高速公路收费所档案管理制度.docx

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1、xxxxxxXXX高速公路收费所档案管理制度档案工作分管领导职责一、本所档案工作由书记负责、综合办公室具体抓管理。二、负责贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策、结合本单位实际制定和实施档案 管理措施，教育本所职工重视档案管理，支持档案人员做好工作。三、定期研究部署本所档案工作，及时解决档案中存在的问题。四、负责本所档案的检查验收、督促档案人员按时立卷归档，对文件材料不齐全的， 责成有关人员补齐。五、督促落实档案管理各项规章制度，把文件、材料的形成、整理、归档纳入有关人 员的岗位职责，确保档案的安全、完整和利用。六、负责处理档案管理工作中发生的一切事故。档案管理人员岗位职责一、档案人员要热爱档案

2、事业，刻苦钻研业务、努力提高政治思想，科学文化和档案 业务水平，以保证工作任务的顺利完成。二、对本所各股室形成的各种文件材料进行收集、整理、立卷、归档。三、集中统一管理本所各种门类和载体的档案，编制必要的目录、卡片、索引等检索 工具，积极提供利用，为机关各项工作服务。四、对保管的档案定期进行全面检查，发现问题及时向领导汇报，采取积极措施，确 保档案的安全。五、按规定向上级档案馆移交进馆的档案。六、定期对已超过保管期的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，经 领导批准后销毁。七、贯彻执行党和国家的保密制度。八、办理上级档案部门和本所领导交办的有关档案业务工作。档案归档制度文档人员在立卷

3、、归档时，应收集、整理、立卷、归档下列材料：一、县委、县政府、同级机关有关本所要执行的文件，以及普发的需要贯彻执行的法 规性文件。二、本所业务工作中形成的各类卷宗及文件材料。三、本所领导和股室业务承办人员办理完毕的文件材料。四、本所财务、账簿、报表、凭证。五、省、市、县下发、报送的重要文件材料。以上应归档的文件材料要齐全完整，字迹清晰，不准用圆珠笔、铅笔书写，对破损的 文件材料要进行修补、复制。六、归档的文件材料、应遵循文件材料的形成规律和特点，根据其特征，相互关系和 保存价值分类整理，立卷要保证齐全、宪整，案卷标题简明确切，便于保管和利用。七、档案入柜前，档案人员要认真对档案进行检查，合格后

4、、方可入柜。八、定期向档案馆移交永久、长期档案。档案借阅利用制度一、档案的利用是档案管理的根本目的、管理档案工作人员应该积极主动地向本所的 工作人员提供档案信息资源。二、借阅利用档案要属行登记手续，填写借阅档案登记表。借阅档案不携出本单 位。阅究后应及时归还。并填写档案利用效果登记表。三、外单位借阅档案应持单位介绍信，并经所主管领导批准后才能借阅。不得带出档 案案。四、借阅、查阅档案，应妥善保管、注意保密、不翻阅与需要材料无关的内容。不涂 改、污损、折卷、抽出，阅后及时归还，不转借给他人。五、凡需要复制（ER和摘抄档案的，需经马鬃山所主要领导批准，复制（EJ）摘抄档案 应注明年份、案粉号、页码

5、等，经负资文书档案同志核对认可，方可盖章。六、借阅归还档案时，须经档案工作人员检查、清点、退回借阅单位，方可离开。电子文件归档管理制度一、电子文件归档管理工作纳入单位文书处理程序、纳入工作人员岗位职责，各股室 负责电子文档的收集和整理，并接受档案管理人员监督、检查、指导。二、电子文件的处置和留存要符合国家相关规定，采取必要措施确保电子文件的真实 性、完整性、有效性。做好电子文件背景信息、软、硬件环境的登记和收集工作。三、各股室定期将电子文件及其背景数据备份到本机或符合保管要求的脱机载体上， 并及时通过网络或脱机载体向档案管理人员移交，由档案管理人员进行真实、完整、有效 性检测。四、归档范围和保

6、管期限执行纸质档案标准，具有永久性和长期保存价值的文本或图 形形式的电子文件必须同时保存纸质文本或缩微品。五、已归档整理的电子文件（含机读目录、背景数据等）按数据类别代码相对集中组织 存储载体（分别封存、提供利用、异地保存）。存储载体必须符合耐久性要求（不允许使用 软磁盘），且按要求填写载体封面和有关登记表。六、经检测和验收合格的电子文件归档载体进行集中统一管理，保管环境除应符合纸 质档案保管要求外，还应达到防写、防擦划、远离磁场、强热、有害气体等，温度17- 20、相对湿度35245%、竖放保管等要求和标准。七、每年检查电子文件处理设备更新情况，定期（2-4年）抽样机读检验，及时做好数 据转

7、换、转存工作。八、归档电子文件（含载体）的利用、鉴定、销毁、统计等工作执行纸质档案的相关规 定。档案保管制度一、维护档案的完整和安全。二、档案入库时，必须清点和检查，按分类编号，有秩序的排列入柜。三、放档案要做到轻取轻放，防止造成损伤，并经常检查档案的完好情况，发现问题 及时处理。四、档案室要经常做好防火、防盗、防水、防潮、防光、防尘、防磁、防蛀、防霉等 工作。五、经常保持室内清洁卫生。六、每年进行一次案卷对号清点。做到“两清”（柜架清、案卷清）“三对口”（账、物、目对口）。档案安全保密制度为严格保守国家机密、维护各股室植案的完整与安全，根据国家保密法有关规定，特 制定本制度。一、档案柜旁放置

8、的专用灭火器，每年检查一次，如有失效损坏等情况应当及时更换。 二、档案室门、亩设置防盗栅栏，档案室内不准吸烟，严禁存放各类易燃、易爆物品。 三、严格执行国家保密法的规定，定期开展保密工作的学习活动。四、档案工作人员不得擅自转倡所保管的档案。对绝密、机密档案应控制僵阅范围， 并严格借阅手续。五、档案工作人员对所保管的档案必须严格执行保密纪律，做到安全存放，妥善保管 防止散失和遗失。六、利用者查阅档案时，必须严格遵守保密制度。不得向无关人员泄漏或向外公布档 案内容。七、档案人员调动工作时，必须办理档案移交手续。档案复制制度一、本单位因工作需要复制一般文件材料时要经办公室审批；本单位复制本职工作范

9、围以外的档案，需经单位主管领导同意：复制机密档案材料（会议记录等）需经档案工作分 管领导的审批后方可复制。二、外单位一般不予复制、确因工作需要应持单位介绍馆，经档案工作分管领导同意, 方可复制。三、复制后要进行登记。档案信息化管理制度一、加强信息设备使用、维护安全的管理。二、明确专人操作、使用、管理信息设备，做到制度落实、职责明确，按规范要求操 作保养。三。严格执行规章制度，保证计算机系统安全运行，严禁将电脑用于私人学习或玩游 戏。发现故障及时报请维修；发生事故妥善处理，并保护好现场。四、启动设备前，先做状态检查，确认正常开机，关闭系统时按规定操作。严禁在通 电情况下拆卸、移动、擦拭设备，严禁

10、带电插拔电缆线。五、正确应用各类软件，积极参与相关培训I,及时做好系统优化、版本升级、数据备 份、设备维护工作，六、严格遵守保密制度。未经有关领导批准，不予查询、打印有关资料，不得泄露网 络登录用户名和密码；未经许可，不得私自将计算机接入互联网，不得将机器设备和数据 库带出库房。七、定期对计算机进行查、杀病毒，定期对设备内部进行清扫，定期开机测长期不使 用设备。安全管理制度一、档案室是各类文书资料、业务档案保存使用的场所，列为安全管理要害部位，工 作人员应特别做好安全工作。二、档案室是机密部位，非工作人员未经批准，不得随便进入室内，档案室各项设备、 设施是保护档案的用具，不得随意借用和改动，如

11、需借用和调换要经领导批准。三、档案室设备要排放有序、查找方便，搬卷、调卷、归卷时要爱护档案，注意案卷 的完整与整洁机密，机密以上文件不准随便摘抄、复印，防止泄密。四、各资料进入档案室，必须严格登记制度、借还制度，机密资料、各类档案严防丢 失、严防泄密事件的发生。五、档案室应通风、透气、干燥、做好防潮、防虫蛀的工作，室内消防器材常年完好, 性能良好有效。六、严禁将任何火种带入室内，任何人不准在档案室内吸烟。七、档案室、档案柜钥匙由档案管理人员专人管理，不准外借，不准乱传乱用，工作 人员随手关窗锁门。假期、节日要特别加强看护，确保安全。档案统计制度一、认真搞好档案统计工作，做到及时、准确、科学。二

12、、定期检查、统计所保管的档案，做到计算方法准确、指标一致、数据准确、账实 相符。三、做好档案收进，移出、借阅登记，对档案数量、鉴定、销毁、借阅、利用效益五 项内容进行定期统计。四、结合实际做好统计分析，发现问题提出意见，为领导决策提供依据。五、严格按照国家统计标准进行统计工作。档案鉴定、销毁制度一、严格按照市档案局制定的档案归档分类及保管期限表和国家有关档案保管期 限的规定，并结合本局实际情况定期对档案进行鉴定，准确判定档案的销毁。二、档案的鉴定工作，应在所领导的监督下，由档案部门和本单位档案鉴定小组参加, 按照有关规定进行。三、销毁失去保存价值的档案。必须有鉴定小组提出意见并签字，经主管领导批准后 方可销毁。四、需要销毁的档案必须登记造册，有两人以上在指定地监销并在销验清册上签字。