某物业档案管理制度.docx

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1、某物业档案管理制度全套一、职责1、公司档案管理工作实行公司（含公司职能部门）、管理处 和部门三级管理制度。2、公司行政人事部经理、管理处经理、部门主管分别负责公 司、管理处和部门档案管理工作，分别对公司、管理处和部门工 作过程中产生的文件资料及与本部门工作相关的其它文件进行 管理和控制。所有档案立卷、归档后分别由公司行政人事部和管 理处统一实行管理。3、公司财务档案由公司财务部依据相关法律法规建立和完善， 其立卷、归档、管理工作由公司财务部经理负责管理和控制。二、管理内容与方法销毁档案时，应认真清点，由2名以上监销人员监销。监 销人员由公司行政人事部经理指定。销毁后，由销毁经办人和监 销人员在

2、销毁记录上签字；对已销毁文件，应制定目录清册存档。5、档案管理公司、管理处应建立档案登记、统计制度。档案收进移出、 销毁必须在流水帐簿上登记；档案管理人员离职或调职，必须与接任人员办理移交手续；档案管理人员对保存的档案应根据需要进行全面或重点检 查，平时注意档案的保存情况，发现问题，及时报告解决；档案管理应注意防火、防霉、防盗、防虫、防鼠、防光、 防潮、防尘等工作；电子存档应注意防病毒、防磁、防潮、防挤 压，并注意温度适宜；立卷的档案应分类放入档案盒存放。6、档案移交由部门负责管理的档案不移交，公司行政人事部、管理处 定期对部门负责管理和控制的档案进行检查；由部门负责按年度立卷、归档的档案资料

3、，部门应在每个 自然年度结束后1个月内，将立卷、归档的档案资料交该档案管 理部门管理和控制；负责管理、控制和保管档案的员工离职或调离工作岗位时， 应将有关档案资料按要求整组卷后，与行政人事部负责人、部门 负责人一同进行档案移交，移交给本部门负责人或接岗人；档案移交时，移交人应填写移交清单一式三份，交接双方 按清单核对交接，并在移交清单上签字。移交清单由移交人、接 交人、公司行政人事部或管理处各执一份。三、责任员工违反档案管理制度有下列行为之一者，公司视情节轻重 依据员工手册给予处罚：1、损坏、丢失公司档案的;2、擅自提供、销毁公司档案的；3、涂改、伪造档案的;4、不按制度立卷、归档或不按期移交

4、档案的；5、档案管理人员玩忽职守，造成公司档案损、损毁的；6、其它严重影响档案立卷、归档和管理的。1、立卷归档公司应立卷、归档的文件资料包括：(1)证照资料：包括营业执照、税务登记证、法人组织机构代 码证、收费监审证，以及公司开办、年检、变更等有关资料。规章制度：包括公司制定和修改的全部制度、规定、办法、 细则等。行政资料：包括公司内部文件、总公司与各管理处往来文 件，公司与政府行政主管部门和单位往来公文、公函、批复等文 件，公司与其它公司、单位和个人业务往来文件，公司发出的决 定、通报、纪要、重要通知、会议记录等。合同资料：包括公司订立的各类合同及合同订立、履行、 变更、终止及合同纠纷处理过

5、程中产生的有关资料。工程技术资料：包括公司工程技术项目实施过程中产生的 设计、施工图纸、设备资料等。照片、声音资料：包括反映公司发展历程和重大活动的有 关摄影、录音、录像、光盘资料。其他需归档的文件资料。管理处应立卷、归档的文件资料包括：公示资料：包括公司营业执照、税务登记证、法人组织机构代码证、收费监审证等有关证照资料，项目物业服务合同、管 理规约、服务内容、服务标准等资料。规章制度：包括公司和管理处制定和修改的全部制度、规 定、办法、细则等。客户资料：包括客户综合、汇总资料等。物业资料：包括物业项目竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料；包括共

6、用设施设备清单及安装、使用和维护包阿姨那个等技术资料；包括供水、供电、供气、供热、通信、有线电视等准许使用文件；包括物业质量保修文件和物业使用说明文件;包括物业服务所需的其它资料。服务资料：包括客户报修、维修和回访记录、征求客户物 业服务建议意见记录、住宅装饰装修巡查记录、客户缴费收费统 计、记录等客户服务资料；包括房屋共用部位维修养护记录、共用设施设备巡查维护保养维修记录、突发设备故障演练记录等工程服务资料；包括秩序维护各岗位询查检查登记记录、安全防范监控记录、 安防设施巡查检查记录、车辆机动有序通行和停泊记录、治安和 安全防范突发事件应急演练记录等秩序维护服务资料；包括消防安全巡查检查记录

7、、消防安全整改通知、消防安全 控制记录、消防安全突发事件应急演练记录等消防安全服务资料；包括物业公共区域清洁保洁工作记录、清洁保洁巡查检查记 录、清洁卫生消毒消杀记录等清洁保洁服务资料;包括园林绿化养护管理服务资料等。行政资料：包括公司内部文件、总公司与各管理处往来文 件，管理处与政府行政主管部门和单位往来公文、公函、批复等 文件，管理处与其它公司、单位和个人业务往来文件，管理处发 出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等资料。照片、声音资料：包括反映管理处发展历程和重大活动的 有关摄影、录音、录像、光盘等资料。（8）其他需立卷、归档的文件资料。部门应立卷、归档的文件资料：管理处各部门应根据

8、管理处应立卷、归档的文件资料结合各 自物业服务实际建立、健全和完善物业服务档案资料，认真做好 各项物业服务管理工作台账，并及时立卷和送交管理处归档管理。部门因物业服务工作需要建立的档案，其立卷、归档管理工 作由各部门主管负责管理和控制。客户资料，包括客户服务资料（如通知、合同、协议等）、 客户装修资料等由客户服务部分户立卷和归档，其立卷、归档管 理工作由客户服务部主管负责管理和控制。2、立卷归档要求各类文件应分别立卷，按年、按类装订成册；文件的正文与附件、底稿等应归案在一起，保持档案资料 的完整性；立卷归档的文件应便于查找；文件有标题的，应在目录中列上标题。无标题的，应根据 文件内容拟定标题，

9、并标上方括号以示立卷人加的标题;案卷封面要用毛笔或钢笔填写清楚，对破损文件应加以裱 糊；照片、声像、磁盘档案需用文字标明内容、时间、地点。3、档案的使用各部门因工作需要需查阅、借阅档案，应经查阅人、借阅 人主管领导批准；查阅、借阅档案，要填写查阅、借阅登记簿，查阅、借阅 后应及时归还。查阅人、借阅人对所查阅、借阅的档案应妥善保管，防止遗失、泄密和污损，不得抽换、涂改、勾画、拆散和转 借，不得擅自复制；外单位借阅、查阅公司档案（含管理处档案、部门档案）， 需经公司总经理同意。4、档案销毁档案保存期限，由公司行政人事部负责统一管理。专业性 档案（如财务档案、工程技术档案、客户档案等）的保存期限按 照国家有关制度执行；对超过保存期限、失去保存价值的档案，由档案管理部门 负责人提出销毁申请，报公司总经理批准；