会议管理制度(汇编)3.docx

《会议管理制度(汇编)3.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会议管理制度(汇编)3.docx（14页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、会议室使用管理制度1 .目的为了加强会议室的管理，做到合理使用，有效管理保证 各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用，提高会议室的 利用率，特制定本规定。2 .范围本规定适用于中心各会议室管理。3 .职责3 . 1办公室负责公司会议室的安排和管理，保证室内整洁 卫生，设施完好。4 .2办公室负责会议室的钥匙，会议室设施、卫生等管理。4.内容4.1 会议室仅限于本公司用于举行会议，接待访客、商务 研讨，招聘等工作，各部门安排的各种会议、工作需提前登 记，由办公室负责安排时间，避免发生时间冲突。未经允许 不得擅自使用，如特殊情况需借他人使用，需通过申请经办 公室同意方可。4.2 各部门因公使用会议

2、室，原则上须提前一天需填写会 议室使用申请表报备办公室，会议室使用遵循先全局性会 议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。由办 公室协调安排后，方可在公司前台处领取钥匙，并使用会议 室。第七条 为涉密会议拟定的文件草稿，用后统一由主办部 门及时收回。需保存的，应标明相应的密级归档保管；无需 保存的，造册登记后销毁；第八条涉密会议期间发现文件丢失或被窃必须立即报 告，及时追查，设法挽回损失。第九条 会议结束后，要对会议场所、住地进行保密检查, 不得有文件、笔记本等遗漏。*标项目会议管理制度一、项目工作例会（-）领导工作例会由项目经理或经理委托的副经理主持，一般于每周一上午召开。（二）领导

3、工作例会的主要任务是：项目各分管领导通报上周工作情况，安排本周工作 任务；项目主要领导通报重要事项，确定议定事项。（三）领导工作例会参加范围为：项目领导班子成员、经理助理、副总师和相关部门主 要负责人。（四）领导工作例会由经理办公室负责组织和记录，议定事项形成经理办公会纪要， 由经理办公室负责起草，经理办公室主任审核后，由经理或主持会议的副经理签发。二、项目经理办公会议（-）经理办公会议由经理或经理委托的副经理主持，由经理根据需要决定召开。（二）经理办公会议议题由项目领导班子成员提出，或由各部门提出建议，经理确定。 项目领导班子成员如对议题有意见或建议，可在会前提出。（三）经理办公会议研究决定

4、项目重大事项，主要任务是：1 .审议项目发展规划、年度计划，审批重大投资项目、资产重组和对外合作项目；2 .审议决定项目年度财务预决算和内部利润分配方案及弥补亏损方案；3 .审议项目业绩考核、薪酬分配方案和基本工资制度；4 .研究项目内部管理体制、组织机构设置与调整方案；5 .研究决定项目生产经营和管理中的重大问题；6 .研究项目重大改革方案和部署；7 .审议通过项目重要规章制度；8 .讨论项目年度工作报告，听取项目各单位、各部门的工作汇报；9 .经理认为应研究审议的其他问题。（四）经理办公会参加范围为：项目领导班子成员、经理助理、副总师。根据会议议题， 部门主要负责人参加。（五）经理办公会议

5、议定事项形成经理办公会纪要，由经理办公室负责起草，由经 理或主持会议的副经理签发。（六）经理办公会议讨论的有关文件原则上会前要送达与会同志阅研。经理办公会议的材料、记录、纪要均为项目涉密文档，应妥善保存，并于下一年度的三月底前归档。查阅会 议材料、记录、纪要须经经理办公室主任批准。三、项目专业办公会议项目专业办公会议是项目领导成员依据项B工作部署和要求，按照工作分工或受经理委 托，就专项工作召开的办公会议。专业办公会议由项目副经理、总会计师、经理助理、副总师召集和主持，部门负责人参 加。会议由有关业务部门负责组织和记录，经理办公室配合。会议议定事项形成专业办公 会纪要，由会议组织部门起草，经理

6、办公室负责审核，主持会议的项目领导签发。四、项目年度工作会议（领导干部会议）项目年度工作会议一般每年元月中下旬召开。根据需要在每年7月中下旬召开项目领导 干部会议。项目年度工作会议的主要任务是：总结上年度工作，安排部署本年度工作；通报项目重 大事项。项目领导干部会议的主要任务是学习贯彻集团项目领导干部会议精神，总结上半年 工作，安排部署下半年工作。年度工作会议参加人员为项目领导班子成员、经理助理、副总师，项目各单位主要负责 人，部门主要负责人。医院会务管理制度医院会议是安排、布置重要的工作，传递和反馈医院 各种信息的主要途径，完善的会务管理制度是各类会议正 常召开的基础保障。一、院长办公室负责

7、承办院长办公会、院周会、行政 交班会、全院职工大会以及院长召集的各种主题会议和医 院领导委托承办的其它各类会议。二、党委办公室负责承办党委会、党员大会、支部书 记会议。工会负责承办职工代表大会、工会会员代表大会、 工会委员会、女职工委员会等。三、其它业务性会议，如科主任会议、护士长会议、 学术委员会等，分别由医务部、护理部、科教部等有关部 门承办。四、承办具有一定社会影响力的大型会议及重要的外 事接待活动，由院长办公室负责或配合有关主管部门拟定 接待工作，安排会议议程，并将会务接待工作进行分解， 分别落实到各职能部门，各部门在接到任务后立即开展相 应的工作，共同配合，保证会议的顺利召开。五、各

8、部门承办会议须提前到院长办会室进行登记, 院长办公室根据登记情况制定下周各类会议时间安排表,报院长审定后，于每周末发至全院各科室，各科室根据会 议安排按时参加会议，承办会议的部门负责会务工作。六、院长办公室根据每周会议安排表，提前准备好会 议室，包括桌椅摆放、灯光调试、音响设置等，应保证各 类会议的正常召开。七、会议承办部门要拟定好会议议程，在会议前一天 呈送会议主持人，并负责通知有关领导和人员参加会议， 会前须提前半小时到达会场，按时清点到会人数，及时催 请未到者。八、承办会议的部门负责做好会议记录，会后及时整 理会议纪要，并报院长审阅，一般要在会后一日内印发至 院领导和相关部门。九、会场照

9、相、摄像可根据需要由承办部门自行实施, 也可进行申请，院长办公室予以支持。有关会议的图片资 料应在会议结束后由院长办公室整理，年终交医院档案室。 大型会议及重要外事接待活动的媒体宣传与沟通，由党委 办公室负责。十、医院会议室由院长办公室统一管理和安排使用，任何部门未进行登记不得随意使用，当会议较多发生冲突 时，由院长办公室做好协调工作。十一、院长办公室要负责保管会议内所有的财产和设 备，未经允许不得擅自外借或私自使用；同时要保持会议 室的清洁和卫生，督促保洁人员按时清扫。4.3 各部门在使用会议室时，不得在会议室吸烟、大声喧 哗，以免影响到其他同事正常办公。4.4 各部门在使用会议室的过程中，

10、必须爱护公物，保持 会议室的整洁，用完后所有设备放置原位。会议室配置的影 音设备由行政部负责监督管理，各部门使用人员应爱护会议 室的公共设备，若发现使用部门操作不当及人为造成损坏的, 须追究当事的相应责任。4.5 会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得行政部 同意任何人不得拿出会议室或作为他用。若确因需要借用， 必须征得办公室同意后方可动用，事后归还原处。4.6 凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的 安排，办公室协助提供会议用品（包括茶叶、水果、面巾纸 等），不得在会议室内随意乱贴乱画。4.7 会议室的照明、空调、音像设备的使用及会务工作由 会议室原则上由使用部门负责，办公室协助指

11、导使用。若主 办会议部门要求悬挂会标，专题会议后应将会标立即撤销； 若有其他特殊性要求，需提前申报，经办公室同意后，方可 进行。4.8 行政部按每周会议安排表提前准备好会议室，及时做 好会议室内设施设备、会务方面的一切安排，安排清洁人员 做好会议室整洁工作，保证桌椅排放整齐，地面干净整洁。 并按会议需要备好茶杯，饮用水，会后及时打扫清理。4.9 会议结束后，使用会议室的部门负责室内桌面卫生清 理和物品整理，并关好门窗、关闭空调、电器等设施设备电 源，切实做好防火、防盗及其他安全工作，并及时将会议室 钥匙退回公司前台文员处，并由人员核查使用后物品状况。 如因与会人造成的损失将追究使用人的责任。4

12、.10 行政部要每天做好会议室场地及消防安全、设备检查 工作，保障各类会议、接待活动的正常进行。会议室管理制度为规范中心会议室的使用，确保会议的顺利进行，现规 定如下：一、会议室使用实行登记制度，使用时填写会议室使 用登记表，由会议服务部门统一安排使用，如遇会议改期 或取消，应及时通知会议服务部门。二、会议室实行先登记先使用的原则，如发生使用时间 重叠的情况，双方协商解决。三、夏季提前15分钟打开空调，冬季提前15分钟打开 暖风。四、各司召开的会议，配有热水、纸杯，会议召开后每 间隔30分钟提供热水瓶续水服务。五、新闻发布厅、第七会议室、多功能厅召开会议以及 局领导参加会议时，配有热水、瓷杯，

13、会议期间每间隔30 分钟提供续水服务。六、接待外宾时，配有瓷杯、矿泉水、湿毛巾，会议期 间每间隔30分钟提供续水服务。七、会议结束后，使用部门及时通知会议服务部门清理 会场。会议服务员工作流程表上午7 : 00 7 : 30 局长办公室卫生上午7 : 308 : 00各楼层会议室卫生一会前准备：1、会前一小时打开会议室，调整室温，准备茶水。2、会前半小时按会议形式与人数会议室摆放瓷杯。会议月艮务:3、迎宾：会前15 20分钟服务员站在所负责的会议室一侧迎 接来宜引导：宾客到达时，服务员要礼貌问好；来宾入坐后及时送 茶水；会议开始后，服务员应退至室外（如特殊会议需要，可留在会 议室内X5、续水：

14、会议期间每隔30分钟续水一次，重要会议开会前随 时倒水，开会后第1 2次续水时间在20分钟以内。6、宾客临时有事需要帮助时，要及时给予帮助或协调解决。（注：会议服务期间不负责传递任何文件X7、会议结束后，站门口合适的位置送别。会后收台.* 08、送走来宾后，要及时清理用品，清洁会议室内卫生，关闭空 调、灯光等一切电器设备。9、检查会场是否有参会人员遗落的物品，如有遗落的物品，马 上将物品送秘书处，与参会人员联系。10、会议服务工作结束后，按会议实际情况填写会议记录，最 后将当日的会议人数、时间、次数情况做好统计工作。下班时间17:00 ,如须加班，时间顺延。周末如须加班按会议要求，提前做好会前

15、准备。收到各司室会议室使用登记表后，分配会议室。会议结束后，瓷 杯、杯托应立即清洗，消毒处理。工作时间内不大声喧哗，不关闭室门，不吃零食，保持室内卫生，做 到干净整洁。会议室分布情况会议室 楼层会议室规模会议室用途备注1一层45人（内20人，夕杉5人备5外宾洽谈室毛巾、瓷杯2一层6人外宾会谈室毛巾、瓷杯3一层60人新闻发布厅矿泉水4一层40人服务中心会议室二层16人第一会议室党员活室5二层16人第二会议室6三层16人第三会议室7四层16人第五会议室（有窗）8四层16人第六会议室9五层36人（备4人）第七会议室（党组会议室）毛巾、瓷杯10五层16人第八会议室毛巾、瓷杯11五层16人第九会议室12

16、五层6人局长会客室13五层6人局长会客室14九层10人休息室毛巾、瓷杯15九层主席台8人，观众160人多功能厅毛巾、瓷杯、矿泉水16九层第十会议室合计：会议室17个般会议室使用登记表使用部门：（盖章）日期:会议名称联系人上午人数使用时间下午人数会议要求电话第会议室第会议室外来参会人数外来参会车辆备注物业公司备案会议服务：118室 电话:7781特殊会议室使用登记表会议服务：118室联系电话：7781使用部门承办人联系电话时间 月 日时分至时分会议室名称新闻发布厅、外宾会议室、9层多功能厅1、主席台人数2、会场人数3、音响麦克风（有线个；无线个）会4、投影设备场5、9层休息室需6、会议用品瓷杯、

17、瓶装水、毛巾求7、外来参会人数8、外来参会车辆9、其他横幅制作、瓶装水由开会部门自行解决。会议室管理部门签字：使用部门签字：月日备注：1、新闻发布厅、外宾会议室有会时，服务员通知中控室、音 响室人员。2、九层多功能厅有会时，服务员通知工程部, 根据市内温度调节空调和排风系统。3、物业公司备案。信息办签字：涉密会议保密管理制度第一条凡组织举办涉及单位商业秘密的会议，必须在具备安全条件的场所进行，采取严格的安全保密措施，不得在公共场所特别是涉外宾馆、饭店召开涉密会议。并同时对与会人员进行保密教育，严格执行保密纪律。第二条涉密会议举办前，单位保密部门应对会场扩音、 录音设备进行保密检查。严禁使用无线

18、话筒录音或以无线代 替有线扩音设备以防泄密。第三条 对与会人员严格把关，会前应将名单呈报企业分 管领导审定，他人不能代替参加会议，并进行签名登记。严 禁与单位涉密会议无关人员进入会场。第四条与会人员不得将手机带入涉及商业秘密会议的 会场，因特殊原因带入会场的手机应取出电池。第五条涉密会议工作人员要用统一编号的记录本进行 会议记录，会后按规定统一收回、保密或销毁。凡会议规定 不准记录的，与会人员不得记录，不得录制声像制品；确需 记录或录制的，须经主办部门批准，其记录本或制品按同等 密级文件要求妥善保管；第六条会议印发的秘密文件、材料，要严格管理，标明 密级，专人负责统一编号、登记分发和履行签收手续，会后 按登记清单及时收回。严禁向与会议无关人员提供涉密会议 材料；