第二章秘书实务.pptx
《第二章秘书实务.pptx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《第二章秘书实务.pptx(84页珍藏版)》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。
1、管理文秘第二章秘书实务第二章 秘书实务办公室日常管理办公室日常管理出差出差会务会务保密保密调研调研信访信访督察督察协调协调设备设备第一节 办公室日常管理一、办公环境管理一、办公环境管理二、办公用品管理二、办公用品管理三、现金管理三、现金管理四、房产管理四、房产管理五、时间管理五、时间管理六、值班六、值班七、印章七、印章八、邮件八、邮件第一节 办公室日常管理一、环境管理一、环境管理(一)整洁简约(一)整洁简约(二)有序有效(二)有序有效1、开放式布局2、封闭式布局(三)平等科学(三)平等科学1.办公桌:同一方向、光线来自左侧、通道1.5米、桌距1米以上、高度700-760毫米(打字桌660毫米)
2、2.办公椅:座高400-460、座宽大于380、靠背90-120度倾斜,扶手高度200-2503.文件柜等:高度4.公共空间第一节 办公室管理一、环境管理一、环境管理(四)舒适美化(四)舒适美化1.空气:适宜温度是2226、相对湿度是40%60%、新鲜洁净2.光线:利用自然光、亮度适中(15-18平方米60瓦-80瓦)、一般照明配合局部照明、多光源、避免光污染(高度和反光)3.色彩:单纯柔和、冷大暖小、冷静暖亲4.声音:隔音、音乐5.插花:大小、颜色6.植物:季节、不宜多、存活(光照、浇水)7.字画:大小、简洁、采光、开阔、高度、形状、不宜多(可组合)(五)健康安全(五)健康安全1.护眼灯,甲
3、醛达标,避免辐射2.消除隐患,定期检查防滑、门窗、电线、灭火设备、橱柜堆放二、二、用品管理用品管理1.1.订货:购置计划(多、少)、提前报批订货:购置计划(多、少)、提前报批2.2.接受:核对、支付、记录、放置接受:核对、支付、记录、放置3.3.保管:安全、标签、位置(新、大或重、小或常保管:安全、标签、位置(新、大或重、小或常用)、通风干燥、库存记录(监督、提醒订货)用)、通风干燥、库存记录(监督、提醒订货)4.4.发放:以旧换新、固定时间、记录发放:以旧换新、固定时间、记录三、现金管理三、现金管理建立现金账簿:按照时间顺序载明收支状况建立现金账簿:按照时间顺序载明收支状况填写凭单,报主管领
4、导批准填写凭单,报主管领导批准办理现金支付办理现金支付,审核报销凭据审核报销凭据发票等票据附在领用现金凭单后面,冲销领(借)发票等票据附在领用现金凭单后面,冲销领(借)款款及时报账,保证周转及时报账,保证周转四、四、房产管理房产管理分配:缓急、公开、公正分配:缓急、公开、公正维修:登记、定期维修:登记、定期设施:档案、保养、维修、应急设施:档案、保养、维修、应急水、电、暖、冷物业:定期核对、提前申请款项、按时交纳、索物业:定期核对、提前申请款项、按时交纳、索取发票取发票五、时间管理(一)技巧(一)技巧1、精力2、计划3、弹性4、连续5“例外”工作“案例化”,固定工作“程序化”(二)时间表(二)
5、时间表年季度月周日 周工作安排表 时间安排时间安排 地点地点 内容内容 参加的领导参加的领导 负责科室负责科室 备注备注 日期日期具体时间具体时间 周一周一 周二周二 周三周三 周四周四 周五周五 周六周六注:若有变动,请以通知为准。注:若有变动,请以通知为准。公司公司年年 月月 日日(三)工作日志(三)工作日志提前了解、符合意图、双份、一早确认、信息完整、及时更新、协助执行、保密姓名姓名部门部门 日期日期 星期星期 记录分类记录分类 工作项目记录工作项目记录 工作权重工作权重工作时工作时间量间量(小时)(小时)工作工作完成完成度度(%)重要重要一一般般 低低 工作工作 内容内容 上上 午午
6、1 2 3 下下 午午 1 2 3 问题描述问题描述 解决方法解决方法 建议或说明事项建议或说明事项 填表人签字填表人签字部门主管审核部门主管审核六、值班六、值班(一)形式:常设性、间歇性、临时性(一)形式:常设性、间歇性、临时性(二)管理(二)管理制定值班制度1、岗位责任制度2、领导干部值班制度3、请示报告制度:及时;先请示、后办理;边处理边报告4、交接班制度5、保密制度6、安全防范制度安排和管理值班人员反馈值班信息(三)任务:(三)任务:1、传递信息2、接待工作3、承办临时事项4、处理突发事件及时请示,积极组织救灾,保护现场等5、安全工作6、编写值班材料七、印章管理七、印章管理(一)种类:
7、(一)种类:正式印章:圆形、宋体简化字、国徽/五角星/党徽)、直径6CM/5CM/4.5CM/4.2CM套印章专用印章钢印:直径4.2CM/4.19-3.5CM个人名章:亲笔(无框);楷书/隶书(方或长方外框)(二)刻制:上级主管机关(二)刻制:上级主管机关申请审核批准公安部门登记指定刻章单位刻制检查质量及使用痕迹七、印章管理七、印章管理(三)颁发:专人领取(介绍信)或上级主管机关专人送印(三)颁发:专人领取(介绍信)或上级主管机关专人送印颁颁领双方验章、密封、履行交接手续领双方验章、密封、履行交接手续接回印章、领导验证、印接回印章、领导验证、印章管理人员验收管理章管理人员验收管理(四)启用:
8、制发机关颁发通知(四)启用:制发机关颁发通知使用日期与印模上报备案、立使用日期与印模上报备案、立卷归档卷归档(五)保管:专人负责、接印登记、不得代取代用、安全、洗刷(五)保管:专人负责、接印登记、不得代取代用、安全、洗刷(六)使用:批准、监督、登记、位置(骑缝章、更正章、骑边章、(六)使用:批准、监督、登记、位置(骑缝章、更正章、骑边章、密封章、急件章、钢印)密封章、急件章、钢印)(七)停用:发文宣布、上交(七)停用:发文宣布、上交 、登记注销:存档或销毁、登记注销:存档或销毁(印模存档印模存档)编号编号用印时间用印时间用印部门用印部门用印内容用印内容用印数用印数批准人批准人经办人签名经办人签
9、名归存处所归存处所 备注备注八、邮件八、邮件(一)分类分送(一)分类分送私人(亲启、私人、保密)私人(亲启、私人、保密)公务:重要(机要、急件、快递、保价、挂号、公务:重要(机要、急件、快递、保价、挂号、带回执、落款)、普通带回执、落款)、普通职能部分职能部分转送或传阅转送或传阅报纸杂志报纸杂志(二)拆封登记(二)拆封登记编号、收到日期、发出日期、发出单位、收阅人编号、收到日期、发出日期、发出单位、收阅人或部门、邮件种类、处理办法、办理日期等或部门、邮件种类、处理办法、办理日期等八、邮件(三)阅办:(三)阅办:马上处理、他人处理、研究后处理、参考不回复画重点、做摘要、拟意见,分送领导或相关部门
10、或办理或保管备查领导:急件、要件、普通函件(不同颜色的专用文件夹)领导:急件、要件、普通函件(不同颜色的专用文件夹)复信:内容有针对性、格式正确、书面整洁、标明附件、上司签字、查对登记、复印存档、寄发序号收件时间邮件名称来件人及单位名称邮件内容或主题承办人办理期限备注第二节 出差业务资料旅行相关资料办公用品个人物品第二节 出差业务资料旅行相关资料办公用品个人物品护照护照签证签证“黄皮书黄皮书”身份证身份证旅费(信用卡、旅费(信用卡、外汇、支票、外汇、支票、现金)现金)衣物衣物洗漱用品洗漱用品备用药品备用药品第二节 出差业务资料旅行相关资料办公用品个人物品产品样品产品样品笔记本电脑笔记本电脑光盘
11、或磁盘光盘或磁盘录音机及磁带录音机及磁带照相摄像机照相摄像机文具文具信封及信纸信封及信纸手机及充电器手机及充电器名片名片护照护照签证签证“黄皮书黄皮书”身份证身份证旅费(信用卡、旅费(信用卡、外汇、支票、外汇、支票、现金)现金)衣物衣物洗漱用品洗漱用品备用药品备用药品第二节 出差业务资料旅行相关资料办公用品个人物品旅行计划日程表旅行计划日程表目的地交通地图目的地交通地图旅行指南旅行指南日历日历世界时间表世界时间表旅馆交通预订单旅馆交通预订单接送与托运接送与托运通信录(地址、通信录(地址、电话、传真、电话、传真、对方的向导、对方的向导、翻译)翻译)产品样品产品样品笔记本电脑笔记本电脑光盘或磁盘光
12、盘或磁盘录音机及磁带录音机及磁带照相摄像机照相摄像机文具文具信封及信纸信封及信纸手机及充电器手机及充电器名片名片护照护照签证签证“黄皮书黄皮书”身份证身份证旅费(信用卡、旅费(信用卡、外汇、支票、外汇、支票、现金)现金)衣物衣物洗漱用品洗漱用品备用药品备用药品第二节 出差业务资料旅行相关资料办公用品个人物品请柬、介绍请柬、介绍组织介绍组织介绍讲话稿讲话稿备忘录备忘录商务文件(如商务文件(如谈判提纲、谈判提纲、协议、合同协议、合同草案)草案)被访问单位资被访问单位资料料旅行计划日程表旅行计划日程表目的地交通地图目的地交通地图旅行指南旅行指南日历日历世界时间表世界时间表旅馆交通预订单旅馆交通预订单
13、接送与托运接送与托运通信录(地址、通信录(地址、电话、传真、电话、传真、对方的向导、对方的向导、翻译)翻译)产品样品产品样品笔记本电脑笔记本电脑光盘或磁盘光盘或磁盘录音机及磁带录音机及磁带照相摄像机照相摄像机文具文具信封及信纸信封及信纸手机及充电器手机及充电器名片名片护照护照签证签证“黄皮书黄皮书”身份证身份证旅费(信用卡、旅费(信用卡、外汇、支票、外汇、支票、现金)现金)衣物衣物洗漱用品洗漱用品备用药品备用药品第二节 出差一、旅行计划一、旅行计划 按时间编排按时间编排松紧得当松紧得当预备方案预备方案领导过目领导过目一式多份一式多份(至少(至少4 4份)份)日期日期具体时间具体时间 交通工交通
14、工具具地地点点事项事项备注备注 3/6 星 期 8:0010:30民航班机广州 出发15:0016:00北京出席分公司监务报告会(需1号材料)17:30北京拜会公司领导(礼物已准备)晚餐(X饭店)酒店(已预订)酒店电话:3/7 星 期 9:0012:00北京出席分公司新技术产品发布会并发言(讲话稿为2号材料)12:001-3:00北京分公司午餐会(宾馆)15:0016:00北京会见分公司经理 17:20民航班机北京返回第二节 出差二、票务二、票务提前提前舒适安全:口碑好舒适安全:口碑好飞机:体积大、舱位前、靠窗或通道客轮:船型先进、吨位较大、头等舱、高于吃水线舱位火车:方便、向前、临窗三、旅费
15、三、旅费提交费用申请报告,签字确认授权人审核同意,签字批准报告提交财务部门领取支票或现金借款索取发票,附在报销单后,签字提交财务部门出国:外汇限额(5000美圆、10000美圆)人民币限额20000元、办理支票和信用卡、零钞第二节 出差四、四、护照护照种类:外交护照、官方护照、普通护照种类:外交护照、官方护照、普通护照 办理:外交部及授权机关(省市自治区办理:外交部及授权机关(省市自治区外事办公室)、公安部授权机关外事办公室)、公安部授权机关证件:身份证件主管部门的出国任务批件、证件:身份证件主管部门的出国任务批件、出国人员政审批件、所去国有关组织的邀请出国人员政审批件、所去国有关组织的邀请书
16、、工作单位的派遣函或证明等书、工作单位的派遣函或证明等相片:相片:10张左右;填写资料张左右;填写资料检查,签名检查,签名第二节 出差五、签证五、签证提前办理提前办理本人到旅行国驻我国大使馆或领事馆办理委托签证代办机构代办委托前往国的组织到前往国家的使(领)馆办理检查:种类、有效期和停留期、姓名拼音、签字盖章等检查:种类、有效期和停留期、姓名拼音、签字盖章等过境:有效期一个月,停留三天入出镜:有效期半年,停留一个月,一次/多次往返六、人出境手续:边防检查、海关检查、安全检查、检六、人出境手续:边防检查、海关检查、安全检查、检疫(体检疫(体检“黄皮书黄皮书”)第二节 出差七、预定酒店七、预定酒店
17、安排旅行社:提供信息、节约费用、解决问题安排旅行社:提供信息、节约费用、解决问题提前:安全、口碑、交通、费用提前:安全、口碑、交通、费用上司同意上司同意提供姓名、抵达及大概离开时间、房间要求、结账时间提供姓名、抵达及大概离开时间、房间要求、结账时间确认预订传真或其它书面证明,附在旅行计划后确认预订传真或其它书面证明,附在旅行计划后八、留守:工作处理、工作记录、接站、汇报、整理文八、留守:工作处理、工作记录、接站、汇报、整理文件资料、核算报销差旅费件资料、核算报销差旅费九、随行九、随行服务工作服务工作与本单位保持联系与本单位保持联系安全:贵重物品的安全、现金证件分开存放、随身携带证件、安全:贵重
18、物品的安全、现金证件分开存放、随身携带证件、不随意暴露身份目的不随意暴露身份目的第三节调研一、调查的类型一、调查的类型(一)普遍调查:调查对象的全体(一)普遍调查:调查对象的全体(二)典型调查:个别有代表性的单位(二)典型调查:个别有代表性的单位(三)个案调查:个别的对象(三)个案调查:个别的对象(四)重点调查:部分起主要作用或决定性作用的(四)重点调查:部分起主要作用或决定性作用的单位单位(五)抽样调查(五)抽样调查 :抽取部分样品。介于典型调查和:抽取部分样品。介于典型调查和普遍调查之间普遍调查之间整体抽样、分层抽样二、秘书调查的特点(一)任务的指令性(一)任务的指令性(二)内容的广泛性(
19、二)内容的广泛性基本情况的调查基本情况的调查:本地区、本机关、本单位新生事物的调查新生事物的调查典型经验的调查典型经验的调查揭露问题的调查揭露问题的调查历史事实的调查历史事实的调查(三)时间的限制性(三)时间的限制性三、秘书调查工作的准备(一)明确目的,确定项目(一)明确目的,确定项目 指导指导先进经验、优秀典型先进经验、优秀典型 定性定性某事件或者某争议人物某事件或者某争议人物 建议建议某事关全局的问题、国情、民情某事关全局的问题、国情、民情(二)搜集资料,确定范围(二)搜集资料,确定范围全面、敏锐、深入、可靠(三)制订计划,拟出提纲(三)制订计划,拟出提纲步骤,范围,时间,方法,人员,物资
20、,经费(四)组织力量,合理分工(四)组织力量,合理分工四、秘书调查的方法(一)现场调查(一)现场调查(二)访问调查(二)访问调查个体访问:入户访问、街上阻截、客户走访、电话访问群体访问:开座谈会(三)文献调查(三)文献调查(四)问卷调查:(四)问卷调查:开放式、封闭式、混合式(五)专家座谈会:(五)专家座谈会:“头脑风暴法头脑风暴法”“反向头脑风暴法反向头脑风暴法”(可批评)(可批评)函询法:互动、匿名、反复函询法:互动、匿名、反复(六)电话调查:不超过(六)电话调查:不超过2525分钟分钟(七)网络调查:安全性、限制样本(七)网络调查:安全性、限制样本1、E-mail问卷问卷2、交互式电脑辅
21、助、交互式电脑辅助电话访谈电话访谈(CATI)系统系统3、计算机辅助面访、计算机辅助面访(CAPI)系统系统4、网络调研系统、网络调研系统5、专家调查法在网、专家调查法在网上的应用上的应用例:例:例:例:南京理工大学文化素质课调查问卷南京理工大学文化素质课调查问卷南京理工大学文化素质课调查问卷南京理工大学文化素质课调查问卷2007200720072007年年年年4 4 4 4月月月月一调查目的:一调查目的:一调查目的:一调查目的:我我我我校校校校文文文文化化化化素素素素质质质质课课课课已已已已开开开开设设设设多多多多年年年年,从从从从开开开开课课课课数数数数量量量量偏偏偏偏少少少少同同同同学学
22、学学较较较较少少少少选选选选择择择择到到到到开开开开课课课课数数数数量量量量超超超超过过过过同同同同学学学学选选选选课课课课要要要要求求求求、从从从从单单单单纯纯纯纯的的的的课课课课堂堂堂堂讲讲讲讲授授授授到到到到多多多多媒媒媒媒体体体体教教教教学学学学、从从从从传传传传统统统统的的的的文文文文史史史史哲哲哲哲艺艺艺艺到到到到多多多多学学学学科科科科的的的的融融融融入入入入,本本本本课课课课程程程程在在在在数数数数量量量量上上上上、教教教教学学学学方方方方式式式式上上上上和和和和多多多多门门门门类类类类上上上上已已已已能能能能满满满满足足足足同同同同学学学学们们们们选选选选课课课课的的的的要要
23、要要求求求求。然然然然而而而而,在在在在文文文文化化化化素素素素质质质质课课课课的的的的课课课课程程程程体体体体系系系系设设设设计计计计上上上上(包包包包括括括括师师师师资资资资水水水水平平平平、讲讲讲讲课课课课方方方方法法法法、课课课课程程程程设设设设置置置置、分分分分类类类类定定定定位位位位、学学学学分分分分核核核核定定定定、考考考考核核核核方方方方式式式式、效效效效果果果果延延延延伸伸伸伸等等等等),仍仍仍仍然然然然存存存存在在在在很很很很多多多多可可可可以以以以改改改改进进进进的的的的地地地地方方方方。为为为为了了了了更更更更好好好好地地地地体体体体现现现现本本本本课课课课程程程程开开
24、开开设设设设的的的的初初初初衷衷衷衷,同同同同时时时时让让让让本本本本课课课课程程程程真真真真正正正正成成成成为为为为大大大大学学学学生生生生素素素素质质质质培培培培养养养养的的的的一一一一个个个个重重重重要要要要方方方方式式式式,特特特特组组组组织织织织本本本本次次次次问问问问卷卷卷卷调调调调查查查查,本调查将作为我校文化素质课课程体系设计的重要依据。本调查将作为我校文化素质课课程体系设计的重要依据。本调查将作为我校文化素质课课程体系设计的重要依据。本调查将作为我校文化素质课课程体系设计的重要依据。二问卷内容(均为单选):二问卷内容(均为单选):二问卷内容(均为单选):二问卷内容(均为单选)
25、:1 1 1 1您认为理工科院校(如我校)开设文化素质课有无实际价值?您认为理工科院校(如我校)开设文化素质课有无实际价值?您认为理工科院校(如我校)开设文化素质课有无实际价值?您认为理工科院校(如我校)开设文化素质课有无实际价值?A A 很有价很有价很有价很有价值值 B B 有一定价有一定价有一定价有一定价值值 C C 价价价价值值不大不大不大不大 D D 没有价没有价没有价没有价值值 ()2 2 2 2您认为现有的课程体系是否合理?您认为现有的课程体系是否合理?您认为现有的课程体系是否合理?您认为现有的课程体系是否合理?A A A A 很合理很合理很合理很合理 B B B B 基本合理基本
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 第二 秘书 实务
限制150内