合同软件使用简介.pptx

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1、合同软件使用简介合同管理软件由KM切换至BPM系统原因：存在部分问题在原有平台中受限无法解决；需要优化提升，使软件更加符合管理需求。优势：对前期存在的问题予以解决，在BPMS部署流程，页面性能和系统性能更好；实现合同软件与HR系统的对接，并将实现与费控、档案系统的对接；强化倒签管理和合同履行的管理；优化填报表单和流程，使填写和审批更简单高效。背景简介合同软件使用简介合同软件使用简介普通用户使用简介普通用户使用简介1、进入合同软件2、发起合同会签流程3、填写合同会签单4、新建批量合同5、增加补充协议6、提交合同后查询7、合同审批8、填写履行执行情况及实际签署时间合同管理员使用简介合同管理员使用简

2、介 1、进入合同软件 路径：路径：门户网站-个人工作台-合同软件2、发起合同会签流程合同流程发起界面-选择选择“生产厂-合同会签流程”，进入流程发起页面，填写数据。3、填写合同会签单3.1 合同会签单内容介绍合同会签单内容介绍第一，申请信息第二，流程信息3.2 以啤酒厂为例：新建1份合同第一，申请信息第一，申请信息1、基本信息2、付款及主要工作情况3、签约方主体资格及审查4、合同附件3.1 合同会签单内容介绍1、基本信息、基本信息2、合同时间及条件、合同时间及条件3、签约方主体资格审查、签约方主体资格审查4、合同及附件、合同及附件第二，流程信息第二，流程信息1、若是“自审合同”，则走路由7-8

3、-11-12；2、若是“青岛本地工厂的非范本合同”，则走路由7-8-10-11-12；3、若是“提报总部审查”或者“三年以上”合同，则走路由7-8-9-10-11-12。注意：若同时满足不同的路由条件，则走较长的路由。3.1 合同会签单内容介绍Step 1：填写合同会签单：填写合同会签单-申请信息申请信息3.2 以啤酒厂为例：新建1份合同备注：红色备注：红色*为必填项。为必填项。新增功能：合同库新增功能：合同库新增功能：新增功能：常用类别新增功能：合同库新增功能：合同库点击“合同库”选择相应的合同，将数据带到当前表单上，简单修改一下内容，上传本次合同附件，保存形成新的合同。在此合同库对话框中，

4、点击后边的附件下载按钮可以下载此合同上传的相应附件。新增功能：常用类别新增功能：常用类别通过设置数个合同类别作为常用类别，简化查找速度。设置步骤：设置步骤：1、点击“常用类别”；2、在新弹出的对话框中，点击“编辑”；3、在新弹出的对话框中，查找并添加数个合同类别后，点击确定。新增功能：系统默认倒签合同新增功能：系统默认倒签合同 （比对：发起时间与履行期限）（比对：发起时间与履行期限）新增功能：系统第一次默认倒签合同新增功能：系统第一次默认倒签合同 （需要填写倒签原因）（需要填写倒签原因）填写付款及主要工作情况。填写付款及主要工作情况。提请注意提请注意合同总金额、合同金额的填写。合同总金额、合同

5、金额的填写。填写签约方主体资格及审查等信息。填写签约方主体资格及审查等信息。1、集中竞价方式；、集中竞价方式；2、招标；、招标；3、市场行情；、市场行情；4、独家资源；、独家资源；5、其他、其他1、合同章；、合同章；2、公章、公章1、董事长批准；、董事长批准；2、总经理批准；、总经理批准；3、分管领导批准；、分管领导批准；4、主管部门批准；、主管部门批准；5、部门领导批准。、部门领导批准。以上所有信息填写完成后，点击保存。以上所有信息填写完成后，点击保存。添加合同及相关附件。添加合同及相关附件。新增功能：合同金额核对。新增功能：合同金额核对。（系统会自动验证填写的合同总金额金额与多行中总金额是

6、否相等，如不相（系统会自动验证填写的合同总金额金额与多行中总金额是否相等，如不相等，则不予保存提交。）等，则不予保存提交。）修改后，合同总金额与多行填写总金额相等，即可保存。修改后，合同总金额与多行填写总金额相等，即可保存。Step 2：填写合同会：填写合同会签单签单-流程信息流程信息查看路由分支说明：1、若是“自审合同”，则走路由7-8-11-12；2、若是“青岛本地工厂的非范本合同”，则走路由7-8-10-11-12；3、若是“提报总部审查”或者“三年以上”合同，则走路由7-8-9-10-11-12。注意：若同时满足不同的路由条件，则走较长的路由。3.2以啤酒厂为例：新建1份合同提示：路由

7、分支的为系统根据提示：路由分支的为系统根据申请信息中填写的内容申请信息中填写的内容默认选择。默认选择。1、合同期限；2、是否为范本3、流程分支：提报总部、自审4、是否为青岛本地工厂Step 2：填写合同会：填写合同会签单签单-流程信息流程信息1、添加各节点处理人（备注备注：表单会默认加载出在后台维护好的流程节点处理人，如厂长、总经理审批节点、合同章节点、公章节点等。若后台未维护数据，则系统强制选择人员。）2、点击左上角：提交表单。至此，至此，1份合同已经新份合同已经新建完成建完成。适用范围：适用范围：a.同类合同，比如都是采购纸箱合同，不能既有纸箱采购，又有啤酒瓶采购之类的。最适用的就是集中竞

8、价后同一品类分给不同的供应商，需要签署多份合同情况。b.相同审批节点且审批人相同，流程时共用的，所以不是一个领导审批合同，不能利用批量审批功能如会签单中是否批量审批选择“否”的情况，就是正常单份合同审批4、新建批量合同使用说明：使用说明：1、选择“是”，右上角出现“增加审批份数”，说明已经进入入批量审批的环境。2、第一份会签单填写完成后，点击“保存”；3、再次出现会签单界面，这个会签单会把第一份会签单内容（除合同名称及附件）继承过来，填写第二份会签单，完成后，点击“增加审批份数”即可保存。4、新建批量合同如选择如选择“批量审批批量审批”：所有保存的合同均在会签单下方显示。可通过点击“编辑”来切

9、换不同合同，切换后，表单显示不同信息。选择“增加补充协议”后，按钮“历史版本”启用，点开后可以打开当前选择合同的主合同及补充协议合同的编号信息，双击可打开查看合同详细内容。5、增加补充协议点击“已申请”，可查看目前已经提交的合同6、提交后合同查询经办人在经办人在“已申请已申请”页面：页面：“废弃”、“收回”、“催办”按钮启用，经办人可进行选择。a废弃废弃“废弃”的只能是未生成合同编号的流程，若生成合同编号，则不予废弃；若合同确实因某些原因需要废弃的，需要管理员在后台中进行合同编号数据的废弃。b收回收回若流程提交后，发起人发现合同中有错误或者其他情况，可通过“收回”按钮进行收回，收回后，在自己待

10、办里找到当前流程。修改并提交合同后需要重新走流程审批。c催办催办若流程长时间积压于某已领导节点未审批，可通过“催办”按钮进行当前流程处理人的催办，发送阅知，当前处理人收到阅知可打开并提交流程。7.1 每一个审批节点每一个审批节点会签单的下方：会签单的下方：1、合同列表；、合同列表；2、已经审批完成的环节、已经审批完成的环节7、合同审批7.2 普通的审批节点普通的审批节点选择审批状态并填写相应的审批意见；若有必要，进行附件的上传（后续审批节点也可进行附件的修改）。新增功能：转办、呈送新增功能：转办、呈送转办意指同级或下级人员；呈送意指领导。7、合同审批新增功能：转办、呈送新增功能：转办、呈送适用

11、情况：适用情况：若当前处理人已经无权进行合同的审批，或者因其他原因导致需要其他人员进行当前合同的审批，则可以通过“转办”、“呈送”来让其他人员审批流程。呈送：呈送：请先填写自己的审批意见，再填写相应的意见。转办意指同级或下级人员呈送意指领导如是批量审批：系统会进行提示。如是批量审批：系统会进行提示。批量批量审审批的批的“废废弃合同弃合同”功能：功能：如果一条流程中有多条合同，审批人如想废弃某条合同，选中此条合同时，点击右下方的废弃合同按钮下方的图中显示了废弃一条合同后，合同编号一列相应的表格中会显示出“已废弃”字样，点击此合同的查看按钮，在页面的右上角上会有标号为已废弃的显示。如果在流程中进行

12、废弃合同，则系统会给以前处理过此流程的所有人发送一个阅知，用户在待阅任务中可以进行查看。7.3 合同审查人的审批节点合同审查人的审批节点1、选择合同审查次数、合同审查人、是否重点关注、密级、保管期限。2、“合同审查人”默认当前处理人，可手动修改；填写完相应数据后提交表单。此处会弹出对话框提示法务人员流程节点人的设置此处会弹出对话框提示法务人员流程节点人的设置7.4 厂长厂长总经理的审批节点总经理的审批节点“合同签署人”，系统强制只能选择一个。若不选择，提交时提示为空，是否继续。继续则提交表单，流程继续；否则返回当前页面，重新选择人员。7.4 厂长厂长总经理的审批节点总经理的审批节点提示：提示：

13、是否知悉并同意倒签原因说明。7.5 经办人节点经办人节点1、领导审批结束、经办人节点之前，已经生成合同编号；2、经办人点击“会签单打印”按钮，弹出合同详细页面，右键选择，进行打印；3、根据打印单据填写会签单页数，提交表单。7.5 经办人节点经办人节点如是批量合同，在会签单的下方，可以点击“查看”分别打印不同的会签单。提示：经办人此时查找表单时不要从“已申请”查找，而需从“待办任务”中查找。经办人处理完后，盖章人员点击通过后，如经办人再需打印会签单，应从“已处理”中查找点击“已申请”，可查看合同的审批状态。审批通过后，即可开始填写合同履行执行情况和实际签署时间。8、填写履行执行情况和实际签署时间

14、合同履行执行情况和实际签署时间需要进入合同后台管理填写。Step 1：合同流程发起界面-选择选择“合同后台管理”。Step 2：合同列表-查询合同，点击“详细”，即可进入合同会签单页面。备注：备注：以上为合同经办人的合同后台管理页面u填写履行执行情况；u填写实际签署时间；u查看合同列表Step 3：合同会签单页面：合同会签单页面-点击“履行执行情况”，在弹出的对话框中填写。新增功能：系统第二次默认倒签合同新增功能：系统第二次默认倒签合同（填写实际签署时间后，系统会识别是否为倒签合同，并要求填写倒签原因）合同软件使用介绍合同软件使用介绍普通用户使用简介合同管理员使用简介合同管理员使用简介1、合同

15、管理 2、统计报表3、合同管理系统设置4、合同管理日志 进入“合同后台管理”合同管理员使用简介合同管理员（即系统显示的二级管理员）页面合同管理员使用简介1.1 合同列表合同列表点击“详细”，可查阅相应的合同会签单。1、合同管理1.2 合同查询合同查询可通过限定不同的条件，进行查询。例如：经办人为张娜，查询如下。1、合同管理1.3 合同管理可操作的内容合同管理可操作的内容点击“详细”，进入合同会签单后，可做如下7项操作。1、合同管理履行执行情况填写履行执行情况填写人员及补充协议发人员及补充协议发起人员默认为合同起人员默认为合同经办人。二级管理经办人。二级管理员可进行修改。员可进行修改。1、合同管

16、理点击点击“付款情况付款情况”，在弹出的对话框，在弹出的对话框中填写相应的内容。中填写相应的内容。2.1 合同汇总数据报表通过限定合同会签时间、所在部门、印章类型统计合同份数。2、统计报表2.2 合同汇总年度报表2、统计报表3.1 合同编号列表3、合同管理系统设置3.2 废弃合同编号列表3、合同管理系统设置3.3 部门内数据导出权限设置3、合同管理系统设置3.4 二级合管员权限下放选择不同的独立机构，可设定不同的合同可阅读人及付款情况填写人。3、合同管理系统设置3.5 流程节点处理人维护二级管理员可在后台维护部分流程节点处理人，如合同审查员节点、厂长、总经理审批节点、合同章节点、公章节点等。若

17、后台未维护数据，则在经办人发起流程时，系统会提示注意选择人员。3、合同管理系统设置系统日志4、合同管理日志常见问题无法正常使用软件问题1、部门电脑流程表单初次打开，会提示安装插件，如下图：问题2、打开流程出现IE停止工作情况、无法添加附件或提示对象不支持等解决：按照提示安装插件，及其他解决方式，详见附件常见问题-图片压缩因流程中上传图片限制为单个附件3兆大小，而有的扫描文件大小超过3兆，就需要流程发起人将图片像素调低。现提供一种简单的图片处理方式：使用工具：使用工具：微软自带画图软件具体操作：具体操作：图片右键-打开方式-画图-Ctrl+W-百分比随意设置-保存。1）右击图片，选择）右击图片，选择“画图画图”打开打开2）在画图打开界面，快捷）在画图打开界面，快捷Ctrl+W，在弹出框中百分比，按照实际的需求输入相应百分比，在弹出框中百分比，按照实际的需求输入相应百分比，保存即可。如下图：保存即可。如下图：合同软件持续改进的介绍合同软件持续改进的介绍一期：功能平移，11月5日新软件全部切换完毕；后续：开发适用于营销单位的合同软件，进行论证规划；并将逐步实现合同软件与其他应用软件的对接（费控、归档，甚至是前端的业务会签流程）