X-档案管理制度.docx

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1、X-档案管理制度档案管理制度第一章总则第一条为加强对公司各类档案的 收集、整理和归档工作，有效地爱护和利用公司档案，为公司建 设发展服务，结合公司实际状况，制定本制度。其次条本制度适用于集团、各分子公司。第三条集团各部门、各分子公司、员工均有供应档案、利 用档案、爱护档案的义务和责任。第四条档案工作实行统一领导，集中管理，全面共享的原 则。第五条工作变动或与本公司终止劳动关系前应把手中全部档 案及有关资料全部移交给接管人，经部门负责人确认后方可办理离 职手续。第六条 逐步完善档案制度，设置档案柜，配备必要的档案 爱护设施，确保公司档案平安和便利利用，采纳科学手段，逐步实 现档案管理现代化，实现

2、企业档案管理达标。其次章档案的定义和分类第七条档案的定义：是指公司各部门在从事经营、管理活动中所形成的对企业有保 存价值的各种财务档案、人事档案、社保档案、培训档案、市场 广告宣扬档案以及计算机资料、图表、荣誉证书、声像、底片等 不同形式、不同介质的历史记录。第八条档案分类：（一）财务档案：合同管理员要刚好将已签约的合同录制成电子版，查阅后归 档，不得随意外借。每月底，将附件二已签合同汇总表发至呼市行政部备案。第五章 借阅第十七条 公司员工因工作须要，在办理登记 手续后，均可借阅相关档案，但必需严格执行以下借阅规则：（一）查阅相关档案，需经管理部门负责人逐一权限批准。（二）档案不得借出，如因工

3、作须要外借的，要取得部门 负责人签字批准，运用后刚好归还，并做好保密工作。绝密文件一律不得借出。（三）查阅档案时遵守档案管理规定，以防损害档案。（四）借阅档案不得复制和摘抄无关事项。确需复制必需经发文部门或合同签约人员签字确认。绝密文件一律不得复制。（五）不得在借阅的文书档案上作任何标记和符号，不得抽 页和折叠，也不准撕毁和涂改文书档案。第十八条非公司员工无权查阅我公司档案。确因工作须要查阅的，须持单位介绍信，经我公司经办部门人 员带领，部门负责人签字批准，办理查阅手续后方可查阅，但一 律不外借。第六章 档案管理年限 第十九条永久保存文件:（一） 集团公司公司登记证书;（三）资格证书及（四）公

4、司签（二）政府机关核准证书；各类政府批文、荣誉产权证书;约单位资料及其资质； 其次十条110年保存文件：（一）集团公司规章制度及各类通知；（二）重大会议决议、纪要、活动照片；其次十一条15年保存文件：客户续费提交单（在线客户续费提交单没两年销毁一次，下线 客户续费提交单每一年销毁一次）。其次十二条会计档案的保管期限依据国家会计规范 执行。第七章销毁其次十三条依据档案管理年限，每年由档案 室和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，定期对档案进行鉴定 分类。其次十四条对超过保管期限和已没有保存价值的档案，由档 案室提出，相关职能部门组成鉴定小组，鉴定小组必需逐件审查鉴 定，提出存毁看法。其次十五条打

5、算销毁的档案要逐件登记造册，并经总经理审 查批准。其次十六条保管期限已满但未结清的债权债务原始凭证和涉 及未了事项的原始凭证不得销毁，应单独立卷，保管到未了事项 完结为止，并在档案销毁清册和保管清册中列明。基建项目建设期间，其保管期满的财务档案不得销毁。第八章 处 罚 其次十七条公司全体员工必需严格执行本管 理方法。其次十八条对违反本管理方法规定的行为，由公司责令限 期改正。因违反本管理方法规定给公司造成损失的，由干脆责任人担当 全部损失，并依据情节轻重对相关责任人予以相应的惩罚。其次十九条对已造成严峻后果的违规行为，如恶意泄露公司 隐私等行为，公司将对干脆责任人进行肃穆处理。除担当给公司造成

6、的全部损失外，公司还将视情节轻重对其予 以从警告到撤职，直至开除的行政处分；构成犯罪的，则移交司 法机关追究刑事责任。第九章附 则第三十条 各分公司每季度初（1月、4月、 7月、10月）将档案上交总公司。第三十一条附档案借阅审批单 第三十二条本方法自公 布之日起试行。说明、修改权归行政部。是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是 记录和反映公司经济业务的重要资料和证据。（二）人事档案：是人力资源部依据公司发展方针，在聘请录用、调配、培训I、 考核、奖惩、选拔和任命等工作中形成的有关员工个人经验、政 治思想、业务实力、工作表现以及工作变动等状况的文字材料、薪 酬管理等。（三）社保档

7、案：是人力资源部依照国家有关规定，对员工参 加社会保险过程 中具有考察利用价值的各种文字、数据、图表等不同形式的历史记 录。（四）培训档案：包括学员档案、讲师档案、课程档案、教材资料、培训调 查分析资料、课室/器材/工具管理、综合文件。（五）市场广告宣扬档案：报纸广告、印刷单页等宣扬类档案。（六）文书档案：包括各类文件、合同模版、会议纪要、报告、安排、总结 等。（七）科技档案：指引进的各类设备、软件、随机资料等。（八）实物档案: 指公司的各类证照、荣誉证书、奖章奖牌等。（九）多媒体档案：指记录公司的照片，录音、录像等。（十）合同档案：指公司与客户签约的各类合同和附件。第三章档案管理机构及其职责

8、第九条财务部、技术部相关 档案由财务部、技术部自行集中管理、保管。其他档案由行政部办公室集中管理，并设立档案柜负责接收、 收集、整理、保管全部档案并供应查询利用工作，行政部有权检查 并监督各部门的档案管理工作。第十条公司各部门全部档案由各部门负责人统一管理，非机 密性文档应转发行政部同时建立备案。第四章归档范围、程序、整理要求第十一条目前公司档 案归档的范围包括：财务档案、人事档案、社保档案、培训档案、市场广告宣 扬档案、文书档案、实物档案、电子档案（多媒体）、客户合同、 客户信息备案等。第十二条档案归档程序：各部门在整理档案时，以份为整理单位，包括收集分类排列 编号编书目入电子版装袋入柜，必

9、需仔细做好每个程序，并将基本 内容填写与档案袋封面。第十三条 整理要求（管理标准）:（一）财务档案管理1.财务档案内容包括：会计凭证类：原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。会计账簿类：总账、明细账、日记账、协助账簿等会计账簿。财务报告类：月度、季度、年度财务报告；包括会计报表、附表、附注 及文字说明，其他财务报告。其他类：银行存款余额调整表、银行对账单、收费票据存根，其他应 保存的会计核算专业资料、财务档案移交清册、财务档案保管清册、 财务档案销毁清册。2.会计档案形成部门应指派专人负责部门的全部会计档案的 收集、整理和移交归档及装订工作。会计档案的装订要坚固、整齐、美观、不得压字、掉页。装订前

10、对其中破损的部门进行修补。会计账本及财务会计报告装订前要抽出空白页，并对有文字的 页面编写页号。每一册会计档案的封面项目均应填写清晰，并在相应的位置加 盖骑缝章。（二）人事档案管理1.人事档案内容包括：贴有1寸免冠照片且签字完全的入职申请表； 身份证 复印件1份； 学历证书复印件1份； 鉴定完毕的劳动合同 （鉴定后归档）； 转正考核表1份（转正员工）； 工资卡正 反面复印件1份。2.人事档案管理要求：人力资源部人事专员整理档案时以部门职级序列表依次分 类建立员工档案，分类为：在职、调离、已离职。人力资源部为每个员工建立员工档案，依据以上人事档案包括的内容（15）的标准建立具体的档案书目和资料。

11、人事档案归档后，人力资源部只保存变更部分，并按季度将变 更部分整理归档，入档案柜。收集的归档资料，在归档前必需进行仔细、细致的审查 和鉴别，保证资料的完整性和真实性。（三）社保档案管理：1 .社保档案包括：核定花名册、变更申请表、变更花名册、缴费通知单、税票、 医疗本事取花名册等。2 .社保档案的接收要求：人力资源部以公司为单位，按月整理、装订；依据时间依 次每年6月份上交上一年档案。（四）培训档案管理：1 .培训档案内容包括：学员档案、讲师档案、课程档案、教材资料、培训调查分析资料。2 .培训档案管理要求：公费培训所产生的影音（光盘）资料、图书资料、资格 证书等实物性资料均由培训部整理后统一

12、归档。培训档案，由相关单位每季度依据内容分类、收集、整 理、归档、成套上交。（五）市场广告宣扬档案管理：1 .市场广告宣扬档案包括：报纸广告、印制单页、图像、图形、影像、声音、多媒体 文件等宣扬类档案。2 .市场广告宣扬档案管理：由市场部专人依据时间和活动依次进行收集保管，并将该类 电子文件整理后，交到信息科技部拷贝到光盘上备份，每月10日 前列以清单和明细表、一起保管。（六）文书档案管理：1 .文书档案包括各类文件、合同模版、会议纪要、表格、 报告、安排、总结、请示等。2 .文书档案管理要求：文件材料形成部门必需将归档文件收集齐全，并以份为单 位，逐份整理归档。凡归档文件材料，无论是收文、发

13、文或无字号文件，都 应存原件。特别状况需用复制件代替的，应由经办部门负责人签字确认， 并在行政部留底。重要传真件、电传件应进行复制，并将复印件归档，原 件可以不归档。每份文件在处理过程中形成的全部材料应组合在一起。如：报表所附带的名册、图册、书刊等应作为一件处理。每份文件应依据下列依次排列：正本附件发文稿纸（或文件处理单）底稿附属材料等。归档文件排列好以后，应依次在每张文件正面的右上角编 写张号。文件在形成时已有页号的可不另外编号。如文书有编号，要依据文书分类和编号统一按依次归档。第四章档案、合同验收与保存第十四条档案、合同验收：（一）归档的档案应当真实、精确、完整，签章齐全等， 签字人资格符

14、合要求；归档的电子档案应当外观完好、整齐无损， 记录项目与登记一样。（二）归档档案、合同必需是原件。即遵循档案自然形成规律而生成的各种形式的原始记录。（复写件、复制件不属于档案原件）（三）公司发文的文书要统一运用A4规格的办公用纸，不得用笔在上面随意涂划修改。（四）各部门档案都应按类别分开、按时间依次整理、以 整套为单位统一归档。（五）归档文书、合同等必需图物相符，帐物相符，所列 清单与内容一样。（六）每年的第一季度（1至3月份）为办公室销毁过期 档案的时间。（七）每季度末（3月、6月、9月、12月）各部门对 上一 季度的档案进行档案整理、装订、立卷。（八）每季度初（1月、4月、7月、10月）

15、为各部门 上交档案的时间。（除市场广告宣扬档案外）第十五条档案、合同保存：（一）每季度归档的合同要逐一进行编制录入档子档案系统, 便于今后的综合查找、利用。（二）档案室存放的档案做到有条有理、主次分明、存放 科学。（三）档案管理人员要熟识所负责的档案资料，了解利用者 的需求，驾驭运用规律。（四）严格遵守档案平安保密制度，做好防护档案流失的工 作。（五）档案柜须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，保 证档案完好无缺。为了更系统的管理公司的各类合同，并防止丢失或查无依据, 要求各分公司合同管理人员仔细做到。第五章 公司合同管理方法 第十六条 合同打印（一）必需 严格执行合同编号，不得跳号，各类合同要分

16、类放置，并将打印 运用了的合同编码做相应的标注。以2023年XX市合同编号为例，编号如下：XX推广合同：HSTG1400001起先X市免费网站建设合同：HSMJ1400001起先X市网站建设合同（收费）：HSWZ1400001起先X市品牌起跑线：HSPP1400001起先X市企业之窗：HSQY1400001起先 （二）合同领取：领取须要填写附件一合同领取登记，必需将领取人和时间等 相关信息填写完整，同时由部门经理签字。合同必需当日归还，不得拖延，合同管理者要刚好做归还记 录。（三）合同归档：全部运用后归还的合同必需统一归档，方法：每一个签约单位（公司）都要入档案袋，都有唯一的编号，同 一个公司的各类合同和续费提交单都放置于一个档案袋中；同一个 单位（公司）的不同科室（系）要就近放置。将签约时间和合同种类写在档案袋封面后入库。（四）合同查阅: