06-【收发文管理】公司收发文及档案管理.docx

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1、收发文及档案管理1文件定义L1本规定所提的文件是指：证照、合同、函件、图纸、传真、以部 门/管理处/物管公司名义发出的电子邮件等文件。1.2公司正式文件不可以电子邮件方式传递，即收到和发出的电子邮 件不具有法律效力。2收发文管理2.1 收文收到的文件（包括通过前台之外来文件，以及内部各部门/管理 处文件（密件除外），由物管公司秘书或各管理处行政人员负责收文 登记；另物管公司秘书必须在项目管理中心内部网页进行收文登 记。无具体收文部门的文件，由资源部负责收文登记。212收文登记后，及时报公司总经理/管理处主任或授权人签署意 见，再转交收件人/跟进人处理。无总经理/管理处主任签署意见的 文件，可不

2、予处理。文件执行或处理完毕后，由收件物管公司秘书/管理处行政人员 存档，重要的文件正文（如有）物管公司秘书须定期交到档案室归 档。214管理处行政人员负责每月填写收文登记表。3发件1起草：由需要发件的部门/管理处起草文件。2编号：对外公文由物管公司秘书上公司网登记索取编号。管理处 内部发文由管理处行政人员负责统一编号及填写发文登记表。3打印：由发文部门/管理处负责。4校对、签署由发文部门/管理处负责，部门/管理处/物管公司归档的文件需有发 件人、管理处主任及物管公司总经理的签名；以管理处名义发出的 电子邮件，则打印后由管理处主任签名，留作归档。5申请盖章由物管公司秘书负责申请盖物管公司公章，按

3、项目中心有关图章的 管理规定执行，文件的审批件由项目中心行政及信息管理部负责归 档。6发出：由发件部门/管理处负责，并作出发文、签收登记。7内部传阅收件人依据传阅批示尽快传阅，不应拖延。传阅并签名后的文件， 交回归档。8归档具有保存价值的文件物管公司秘书应及时移交给项目中心资源部档 案室；其他文件由物管公司秘书和各管理处行政人员负责保管和处 理，做好文件类别、保存份数、存放方式和存放地址等情况的登 记。9管理处行政人员负责每月填写管理处的发文登记表。4文件保管及处理4.1 物管公司秘书及各管理处行政人员负责文件的保管工作。4.2 管理处秘书/各管理处行政人员将所有收、发的文件按不同的类 别进行

4、分类，具体类别根据各自的具体情况制定，做到科学、系 统、方便查阅和处理。并需将各自的文件分类的类别规则，每年一 次或有改变时报物管公司资源部备案。4.3 文件必须存放在文件柜等安全的地方，不得随意或杂乱地堆 放。4.4 定期组织清理文件（每年的6月和12月）。由各管理处指定专 人负责，根据文件的内容和重要性，界定文件的存放期限和处理方 法，例如：441对于保管期限已到的文件，集中销毁，并做好注销的登记手续，包括文件名称、文件日期、来文单位/收文单位、文件编号、存 放期限、注销日期、注销负责人、注销批准人（管理处主任/物管公 司经理）等；442对于保管期限未到、但不是经常使用的文件，按类别进行钉

5、 装、打包，集中存放到另外指定的位置上；5档案管理5.1 文件的移交5.1.1 对于各部门/管理处在工作中形成的、具有保存价值的文件材料 应在规定期限内由物管公司秘书移交至项目管理中心档案室，具体 移交期限如下：512重要文件如公司/管理处证书、合同、及其他法律文件，应在办 妥后一周内由物管公司秘书移交项目管理中心档案室。5.1.3 一般工作性文件，可按工作进度作阶段性定期移交。514文件移交人将符合归档条件的文件整理后，填写申请，交到项 目管理中心档案管理员处，档案管理员清点无误后，予以签名确认。5.2 档案的保管 公司的档案由资源部指定专人进行保管，一般雇员不得私自保留档案。资源部根据公司

6、档案编号的规则，将文件进行编号，分类存放。5.3 档案信息的使用5.1 复印档案公司规定可按暨定的权限进行复印档案，但必须填写档案复印记 录表。如所复印的文件属公司证照类，由物管公司秘书统一向项目 中心行政及信息管理部办理。5.2 档案原件的借用1）原则上公司档案原件不外借，但因工作需要必须外借的档案原件 （例如办理公司年审所需资料等），可凭政府部门的通知填写档案 原件借用申请表，交物管公司经理签批后由物管公司秘书向项目中 心行政及信息管理部借出。2）档案原件外借期一般不得超过一个月。如因工作需要未能及时归 还的，须将其原因和档案的存放地点知会项目中心档案管理员，并 由档案管理员作出追踪。3）档案借用人应有高度责任感，保持档案的整洁和完整，不得涂污 及损坏。5.3 档案原件的归还1）借用人将档案归还时，须经项目中心档案管理员检查所归还之档 案是否完整，并签名确认。2）档案管理员将档案原件借用申请表复印件退回借用人，证明 已归还档案，完 档案归还手续。5.4 档案原件的处理由物管公司秘书统一交项目中心档案室存档。