供方评价与采购控制程序.docx

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1、供方评价与采购控制程序1目的对采购物资、服务外包的供方选择、评价及采购过程进行有效控制，确保提供的采购 物资、服务外包项目符合规定的要求。2范围适用于对提供采购物资、服务外包项目的供方选择、评价及采购过程的管理。3职责3. 1总经理负责公司采购供方选择、评价及采购合同的审批。3.2综合部负责采购公司外包方选择、评价。3. 3 物业管理处负责各外包方管理3.4各部门配合做好采购管理工作。4工作程序4. 1 采购计划的审批4. 1. 1月度采购计划报总经理审批。4. 1.2 经批准的采购计划采购主管负责完成，综合部监督实施，对计划外未经批准的采 购要求，综合部有权拒绝付款。4.2供方选择、评价5.

2、 2.1合格供方应具备的条件，适用时包括：(1)营业执照(或授权证)；(2)资质等级(或许可证)；(3)需要时，管理体系认证资料；(4)需要时，提供公司财务状况(近三年内)；(5)业绩及信誉(近三年内)；(6)为完成项目(产品或服务时)所配置的管理、技术、质量、设施、人员等情况;(7)需要时，提供质量保证资料(产品合格证书、产品认证等)；(8)需要时，提供样品或试服务(实物、模型、图案、演示等)；(9)其他4. 2.2供方选择、评价方法分类（1）指定：政府主管部门、公司认定及新产品（服务）新材料、新工艺、新设施或 独家经营等；（2）询价：因客观条件限制，不便于采用招标方式；采购金额在招投标方式

3、规定的 底值以下及固定资产的底值以上；或小额、零星采购。4. 2.3供方选择、评价实施4. 2. 3. 1指定方式根据供方提供的基本条件信息，经办部门填写供方选择、评价表，经相关部门的 评审，报总经理审批，确定是合格供方。4. 2. 3. 2 招标方式由经办部门负责收集符合招标基本条件的相关资料开始组织招标，发布信息、投标报 告、资格审查、邀请投标（议标）、投标书接收、开标、评标、询标、定标（需要时现场 考察）。4. 2. 3. 3 非小额、零星采购的询价方式由经办部门将需采购的信息，用询价表形式向供方发布信息，应回收3名以上（含 3名）供方的报价信息，经相关部门的评审，将前3名供方信息填入供

4、方选择、评价表, 报总经理（或其授权人）批准，确定为合格供方。4. 2.3.4 小额、零星采购的询价方式由经办部门将需要采购的信息与供方沟通、询价，经相关部门审核，需要时报总经理 批准，确定合格供方。4. 2. 3. 5需要时，供方选择、评价可结合现场考察，提供样品或试服务等方式进行。4. 2. 3. 6经选择、评价合格的供方，由经办各部门编制合格供方名录（除小额、零 星采购的询价方式确定的合格供方）。综合部负责合格供方名录备案。4. 2.4供方连续评价保持供方日常连续监控，适时组织供方的年度评价，作为后续合格供方选择的依据， 确保提供的采购物资、服务外包项目符合规定的要求。4. 2. 4.1

5、 供方的连续监控4.2.4. 1. 1供方提供的采购物资，由采购人员进行入库验证(需要时由相关部门或顾客 验证)和使用过程的信息反馈，对供方日常业绩进行监控。4.2.4. 1.2 供方提供的服务外包项目，由接受供方服务的部门或综合部负责组织相关部 门，进行日常服务质量检查或顾客信息反馈，对供方日常业绩进行监控。4. 2.4. 1.3因供方原因造成当月发生2次/批或每季累计发生3次/批以上的一般规格、 数量、质量、交期、服务等方面问题，主管部门应发放纠正和预防措施单，通知供方 采取有效的措施，并验证实施的效果。4. 2. 4. 2供方年度的重新评价主管部门负责组织相关部门对提供的采购物资、服务外

6、包项目的供方进行每年度的综 合评价，并将综合评价信息填入合格供方考核表。综合评价内容适用时可包括：(1)质量水平；(2)价格水平；(3)交期(进度)；(4)诚信程度：(5)售后服务：(6)其他。4. 2. 4. 3供方有以下行为或责任时，主管部门应视实际情况填写取消合格供方申请表 (必要时通过相关部门共同评价)，报总经理批准后取消合格供方资格，并通知供方：(1)因采购问题造成本公司严重质量问题或顾客严重投诉、索赔、媒体曝光等；(2)因采购重复(连续)出现相关问题，发放纠正和预防措施单后，通知供方 采取有效措施，没有明显改进效果；(3)年度综合评价不合格。4. 2. 4. 4 对供方选择、评价引

7、起供方名单发生变化时，应及时更新服务中心合格供方 名录。4. 2. 4. 5采购所要求的技术质量、适用的法规、标准外部环境等发生变化时，应适时进 行 供方的重新评价，发生变化时立即更新合格供方名录。4.3采购信息4. 3. 1采购信息应表述相关采购的产品要求，适用时包括：（1）名称、型号、规格、数量、价格、质量、交期、范围、服务等要求；（2）产品（服务）、程序、过程和设备批准要求；（3）人员资格的要求；（4）适用的管理体系要求。4. 3.2采购信息一般采用合同、询价表、计划表（单）、方案等形式表达。4. 3.3各部门根据各自的采购信息，填写（编制）物资采购申请单、固定资产、 大宗低值易耗品预算

8、表、询价表、物业服务方案等，明确采购物资、服务外包 项目的要求。4.4采购合同签订4. 4. 1综合部采购主管会同相关部门根据各部门的采购要求，负责组织编制采购物资、 外包服务项目合同范本（除小额、零星采购的询价方式），并组织相关部门进行评审（必 要时经公司常年法律顾问评审），报总经理审批，形成合同范本汇编。4. 4.2 各经办部门根据采购合同评审、审批的结果，经整理完善后，与确定的供方签订 采购合同。4.5 采购的实施4. 5.1常规采购的实施，各经办部门按采购合同、物资采购申请单等要求。5. 5.2小额、零星采购的实施，各经办部门填写物资采购申请单等，与供方沟通、 询价，经部门负责人同意后

9、实施，预算外的需报总经理审批。6. 5.3 特殊紧急情况小额采购（500元以下）的实施，经综合部经理同意后，可采用口 头或电话等形式实施临时采购，并及时补办相应的手续。4.6 采购合同的变更采购合同（除小额、零星采购的询价方式）发生变更，主管部门应及时组织相关部门进行评 审（必要时经公司常年法律顾问评审），填写合同评审表，报总经理审批，决定采购合同 的变更或重新签订采购合同。需要时追溯供方的责任。4. 6. 1主管部门应将采购合同发生变更的信息，及时传递至相关部门或供方。4.7 采购合同的管理4. 7.1各经办部门负责将已签订的采购合同等，提交综合部门一份原件备案，并及时编 制、更新合同信息登

10、记表。加盖公司公章的采购合同需同时备案至公司综合部。5. 7.2各经办部门负责将已实施完成的采购合同资料（包括供方评价、采购合同、采购 申购等）整理、保存，需要时提交综合部门归档。4.8 采购验证4. 8. 1 采购物资验证4. 8. 1. 1采购物资验证活动可包括：检脸或试脸，试用、外观检查、提供合格证明文件 等方式。根据采购物资性质采用不同的验证方式。4. 8. 1.2 采购物资脸证一般由采购人员进行入库验证，需要时由相关部门或顾客参与验 证，填写入库单、固定资产卡片或低值易耗品卡片、固定资产险收及登记 表或低值易耗品脸收及登记表等。4. 8.2 外包项目验证4. 8. 2. 1 外包项目

11、验证活动方式可包括：试服务验证或日常服务质量检查。4. 8. 2. 2 外包项目验证一般由接受供方服务部门或服务中心经理负责组织相关部门进行 外包项目试服务验证或日常服务质量检查，填写供方服务检查表。4. 8.3必要时或合同有规定时，公司综合部或顾客可以在供方处或公司现场对采购产品 进行验证，但应在相关信息中规定险证的安排及放行的方式，在供方处或公司现场险证， 不能免除供方或公司提供可接受采购产品的责任，也不排除其后公司或顾客的拒收。4. 8.4采购验证过程发现的不合格及时填写工作联系单，具体要求操作按不合格 控制程序的相关规定执行。4.9 采购工作的检查主管部门负责对各部门采购管理情况进行检查，公司综合部对各主管部门的工作进行 检查时，应包括采购管理情况。4.10 采购管理过程形成的记录，按记录控制程序相关规定执行。5相关/支持性文件5.1 记录控制程序5.2 不合格控制程序6相关记录1.1 供方选择、评价表1.2 询价表1.3 合格供方名录1.4 合格供方考核表1.5 取消合格供方申请表1.6 物资采购申请单1.7 入库单1.8 固定资产验收及登记表6. 9 低值易耗品险收及登记表7. 10供方服务检查表供方服务整改通知单