集团公司员工人事档案管理制度.docx

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1、1.0目的为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材 料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。2.0范围本制度适用于对公司人事档案的执行管理。3.0职责3.1 人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期 检查核对、转递、保密、统计等工作。3.2 人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所 有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档 案管理由当地人事管理部门负责管理工作。3.3 集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部 门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。3.4 集团公司企业委

2、员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总 裁负责本制度的批准执行。4.1 员工人事档案归档及管理:新员工入职时将员工应聘申请表 及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人 事管理课，人事管理课根据员工应聘申请表建立员工人事档案（内 容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、 培训等相关资料）并及时归档。归档的流程为首先对新的员工人事档 案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分 类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料 的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。4.1.1 确立两级档案管理制度:一级员工人事档案为

3、员工入司随转的 人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工 资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复 印件备查材料等。4.1.2 员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务 归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公 司离职员工人事档案类。4.1.3 员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在员工 离职通知单上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时, 人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的档案 材料转移单及其它有关材料，转至调入单位并归档。相关手续员工入职试工转正辞退作业管理制度。4.2检查核对

4、：人力资源部人事管理课档案管理员要定期（每月25日）对员工的人事档案进行检查核对并在员工人事档案统计表上 签字，确保员工的人事档案的完整、安全。但是下列情况下，也要进 行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些 档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；发现某些损失之 后，如发现材料变酶、发现虫蛀等；检查完毕后必须在员工人事档 案统计表上确认签字。4.3 转递（员工异动）：档案转递过程如下，人事管理课档案管理员 取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案 并填写转递人事档案通知单，按发文要求包装、密封。在转递过 程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签

5、字盖章。4.4 保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转 递而来的认识档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严 格保密，不得擅自向外扩散。4.5 统计：人事管理课每月25日须对员工人事档案的数、人事档 案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行 统计并填写员工人事档案统计表。4.5.1 人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、 评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。4.5.2 人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员流动情况 每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写员工人事档 案统计表，提报人力资源部总监审核。5.0 员工人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。查阅员 工人事档案应经人力资源部总监（或总裁）批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。