oa办公自动化专业.docx

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1、oa办公自动化专业说到oa办公系统，最开始是根本的审批，以及一些档案管理， 公文流转，始于政府，也向来被认为扮演着的角色，企业依靠他用 于根本的日常行政事务的处理，很难在其他点上翻开一片新乾坤而 今天，随着协同软件理论和技术的日益成熟，协同0A办公系统应 运产生。它源自传统0A办公系统，但又彻底摆脱了原有的局限， 并凸现出其不同与传统0A办公系统的应用和更高层面的价值。在阐述传统0A办公系统和协同0A办公系统的区别之前，让我 们来回顾一下0A办公系统的开展历程及其相应的特点。第一代0A办公系统起源于政府公文和档案管理的需求，它实 施了企业局部工作流程的自动化和文档的电子化管理。它的特点是 以公

2、文处理、档案管理为核心，办公其实就是办文，并形成为了以 后0A办公系统的根本体系。此时0A办公系统的架设也多在C/S 下，无法很好的支持远程办公和挪移办公。第二代0A办公系统是从90年代中期开始，随着互联网(Inter )的兴起与开展而产生的。以Inter为根抵，第二代0A 办公系统实现了 B/S架构，并很好的支持了挪移办公的需求，企业 资源再也不受到通讯技术的限制。同时，0A办公系统系统也参加 了更多的功能，如BBS、新闻、日程安排、人事信息等，但从本 质上来说第二代0A办公系统依然以公文和档案管理为核心内容。90年代末期开始，随着市场环境的变化和协同管理(Collaboration )的兴

3、起，0A办公系统的指导思想开始发生转 变，更多的强调跨地域、跨部门之间的协同，0A办公系统中也参 加了新的协作工具，如即时通讯、工程管理、网络会议、文档共享等等，第三代0A办公系统浮现了。但此时的0A办公系统还是没有 彻底突破传统0A办公系统的局限，实现的协作也仅是局部的、浅 层次的;更多的企业资源依然处于割裂和难以管理的状态。纵观0A办公系统的开展历程，我们发现，办公自动化不少时 候作的工作无非是将手工进行的事务搬到计算机网络上，并利用了 计算机技术的一些先进特点，而其本身却没有增加多少先进的管理 理念和方法。止匕外，起源于政府的公文和档案管理的0A办公系统 也向来很难摆脱最初的定义模式，除

4、了将企业的一些文档、信息进 行了电子化，并在工作流管理上有所增强外，并未给企业带来更多 的价值。同时，尽管第三代0A办公系统开始参加新的理念如协 同，但从根本上来说，它只是利用了一些简单的协作工具，从企 业管理的整体角度来看，它离真正的协同还有相当的距离。了解了 0A办公系统的开展历程和根本特性后，我们不禁要 问，那末现在用户面对的办公自动化系统又是怎样的一个情况呢？第一类0A办公系统：沿袭传统0A办公系统，简单和低价开辟和销售这种产品的企业不少，也有一定的客户群。这种产 品价格和开辟本钱都比拟低，它的功能主要是以传统的收发文管 理，档案管理为主。并参加了一些辅助功能如，BBS、公告板、名 片

5、夹、日程安排、报告管理、图书管理、车辆管理、公司大事记等 小功能。这些功能比拟简单且相对独立，其中包含的各种信息依然 以孤立和静态的形式存在。总体上来说，这种0A办 公系统只能匡助企业迈入办公自动化的初级阶段，对希翼利 用0A办公系统提高管理水平的企业来说并没有多大实质性的帮 助。第二类0A办公系统：实现了局部的协作，有一定灵便性第二类0A办公系统相对来说是比拟先进的0A办公系统，它开 始纳入一定的协同管理思想，在功能上也进行了相当的改良，除了 对工作流程的功能进行了加强之外，还利用各种协作工具实现人与 人之间、部门与部门之间的协同，0A办公系统的架构也比拟灵 活，然而它各方面的功能还是相对独

6、立的，特别是与企业的业务还 是没有实现更深层次的对接，其办公涵义的广度和深度也没 有到达一个更高的层面。 面对办公自动化的现状，我们会问：办公 自动化到底应该为企业带来什么应用价值?它将何去何从?实际上， 这是两个相关的问题，解决方法的获得必须要有更高的高度，更宽 阔的视野来看待办公自动化的涵义。我们需要的是重新审视企业的 管理和信息化需求，从而挖掘0A办公系统新的应用价值。让我们先来看一下现实情况中的企业办公情况。办公，这里也 可以理解为日常的工作。这个日常工作的涵义是很广泛的。 从人员应用的角度来看，企业管理者希翼随时了解整个公司的运作 情况，与各部门保持时常性的沟通和交流，从、财务等方面

7、监控企 业的整体情况并支持决策，因此他关注监控和决策；部门领导 希翼方便的分配工作任务，查看下属的工作发展情况，对其做出相 应的指导，对业绩进行评价，并与上下级和其他部门建立密切的联 系，因此他关?quot;管理和协调；普通员工希翼可以查看自己 的和进度，很方便的利用各种管理工具，例如文档管理、知识库、 客户管理、工程管理等完成自己的工作任务，因此他关注高效和 协作。而从应用内容的角度来看，日常工作事实上涵盖了对知 识、文档、人员、资产、财务、工程等方面的管理，并且每一个管 理的环节都关联密切，相互作用。因此在现实情况中办公的涵义 远远超出了我们既定的范围，传统0A办公系统只是从一个狭义和 片

8、面的角度去实现了 办公自动化。因此0A办公系统应该从更广阔的角度来考虑办公的涵义，并与企业的需求进行密切的结 合。再来看一下企业当前的信息化现状。我们发现，过去的不少应 用系统都是相互割裂的，它们往往关注单个或者局部资源的管理， 相互之间很少能够密切协调起来，信息孤岛、应用孤岛 和资源孤岛三大难题不可防止的存在。企业往往面临沟通 不畅，信息无法及时获得，管理效率低下，资源和资源之间各自 为 政，难以统一管理和协调的现状。特别是当企业业务流程日 益复 杂，业务与业务之间关联与穿插频繁；人与人，部门与部门, 企业与企业的沟通和协作愈发凸现重要性的时候，企业更需要打 破各种沟通和管理的屏障，实现对管

9、理和运营各环节的掌控、调配 和协作。而传统0A办公系统由于其应用的局限性难以满足企业 协同管理的需求。因此协同理念和协同应用应该更多的被纳入 0A办公系统中，使其可以对企业各种分散存在或者被分隔的资源 进行整合，从而让企业的管理真正提升到一个新的层面。从以上可以看出，一方面我们应该延展和深化0A办公系统的 应用，另一方面需要将协同的理念纳入0A办公系统中，于是便催 生了新一代的办公自动化系统一一协同0A办公系统。协同0A办公系统基于全新的管理理念和功能体系而设计，因 而它呈现出彻底不同于传统0A办公系统的特性，在泛微软件的协 同0A办公系统产品e-cology中，首先可以表达为如下三方面的 根

10、本设计思想：信息网状思想：将各种分散的、不规那末存在的信息整合成一 张信息网；业务关联思想：对各种业务环节进行整合并实现在 统一平台上的统筹管理;随需而应思想：企业的各种资源，可以被迅 速找到并集合到一起，并实现它们之间通畅的沟通和协作。基于这三大根本思想体系设计的协同0A办公系统一方面打造 了高度协同的管理和办公环境，另一方面大大深化了 0A办 公系统的应用，从而彻底突破了传统0A办公系统的局限，有效帮 助企业整合各种资源，提升管理：深化：企业管理涉及到的环节是众多的。现代化企业就象一台 不停运转着的精密机器，而各种管理和运营环节就象是机器上的各 个部件，相互之间有着千丝万缕的关系，并且必须

11、为企业的共同目 标而实现一致性的运作。例如一个产品的销售，涉及到产品的功能 和质量（产品研发、质量监控及升级）、产品的市场宣传（宣传平台、 宣传文件和方式）、具体销售业务的开展（客户管理、工程跟踪、合 同签订）、相关费用的报销（单据填写、流程审批、数据更新）等，而 这些业务是否能够被很好的管理并实现统一性的协调将直接影响到 产品的销售成果。传统0A办公系统由于其局限性，所涵盖的管理 深度及广度都是十分有限的，于是很难对这样的一些比拟复杂的业 务过程进行管理，固然就更难以支持整个业务链的平滑运作了。而 在协同0A办公系统中，对管理范畴进行了深化和延伸，于是可以 让企业方便的对更多的环节进行整合和

12、统筹管理。协作：要实现良好的协作，首先需要突破物理边界和组织边 界，让处于不同的地理位置，不同组织的人员可以进行无障碍的沟 通;其次，需要对整个的协作进行管理，让协作的对象为共同目标而 进行一致性的、协调的动作，对协作过程进行监控、调整，对协作 产生的信息进行完整的保存，并以知识的方式进行再利用;第三，由 于协作发生在企业的各个运营环节中，因此还需要一定的应用广度来支持对其的管理。在传统0A办公系统中，协作往往是浅层次 的，邮件、BBS、即时聊天工具、工作流程等虽然可以实现一局部 的协作，然而它们的涵盖面十分有限，沟通的内容零散，之后也很 难对其结果进行进一步的。而在协同0A办公系统中，由于各

13、种资 源之间的屏障被打破，于是这样的协作可以贯通于各个环节并容易 得到集中的管理。如协作的内容可以是企业积累的各种知识文档， 工程发展中的某个任务，或者是企业的一个合同会签流程，一种需 要 分配的物资;协作的对象可以是一人对一人，或者多人对多人， 可以发 生在企业同一部门员工之间，也可以发生在跨部门员工之 间，还可以是不同企业，企业与客户或者合作火伴之间的协作;协 作的方式可以是知识文档、主题讨论区、网上会议、即时聊天、 任务分配等。同时，协作的过程和结果可以得到很好的记录，并 最终形成知识体系的一局部。总结来说，协同0A办公系统基于三大根本思想体系，在关 联、深化和协作方面表达了其彻底不同于

14、传统0A 办公系统的应用，把0A办公系统与企业管理的需求真正的相结 合，从而给办公自动化带来了更高层面的价值。e-cology现在已经在全国范围内积累了众多的用户，同时，其 自身也在不断的完善和提升。随着管理思想和信息技术的开展，我 们相信协同0A办公系统将越来越表达出它的独特优势，并在如下 三方面进一步提升其应用：协同化：协同化不仅仅是企业管理理念开展的趋势，也是信息 技术开展的趋势。协同0A办公系统一方面将加强自身内含 的协同性，更多的突破资源之间的壁垒，提供一个畅通无阻的工作 环境;另一方面，由于协同0A办公系统的定位并不在于取代其他专 业管理软件，而在于提供融合孤立资源的平台，因此它也

15、将加强其 外延的协同性，以各种技术手段实现与其他专业软件更多的互 动和对接。智能化：协同0A办公系统不仅要能充当企业办公的助手，更 要能进一步充当参谋的角色。这就意味着协同0A办公系统 不仅仅是信息的载体，更是信息的分析工具，能够实现对数据的加 工和转换，提供从根本查询、报表和智能分析的一系列工具，并以 各种形象的方式展现，从而为企业考察运营情况、分析当前问题所 在，制定未来开展方案等方面提供更多的决策支持。知识化：协同0A办公系统还应是企业知识管理的工具。特别 是在知识经济 下，知识已经成为企业能够获得开展的核动力，而不 再是办公事务本身带来的短期利益。协同0A办公系统将利用自身 的优势，更多的关注知识的采集、积累与继承，并提供相应的知识 管理工具，以匡助提升企业及员工的内在能力，以实现其可持续性 的开展。可见如今的oa办公系统在协同化，智能化和知识化开展的道路 上，可见已经从最传统的文秘转变到如今的海阔天空，适合企业根 本的需求，为企业实现信息化，作为企业的管理工具，更好的为企 业效劳。