发送电子邮件的注意事项.docx

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1、关于主题主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。1. 肯定不要空白标题，这是最失礼的。2. 标题要简短，不宜冗长，不要让outlook 用才能显示完你的标题。3. 最好写上来自*公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，由于一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！” 5一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理 6可适当

2、用使用大写字母或特别字符如“* !”等来突出标题，引起收件人留意，但应适度，特别是不要任凭就用“紧急”之类的字眼。 7回复对方邮件时，应当依据回复内容需要更改标题，不要RE RE 一大串。8、最最重要的一点，主题千万不行消灭错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前遗忘检查主题。主题是给别人的第一印象，肯定要慎之又慎。关于称呼与问候1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提示某收件人，此邮件是面对他的， 要求其给出必要的回应；在多个收件人的状况下可以称呼大家、ALL。假设对方有职务，应按职务尊称对方，如“x 经理”；假设不清楚职务，则应按通常的“x 先生

3、”、“x 小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。不生疏的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。关于格式，称呼是第一行顶格写。2. Email 开头结尾最好要有问候语最简洁的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺当”之类的也就可以了，假设是尊长应使用“此致敬礼”。留意，在格外正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺当”和“敬礼”为再换行顶格写。俗话说得好，“礼多人

4、不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能安静的对待正文1. Email 正文要简明扼要，行文通顺假设对方不生疏你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必需 通报的以示对对方的敬重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺当地理解邮件来意。不行没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最终看。但也不行过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中说明。Email 正文应简明扼要的说清楚事情；假设具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍， 然后单独写个文件作为附件进展具体描述。正文行文应通顺，多用简洁词汇和短句，准确清楚的表

5、达，不要消灭让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。2. 留意Email 的论述语气依据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进展论述，以免引起对方不适。敬重对方，请、感谢之类的语句要常常消灭。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必需慎重而客观。 “邮件门”就是深刻的教训！3. Email 正文多用 1234 之类的列表，以清楚明确。假设事情简单，最好1、2、3、4 的列几个段落进展清楚明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间认真看你没分段的长篇大论。4. 一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关

6、信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。5. 尽可能避开拼写错误和错别字，留意使用拼写检查这是对别人的敬重，也是自己态度的表达。假设是英文Email，最好把拼写检查功能翻开; 假设是中文Email，留意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己认真阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。6. 合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进展提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。7. 合理利用图片，表格等形式来关心阐述对于很多带有技术介绍或争论性质的

7、邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。假设协作图表加以阐述，收件人肯定会表扬你的保护。8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出肯定的轻松气氛的场合，比方现在:)附件1. 假设邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，便利收件人下载后治理3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时4. 附件数目不宜超过 4 个，数目较多时应打包压缩成一个文件5. 假设附件是特别格式文件，因在正文中说明翻开方式，以免影

8、响使用6. 假设附件过大不宜超过 2MB，应分割成几个小文件分别发送，语言的选择和汉字编码1. 只在必要的时候才使用英文邮件英文邮件只是沟通的工具，而不是用来炫耀和熬炼英文水平的。假设收件人中有外籍人 士，应当使用英文邮件沟通；假设收件人是其他国家和地区的华人，也应承受英文沟通，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。2. 敬重对方的习惯，不主动发起英文邮件假设对方与你的邮件往来是承受中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；假设对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英

9、文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。4. 选择便于阅度的字号和字体中文狡猾点用宋体或宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10 号字即可。这是经争论证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇奇异的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费心又伤眼睛。结尾签名每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。1. 签名信息不宜过多电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、 、 、地址等信息

10、，但信息不宜行数过多，一般不超过 4 行。你只需将一些必要信息放在上面，对方假设需要更具体的信息，自然会与你联系。引用一个短语作为你的签名的一局部是可行的，比方你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记肯定要得体。2. 不要只用一个签名档对内、对私、对生疏的客户等群体的邮件往来，签名档应当进展简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK 中设置多个签名档，敏捷调用。3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成消灭乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。回复技巧1. 准时回复Email收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不

11、行少的,这是对他人的敬重， 抱负的回复时间是 2 小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。对每一份邮件都马上处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过 24 小时。假设事情简单，你无法准时精准回复，那至少应当准时的回复说”收到了，我们正在处理， 一旦有结果就会准时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：准时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。假设你正在出差或休假，应当设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。2. 进展针对性回复当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简洁的，那样太生硬了，应当进展必要的阐述，让对方一次性理解，避开

12、再反复沟通，铺张资源。3. 回复不得少于 10 个字对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“感谢”、“道”等字眼， 这是格外不礼貌的。怎么着也要凑够10 个字，显示出你的敬重。4. 不要就同一问题屡次回复争论，不要盖高楼假设收发双方就同一问题的沟通回复超过3 次，这只能说明沟通不畅，说不清楚。此时应承受 沟通等其他方式进展沟通后再做推断。电子邮件有时并不是最好的沟通方式。对于较为简单的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE 越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不行阅读。此时应即是对之前争论的结果进展小结，删减瘦身，突出有用信息。5. 要区分Reply和 Reply All区

13、分单独回复和回复全体 假设只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了假设你对发件人提出的要求作出结论响应，应当replayal，l你完成这件事情 。让大家都知道；不要让对方帮假设你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应当与发件人单独沟通，不要当着 全部人的面，不停的RE 来 RE 去，与发件人争论。你们争论好了再告知大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击“回复全部”前，要三思而行！6. 主动掌握邮件的来往为避开无谓的回复，铺张资源，可在文中指定局部收件人给出回复，或在文末添上以下语句： “全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。正确使用发送，抄送，密送要区分

14、To 和CC 还有BCC区分收件人、抄送人、秘送人1. To 的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。2. 而 CC 的人则只是需要知道这回事，CC 的人没有义务对邮件予以响应，固然假设CC 的人有建议，固然可以回Email。3. 而BCC 是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC 的人了的。这个可能用在格外规场合。4. TO，CC 中的各收件人的排列应遵循肯定的规章。比方按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规章有助于提升你的形象!5. 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源6、转发邮件要突出信息在你转发消息之前，首先确保全部收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要留神慎重，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。假设有需要 还应对转发邮件的内容进展修改和整理，以突出信息。不要将RE 了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。不发送垃圾邮件或者附加特别链接。