物业《创优》 示范大厦资料目录.docx
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1、物业创优示范大厦资料目录第一部分基础管理1 .按规划要求建设,房屋及配套设施投入使用1.1 立项报告1.2 报建审批表1.3 规划设计要点1.4建设规划许可证建设工程规划许可证建设用地规划 许可证1.5 建设施工许可证1.6建设项目环境影响报告1.7消防设计方案审核意见、验收证明1.8 大楼用地红线图及综地图L9 土地使用权出让合同书1.10规划验收许可证1.11建筑工程验收证明书(包括分部 分项工程验收证明)L12总设计平面图1.13 产品合格证、校验证明1.14报价表(所有材料、设备)2 .已办理接管验收手续2.1 移交资料目录(综合、桩基、土建、及各系统技术资料)2.2移交图纸目录(建筑
2、 设计、施工、竣工、修改图)2.3固定资产交接证明2.4 办公(商品)用房验收交接表2.5验收总结报告3 .由一家物业管理企业实施统一专业化管理3.1 物业管理有限公司简介3.2物业管理有限公司组织机构3.3物业管理有限公司营业 执照3.4物业管理有限公司税务登记3.5 物业管理有限公司法人代码书3.6物业管理有限公司资质证书3.7管理处组织机构 及人员分布图3.8 管理处办公场所产权证明(业主盖章)4 .建设单位在租售大厦前,与选聘的物业管理企业签订物业管理合同,双方责权利明 确4.1 物业管理合同(开发建设单位与选聘的物业管理企业签订管理合同)5 .在房屋销售合同签订时,购房人与物业管理企
3、业签订前期物业管理服务协议,双方 责权利明确5.1 前期物业管理协议(开发商通知收楼以后售的房屋且物业管理企业介入前期管理的 需签订)6 .建立维修基金,其管理、使用、续筹符合有关规定(包括专用基金、本体维修基金)6.1 大楼基金的管理(政府文件:管理规定、指导标准、管理办法、使用申请表)6.2 基金的建立、管理使用规定(合同中相关条款)7 .房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善7.1 装修管理规定等公众管理制度7.2房屋使用手册7.3业主公约7.4业主公约签名表8 .业主委员会按规定程序成立,并按章程履行职责2.6清洁保洁巡查记录表(见质量记录)2.7分包方质量检查记录
4、表2.8整改通知3 .垃圾日产日清,定期进行卫生消毒灭杀3.1日产日清(现场)3.2消杀管理制度(LS-09 ) 3.3消杀记录表(与绿化一起使用)3.4消杀工作表(与绿化一起使用)4 .房屋共用部位保持清洁,无乱贴、乱画,无擅自占用和堆放杂物现象;大堂、楼梯 扶栏、天台、共用玻璃窗等保持洁净;大厦内共用场地无纸屑、烟头等废弃物,共用 部位、共用设施设备无蚁害(现场)4.1 白蚁防治程序4.2白蚁防治分包合同4.3白蚁防治巡视规定4.4白蚁防治巡视记录 表4.5 白蚁防治消杀记录表(分包方检查、消杀记录表)5 .商业网点管理有序,符合卫生标准;无乱设摊点、广告牌和乱贴、乱画现象(现场)5.1
5、商铺管理规定(LS-23 ) 5.2商铺统计表6 .无违反规定饲养宠物、家禽、家畜(现场)7 .大厦内排烟、排污、噪声符合国家环保标准,外墙无污染(现场)第七部分绿化管 理1 .绿化无改变使用用途和破坏、践踏、占用现象(现场)2 .花草树木长势良好,修剪整齐美观,无病虫害,无折损现象,无斑秃(现场)2.1 绿化管理程序文件及作业指导书(见程序文件和作业指导书)2.2绿化平面图及说明2.3绿化工作标准(LS-12 ) 2.4绿化养护、管理操作细则(LS-13) 2.5绿化人员统计表1.6 绿化分工表2.7园林绿化巡视表(见质量记录)2.8园林绿化维护表(见质量记录)1.9 消杀记录表(与清洁一起
6、使用)1.10 消杀工作表(与清洁一起使用)2.11绿化覆盖率、人均绿地面积计算表(大厦: 覆盖率230% )3 .绿地无纸屑、烟头、石块等杂物(现场)4 .对大厦内部、天台、屋顶绿化有管理措施并落实4.1大厦内部、天台、屋顶绿化管理措施(LS-U ) 4.2落实效果(现场)第八部分精神文明建设(红色党建)1 .全体业主和使用人能自觉维护公众利益,遵守大厦的各项管理规定1.1精神文明建 设公约(业主签章)1.2公众制度(见附件)1.3业主和使用人遵守管理规定(现场)2 .设有学习宣传园地,开展健康向上的活动2.1宣传园地(现场)2.2社区文化管理2.2.1 社区文化管理程序文件(见程序文件)2
7、.2.2 社区文化活动计划表(年度计划和季度计划,附社区文化活动方案)223社区文化活动场所使用申请表(业主向管理处申请时才填写此表)2.2.4 社区文化活动记录表(记录表后附活动照片)(每次活动后在记录表中要有小结)2.2.5 社区文化活动完成情况表2.2.6 社区文化活动年度总结2.3好人好事记录表2.4业主感谢信3.大厦内的公共娱乐场所未发生重大违纪违法案件(派出所出具)第九部分管理效益1.物业管理服务费用收缴率98%以上1.1年上(下)收支情况表2提供有偿服务,开展多种经营2.1有偿服务价格表2.2相关记录(如发票、收据等)3.本大厦物业管理经营状况3.1年度财务明细表8.1 成立大厦
8、业主委员会的报告8.2关于成立大厦业主委员会的请示8.3成立大厦业主 委员会批复8.4大厦业主委员会筹备会议程8.5 业委会筹备小组会议记录8.6会议签到表8.7大厦组建业委会的工作公告8.8大厦 业委会侯选人名单8.9 业主委员会成员登记表(附资质)8.10业主委员会章程8.11每年至少开一次业主大会(相关记录:大会议题、议程,大会总结,签到等)9 .业主委员会与物业管理企业签订物业管理合同,双方责权利明确10 .物业管理企业制订争创规划和具体实施方案,并经业主委员会同意10.1 创建全国物业管理示范大厦”的请示(业主签章)10.2争创省、全国物业管 理示范大厦”的规划10.3 创建全国物业
9、管理示范大厦”实施方案104实施情况记录11 .大厦物业管理建立健全各项管理制度、各岗位工作标准,并制定具体的落实措施和考核办法11.1 各项管理制度公众管理制度(见附件)内部管理制度(见附件)11.1.1 行政管理制度(见附件)11.1.2 设备管理制度(见附件)设备服务质量标准(见作业指导书)设 备巡视维护、维修保养规定(见作业指导书)11.2 各岗位工作标准管理处员工职责(见质量手册)11.3考核方法及落实措施考核制度(见附件)11.3.2 员工培训管理程序文件(见程序文件)公司年度培训实施计划1L3.4培训大纲员工培训记录表11.3.6 员工培训考核表公司(部门)年度员工培训计划培训签
10、到表11.3.9 员工月考核评分表11.3.10 员工考核试卷11.4管理工作流程图11.5物业管理服务工作程序(见程序文件)12 .物业管理企业的管理人员及专业技术人员持证上岗;员工统一着装,佩戴明显标志,工作规范,作风严谨12.1 管理处人员资质情况登记表12.2个人资料档案(设立附件)12.3物业管理岗位培训证书(管理人员)12.4 管理处人员证件目录(设立附件)(毕业证、等级职称证、操作证复印件,迎检时需原件)12.5 管理人员有明显标志(工作牌及工作服,现场及复印件)12.6职业道德规范(见内部管理制度)12.7文明礼貌用语(见员工手册)13 .物业管理企业应用计算机、智能化设备等现
11、代化管理手段,提高管理效率13.1 物业管理系统简介13.2消防报警系统简介13.3通讯、机动能力简介13.4保安监 控系统简介14 .物业管理企业在收费、财务管理、会计核算、税收等方面执行有关规定;至少每半 年公开一次物业管理服务费用收支情况14.1 财务管理制度(见行政管理制度)14.2会计核算制度(见行政管理制度)14.3 年上(下)半年财务收支情况表14.4年度财务明细表15 .房屋及其共用设施设备档案资料齐全,分类成册,管理完善,查阅方便15.1 房屋移交图纸目录(把移交图纸目录细分)15.2房屋移交资料目录(把移交资料 目录细分)15.3 设备移交图纸目录(把移交图纸目录细分)15
12、.4设备移交资料目录(把移交资料 目录细分)15.5设备台帐15.6大中修标准15.7 大中修记录15.8房屋数量、种类、用途分类统计表(每一户均要统计并装订成册)16 .建立住用户档案、房屋及其配套设施权属清册,查阅方便16.1 用户登记表(单位和个人用户)16.2入伙通知书16.3购房合同(复印件)16.4 业主通讯表16.5 房屋及配套设施权属清册(业主签章)17 .建立24小时值班制度,设立服务电话,接受业主和使用人对物业管理服务报修、 求助、建议、问询、质疑、投诉等各类信息的收集和反馈,并及时处理,有回访制度 和记录17.1 管理处值班制度(见内部管理制度,制度上要明确上、下班时间的
13、值班情况)17.2 回访制度(见内部管理制度)17.3 用户投诉处理程序(见程序文件)17.4灾害事故应急处理方案及流程图17.5管理处值班记录表17.6应急情况处理记录表17.7 用户投诉登记表17.8服务/投诉/应急处理维修报告单17.9报修、维修服务工作 规定(包含单据填写规定)17.10报修登记表17.11 回访记录表(回访率见管理处回访制度)(表格中要求业主填写是否满意并签名) 17.12工程维修单17.13管理处常用电话联系表17.14 服务电话标签(提醒牌)18 .定期向住用户发放物业管理服务工作征求意见单,对合理的建议及时整改,满意率 达95%以上18.1用户意见调查和分析程序
14、文件(见程序文件)18.2 用户意见调查表(每半年一次,对用户提出的意见要有具体的、书面的整改措施)18.3 用户意见调查分析统计表18.4 用户意见调查分析报告(要求报告要详细)(每项统计出满意率且295% ,公司 要求之98% )18.5 用户意见调查表发放率、回收率统计表(公司要求发放及回收率295% ) 18.6意 见处理措施及回访记录19 .建立并落实维修服务承诺,零修急修及时率100%、返修率不高于1% ,并有回访 记录19.2 服务承诺(公布并有业主确认)19.2零修及时率、零修合格率计算表(及时率及 合格率=100% )19.3 返修率计算表(返修率41% ) 19.4回访记录
15、(与17.10同)20 .文件管理20.1 文件稿纸20.2用户文件清单20.3用户文件发放登记表20.4文件阅处表20.5外 来文件登记表20.6 外来文件发放登记表(或往来文件收发登记表)第二部分房屋管理及维修养护1 .大厦、栋号、楼层、房号标志明显,大堂内布置合理并设立引路方向平面图,驻大厦各单位名录标识在大堂内显著位置1.1 区域分布图(现场及复印件)1.2楼层号、单元号、栋号、房号、导向标志(现场)2 .无违反规划私搭乱建,无擅自改变房屋用途现象(现场)3 .大厦外观完好、整洁;外墙是建材贴面的,无脱;是玻璃幕墙的,清洁明亮、无破 损;是涂料的,无脱落、无污渍;无纸张乱贴、乱涂、乱画
16、和乱悬挂现象(现场)4 .室外招牌、广告牌、霓虹灯按规定设置,保持整洁统一美观,无安全隐患或破损(现场)5 .空调安装位置统一、冷凝水集中收集、支架无锈蚀(现场)6 .封闭阳台统一有序,色调一致,不超出外墙面;除建筑设计有要求外,不得安装外廊 及户外防盗网、晾晒架、遮阳蓬等(现场)7 .房屋装饰装修符合规定,未发生危及房屋结构安全及拆改管线和损害他人利益的现 象7.1 物业装修管理程序文件(见程序文件)7.2装修管理规定(见公众制度)7.3装修 申请审批表(附施工单位资质及装修平面图)7.4装修巡视记录表及整改措施7.5装修施工人员登记表8.房屋维修养护8.1 建筑物的管理程序文件(见程序文件
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