公司文档管理规章制度.docx

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1、公司文档管理规章制度公司文档管理规章制度 一、目的为使我公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，结合我公司 实际情况，特规定本制度。二、权责范围集团公司行政人事部为本制度管理的权责部门，负责本制度的拟 定、审核及执行解释；总经理负责本制度的批准执行。集团公司行政 人事部负责本制度的落实与实施跟进。三、文件种类本制度所指公文，包括决定、决议、指示、公告、通告、通报、 报告、请求、批复、函、会议纪要及其他各种文件、资料等。四、文件发行程序1 .各部门依据内、外部信息确定文件编制任务。2 .新编制管理型文件编制完成后，由原编制单位人员进行校对工作，需发行的报行政人事部统一处理，技术型文件报技术质量部

2、进行 处理，严禁自行将公文直接送呈公司领导或相关职能部门。严禁在报 送的公文上自行加贴标记或签署意见。3、行政人事部受理公文应当检查公文是否符合报送要求。审核重 点是：是否符合行文规则；内容是否合法；涉及其他部门的事项是否 已协商会签；文种使用、公文格式是否规范；附件是否齐全。4、经审核，对符合行文规则的公文，行政人事部及时进行登记编存档，并加盖德高公司”文件发行专用章，不符合行文规则的 公文做退件处理。对于符合规定需发行的文件，需在一个星期内必须 发行。5、公文格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发 文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印 章、附注

3、、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组 成。(1 )涉及国家和公司秘密的公文应当标明密级和保密期限。(2 )紧急公文应当根据紧急程度分别标明特急、急件。(3 )发文字号应当包括单位代字、年份、序号。由行政人事部统 一编排发文字号。(4)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种 类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。(5)主送机关指公文的主要受理机关，标注时应当使用全称或者 规范化简称、统称。(6)公文如有附件，应在正文之后、落款之前注明附件顺序和名 称。(7)对外公文可根据实际情况按不同子公司报送，并应有总裁签 字，及加盖印章。(8)成文日期以负

4、责人签发日期为准，联合行文以最后签发人的 签发日期为准。(9)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关， 应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关名称置于印发日期上 方。(10 )印章：印章是公文制发单位对公文生效负责的凭证。公文 除会议纪要、印有特定版头的普发性公文外一律加盖印章。印章上沿 不压正文，下沿印压成文日期，做到“骑年盖月”。(11 )主题词：由反映公文主要内容的规范名词或名词词组组成, 按上级机关要求和公文主题词表标注，位于抄送单位上方。主题词三个字用三号黑体字。(12 )公文用字除上述规定外，应选用三号宋体字，从左至右排。 公文中汉字和标点符号的用法应符合国家标准，

5、计量单位和数字用法 符合国家主管部门的规定，公文用纸幅面规格采用国际标准A4型， 左侧装订。6、公文承办必须做到：（1）坚持规范与时效并重，呈批公文一般按照公司领导的排列顺 序由后往前依次呈送。要件、急件先送主要领导。（2）提高办文效率，及时将领导批示内容登记并录入公文管理系 统，跟踪准确。（3 ）坚持急件急办、密件密办，严格遵守保密法规和保密纪律。（4）树立服务意识，及时回复有关查询。但非行文单位不得查看 公文办理情况。7、已办结的公文，行政人事部应将公文原稿和领导批示整理编号 存档。注：对于技术性文件由技术质量部依照以上流程作业。五、文件的修订与管制 （一）管理型文件的修订1 .文件和资料

6、在使用过程中，如有相关单位发现不适之处或其他 因素需进行修改时，请统一由原编制单位提出申请，并将文件更改 申请单（附件1）报行政人事部进行审核，由集团总经理批准。2 .修订文件如为跨部门运作时，修订单位需将拟修订稿件及内部文件修订传阅单（附件2 ） 一并送至各部门会签，会签完成后，再将 修订稿件送审批部门审批，方可发行。3 .文件修改内容如属重要作业流程或影响现行作业的，包括重要 表单的修改，修改单位必须会签各部门意见，再行审批、发行。（二） 技术型文件的修订1 .凡涉及研发的技术性文件，如：工程图纸、产品规格等，则由研发部自行编制和修订，发放。（三）文件的管制2 .凡公司管理型文件（如程序、

7、制度、规定等）由行政人事部统 一管理，归档。3 .凡公司技术性文件由技术质量部统一整理，归档。4 .当行政人事部收到客户、供应商、外单位所供文件类、技术数据或国际标准，公文、密码电报、传真、机要文件时，应对收集的外 来文件编制目录清单，进行登记（附件3 ）,并在其文件上加盖外来 文件印章，以示区别。需要传阅的文件资料，可以电子档形式发送 至相关部门，如需以文本形式传阅，则由行政人事部作登记（附件4 ）, 并由各传阅部门签字确认。5 .以电子媒体形态存在的外来文件，行政人事部或技术质量部应 将其列印一份以备用。6 .公文发出、接受、内部运转、查阅、借出必须登记，并在交接 时履行签收手续，需要借阅

8、时，需向管制部门说明借阅理由，并在借 阅登记表（附件5 ）上记录，不得私自将已借阅的公文传阅，借阅完毕 需立即归还。7 .各部门人员应将文件看成本公司财产的一部分，并列入移交项 目。8 .秘密公文的印发传达范围应当严格按照要求执行，不得自行翻 印、复印或转载，不得携带秘密公文外出。9 .公文立卷应根据公文特征、相互关系和保存价值分类保管，保 证公文齐全完整，便于保管、查找和利用。10 联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复印件。 （四）文件的换版及废止1 .当文件和资料修改次数超过10次以上，则由相关部门提出将整 套文件更换版本。2 .如果文件换版时文件编号或名称发生变化，应重新履

9、行文件发 行流程.3 .过期或作废的公文应在失效之日起一周内交管制部门归档，各 部门不得私自销毁。4 .没有归档和没有价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以 定期销毁。销毁公文时，应当进行登记，由二人鉴销，保证不丢失、 不遗漏，严禁将内部公文作为废弃物随意丢弃或外卖。5 .技术性文件由技术质量部依照以上流程操作。六、文件和资料编码原则1 .部门代码2 .文件及资料的版本号编码原则A-第一版B-第二版C-第三版,以此类推3.文件和资料的版次编码原则0一修订初始第一次修订02-第二次修订，以此类推七、文件定期审查L为确保各有关部门使用文件和资料均为有效版本，由行政人事 部或技术质量部定期对所管制

10、文件进行查核。2.对于所查不符合文件，由责任部门于一星期内回复改善措施， 管制部门进行追踪处理。八、附则1、未尽事宜，参照国家行政机关公文处理办法执行。本规定 执行中的具体问题，由行政人事部负责解释。2、管理规定自公布之日起实施。公司发文及文件管理制度2016-09-19 22:25 | #2楼一、目的：为了完整保存有限公司的发展历程，清楚、准确的记录XXXXX公 司各项业务活动和管理职能，特制订本管理制度。二、适用范围：本制度适用于XXXXX有限公司。三、文件管理办法：1、公司文件产生的途径：(1)因内部管理产生的规章制度、重要的通知、通报、批复、 决定(因内部管理而产生的日常通知或规定除外

11、)；(2 )因外部合作与交流产生的法律文件；(3 )因政府管理而产生的报告和审批文件。2、行政及办公文件管理的职能部门为公司行政部，承担发文和 归档的工作。文件发布后，需作为资料归档留存，一般性文件保存期 限为3年，技术性文件保存期限为5年。3、发文审批流程：发文部门一公司会议通过一公司总负责人审批一行政部公布、归 档并备案4、文件的密级管理及受控方式：(1 )文件密级分为四类：普通、秘密、机密、绝密；(2 )文件受控使用“直接发放和发放号管理两种方式。注：不便由行政部发布，归档并备案的机密或绝密文件，由发文 部门按本规定自行做好发布，归档并备案的工作，但必须向行政部提 交归档文件的清单作为备

12、案。(3 )发文形式：公司发文工作通过纸介质或电子文档形式进行, 文件拟订后统一提交给发文部门，由发文部门填写发文文件纸，附纸介质文件，报相 关负责人审批。审批通过，在纸介质文件上盖章生效后发放。由发放 号管理方式受控的文件通过纸介质或电子文档发放，并登记文件签收 单；其它文件的默认发布方式为电子邮件，如需加发纸介质，请在发 文文件纸中注明。5、公司文件采用编号管理的方式，在公司总部行政部建立方便 的查询系统；(1)文件编号原则：首位：公司名称的缩写GYRT ;第二位：标示年度，如本年度为2002年，简写为02;第三位：标示发文单位使用汉语拼音字头，总部各部门汉语拼音 字头包括：行政部(XZ

13、)、财务部(CW)、销售市场部(SC)、开发一部(KF1)、 开发二部(KF2 )、产品研发部(CY ),所有发文部门的汉语拼音字 头应在公司行政部(XZ )备案，以保证发文的规范化；第四位：文件号码，按照该发文单位的文件先后排序，统一从 001排起。(2 )文件名称：录入全称。(3)主题词：能够反映文件重点内容的关键词语。(4)概要：将文件内容和提纲高度概括总结出来。(5 )发文单位：发文单位全称。(6 )文件密级：依照密级制度填写。(7 )发布日期：文件发布的日期。(8)保存形式：公司归档保存的文件必须保证有一份书面原始文 件和至少一份复印件，同时可以以磁盘、光盘、胶片等其他介质保存； 涉及公司绝密和机密级的文件，应尽量减少保留在电脑硬盘中，应当 单独留存。6、发文、传阅文件(1)发文：由行政部将所发文件的文号、名称、份数、时间进行登记，由文件领取部门在文件签收单签字领取保管。(2 )传阅：由行政部将传阅文件的文号、名称、文件传出时间登 记在文件传阅单上，由传阅人在该传阅单上签字后传阅。阅毕， 传阅人将文件交回行政部，由收件人在文件传阅单上签字并注明 文件传回时间。(3)在文件的传阅过程中，应严格遵守保密制度，妥善保管好所 传阅的文件。7、发文文件纸、文件签收单、文件传阅单(见附件)8、本文件经总负责人批准发布之日起执行。下载全文