文件和资料控制程序范文.docx

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1、文件和资料控制程序范文1、目的本程序规定了文件的编写、批准、发布、标识、发放、修订和销 毁等活动的要求和控制，通过对文件、资料进行控制，以确保各相关 场所使用的文件为有效文件，防止使用失效和作废的文件。2、范围本程序合用于公司质量管理体系文件、技术性文件、外来文件的 控制，质量记录是一种特殊类型的文件，应依据质量记录控制程序 加以控制。3、 职责3.1 办公室是文件控制的归口管理部门，负责质量管理体系文件、其 他质量文件、及各种记录的接收、发放、更换和销毁等工作。3.2 办公室负责编写、修订、换版质量管理体系文件。3.3 总经理负责质量管理体系文件、质量方针、质量目标的批准。3.4 质量保证负

2、责人负责质量管理体系文件的审核。3.5 各有关职能部门负责本部门应贯彻实施和发放、签收的文件、资 料，部门负责人审核，质量保证负责人批准，各职能部门负责本部门 文件的管理工作。3.6 技术部负责技术文件的编制，外来文件的采用、发放、回收、销 毁等管理工作。3.7 技术部部长负责技术文件审批。4、工作程序4.1本公司文件控制范围a.质量管理体系程叙文件及各种质量记录；b.技术文件：如产品标准、技术标准、检验规范、工艺文件、图 纸、作业指导书等。c.外来文件：如国家标准、行业标准、企业标准、法律、法规等。d.其他支持性文件：如各项管理制度、操作规程、工作标准等。4.文件的编号4. 1现行国家标准、

3、行业标准和地方标准以原标准号为准。4. 2.2企业标准的编号方法4. 2. 2. 1技术标准a企业技术文件Q1/SSZXXXXXX发布年号：用四位阿拉伯数字表示I标准顺序号企业特征代号企业标准代号4.222管理标准编号QG / 迎 XXXXXX发布年号：用四位阿拉伯数字表示要素号企业特征代号管理标准代号质量体系程叙文件编号QP/ SSZ XXXXXXX发布年号：用四位阿拉伯数字表示要素号企业特征代号程叙文件代号4.2.2.4质量记录编号QR XX-XX顺序号要素号质量记录编422.5操作规程编号QJ/ SSZXXxxxx发布年号：用四位阿拉伯数字表示要素号企业特 征代号操作规 程代号4.3文件

4、的编写、审批和发布4. 3.1为了确保文件的充分性，办公室组织编写质量管理体系文件， 质量保证负责人审核，总经理批准。其他支持性文件由文件责任部门 领导编写，办公室审核，质量保证负责人批准发布。5. 3.2各有关技术文件由技术部技术人员编写，产品总装图、产品技 术条件由总经理批准，其它技术文件及资料由技术部长批准。6. 3.3计量器具、设备操作规程由专职计量、设备管理员编制，技质 部部长审核，经总经理批准后发布实施。7. 3.4每一编号的质量文件为一独立文件，为此每一质量文件应明确 该质量文件的编制人、审核人、批准人、发布日期等方面资料。质量 管理体系文件编制、审核、批准在封面上进行；其他质量

5、文件在文件 的末页的末端明示编制、审核、批准人；对于图纸的设计、校对、审 核、批准可直接在图纸上签名。8. 3. 5公司至少每两年要对质量管理体系文件或者其它文件进行评审,必要时，可增加评审频率，修改后还要按4. 3. 1/4. 3. 2进行批准。4. 4文件的版本、标识和受控状态 质量管理体系文件的版本号以A, B, C来标识，修订状态 以0, 1, 2来标识，其他质量文件以发布年号表示。4. 4. 2质量管理体系文件和其他质量文件都以文件编号为标识。4. 4.3质量管理体系文件和其他质量文件的控制状态分“受控”和“非 受控”两种状态。“受控”文件用受控印章为标记。为此办公室要编 制出受控文

6、件控制清单以确保得到相应文件的有效版本，以防止 使用失效或者作废文件。“非受控”文件由办公室按总经理或者质量 保证负责人批准发放给顾客或者供方，发放时注明“非受控”。4 . 5文件的发放和更换5 . 5.1质量管理体系文件和其他质量文件由办公室根据受控文件发 放一览表来确定发放范围，经办公室主任审核，总经理批准后实施 发放。技术文件由技术部根据技术文件发放一览表确定发放范围， 技术部部长审核，总经理批准后由办公室实施发放，发放应确保在使 用处可得到有效版本的合用文件。6 .5.2文件领用人在文件资料发放、回收登记表上签名领取，资 料管理员在文件资料发放、回收登记表上建立总台帐，并注明分 发号和

7、加盖“受控”印章，填写修订状态，以便对发放文件修订状态 的控制，以防止混淆使用。7 . 5.3有关人员所使用文件严重破损而影响使用时，使用者提出口头 申请，经办公室负责人允许后，才可向办公室以旧换新。新发的质量 管理体系程叙文件分发号要与交回的保持一致，使用者要确保文件保 持整洁、清晰。8 .5.4受控文件如有丢失，文件使用人及时报告，向该文件批准发放 者申请补领。办公室在补发文件时，应赋予新的分发号，并注明遗失 文件的分发号作废。可办理补领申请。9 .5.5文件和资料持有者不许出借或者擅自修改和复制，失效文件和 资料应及时交回归口管理部门。10 5.6递交质量认证审核机构及顾客在现场审查时所

8、用“受控”文件 及顾客或者上级部门要求索取的“非受控”文件，须事先得到总经理 同意。11 5.7需暂时借阅文件和资料的人员，应在文件资料借阅登记表 签字，借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还由资料员收回，一 般情况下正版文件一律不外借，防止文件丢失或者损坏。4.6 文件的修订、换版和评审。4. 6.1文件和资料修订时，管理性文件由文件更改提出者或者部门提 出申请，并在文件更改申请单中填写文件名称、内容及原因， 经原审批人批准，原审批人不在时，由总经理或者质量保证负责人 批准，但要获原审批部门的有关背景资料。技术文件及资 料更改按JB/T5054. 6-2000产品图样及设计文件更改办法、 J

9、B/T9169. 8-1998工艺管理导则、工艺文件修改执行。5. 6.2文件修订批准后，若是质量管理体系文件，由办公室统一收回， 进行修订换页或者划改。换页后或者划改好后再由办公室发给持有者。 于图纸更改，经总经理批准后，由技术部统一收回进行更改，更改后 发给持有者，并做好更改记录。6. 6.3文件经多次修订或者需大幅度修订时，对质量管理体系文件进 行换版，新版发布时，旧版本即被废除。技术文件底图经多次使用， 污 损不能继续使用时，或者整套文件进行整改须重描新底图，但不 改变其代号时，无须更改手续。4.7 文件的回收作废和销毁文件换版时，办公室按文件资料发放、回收登记表收回旧版 本并在“回收

10、”栏目内作出记录。对收回的文件加盖“作废”印章， 然后在文件资料销毁清单中填写名称份数等。经总经理或者质量 保证负责人批准后，进行销毁。需作保留的作废文件，经总经理或 者质量 保证负责人允许后，由文件管理员加盖“作废”和“保留” 印章方可保存留用。4.8 . 3文件的持有者，要妥善保管所发的文件，不得外借。如有遗失， 要及时向办公室报告和登记。文件的持有者调离本公司或者转岗时要到办公室办理归还手续。4. 8.5办公室对所有文件的记录，应按质量记录控制程序的规定 进行管理。4. 8.6质量管理体系文件的正本作为永久性保存，但要按本程序的 5.7条款的规定加盖“作废”和“保留”印章。4.9外来文件

11、的识别、分发直接引用外来文件，应由相关部门领导审阅允许后，由资料管理员进行登记后，根据各部门需要进行发放。5、记录QR4. 2. 2-01-1QR4. 2. 2-01-2QR4. 2. 3-01-3QR4. 2. 2-01-4QR4. 2. 2-01-5QR4. 2.2-01-6QR4. 2. 2-01-7QR4. 2. 2-01-8QR4. 2. 2-01-9QR4. 2. 2-01-10QR4. 2. 2-01-11受控文件控制清单文件更改通知单文件资料发放、回收登记表文件资料借阅登记表文件更改清单文件补领申请单文件资料销毁单文件资料归档登记表技术文件发放清单技术文件受控清单受控文件发放一览表