天然气利用项目中压钢管管网工程信息及文控管理措施和竣工资料编制计划方案.docx

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1、天然气利用项目中压钢管管网工程信息及文控管理措施和竣工资料编制计划方案项目部综合办公室文控员全面负责整个项目的信息及文件资料（包括电子文档）的控制与管理工作。文件信息控制流程图：n I文件及信息发放 口 I文件及信息接收1 .信息及其文件资料的接收、发放与管理1.1 文件的签收与管理1.1.1 文件的签收对从业主、监理等来的文件资料与信息、上级主管部门 来文以及内部上报的有关文件、资料等，由文控员统一签收、 拆封、分发。签收时认真核对来件数量，严格登记（全标题目、密极、文件编号、收文号、来文单位、收文时间、件数等），填写好文件（资料）接收登记表。1. 1.2文件的办理来件的办理由文控员根据来件

2、内容填写文件（资料）处 理单，送主管领导批示，根据领导批示转有关人员或有关 业务部门阅办，在分转文件时，文控员要严格履行文件交接 登记签收手续，认真填写文件收、传、存登记卡。办文 期间，文控员要负责催办、督查和上报需要的有关情况，1.1. 3文件的保管对外来的（业主）重要文件材料、信函、往来的传真件, 全部由文控员负责分类登记、复印、发送、接收和存档。对 专业技术文件由使用其文件的人员暂行保管，但要严格办理 借阅手续，工程结束不再使用时返还项目部文控员。1. 2文件的发放与管理1. 2. 1信函施工单位至业主的所有信函，由各专业部门人员用统一 的发文稿纸起草，附上统一印制的文件审签单，将审签

3、单上需要填写的栏目写清楚（主办部门、拟稿人、拟文日期、 文件全标题、主送单位、抄送单位），经专业负责人签字批 准，再交文控员，需要有关业务人员会签的文件由主办部门 负责会签完毕后送文控员，文控员交项目经理签发后，进行 统一编号，填写文件（资料）编码表，送达业主文控人员 签收审批，并填写文件（资料）发放登记表。1 . 2. 2文件资料对向业主等第三方提交的技术文件和管理文件，文控员 统一送达业主。送达时，填写文件（资料）发放登记表 和文件收、传、存登记卡，认真填写好日期、编号、题 目、版次、份数等内容，业主文控人员签字认可。业主文控人员签收后的文件收、传、存登记卡及递 交文件的一份副本由文控员分

4、别存档备查。业主在合同规定期限内返还我方文件，要填写文件（资 料）接收登记表，如有修改再返回文件编制部门修改，修 改完再按以上程序送达业主审批，直至批准为止。1.2. 3文件、资料的状态标识、发放对业主批准的技术文件和管理文件都要进行状态标识， 其状态标识分：有效版本、作废版本。对有效版本和作废版 本分别加盖印章标识，对一般资料只进行收发文登记备查。凡作废文件或失效的文件资料需存档保留的均要加盖 “资料保存印章”进行标识。文控员根据主管部门提供的发文范围，确定发放份数， 填写文件（资料）发放登记表，将正式的加盖了文件受 控标识的有效版本文件发至所需要的部门，并在新版文件发 放的同时，收回旧版文

5、件并加盖作废印章，确保文件执行部 门掌握文件的有效版本。2 .文件资料的借阅和复制2.2. 借阅文件资料须填写文件（资料）借阅单，用完 即时送还文控员保管。借阅保密的管理文件和技术文件 （资料），须经主管领导批准。2.3. 文件资料的复制须填写复印材料单，由主管部门 领导批准。3 .文件资料遗失/损坏的处理遗失或损坏文件资料，责任人要即时上报，进行复制修 补，必要时，按有关文件执行，追究当事人的责任。4 .文件资料归档和保管文控员按业主的要求，在项目结束时，向业主提交所有 的原始资料，同时，将准备的所有资料的副本归档。在提交 业主和归档时均要办理移交手续，填写文件（资料）移交 登记表。5 .有

6、关施工技术文件资料的交接处理交接处理的施工技术文件资料主要有：报告、计划、计 算书、信函、规范、程序、图纸、竣工资料、微缩胶片、声 像资料、图片等。5. 1竣工资料竣工资料包括：施工技术资料、质量评定资料、照片、 微缩胶片、操作维修手册、竣工图、施工组织设计、施工总 结等，竣工后半个月内向业主提交竣工资料，如有变更，要 在上交业主之前，对竣工文件进行更新。5. 2信函所有信函、信件都要上交复印件。5.3图片和声像资料工程照片和声像资料按业主要求，照片的底片为业主的 财产，工程竣工时交业主归档。作为竣工资料的录像带（声 像资料），复制两套提交业主。5. 4业主批准证明所有有关工程中的变更或签证都

7、必须有业主的批准签 字。5. 5需要业主审查批准的文件施工单位要准备完整的文件目录，列出详细的文件号， 按时上交。5. 6业主答复时间业主对承包商上交且要求批准的文件，要用专门的信 函、电报或电传或有印章的印刷品方式，在合同规定的期限 内下发给施工单位。业主的回复形式主要有以下：1）下发施工2）按批准下发3）不批准，重新上报。第三种形式的回复要求重新上报文件由业主批准。第二 种形式回复需要在下发施工前执行批注中的意见，但不要求 重新上报批准。业主批准或审查的合同时间应当适用于不同 文件的全部重新上报、更改、变更。5. 7对业主的答复对业主的意见将有以下一个或多个回复6. 7. 1同意完全同意业

8、主的意见并且认为其不超出工作范围，不需 要额外费用或时间，可以接受。7. 7. 2费用涉及适用于当认为业主的意见会导致工作变更而要调整时 间。8. 7. 3技术反对9. 8供应商图片资料上交所有设备的图片资料，这些文件应为A4纸，带有 软封面，清楚注明文件号、名称、版本号等，不是A4纸的 图片资料应当折叠为A4尺寸，其名称要露在外面。10. 9图纸、设计和规范的总要求在项目结束时，将所有由施工项目部准备的原始资料和 微缩胶片（包括供应商和二级供应商）提交给业主。6.记录6. 1文件审签单6.2 收文（资料）接收登记表6.3 发文（资料）发放登记表6. 4文件处理单6.5 文件（资料）编码表6.6 文件收、传、存登记6. 7文件资料借阅单6. 8复印材料单6.9文件（资料）移交登记表