集团合同管理规定 标准版模板.docx
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1、集团合同管理规定制度名称:新奥制度编号:XAJT/ZD1001F-2008新奥集团合同管理规定(试行)1总则1.1 目的为了规范集团合同管理行为,提高合同管理效率,有效控制合同风险,维护企业权益,特制定本规定。1.2 释义与分类1.2.1 合同本规定所称的合同,是指企业之间签订的各类协议、或企业对外出具的担保书、要约书、承诺书或其它与合同有关的具有法律效力并会产生经济后果的报告书及类似文件的总称。包括集团关联企业之间 的合同,但不包括劳动合同、劳务合同。(2 )可行性:资信可靠,资金充裕;具有在额定权限内订立合同的能 力;担保方式切实可靠;(3 )严密性:数量、价款、金额等标示准确;计算方式正
2、确;财务等 有关附件齐备;第5夜共15页制度名称:新奥集团合同管理规定(试行)制度编号: XAJT/ZD1001F-2008(4 )合法性:资金来源合法;资金使用合法;结算方式合法。3.4.5 合同管理部门对合同内容、形式的合法性、合规性、严密性以及 合同风险进行审核:(1)合法性:包括主体合法、内容合法和形式合法。主体合法是指签 约各方具有签约的权利能力和行为能力;内容合法是指签约各方意思表示真实、有效,无悖法律法规、政策以及集团规定,无显 失公平的内容;(2 )严密性:条款齐备、完整;文字表述准确;权利、义务具体明确;手续完备;附加条件适当、合法;(3 )可行性:资信可靠,有履约能力;担保
3、方式切实、可靠;(4 )程序性:符合合同订立的一般程序;相关合同审核会签部门审查 意见齐全。3.4.6 合同审核一般流程3.4.6.1 合同审核实行电子文本先期审核,纸质文本意见会签的形式。346.2 业务承办部门先期将电子文本发送各合同审核部门,各部门向 业务承办部门反馈审核意见(电子文本)。合同管理部门同时确定合同 编号反馈业务承办部门,合同编号由“公司代号、年份、合同类型代 号、合同序号”四部分依次组成,其中,公司代码按照新奥集团公 司代码标准执行;年份用四位数表示;合同类型代号按合同分类 表(附件1)执行;合同序号统一为三位数,不足三位数的前面以0 补齐。346.3 业务承办部门根据先
4、期审核意见修订合同文本并加注合同编 号,填写合同签订审批单,再次将纸质文本提交各部门会签。经办 部门认为无法采纳的意见,须报本部门分管领导决定是否采纳,分管 领导决定不予采纳的,须在合同签订审批单上注明理由。各部门按照先期审核意见对照纸质文本,所提意见全部采纳的,在合同签订审批单上签署“同意;未采纳或部分采纳的,在合同签订审批单上列明先期审核意见,并注明未采纳字样。3.465为提高工作效率,对于时间较紧或内容复杂的合同,业务承办部门可以召集审核会议,组织合同审核各部门进行集中审核。合同审核简易流程第6夜共15页制度名称:新奥集团合同管理规定(试行)制度编号:XAJT/ZD1001F-20083
5、.4.7.1 全部满足下列条件的业务,可以采用合同审核简易流程:(1)经常发生的原料采购业务或产品销售业务;(2 )合同交易额在限定数额下的业务。具体数额由各单位总经理提出 建议,征得产业集团财务、法律、业务部门同意后确定;(3 )采用合同范本的业务。合同范本须经过上级合同管理部门审核同As*、。3.47.2 采用合同审核简易流程的合同,经业务承办部门负责人审核同 意后,提请本单位总经理审批。总经理为第一责任人,业务承办部门 负责人为直接责任人。3.47.3 采用合同审核简易流程的合同,产业集团法律、财务、业务部 门须加强监管。3.47.4 同审核实行专人审核制3.47.4.1 同审核涉及的各
6、部门负责人为合同审核人。3A8.2根据工作需要,合同审核部门负责人可以授权相关人员行使合 同审核权利并报同级合同管理部门备案。3.483合同管理部门须指定专职法律人员行使合同审核权利;本单位 没有专职律师的,合同管理员经专业培训并经上级合同管理部门授权可以行使部分合同审核权利。3A8.4合同审核人员须对自己签署的意见负责,禁止只签名不签署意 见。3.47.5 同审核实行时限审结制。各部门须在接到待审合同后的最多2 个工作日内完成意见反馈,重大合同可以延长1个工作日。3.47.6 合同审核部门须设立合同审核台账,明确记载合同编号、合同 主体、标的物、标的额、审核意见、经办部门、经办人、审核时间等
7、 基本信息。3.47.7 合同审核部门对下列合同不予审核、签署意见:(1)没有合同编号或者合同编号不符合编制规则的合同;(2)未进行电子文本审核的合同;(3 )未提交对方营业执照、授权委托书、资质证明、询价单、谈判纪 要等资信调查和合同谈判资料的;(4 )对方已经加盖公章或合同专用章,或已经签署的合同。第7夜共15页 制度名称:新奥集团合同管理规定(试行)制度编号: XAJT/ZD1001F-20083.5 合同审批3.5.1 合同审批按照合同分类实行三级审批制,一般合同由各级经营单 位审批,重要合同报送产业集团审批,重大合同报送集团总部审批。3.5.2 合同审核后,业务承办部门须将合同签订审
8、批单、合同文本 和相关资料提交本单位总经理审批。3.5.3 重要合同于本单位总经理审核后,报送产业集团对口业务部门、财务部门、法律部门(或岗位)、总经理或CEO审批。3.5.4 重大合同由产业集团审核后,报送集团总部对应业务部门、财务 部门、法律部门、总裁或集团董事局主席审批。3.5.5 业务承办单位对自己经办的业务,需要委托集团内部其他法人企 业且以其名义签署合同的,业务承办单位在履行其内部审批程序后, 还须在被委托企业内部履行下列程序:(1)合同主体为实体公司的,须经该实体公司的财务部门、法律部门和总经理审核同意;(2 )合同主体为特殊目的公司的,须经对该特殊目的公司有实际管理 权的财务部
9、门、法律部门审核同意。3.6 合同签署3.6.1 合同签署实行法定代表人签署和授权委托签署制度。3.6.2 法定代表人代表单位签署合同,未经其授权,任何人不得签署合 同。3.6.3 法定代表人可授权本单位总经理或相关人员签署日常经营合同。其他合同的签署,须经法定代表人特别授权。法定代表人授权须根据 新奥集团组织管理制度关于授权管理的规定进行管理。3.6.4 纸质合同的签署须由法定代表人或其授权代理人亲笔签名并签署日期。电子合同的签署须遵守法律法规和电子签名系统的相关规定。3.6.5 合同签署后,业务承办部门填写用章审批单,报本单位总经 理签字同意后,印章管理人根据合同签订审批单、用章审批单加盖
10、合同专用章或单位公章。2页以上的合同加盖骑缝章。合同文字改动部分,须盖章确认。下列合同不得盖章:(1)没有合同编号或合同编号不符合编制规则的合同;(2 )未经合同管理部门审核的合同;第8夜共15页制度名称:新奥集团合同管理规定(试行)制度编号: XAJT/ZD1001F-2008(3 )未经法定代表人或其授权代理人签署的合同。3.6.6 对方由代理人签署合同的,须索取其法定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证明等相关资料。3.6.7 合同见证、鉴证、公证或审批、备案手续,由业务承办部门会同合同管理部门办理。3.6.8 合同业务承办部门或经办人对合同对方当事人在合同上签字、 盖章行为的真实性
11、负责。4合同履行、变更或解除4.1 业务承办部门是合同履行全过程的责任单位,负责组织合同履行, 对合同履行负完全责任。4.2 合同经各方签字盖章后,业务承办部门须将合同原件和资信调查、 合同谈判等相关资料各一份送合同管理部门备案。合同履行完毕后, 业务承办部门须将合同原件及资信调查、合同谈判、合同履行等相关 资料整理完备,送档案部门存档,具体规定按照新奥集团档案(实 体)管理规定执行。4.3 合同台账管理4.3.1 业务承办部门须设立合同履行台账,财务部门须设立合同款项收 支台账,明确记载合同编号、基本内容、款项支付、履约进展、变更 或解除等内容。4.3.2 业务承办部门和财务部门于每月5日前
12、将上月合同台帐报合同管 理部门。合同管理部门汇总、核对并对合同履行情况进行监督。4.3.3 合同管理部门于每月10日前将本单位上月合同履行异动情/兄、 重要合同和重大合同履行情况逐级报上级合同管理部门4.4 合同履行实行黑名单管理。集团总部合同管理部门根据各单位合同管理信息,参考业务承办部门出具的合同客户信息或客户信用管理部门出具的客户信用信息,会同上述两部门建立违约客户黑名单定期在集团范围内公开。企业不得与进入“黑名单”的客户签约。业务需要,必须签约的,须按照下列条件和程序执行:(1)由黑名单客户为合同的履行提交真实、合法、有效的担保;(2 )合同业务承办部门负责人出具报告并署名,就业务必要
13、性、签约第9夜共15页制度名称:新奥集团合同管理规定(试行)制度编号:XAJT/ZD1001F-2008原因、拟采取防范措施等问题做出书面说明;(3 )该合同属于一般合同的,须于本单位总经理审核后,报送产业集1.2.2 合同分类:(1)根据合同内容不同,分为:买卖合同,供用电、水、气、热力合 同,赠与合同,借款合同,租赁合同,融资租赁合同,承揽合同, 建设工程合同,运输合同,技术合同,保管合同,仓储合同,委 托合同,行纪合同,居间合同,投资合同,其他合同共17类合 同;(2 )根据集团合同管理风险的大小,分为一般合同、重要合同和重大 合同三类。为有效管理合同风险,集团总部、产业集团每年度根 据
14、各级经营单位合同管理能力状况,结合各级经营单位具体合同 风险大小,制定或调整一般合同、重要合同和重大合同的明细分 类。各类合同的常见形式等详见合同分类表(附件1)。1.2.3 业务承办部门:指有业务发展目标与职责,且需要通过合同为业 务实现提供保障的发起机构、业务办理机构或代办机构。1.2.4 合同审核相关部门:指对合同执行负有部分或阶段性履行与配合 团对口业务部门、财务部门、法律部门(或岗位)、总经理或CEO 审批;(4 )该合同属于重要合同的,须于本单位总经理审核后,产业集团相 关部门和总经理或CEO复核后,报集团总部对应业务部门、财务 部门、法律部门、仲裁审批;(5 )该合同履约情况须于
15、每月10日前由合同业务承办部门逐级上报 集团总部法律部门并纳入风险管理重点监控对象。4.5合同生效后,企业须遵循诚实信用原则,全面履行合同约定义务, 并根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务,但 有下列情形之一的合同,企业不得实际履行:(1)合同未经双方签字,盖章的;(2)合同约定的生效条件未成就的;(3)合同约定的生效期限未届至的;(4 )对方负有先履行义务,但尚未履行或履行不符合约定的。4.6 合同履行联动响应机制4.6.1 合同履行过程中发生第条至第条情形之一的业务承办部门须向合同管理部门提交书面处理意见,经合同管理部门进行法律论证后,提交总经理决定后采取相应措施。4.6
16、.2 有确切证据证明对方有下列情形之一的,我方应当中止履行并书面通知对方,对方在接到我方通知后提供适当担保的,我方须恢复履行:(1)经营状况严重恶化;(2 )转移财产,抽逃资金,以逃避债务;(3)丧失商业信誉;(4)分立、合并或者住所变更导致我方履行发生困难的;(5 )有丧失或可能丧失履行债务能力的其他情形。4.6.3 合同对质量要求、价款(或报酬)、履行地点、履行期限、履行方式、履行费用负担等内容没有约定或约定不明确的,须及时与对方 以书面形式协商确定。第10夜共15页 制度名称:新奥集团合同管理规定(试行)制度编号:XAJT/ZD1001F-20084.6.4 合同履行中,对方交付的标的物
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