的。下级服从上级，全 党服从中央是党的各级组织行文关系的基本准则。一-三、根据机关之间的不同的行文关系，可以将机关的行文分为上行 下行和平行三个方向，并根据机关工作的需要分为三种行文方式：(1)下行文。下行文是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或 业务部门的一种行文。根据发文

31、的不同目的和要求，下行文可分为三种 行文方式：逐级下行文；多级下行文；直达基层组织和群众的下 行文。(2)上行文。上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务 主管部门的一种行文。根据发文机关的实际工作需要，上行文又可以分 为三种行文方式：逐级上行文，这是上行文中最基本、最常用的一种 方式；多级上行文；越级上行文。(3)平行文是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之 间的行文。第五章机关法定公文的写作(上)一-一、命令，简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性 公文。它具有权威性、指挥性和强制性。就行政系统而言，国家最高领 导人、国务院及其所属部委、乡级以上地方各

32、级人民政府，有权发布命 令。其最常用的有：公布令、行政令、嘉奖令。它的写作要求是：(1)必须根据宪法，法律规定的权限范围发布命令；(2)要注意各类型命令写作的共同点和不同点;(3)语言要准确、凝练、庄重有力;-二、议案，是供各级人民代表大会和各级人民代表大会常务委员会 在开会期间审议使用的一种书面文件.它的特点主要有：(1)行文关系及办理程序的法定性；(2)行文内容的单一性和可行性。_三、可以提出议案的是国家权力机关的有关机构及人员以及人民代 表。议案可分为由职能机构提的议案和由人民代表提出的议案。它的写 作要求有：(1)提出的问题重要且已具备解决的条件；(2)要注意提出的权限和时限；(3)要

33、注意行文格式和办理程序。-四、决定，是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指 导性公文。其特点主要是性质重要、政策性强和有约束力。它的类型有 指挥型、个案型和知照型。各类决定的写作有相同点也有不同点。决定 的标题由决定机构、决定事由、文种三部分构成。决定的正文，三种类 型的写法略有不同。次定的文字，要准确、鲜明、简洁。以便于领会和 执行。一-五、决议，是经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指导性公文。其特点有二：即表达群体意志、有权威性和约束 力。决议的主要类型有决策部署和结果公布两种类型。-六、指示，是上级机关对下级机关指导工作的公文。其特点主要是 针对性和原则性。

34、按照指示内容涉及的范围，指示可分为：(1)涉及全局问题，带普遍性的指示；(2)涉及局部问题，带特殊性的指示。总的来说，指示的写作，要以政策把握方向，内容要明确扼要，条理要 清晰。-一七、意见，是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件。依据发表见解机构地位的不同，其类型可包括直接指导型和批转执行型 两种类型。意见的写作要注意内容的政策性、原则性，对下级的要求要 明确具体，表述条理要清晰等等。第六章 机关法定公文的写作(中)-一一、公告是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件。通告是 机关、团体在一定范围内公布事项的告知牲文件。其特点为：发布的公 开性、事项的重要性和操作的严肃性。按照其

35、内容的性质可以分为两大 类；涉及法定事项的公告、通告；知照性公告.通告。公告、通告 的写作要求是：符合权限，一事一告；内容明确，语气庄重；注 意格式。-二、公报是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件。公报的特 点和公告接近，也具有内容的公开性和重要性。发布机关的权威性。常 用的公报类型有：会议公报；统计公报；外交公报。不同类型的 公报，写作时要注意的侧重点有所不同：会议公报因发布目的的不同 而有不同的写法。统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机 构发布，任何机构不得随意发布全国性、地区性的统计数字。外交公 报涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径。-一三、通知是向特定受文对象告

36、知或转达有关事项或文件，让对象知 道或执行的公文。根据适用范围的不同，通知主要可分为六大类：发布 性通知、批转性通知、转发性通知、指示性通知、任免性通知、事务性 通知。通知适用面广，不同类型的通知因作用不同而写法也有差异，写 作时要注意不同类型通知的不同特点。第七章机关法定公文的写作（下）-一、报告，是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。报 告的主要特点是重陈述和有主见。报告的类型：按照内容涉及的范围，报告可分为综合报告和专题报告。按照行文的目的的不同，可将报告分 为呈报性报告和呈转性报告。报告的写作要求：陈述事实要清楚扼要;表述观点要精练清晰；语言要简洁朴实。二、请示，是下级机关向上

37、级机关请求指示或批准的报请性公文。请示的特点有超前性、说明性和单一性，请示的类型：根据行文目的的 不同，请示可分为三大类：请求批准类、请求帮助类，请求批转类。请 示的写作：总的说来，要注意这样几点：要遵守行文规则；理由要 充分，要求要合理，格式要正确，语言要得体。-一三、批复，是答复下级机关请示事项的指示性公文。批复的主要特 点有针对性和指导性。批复的类型：针对请示的内容主要是请求批准和 请求帮助两方面，批复也可以分为两类：表态性批复和指示性批复。批 复写作要注意这样三点：要先回应后批复：态度要鲜明，措辞要明 确；要及时批复。一一四、函，是机关之间办理日常公务的交往性公文。函的特点主要有 二：

38、形式灵活，适应性强；务实性强。函的类型：根据内容性质，函大体可分为四类:商洽函、问复函、请准函和知照函。函的写作总的 来说，要注意：一事一“函”，直陈其事和溶言要平实、亲切，自然。-五、会议纪要，是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文 体。会议纪要的主要特点包括纪要性、约束性、知照性。根据会议纪要 的性质和拟写会议纪要的目的，把会议纪要分为三大类；决议性会议纪 要、协议性会议纪要和研讨性会议纪要。会议纪要的写作：(1)会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定 稿。(2)会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”，但中间可省去“会 议”二字，也有的会议纪要，多半是研

39、讨性会议纪要.可以用正副标题 的形式。(3)会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三部分。(4)会议纪要由会议主持机关撰写，可以在最后署机关名称和撰写日期，也可以只在正文中写出主持机关，不另外署名。-一六、条例、规定：条例是由党政领导机关制定和发布的系统规范某 一方面工作、活动、行为等的法规性公文。条例的类型：根据发布条例 的机关的不同，条例可分为三类：党的中央机关制定的条例；国家 行政机关制定的条例；地方权力机关制定的条例。规定，是各级党政 机关、社会团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文。规定的类 型：根据发布机构和实际作用的不同，规定分为三种类型；党内规定;法规性规定；一般

40、性规定。可将条例和规定的写作要点综合为以下 四点：草拟条例和规定要遵循一定的原则；起草条例和规定，应当 对现行内容相同的法规进行清理，同时应当注意与其他有关法规的衔接 和协调；条例和规定的内容用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式 两种写法。第八章机关其他常用文书的写作(上)-一、规章类文书是规范工作、活动、行为等的法规、规章制度类文书，适用于党政系统、社会团体、企事业单位及各类组织机构。规章类 文书包括条例、规定、办法、实施细则、章程、规则、守则、制度、公 约等等文种.规章类文书的特点;内容的规范性、执行的强制性和制定的 程序性。不同的规章类文书的写作要求存在一定的差别。1、办法的内容较多

41、的用“章条式”，一般常见的是“条款式”。办法的内容,应具体、周全、便于操作。2、实施细则的写法一般也是“章条式”或，条款式”，但其第一条必须说明是 哪个法律或法规的实施细则。3、章程是一定的组织机构制定的确定组织原则或办事原则的规章类文 书.章程的形式也是嶂条式”和“条款式晒种。政党、较大的社会团体的 章程多为“章条式”，机构较小、涉及事务不多的章程，可用“条款式”。4、守则是特定范围的全体成员必须遵守的行为准则，要求内容简短、精练、易记。-二、计划类文书的作用：下情上达、上情下达、统一自身步调。计 划类文书的特点:目标的前瞻性、操作的预想性.计划类文书的类型：规划类、计划类、安排类。计划类文

42、书的写作要求:分析情况要认真细 致、确定目标要实事求是、措施要切实可行、条目要分明、语言要简洁。一-三、总结是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行 概括及评估的文书。总结的主要作用：下情上达、提高自身。总结的特 点：回顾性、经验性。总结的写作要求：回顾工作情况要实事求是、总 结经验教训要着跟未来、纲目要清晰、文风要平实。-四、调查报告是针对现实中发生的较重大的问题，作专门调查后，利用调查材料写成的书面报告。调查报告的作用：提供真实的社会情况,为制定政策、贯彻政策、宣扬先进、揭露黑暗、解决工作中的疑难问题 服务。调查报告的特点：针对性强、纪实性强。调查报告的写作应注意:深入细致、客观

43、公正的调查是写好调查报告的前提。第九章 机关其他常用文书的写作（下）-一一、讲话类文书就是人们在各种特定场合发言时所依据的各类文稿 的总称。根据讲话的场合及主旨的不同，讲话类文书可以分为三种类型:讲话稿；开幕词、闭幕词；欢迎词、欢送词、答谢词。讲话类文 书一般都包括以下特点；口头性、直接性、针对性、情感性。讲话稿、欢迎词、欢送词、答谢词的写作格式包括开头、主体、结尾。开幕词、闭幕词的写作格式包括开头、正文、结尾。讲话类文书的写作要求：主 题要鲜明、集中；材料要真实、新颖；布局要清晰、紧凑；语言要明白、生动。-一二、记录类文书是指如实记录有关内容而形成的公务文书。记录类 文书包括会议记录、电话记

44、录、接待记录和大事记。记录类文书的特点：内容的纪实性、材料的直接性、语言的实录性。会议记录一般包括会议 组织情况、会议的议题和议程、会议的进程和内容、必要的手续。电话 记录可分为发出电话记录和接收电话记录。接待记录的格式应包括来访 者的姓名及有关情况、反映的问题及要求、接待人姓名、时间以及办理 结果等项。大事记是按年、月、日的先后顺序进行如实记载的一种记录 性文书。大事记的写作要求：要记录“大”事、记录要客观真实、要言简 意赅。-三、简报就是简明扼要的书面报告。按内容分，简报包括会议简报 和工作简报。简报类文书的特点：简、快、新。筒报类文书一般都由报 头、主体、报尾组成。简报类文书的写作要求：

45、内容要真实、确刨；篇 幅要短小；针对性、指导性要强。一四、建议类文书是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。建 议类文书一般可分为议案、提案和建议等。建议类文书的特点：建议性、说理性、委婉性、提案是指提请机关或一定组织的会议讨论、处理的意 见或建议的文书。提案一般在各级政协会议和职工代表大会中使用。提 案的写作格式一般包括标题、案由、提案人、理由、办法、日期.提案 的写作要求:热悉同提案有关的情况、注意区别提案同一般文章的行文 格式.建议是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某方面的问题 提出建议性的意见、建议时使用的文书.建议的篇章结构:是由标题、称 谓、正文和落款组成。建议的写作要求：

46、把握分寸要适度、所列内容要具体、表达语言要精练。第十章公文处理工作 一-一、在机关秘书部门的工作活动中，公文处理工作是一项最主要、最大量。也是最重要的日常工作.公文处理工作通过公文的拟制、办理、管理以及立卷归档的一系列相互衔接的程序和环节，构成机关信息运转 与处理的科学流程。公文处理工作具有政治性、时限性、机要性和规范 性的特点。-二、公文处理工作是机关工作的一个重要组成部分，在机关工作中起 着重要的作用。公文处理工作的作用与公文的作用是有区别的，公文处 理工作的作用主要是指从公文的形成到公文的办理、管理、立卷归档等 一系列环节对机关工作所发挥的作用，这种作用主要表现为：助手作用、纽带作用和查

47、考作用。公文处理工作的基本任务是：科学地组织机关的 文书工作，有条理地、安全地运转公文，完整地保管公文.正确地发挥 公文的作用，有效地推进机关工作，为机关领导工作服务，为社会主义 现代化建设服务，公文处理工作的组织，包括组织机构、组织领导和组 织形式三个方面。_三、就一个机关而言，它的公文处理工作不像机关的人事、财务等 职能部门一样，设立某一机构负起全部的责任，或者各机构自上面下地 形成一个垂直领导的独立体系，各机关公文处理机构的设置，要视机关 规模的大小、工作任务的繁简、公文数量的多少而定四、公文处 理工作的领导、指导关系可以从以下几个方面分析;1）从全国来说，由中 共中央办公厅、国务院办公

48、厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书 工作。（2）从一个机关来说，它的公文处理工作是由本机关的秘书长或办 公厅(室)主任负责领导的。(3)从上下级的关系来说，上级机关的办公厅(室)负有责任对其下属的机关，单位的公文处理工作进行业务指导。(4)机关档案部门对机关的文书工作也负有一定的指导责任。一-五、公文处理工作的组织形式可分为两种类型；集中形式和分工形 式。一个机关究竟应当采取什么样的公文处理工作组织形式，通常要结 合考虑以下几种情况：(1)机关的工作性质、任务和职权范围。(2)机关内部组织机构设置的层次、数量。(3)机关收发文件数量的多少。(4)机关办公驻地是集中还是分散以及距离的远近。(

49、5)机关工作人员的数目和机关文书工作人员的配备，等等。-六、公文处理工作的具体要求可以概括为:准确周密，确保质量；及时迅速，注重时效；保守机密，安全可靠;集中统一，加强管理;实事求是，遵规守纪；精简文件，提高效率。第十一章公文办理程序 一-一、公文办理程序就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须 经过的一系列环节。公文办理程序包括收文办理和发文办理两个部分。-二、收文,是指机关文书部门收进外单位发来的文件材料。收文办理 是指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全 过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序.主 要有:签收、拆封与登记、分发与传阅；拟办、批办

50、与承办；催办、查 办与注办。公文的签收是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿 上签字，以明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。它是收文 办理的第一个环节。签收后，文件的拆封是文书人员的职责。公文的登 记就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去 向，以保证文件的收受和处理。登记的原则是方便文件的运转和管理。收文登记的形式一般可分为簿册式、联单式和卡片式三种。公文的分发 亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质 和办理要求，及时准确地将收来的文件分送给有关领导、有关部门和承 办人员阅办。公文的传阅是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性